活動(dòng)會(huì)議制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及集團(tuán)母公司《風(fēng)險(xiǎn)管理綱要》等法律法規(guī)及內(nèi)部管理制度制定，旨在規(guī)范公司內(nèi)部活動(dòng)會(huì)議管理，防控會(huì)議組織、決策執(zhí)行等環(huán)節(jié)的專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，提升管理效能與合規(guī)水平，滿足公司治理現(xiàn)代化要求。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋公司年度計(jì)劃會(huì)、部門例會(huì)、專項(xiàng)研討會(huì)、決策評(píng)審會(huì)等各類內(nèi)部會(huì)議的策劃、組織、執(zhí)行及后續(xù)跟進(jìn)管理，以及與業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)相關(guān)的會(huì)議決策支持工作。第三條本制度涉及以下核心術(shù)語(yǔ)：（一）XX專項(xiàng)管理：指以風(fēng)險(xiǎn)防控為導(dǎo)向，對(duì)會(huì)議管理全流程實(shí)施目標(biāo)化、標(biāo)準(zhǔn)化、閉環(huán)化管控的管理模式，涵蓋議題策劃、流程設(shè)計(jì)、資源調(diào)配、合規(guī)審查、效果評(píng)估等環(huán)節(jié)。（二）XX風(fēng)險(xiǎn)：指會(huì)議管理中可能引發(fā)決策失誤、資源浪費(fèi)、信息泄露、責(zé)任推諉等問(wèn)題的潛在問(wèn)題，包括組織風(fēng)險(xiǎn)、執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、安全風(fēng)險(xiǎn)等。（三）XX合規(guī)：指會(huì)議管理活動(dòng)必須符合法律法規(guī)、公司制度及行業(yè)準(zhǔn)則的統(tǒng)一要求，確保程序合法、內(nèi)容適當(dāng)、責(zé)任明確。第四條XX專項(xiàng)管理遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋：確保所有會(huì)議活動(dòng)納入統(tǒng)一管理框架，無(wú)死角、無(wú)遺漏；（二）責(zé)任到人：明確各層級(jí)、各部門在會(huì)議管理中的具體職責(zé)，形成責(zé)任鏈條；（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：將風(fēng)險(xiǎn)防控嵌入會(huì)議管理始終，優(yōu)先管控重大風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)；（四）持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)管理效果反饋動(dòng)態(tài)優(yōu)化制度流程，實(shí)現(xiàn)螺旋式提升。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人為公司XX專項(xiàng)管理第一責(zé)任人，對(duì)會(huì)議管理的總體合規(guī)性負(fù)最終責(zé)任；分管領(lǐng)導(dǎo)為公司XX專項(xiàng)管理直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)具體組織協(xié)調(diào)與督導(dǎo)落實(shí)。第六條公司設(shè)立XX專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長(zhǎng)，成員包括辦公室、風(fēng)控合規(guī)部、財(cái)務(wù)部等關(guān)鍵部門負(fù)責(zé)人，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)會(huì)議管理中的重大事項(xiàng)決策、跨部門協(xié)同及監(jiān)督考核。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室于辦公室（或指定牽頭部門），負(fù)責(zé)日常事務(wù)管理。第七條XX專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職能：（一）制定和完善會(huì)議管理制度，審批重大會(huì)議方案；（二）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全公司會(huì)議管理資源，解決跨部門爭(zhēng)議；（三）監(jiān)督評(píng)估各部門會(huì)議管理效果，提出改進(jìn)要求；（四）對(duì)重大會(huì)議決策的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行集體審議。第八條牽頭部門（通常為辦公室）負(fù)責(zé)XX專項(xiàng)管理制度的建設(shè)與維護(hù)，主要職責(zé)包括：（一）統(tǒng)籌制定會(huì)議管理標(biāo)準(zhǔn)，組織開(kāi)展培訓(xùn)宣貫；（二）定期組織專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查，編制會(huì)議管理手冊(cè)；（三）監(jiān)督各部門會(huì)議管理執(zhí)行情況，實(shí)施績(jī)效考核；（四）協(xié)調(diào)會(huì)議資源（如場(chǎng)地、設(shè)備、人員），優(yōu)化管理流程。第九條專責(zé)部門（通常為風(fēng)控合規(guī)部、法務(wù)部等）負(fù)責(zé)XX專項(xiàng)領(lǐng)域的業(yè)務(wù)合規(guī)審核，主要職責(zé)包括：（一）對(duì)會(huì)議議題的合規(guī)性進(jìn)行前置審查，提出風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估建議；（二）審核重大決策會(huì)議的決議文件，確保程序合法；（三）參與會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)的處置與調(diào)查，完善合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)；（四）對(duì)會(huì)議管理中的新問(wèn)題開(kāi)展專項(xiàng)研究。第十條業(yè)務(wù)部門及下屬單位負(fù)責(zé)落實(shí)XX專項(xiàng)管理要求，主要職責(zé)包括：（一）執(zhí)行公司會(huì)議管理制度，開(kāi)展本單位的日常會(huì)議組織；（二）識(shí)別并上報(bào)會(huì)議管理中的風(fēng)險(xiǎn)隱患，制定防控措施；（三）完成會(huì)議決策的執(zhí)行落地，確保結(jié)果有效；（四）對(duì)本部門員工進(jìn)行會(huì)議操作規(guī)范培訓(xùn)。第十一條基層執(zhí)行崗員工必須履行以下合規(guī)操作責(zé)任：（一）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確自身在會(huì)議管理中的責(zé)任；（二）及時(shí)上報(bào)會(huì)議執(zhí)行中的異常情況，如程序違規(guī)、資源浪費(fèi)等；（三）按照審批權(quán)限執(zhí)行會(huì)議決議，不得擅自變更；（四）妥善保管會(huì)議資料，防止信息泄露。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十二條會(huì)議策劃環(huán)節(jié)需確保議題必要性與前瞻性，重點(diǎn)審查：（一）議題是否與部門/公司戰(zhàn)略目標(biāo)一致，避免議題發(fā)散或重復(fù)；（二）會(huì)議頻次是否合理，防止資源過(guò)度占用；（三）參會(huì)人員范圍是否適當(dāng)，避免無(wú)關(guān)人員干擾決策。禁止性行為：嚴(yán)禁為個(gè)人私利策劃無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的會(huì)議，嚴(yán)禁將會(huì)議作為拖延決策的手段。重點(diǎn)防控點(diǎn)：策劃階段的資源錯(cuò)配風(fēng)險(xiǎn)（如場(chǎng)地閑置、人員空降）。第十三條會(huì)議組織環(huán)節(jié)需嚴(yán)格管控流程節(jié)點(diǎn)，重點(diǎn)審查：（一）議程設(shè)計(jì)是否清晰、邏輯性是否強(qiáng)，避免冗長(zhǎng)拖沓；（二）會(huì)議通知是否提前X天發(fā)布，關(guān)鍵決策會(huì)議需附?jīng)Q策依據(jù)清單；（三）會(huì)議材料是否提前X小時(shí)送達(dá)參會(huì)人，確保充分準(zhǔn)備。禁止性行為：嚴(yán)禁在會(huì)議中臨時(shí)插入重大議題，嚴(yán)禁未充分討論即強(qiáng)行表決。重點(diǎn)防控點(diǎn)：組織階段的執(zhí)行偏差風(fēng)險(xiǎn)（如時(shí)間失控、物料缺失）。第十四條會(huì)議審批環(huán)節(jié)需明確權(quán)限劃分，重點(diǎn)審查：（一）一般會(huì)議是否履行部門負(fù)責(zé)人審批，重大會(huì)議是否報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組備案；（二）決策類會(huì)議是否附?jīng)Q策事項(xiàng)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告；（三）跨部門會(huì)議是否經(jīng)相關(guān)單位會(huì)簽。禁止性行為：嚴(yán)禁越級(jí)審批，嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自召開(kāi)涉及重大資金/人事的會(huì)議。重點(diǎn)防控點(diǎn)：審批階段的決策冒進(jìn)風(fēng)險(xiǎn)（如未評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)即通過(guò)決議）。第十五條會(huì)議執(zhí)行環(huán)節(jié)需強(qiáng)化過(guò)程管控，重點(diǎn)審查：（一）會(huì)議紀(jì)律是否執(zhí)行到位，如是否按時(shí)開(kāi)始/結(jié)束、是否控制發(fā)言時(shí)間；（二）關(guān)鍵決策是否明確記錄，形成會(huì)議紀(jì)要并按權(quán)限分發(fā)；（三）突發(fā)情況是否制定應(yīng)急預(yù)案，如設(shè)備故障、人員沖突等。禁止性行為：嚴(yán)禁會(huì)議期間處理無(wú)關(guān)事務(wù)，嚴(yán)禁參會(huì)人私下溝通影響決策；重點(diǎn)防控點(diǎn)：執(zhí)行階段的信息失真風(fēng)險(xiǎn)（如會(huì)議記錄不完整、決議被篡改）。第十六條會(huì)議決策環(huán)節(jié)需確?？茖W(xué)民主，重點(diǎn)審查：（一）決策事項(xiàng)是否充分論證，是否考慮替代方案；（二）重大決策是否執(zhí)行“集體決策、少數(shù)服從多數(shù)”原則；（三）決策決議是否附后續(xù)跟進(jìn)計(jì)劃，明確責(zé)任人與時(shí)間節(jié)點(diǎn)。禁止性行為：嚴(yán)禁“一言堂”式?jīng)Q策，嚴(yán)禁未經(jīng)討論即強(qiáng)制推行；重點(diǎn)防控點(diǎn)：決策階段的責(zé)任虛化風(fēng)險(xiǎn)（如無(wú)人對(duì)決策后果負(fù)責(zé)）。第十七條會(huì)議評(píng)估環(huán)節(jié)需閉環(huán)管理，重點(diǎn)審查：（一）會(huì)議目標(biāo)達(dá)成率是否量化考核，如問(wèn)題解決率、決策執(zhí)行度；（二）未達(dá)預(yù)期議題是否轉(zhuǎn)至專項(xiàng)研究，形成長(zhǎng)效機(jī)制；（三）會(huì)議管理成本是否納入部門預(yù)算控制。禁止性行為：嚴(yán)禁評(píng)估流于形式，嚴(yán)禁對(duì)問(wèn)題整改不力；重點(diǎn)防控點(diǎn)：評(píng)估階段的整改滯后風(fēng)險(xiǎn)（如同類問(wèn)題反復(fù)出現(xiàn)）。第十八條會(huì)議紀(jì)要管理需確保閉環(huán)追溯，重點(diǎn)審查：（一）會(huì)議紀(jì)要是否附?jīng)Q議編號(hào)，是否明確責(zé)任部門與完成時(shí)限；（二）紀(jì)要分發(fā)范圍是否覆蓋所有相關(guān)單位，是否設(shè)置簽收確認(rèn)環(huán)節(jié)；（三）電子會(huì)議紀(jì)要是否加密存儲(chǔ)，紙質(zhì)資料是否歸檔管理。禁止性行為：嚴(yán)禁紀(jì)要內(nèi)容缺失關(guān)鍵要素，嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自發(fā)布紀(jì)要；重點(diǎn)防控點(diǎn)：紀(jì)要管理的信息滯后風(fēng)險(xiǎn)（如決議未及時(shí)傳達(dá)執(zhí)行）。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十九條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：（一）辦公室每年聯(lián)合風(fēng)控合規(guī)部對(duì)制度執(zhí)行情況進(jìn)行全面評(píng)估；（二）根據(jù)法律法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整或管理問(wèn)題，啟動(dòng)制度修訂程序；（三）修訂方案經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過(guò)后，由辦公室發(fā)布執(zhí)行通知。第二十條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：（一）各部門每月報(bào)送會(huì)議管理風(fēng)險(xiǎn)清單，辦公室匯總形成風(fēng)險(xiǎn)庫(kù)；（二）風(fēng)險(xiǎn)庫(kù)按“低/中/高”分級(jí)，重大風(fēng)險(xiǎn)由領(lǐng)導(dǎo)小組每月評(píng)審；（三）發(fā)布預(yù)警通知時(shí)需明確風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)、防控措施及責(zé)任單位。第二十一條合規(guī)審查機(jī)制：（一）一般會(huì)議由牽頭部門審查，重大會(huì)議由風(fēng)控合規(guī)部聯(lián)合審查；（二）所有決策類會(huì)議的決議文件需經(jīng)合規(guī)性校驗(yàn)，不符合項(xiàng)必須整改；（三）違反“未經(jīng)審查不得實(shí)施”原則的會(huì)議，追究組織者責(zé)任。第二十二條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門自行處置，每日上報(bào)處置結(jié)果；（二）重大風(fēng)險(xiǎn)啟動(dòng)應(yīng)急流程：立即成立處置組、上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組、暫停問(wèn)題會(huì)議；（三）風(fēng)險(xiǎn)處置需形成閉環(huán)報(bào)告，包括處置措施、效果評(píng)估及制度優(yōu)化建議。第二十三條責(zé)任追究機(jī)制：（一）違規(guī)情形分為：制度未執(zhí)行、執(zhí)行不到位、執(zhí)行偏差；（二）處罰標(biāo)準(zhǔn)：輕微違規(guī)通報(bào)批評(píng)，重大違規(guī)取消評(píng)優(yōu)資格；（三）處罰結(jié)果與績(jī)效考核聯(lián)動(dòng)，形成正向約束。第二十四條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：（一）每季度召開(kāi)會(huì)議管理評(píng)估會(huì)，審議制度執(zhí)行效果；（二）評(píng)估指標(biāo)包括：會(huì)議成本降低率、風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生率、決策達(dá)成率；（三）評(píng)估結(jié)果用于優(yōu)化流程設(shè)計(jì)、完善管理標(biāo)準(zhǔn)。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十五條組織保障：（一）公司主要負(fù)責(zé)人每年至少聽(tīng)取X次會(huì)議管理專題匯報(bào)；（二）分管領(lǐng)導(dǎo)每季度帶隊(duì)檢查部門會(huì)議管理情況；（三）建立跨部門會(huì)議管理聯(lián)席會(huì)議制度，解決共性問(wèn)題。第二十六條考核激勵(lì)機(jī)制：（一）將會(huì)議管理合規(guī)情況納入部門年度考核權(quán)重X%；（二）對(duì)會(huì)議管理創(chuàng)新（如流程優(yōu)化、成本控制）的部門給予專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)；（三）個(gè)人考核與所負(fù)責(zé)會(huì)議的合規(guī)等級(jí)掛鉤。第二十七條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）管理層：每年參加X(jué)次合規(guī)履職培訓(xùn)，重點(diǎn)學(xué)習(xí)集體決策規(guī)范；（二）業(yè)務(wù)人員：每半年開(kāi)展X次操作規(guī)范培訓(xùn)，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)；（三）發(fā)布《會(huì)議管理紅線清單》，明確禁止性行為。第二十八條信息化支撐：（一）開(kāi)發(fā)會(huì)議管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)議題線上征集、議程自動(dòng)推送；（二）系統(tǒng)自動(dòng)監(jiān)控會(huì)議時(shí)長(zhǎng)、參會(huì)率，實(shí)時(shí)預(yù)警異常數(shù)據(jù)；（三）電子簽章功能確保會(huì)議決議快速存檔、高效追溯。第二十九條文化建設(shè)：（一）編制《會(huì)議管理合規(guī)手冊(cè)》，人手一份并組織學(xué)習(xí)；（二）簽訂《會(huì)議管理合規(guī)承諾書》，全員簽署并存檔；（三）設(shè)立月度“最佳會(huì)議組織案例”，樹立標(biāo)桿。第三十條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件報(bào)告：重大風(fēng)險(xiǎn)事件須2小時(shí)內(nèi)上報(bào)至領(lǐng)導(dǎo)小組，48小時(shí)內(nèi)提交處置報(bào)告；