2026年光建一體化科技公司IT物資采購(gòu)管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司IT物資采購(gòu)全流程管理工作，保障光建一體化業(yè)務(wù)系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行、信息化建設(shè)有序推進(jìn)，降低IT物資采購(gòu)成本與采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，提升采購(gòu)效率與物資使用價(jià)值，結(jié)合公司信息化發(fā)展規(guī)劃及采購(gòu)管理相關(guān)要求，特制定本制度。第二條本制度適用于公司所有IT物資的采購(gòu)需求提報(bào)、計(jì)劃制定、供應(yīng)商選擇、采購(gòu)執(zhí)行、驗(yàn)收入庫(kù)、付款結(jié)算等管理工作，IT物資涵蓋硬件類（服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、辦公終端等）、軟件類（操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、辦公軟件、行業(yè)專用系統(tǒng)、安全軟件等）、配件類（數(shù)據(jù)線、交換機(jī)配件、打印耗材、UPS電池等）、服務(wù)類（IT設(shè)備維保、系統(tǒng)部署調(diào)試、數(shù)據(jù)遷移、安全加固等），覆蓋采購(gòu)部、信息技術(shù)部、財(cái)務(wù)部、各業(yè)務(wù)部門等相關(guān)部門及崗位人員。第三條IT物資采購(gòu)管理遵循“需求導(dǎo)向、合規(guī)采購(gòu)、質(zhì)價(jià)比優(yōu)、安全可控、全程可溯”五大核心原則?；跇I(yè)務(wù)實(shí)際需求制定采購(gòu)計(jì)劃，避免盲目采購(gòu)；嚴(yán)格遵守國(guó)家采購(gòu)相關(guān)法律法規(guī)及公司采購(gòu)流程；在滿足技術(shù)要求的前提下優(yōu)先選擇質(zhì)價(jià)比高的產(chǎn)品與服務(wù)；保障IT物資的信息安全、運(yùn)行安全及供應(yīng)安全；建立全流程采購(gòu)記錄，確保每筆采購(gòu)可追溯、可核查。第四條本制度需與《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法實(shí)施條例》《網(wǎng)絡(luò)安全法》《數(shù)據(jù)安全法》及公司《采購(gòu)管理制度》《信息化管理制度》《財(cái)務(wù)付款管理制度》《合同管理辦法》協(xié)同執(zhí)行，確保IT物資采購(gòu)合法合規(guī)、貼合企業(yè)信息化建設(shè)實(shí)際需求。第五條IT物資采購(gòu)管理組織架構(gòu)：采購(gòu)部為歸口管理部門，負(fù)責(zé)采購(gòu)計(jì)劃審核、供應(yīng)商篩選、采購(gòu)合同簽訂、采購(gòu)執(zhí)行及價(jià)格管控；信息技術(shù)部負(fù)責(zé)IT物資需求提報(bào)、技術(shù)參數(shù)確認(rèn)、產(chǎn)品選型、到貨驗(yàn)收及使用效果評(píng)估；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)采購(gòu)預(yù)算審核、付款結(jié)算及成本核算；法務(wù)部負(fù)責(zé)采購(gòu)合同合規(guī)性審查；各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門IT物資需求提報(bào)，配合信息技術(shù)部完成需求確認(rèn)工作。第二章IT物資采購(gòu)需求管理第六條需求提報(bào)分類及要求：（一）常規(guī)需求提報(bào)：1.年度需求：信息技術(shù)部每年11月結(jié)合公司信息化規(guī)劃、現(xiàn)有IT設(shè)備使用年限、業(yè)務(wù)拓展需求，制定《年度IT物資采購(gòu)計(jì)劃》，明確采購(gòu)品類、數(shù)量、預(yù)算額度、采購(gòu)時(shí)間節(jié)點(diǎn)；2.季度需求：各業(yè)務(wù)部門每季度最后一個(gè)月20日前提報(bào)下一季度IT物資需求，填寫《IT物資采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，注明物資名稱、技術(shù)參數(shù)、使用場(chǎng)景、預(yù)估使用時(shí)間，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交信息技術(shù)部；3.月度需求：針對(duì)辦公終端配件、打印耗材等常規(guī)消耗類IT物資，各部門每月25日前提報(bào)次月需求，由信息技術(shù)部匯總后統(tǒng)一提報(bào)采購(gòu)計(jì)劃。（二）應(yīng)急需求提報(bào)：1.因設(shè)備突發(fā)故障、系統(tǒng)緊急升級(jí)、業(yè)務(wù)臨時(shí)拓展產(chǎn)生的應(yīng)急IT物資需求，需提交《應(yīng)急IT物資采購(gòu)申請(qǐng)單》，注明緊急程度、使用原因及最晚到貨時(shí)間；2.應(yīng)急需求需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、信息技術(shù)部負(fù)責(zé)人、采購(gòu)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由采購(gòu)部?jī)?yōu)先執(zhí)行采購(gòu)，確保不影響核心業(yè)務(wù)運(yùn)行；3.應(yīng)急采購(gòu)?fù)瓿珊?，信息技術(shù)部需在5個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)充完善需求提報(bào)相關(guān)資料，納入月度采購(gòu)臺(tái)賬管理。（三）專項(xiàng)需求提報(bào)：1.針對(duì)信息化系統(tǒng)升級(jí)、新業(yè)務(wù)線搭建等專項(xiàng)工作產(chǎn)生的IT物資需求，由信息技術(shù)部牽頭，聯(lián)合業(yè)務(wù)部門制定《專項(xiàng)IT物資采購(gòu)方案》，明確采購(gòu)目標(biāo)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算范圍；2.專項(xiàng)需求需組織技術(shù)論證會(huì)，邀請(qǐng)行業(yè)專家、內(nèi)部技術(shù)骨干對(duì)采購(gòu)方案進(jìn)行評(píng)審，確保采購(gòu)物資符合專項(xiàng)工作技術(shù)要求。第七條需求審核與計(jì)劃制定：（一）技術(shù)審核：信息技術(shù)部收到需求申請(qǐng)表后，核對(duì)物資技術(shù)參數(shù)的合理性、與現(xiàn)有系統(tǒng)的兼容性，對(duì)非標(biāo)準(zhǔn)化參數(shù)要求進(jìn)行溝通確認(rèn)，避免采購(gòu)物資無(wú)法適配現(xiàn)有IT環(huán)境；（二）預(yù)算審核：財(cái)務(wù)部審核采購(gòu)需求的預(yù)算匹配度，確保采購(gòu)金額不超年度/季度IT采購(gòu)預(yù)算，超預(yù)算需求需提交管理層審批；（三）計(jì)劃整合：采購(gòu)部匯總審核通過(guò)的需求，結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格行情、供應(yīng)商供貨周期，制定《IT物資采購(gòu)執(zhí)行計(jì)劃》，明確各批次采購(gòu)的責(zé)任人、完成時(shí)限。第三章IT物資采購(gòu)執(zhí)行管理第八條供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)：（一）資質(zhì)合規(guī)要求：1.硬件類供應(yīng)商：具備合法的生產(chǎn)或銷售資質(zhì)，有完善的售后服務(wù)體系，優(yōu)先選擇原廠授權(quán)經(jīng)銷商或代理商；2.軟件類供應(yīng)商：具備軟件著作權(quán)、銷售授權(quán)證明，所提供軟件需符合國(guó)家版權(quán)局相關(guān)要求，無(wú)盜版風(fēng)險(xiǎn)；3.服務(wù)類供應(yīng)商：具備IT服務(wù)相關(guān)資質(zhì)認(rèn)證，服務(wù)團(tuán)隊(duì)有對(duì)應(yīng)專業(yè)技術(shù)證書，近3年無(wú)重大服務(wù)投訴記錄；4.所有供應(yīng)商需未被列入失信被執(zhí)行人名單、政府采購(gòu)嚴(yán)重違法失信行為記錄名單。（二）選型比價(jià)要求：1.常規(guī)IT物資（辦公終端、打印耗材等）：從公司《合格供應(yīng)商名錄》中選取不少于3家供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)，優(yōu)先選擇報(bào)價(jià)合理、履約能力強(qiáng)的供應(yīng)商；2.核心IT物資（服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備等）：采用詢比價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式采購(gòu)，邀請(qǐng)不少于3家符合技術(shù)要求的供應(yīng)商參與報(bào)價(jià)，形成《采購(gòu)比價(jià)報(bào)告》；3.單一來(lái)源采購(gòu)：因技術(shù)兼容性、原廠授權(quán)等特殊原因需單一來(lái)源采購(gòu)的，需提交《單一來(lái)源采購(gòu)申請(qǐng)說(shuō)明》，經(jīng)管理層審批后方可執(zhí)行。第九條采購(gòu)合同管理：（一）合同擬定：采購(gòu)部根據(jù)比價(jià)結(jié)果、技術(shù)要求擬定采購(gòu)合同，明確物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交貨期、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、違約責(zé)任等條款；（二）合同審查：法務(wù)部審查合同條款的合規(guī)性、完整性，信息技術(shù)部確認(rèn)技術(shù)相關(guān)條款的準(zhǔn)確性，財(cái)務(wù)部審核付款條款的合理性；（三）合同簽訂：審查通過(guò)的合同經(jīng)采購(gòu)分管領(lǐng)導(dǎo)、公司法定代表人審批后，與供應(yīng)商正式簽訂，合同原件由采購(gòu)部歸檔，復(fù)印件分送信息技術(shù)部、財(cái)務(wù)部留存。第十條到貨驗(yàn)收管理：（一）驗(yàn)收主體：由信息技術(shù)部牽頭，采購(gòu)部配合完成IT物資到貨驗(yàn)收，涉及專項(xiàng)設(shè)備的可邀請(qǐng)第三方技術(shù)機(jī)構(gòu)參與驗(yàn)收；（二）驗(yàn)收內(nèi)容：1.數(shù)量驗(yàn)收：核對(duì)到貨物資數(shù)量、型號(hào)與采購(gòu)合同一致，配件、附件齊全無(wú)缺失；2.質(zhì)量驗(yàn)收：硬件設(shè)備開機(jī)測(cè)試運(yùn)行穩(wěn)定性，軟件產(chǎn)品驗(yàn)證授權(quán)有效性、功能完整性，服務(wù)類物資核查服務(wù)團(tuán)隊(duì)資質(zhì)及服務(wù)方案；3.資料驗(yàn)收：核對(duì)產(chǎn)品合格證、保修卡、使用手冊(cè)、授權(quán)文件等資料是否齊全。（三）驗(yàn)收結(jié)果處理：驗(yàn)收合格的物資辦理入庫(kù)手續(xù)，驗(yàn)收不合格的物資由采購(gòu)部聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，直至驗(yàn)收合格，退換貨產(chǎn)生的費(fèi)用由供應(yīng)商承擔(dān)。第四章IT物資采購(gòu)成本與付款管理第十一條成本管控措施：（一）預(yù)算管控：1.財(cái)務(wù)部將年度IT采購(gòu)預(yù)算分解至各季度、各品類，每月核算采購(gòu)費(fèi)用使用情況，超預(yù)算采購(gòu)需提交說(shuō)明并制定控費(fèi)措施；2.采購(gòu)部通過(guò)集中采購(gòu)、長(zhǎng)期框架協(xié)議、批量議價(jià)等方式降低采購(gòu)單價(jià)，年度核心IT物資采購(gòu)成本較上一年度下降不低于5%。（二）全生命周期成本管控：信息技術(shù)部在產(chǎn)品選型階段，綜合考慮采購(gòu)成本、使用成本、維護(hù)成本，優(yōu)先選擇全生命周期成本最優(yōu)的產(chǎn)品；（三）閑置物資管控：建立IT物資閑置臺(tái)賬，對(duì)閑置超過(guò)6個(gè)月的物資進(jìn)行內(nèi)部調(diào)撥或處置，減少資源浪費(fèi)，降低采購(gòu)需求。第十二條付款結(jié)算管理：（一）付款條件：根據(jù)采購(gòu)合同約定的付款節(jié)點(diǎn)執(zhí)行付款，常規(guī)付款節(jié)點(diǎn)包括預(yù)付款（不超合同金額30%）、驗(yàn)收合格付款（不超合同金額60%）、質(zhì)保期滿付款（剩余10%）；（二）付款審核：財(cái)務(wù)部審核采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等付款資料的完整性、合規(guī)性，審核通過(guò)后按公司付款流程完成結(jié)算；（三）質(zhì)保金管理：質(zhì)保期滿且無(wú)質(zhì)量問(wèn)題的，由信息技術(shù)部出具《質(zhì)保驗(yàn)收合格證明》，財(cái)務(wù)部憑證明支付質(zhì)保金；存在質(zhì)量問(wèn)題的，暫緩支付并要求供應(yīng)商整改。第五章責(zé)任追究與管理保障第十三條責(zé)任追究要求：（一）采購(gòu)違規(guī)責(zé)任：采購(gòu)人員未按比價(jià)要求采購(gòu)、收受供應(yīng)商回扣、采購(gòu)不合格IT物資的，視情節(jié)輕重給予記過(guò)、降薪處罰，情節(jié)嚴(yán)重的追究法律責(zé)任；（二）需求審核責(zé)任：信息技術(shù)部未核實(shí)技術(shù)參數(shù)導(dǎo)致采購(gòu)物資無(wú)法使用的，追究審核人員責(zé)任，造成經(jīng)濟(jì)損失的需承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任；（三）驗(yàn)收失職責(zé)任：驗(yàn)收人員未按標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收，導(dǎo)致不合格物資入庫(kù)的，首次違規(guī)警告整改，多次違規(guī)扣減月度績(jī)效獎(jiǎng)金300-800元；（四）數(shù)據(jù)造假責(zé)任：故意篡改采購(gòu)需求、比價(jià)數(shù)據(jù)、驗(yàn)收結(jié)果的，給予記過(guò)處罰，涉及金額較大的報(bào)管理層處理。第十四條管理保障要求：（一）檔案管理：采購(gòu)部建立IT物資采購(gòu)全流程檔案，涵蓋需求申請(qǐng)表、比價(jià)報(bào)告、采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、付款憑證等，保存期限不少于5年；（二）培訓(xùn)要求：每年組織一次IT物資采購(gòu)管理制度培訓(xùn)，覆蓋采購(gòu)、信息技術(shù)、財(cái)務(wù)等部門相關(guān)人員，培訓(xùn)內(nèi)容包括采購(gòu)流程、技術(shù)選型、成本管控、合規(guī)要求；（三）供應(yīng)商管理：建立IT供應(yīng)商動(dòng)態(tài)評(píng)估機(jī)制，每季度評(píng)估供應(yīng)商履約能力、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)水平，評(píng)估結(jié)果作為后續(xù)合作的重要依據(jù)；（四）優(yōu)化機(jī)制：每半年召開IT采購(gòu)管理復(fù)盤會(huì)議，分析采購(gòu)成本、物資使用效果，優(yōu)化采購(gòu)流程、供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)及需求提報(bào)要求。第六章附則第十