水產(chǎn)生產(chǎn)檔案記錄制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)漁業(yè)法》及行業(yè)相關(guān)技術(shù)規(guī)范，結(jié)合集團(tuán)母公司關(guān)于企業(yè)檔案管理的要求，以及公司為防控生產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)、規(guī)范管理流程、提升檔案利用效率的內(nèi)部需求，制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋水產(chǎn)生產(chǎn)全流程檔案記錄的生成、收集、整理、保管、利用及銷毀等環(huán)節(jié)，包括但不限于苗種繁育、養(yǎng)殖管理、飼料投喂、水質(zhì)監(jiān)測(cè)、病害防控、捕撈加工、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)等業(yè)務(wù)場(chǎng)景。第三條本制度中下列術(shù)語(yǔ)定義：（一）“水產(chǎn)生產(chǎn)檔案”指公司為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)而形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、影像、電子文件等原始記錄，是反映生產(chǎn)過(guò)程、質(zhì)量狀況及管理活動(dòng)的重要憑證。（二）“檔案專項(xiàng)管理”指公司通過(guò)建立標(biāo)準(zhǔn)化的記錄流程、風(fēng)險(xiǎn)防控措施及監(jiān)督機(jī)制，確保檔案真實(shí)、完整、安全、可用的系統(tǒng)性工作。（三）“生產(chǎn)合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)”指因檔案記錄不合規(guī)（如記錄缺失、數(shù)據(jù)造假、保管不善等）而引發(fā)的行政處罰、經(jīng)濟(jì)損失或法律責(zé)任。第四條水產(chǎn)生產(chǎn)檔案專項(xiàng)管理應(yīng)遵循“全面覆蓋、責(zé)任到人、風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向、持續(xù)改進(jìn)”的原則。即所有生產(chǎn)環(huán)節(jié)均須納入檔案管理范疇，明確各級(jí)責(zé)任人，重點(diǎn)關(guān)注潛在風(fēng)險(xiǎn)，并定期優(yōu)化管理流程。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)水產(chǎn)生產(chǎn)檔案專項(xiàng)管理負(fù)總責(zé)，確保制度有效落地；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督考核。第六條設(shè)立水產(chǎn)生產(chǎn)檔案專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人牽頭，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長(zhǎng)，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員，主要職能包括：統(tǒng)籌檔案管理制度建設(shè)、審批重大檔案管理事項(xiàng)、協(xié)調(diào)跨部門協(xié)作、監(jiān)督評(píng)價(jià)管理成效。第七條明確各級(jí)管理職責(zé)：（一）牽頭部門（如檔案管理部或生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)部）：負(fù)責(zé)檔案管理制度制定與修訂，組織風(fēng)險(xiǎn)排查，監(jiān)督業(yè)務(wù)部門落實(shí)情況，協(xié)調(diào)信息化建設(shè)，開(kāi)展培訓(xùn)宣貫。（二）專責(zé)部門（如質(zhì)量監(jiān)督部、財(cái)務(wù)部）：分別負(fù)責(zé)檔案記錄的合規(guī)性審核（如數(shù)據(jù)真實(shí)性）、歸檔標(biāo)準(zhǔn)制定及檔案管理相關(guān)的財(cái)務(wù)憑證核對(duì)。（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位：落實(shí)檔案記錄的日常管理，包括規(guī)范操作、及時(shí)歸檔、安全保管，并對(duì)本領(lǐng)域檔案質(zhì)量負(fù)責(zé)。（四）基層執(zhí)行崗（如養(yǎng)殖場(chǎng)操作員、質(zhì)檢員）：嚴(yán)格按照操作規(guī)程記錄檔案，保證內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確，并對(duì)檔案安全承擔(dān)直接責(zé)任。第八條基層執(zhí)行崗必須履行以下義務(wù)：（一）簽署崗位合規(guī)承諾書(shū)，明確檔案記錄的責(zé)任與紀(jì)律；（二）發(fā)現(xiàn)檔案記錄異?；驖撛陲L(fēng)險(xiǎn)時(shí)，立即上報(bào)至業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人；（三）檔案使用完畢后及時(shí)歸檔，嚴(yán)禁私自留存或銷毀。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條苗種繁育檔案管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：完整記錄親本來(lái)源、選育方法、孵化條件、成活率等關(guān)鍵數(shù)據(jù)，確保記錄可追溯；（二）禁止行為：嚴(yán)禁偽造繁殖數(shù)據(jù)、隱瞞病害情況；（三）重點(diǎn)防控：防范數(shù)據(jù)篡改風(fēng)險(xiǎn)，如建立電子臺(tái)賬防篡改機(jī)制。第十條養(yǎng)殖過(guò)程檔案管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：每日記錄水溫、投喂量、藥物使用、病害發(fā)生情況等，使用統(tǒng)一表格或電子系統(tǒng)；（二）禁止行為：嚴(yán)禁虛報(bào)用藥記錄、隱瞞死魚(yú)數(shù)量；（三）重點(diǎn)防控：監(jiān)控極端數(shù)據(jù)波動(dòng)（如用藥量異常增加），及時(shí)排查養(yǎng)殖風(fēng)險(xiǎn)。第十一條水質(zhì)監(jiān)測(cè)檔案管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：規(guī)范記錄溶解氧、pH值等指標(biāo)，附檢測(cè)報(bào)告原件或影像資料；（二）禁止行為：嚴(yán)禁篡改檢測(cè)結(jié)果、刪除異常數(shù)據(jù)；（三）重點(diǎn)防控：確保檢測(cè)設(shè)備校準(zhǔn)記錄完整，防止設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真。第十二條病害防控檔案管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：詳細(xì)記錄病害名稱、癥狀、用藥方案、效果評(píng)估；（二）禁止行為：嚴(yán)禁將非典型癥狀上報(bào)為特定病害；（三）重點(diǎn)防控：建立病害檔案與歷史數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，輔助科學(xué)決策。第十三條產(chǎn)品加工檔案管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：記錄捕撈/屠宰時(shí)間、加工工藝參數(shù)、產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告；（二）禁止行為：嚴(yán)禁將過(guò)期原料用于加工、隱瞞不合格品；（三）重點(diǎn)防控：監(jiān)控加工環(huán)節(jié)溫度、時(shí)間等關(guān)鍵參數(shù)，防止食品安全風(fēng)險(xiǎn)。第十四條質(zhì)量檢驗(yàn)檔案管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：完整保存送檢樣品信息、檢測(cè)項(xiàng)目、判定標(biāo)準(zhǔn)；（二）禁止行為：嚴(yán)禁選擇性提交檢測(cè)樣本、偽造檢驗(yàn)結(jié)果；（三）重點(diǎn)防控：建立檢驗(yàn)人員操作記錄，確保責(zé)任可追溯。第十五條檔案保管與利用管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：紙質(zhì)檔案分類歸檔，電子檔案同步存儲(chǔ)，定期備份；（二）禁止行為：嚴(yán)禁擅自借閱涉密檔案、泄露生產(chǎn)數(shù)據(jù)；（三）重點(diǎn)防控：設(shè)定檔案查閱權(quán)限，防止不當(dāng)使用。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十六條動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：檔案管理制度每年至少評(píng)估一次，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整或監(jiān)督發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)修訂，修訂后發(fā)布全局通報(bào)。第十七條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：每季度組織專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查，由牽頭部門牽頭，業(yè)務(wù)部門配合，采用“風(fēng)險(xiǎn)矩陣法”對(duì)記錄缺失、數(shù)據(jù)造假等風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分級(jí)，高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)發(fā)布預(yù)警通知。第十八條合規(guī)審查機(jī)制：所有生產(chǎn)決策、合同簽訂、項(xiàng)目啟動(dòng)前必須經(jīng)過(guò)檔案合規(guī)審查，審查通過(guò)后方可實(shí)施，形成“未審查不實(shí)施”的剛性約束。第十九條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門立即處置，專責(zé)部門監(jiān)督；（二）重大風(fēng)險(xiǎn)（如大面積數(shù)據(jù)造假）啟動(dòng)應(yīng)急流程，由領(lǐng)導(dǎo)小組牽頭，相關(guān)單位協(xié)同整改，重大事項(xiàng)上報(bào)公司決策層。（三）明確責(zé)任協(xié)同原則，如“誰(shuí)記錄誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)主管誰(shuí)監(jiān)督”。第二十條責(zé)任追究機(jī)制：（一）違規(guī)情形：檔案記錄不實(shí)、違規(guī)銷毀檔案、泄露生產(chǎn)數(shù)據(jù)等；（二）處罰標(biāo)準(zhǔn)：視情節(jié)輕重扣減績(jī)效、降級(jí)或紀(jì)律處分，涉嫌犯罪的移交司法機(jī)關(guān)；（三）實(shí)施聯(lián)動(dòng)問(wèn)責(zé)，與績(jī)效考核、評(píng)優(yōu)評(píng)先直接掛鉤。第二十一條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：每年開(kāi)展檔案管理有效性評(píng)估，通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、抽樣檢查等方式收集反饋，形成改進(jìn)報(bào)告并納入部門考核。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十二條組織保障：各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部必須列席檔案管理會(huì)議，明確“一把手”責(zé)任，確保制度落實(shí)。第二十三條考核激勵(lì)機(jī)制：將檔案管理納入年度績(jī)效考核，優(yōu)秀部門給予獎(jiǎng)勵(lì)，連續(xù)兩年不合格的部門負(fù)責(zé)人須述職說(shuō)明。第二十四條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）管理層：每半年培訓(xùn)一次合規(guī)履職要求；（二）一線員工：每月培訓(xùn)操作規(guī)范，簽訂合規(guī)承諾書(shū)；（三）定期發(fā)布典型案例，強(qiáng)化警示教育。第二十五條信息化支撐：開(kāi)發(fā)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子記錄自動(dòng)歸檔、風(fēng)險(xiǎn)實(shí)時(shí)預(yù)警、權(quán)限動(dòng)態(tài)管理等功能。第二十六條文化建設(shè)：編制《水產(chǎn)生產(chǎn)檔案合規(guī)手冊(cè)》，在辦公區(qū)張貼宣傳標(biāo)語(yǔ)，營(yíng)造“以合規(guī)為榮”的氛圍。第二十七條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件每月匯總上報(bào)至領(lǐng)導(dǎo)小組，重大事件即時(shí)上報(bào)；（二）年度管理情況報(bào)告需包含制度執(zhí)行情況