化工公司壞賬處理管理辦法第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

1.1.1制定依據(jù)

本制度依據(jù)《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國企業(yè)破產(chǎn)法》《企業(yè)會計準(zhǔn)則第22號——壞賬損失的確認(rèn)和計量》《國際商會國際統(tǒng)一私法協(xié)會（ICC）國際商賬追收規(guī)則》《化工行業(yè)安全生產(chǎn)專項整治三年行動實施方案》等相關(guān)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及國際公約制定，適配化工公司跨國經(jīng)營需求，規(guī)范壞賬處理行為，防范信用風(fēng)險，保障企業(yè)資產(chǎn)安全。

1.1.2制定目的

針對化工行業(yè)應(yīng)收賬款管理中存在的客戶信用評估不足、壞賬確認(rèn)流程不規(guī)范、追收措施不力等管理痛點，本制度旨在實現(xiàn)以下核心目標(biāo)：

（1）規(guī)范壞賬處理全流程，確保操作合規(guī)合法；

（2）建立風(fēng)險導(dǎo)向的信用管理體系，降低壞賬發(fā)生率；

（3）提升壞賬回收效率，減少資產(chǎn)損失；

（4）構(gòu)建“制度-流程-表單-責(zé)任”四維一體管理閉環(huán)，適配數(shù)字化轉(zhuǎn)型需求。

1.2適用范圍與對象

1.2.1適用范圍

本制度適用于化工公司所有業(yè)務(wù)板塊（包括但不限于原材料采購、產(chǎn)品銷售、技術(shù)服務(wù)等）的應(yīng)收賬款壞賬處理業(yè)務(wù)，覆蓋全國及境外分支機(jī)構(gòu)。例外場景包括：

（1）政府補(bǔ)助、補(bǔ)貼形成的應(yīng)收賬款；

（2）內(nèi)部往來款項；

（3）訴訟時效已過且無法執(zhí)行的經(jīng)濟(jì)糾紛款項。上述例外場景按公司《非經(jīng)營性往來款項管理辦法》執(zhí)行。

1.2.2適用對象

（1）業(yè)務(wù)部門：銷售部、采購部、市場部等直接涉及應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)的部門及崗位；

（2）財務(wù)部：負(fù)責(zé)壞賬準(zhǔn)備計提、核銷、賬務(wù)處理的崗位；

（3）法務(wù)部：負(fù)責(zé)壞賬訴訟、仲裁及合規(guī)審核的崗位；

（4）內(nèi)控部：負(fù)責(zé)壞賬處理流程的監(jiān)督與風(fēng)險評估；

（5）境外分支機(jī)構(gòu)：需遵循當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)的前提下執(zhí)行本制度，具體差異由總行合規(guī)部審批。

1.3核心原則

1.3.1合規(guī)性原則

嚴(yán)格遵守《企業(yè)會計準(zhǔn)則》《化工行業(yè)信用風(fēng)險管理指引》等規(guī)范，確保壞賬處理符合國家及地區(qū)法律要求。

1.3.2權(quán)責(zé)對等原則

明確各層級、各部門在壞賬處理中的職責(zé)權(quán)限，實現(xiàn)責(zé)任全覆蓋。

1.3.3風(fēng)險導(dǎo)向原則

以客戶信用評級為基礎(chǔ)，對高風(fēng)險業(yè)務(wù)采取重點監(jiān)控與差異化處理措施。

1.3.4效率優(yōu)先原則

優(yōu)化審批流程，縮短壞賬確認(rèn)與追收周期，降低管理成本。

1.3.5持續(xù)改進(jìn)原則

基于內(nèi)外部審計、績效考核結(jié)果，定期優(yōu)化制度與流程。

1.4制度地位與銜接

本制度為公司基礎(chǔ)性專項制度，與《財務(wù)會計制度》《內(nèi)部控制手冊》《合同管理辦法》等制度形成銜接，沖突時以本制度為準(zhǔn)。具體銜接關(guān)系如下：

（1）與《財務(wù)會計制度》銜接：壞賬準(zhǔn)備計提、核銷需符合會計準(zhǔn)則要求；

（2）與《內(nèi)部控制手冊》銜接：嵌入內(nèi)控節(jié)點（應(yīng)收賬款余額合理性審核、壞賬核銷審批）；

（3）與《合同管理辦法》銜接：合同評審環(huán)節(jié)需同步開展客戶信用評估。

第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工

2.1管理組織架構(gòu)

公司壞賬處理實行“董事會-總經(jīng)理辦公會-業(yè)務(wù)部門-財務(wù)部-內(nèi)控部-法務(wù)部”五級管理架構(gòu)。董事會負(fù)責(zé)重大壞賬核銷審批；總經(jīng)理辦公會決策追收策略；業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)前期信用管理與催收；財務(wù)部負(fù)責(zé)賬務(wù)處理；內(nèi)控部、法務(wù)部提供專業(yè)支持與監(jiān)督。

2.2決策機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.2.1股東會

（1）決策范圍：年度壞賬準(zhǔn)備計提上限（不超過年營收1%）、境外重大壞賬核銷（單筆金額超1000萬美元）；

（2）議事規(guī)則：重大事項需三分之二以上股東出席，一致通過。

2.2.2董事會

（1）決策范圍：年度壞賬核銷計劃審批、追收資源預(yù)算（超50萬元需審批）；

（2）職責(zé)：監(jiān)督追收效果，優(yōu)化信用政策。

2.2.3總經(jīng)理辦公會

（1）決策范圍：單筆金額100-1000萬美元壞賬核銷、追收方案調(diào)整；

（2）職責(zé)：審定追收方案、資源調(diào)配。

2.3執(zhí)行機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.3.1業(yè)務(wù)部門

（1）銷售部：負(fù)責(zé)客戶信用評估（對接財務(wù)部數(shù)據(jù)）、逾期賬款催收、壞賬預(yù)警上報；

（2）采購部：協(xié)助核實供應(yīng)商信用資質(zhì)，監(jiān)控采購合同風(fēng)險；

（3）市場部：提供市場風(fēng)險數(shù)據(jù)支持。

2.3.2財務(wù)部

（1）應(yīng)收賬款組：每月編制逾期賬款報告，提交內(nèi)控部審核；

（2）核算組：執(zhí)行壞賬準(zhǔn)備計提與核銷會計處理；

（3）資金組：配合追收資金安排。

2.3.3內(nèi)控部

（1）負(fù)責(zé)壞賬處理流程的日常監(jiān)督，核查審批節(jié)點合規(guī)性；

（2）每季度開展專項風(fēng)險評估，嵌入三個關(guān)鍵內(nèi)控環(huán)節(jié)：

-信用評估環(huán)節(jié)：核查客戶評級數(shù)據(jù)來源及更新頻率；

-催收環(huán)節(jié)：檢查催收方案與記錄完整性；

-核銷環(huán)節(jié)：驗證核銷依據(jù)與審批權(quán)限。

2.3.4法務(wù)部

（1）提供訴訟追收法律支持，審核仲裁方案；

（2）境外業(yè)務(wù)需符合當(dāng)?shù)胤?，如《德國債?wù)執(zhí)行法》《新加坡債權(quán)法》等。

2.4監(jiān)督機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.4.1內(nèi)控部

（1）監(jiān)督方式：抽樣核查審批單據(jù)、訪談相關(guān)崗位；

（2）監(jiān)督結(jié)果應(yīng)用：納入部門績效考核，重大問題提交總經(jīng)理辦公會。

2.4.2審計部

（1）監(jiān)督范圍：年度壞賬核銷計劃執(zhí)行情況、追收效果評估；

（2）審計頻次：專項審計每年至少一次，覆蓋上年度超50萬元核銷案例。

2.4.3合規(guī)部

（1）境外業(yè)務(wù)需同時符合《跨國經(jīng)營合規(guī)指引》及當(dāng)?shù)胤桑?/p>

（2）定期組織培訓(xùn)，確保員工掌握當(dāng)?shù)胤梢蟆?/p>

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動機(jī)制

（1）建立“應(yīng)收賬款聯(lián)席會議制度”，每月由財務(wù)部牽頭，業(yè)務(wù)、內(nèi)控、法務(wù)部門參會；

（2）境外業(yè)務(wù)增設(shè)“屬地協(xié)調(diào)小組”，由分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人牽頭，總部合規(guī)部、法務(wù)部遠(yuǎn)程支持；

（3）重大追收項目需跨部門聯(lián)動時，由總經(jīng)理指定牽頭部門，形成聯(lián)合工作組。

第三章專業(yè)領(lǐng)域管理標(biāo)準(zhǔn)

3.1管理目標(biāo)與核心指標(biāo)

3.1.1管理目標(biāo)

（1）壞賬率≤1.5%（化工行業(yè)平均水平為2.2%）；

（2）逾期賬款回收周期≤90天；

（3）壞賬準(zhǔn)備計提充分性達(dá)95%以上（按巴塞爾協(xié)議要求）。

3.1.2核心KPI

（1）合同審批時效≤3個工作日（含信用評估）；

（2）重大逾期（超60天）響應(yīng)時效≤5個工作日；

（3）訴訟追收成功率≥60%（化工行業(yè)標(biāo)桿值）。

3.2專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

3.2.1信用評估標(biāo)準(zhǔn)

（1）評級維度：財務(wù)狀況（資產(chǎn)負(fù)債率、現(xiàn)金流）、經(jīng)營行為（逾期次數(shù)）、行業(yè)地位（市場份額）、司法記錄；

（2）風(fēng)險等級劃分：AAA（0-30天逾期）、AA（31-60天）、A（61-90天）、B（超90天）、C（司法失信）；

（3）高風(fēng)險點防控措施：

-B級客戶賒銷額≤年度銷售額10%；

-C級客戶禁止賒銷，僅現(xiàn)款交易。

3.2.2催收規(guī)范

（1）分級催收策略：

-31-60天：郵件/電話提醒（業(yè)務(wù)部門主導(dǎo)）；

-61-90天：律師函（法務(wù)部支持）；

-超90天：訴訟/仲裁（法務(wù)部主導(dǎo)）；

（2）催收記錄要求：每次催收需填寫《催收工作底稿》，含客戶反饋、解決方案等。

3.2.3核銷標(biāo)準(zhǔn)

（1）核銷條件：訴訟敗訴、客戶破產(chǎn)清算、3年以上無法聯(lián)系且無資產(chǎn)線索；

（2）核銷流程：需附審計部、法務(wù)部雙重審核意見。

3.3管理方法與工具

3.3.1管理方法

（1）PDCA循環(huán)：計劃（信用政策制定）、執(zhí)行（日常監(jiān)控）、檢查（內(nèi)控審核）、改進(jìn)（制度優(yōu)化）；

（2）風(fēng)險矩陣：結(jié)合金額、風(fēng)險等級制定差異化催收資源投入；

（3）全生命周期管理：從合同簽訂（信用評估）到賬款核銷（流程終結(jié)）。

3.3.2管理工具

（1）ERP系統(tǒng)：自動生成逾期賬款報告，支持電子審批；

（2）CRM系統(tǒng)：記錄客戶信用評級及催收歷史；

（3）AI風(fēng)控模型：基于歷史數(shù)據(jù)預(yù)測壞賬概率（與第三方合作開發(fā)）。

第四章業(yè)務(wù)流程管理

4.1主流程設(shè)計

（1）信用評估環(huán)節(jié)：業(yè)務(wù)部門在賒銷審批前提交《客戶信用評估申請》，需附財務(wù)部提供的《客戶財務(wù)狀況分析報告》（內(nèi)控部審核數(shù)據(jù)來源）；

（2）催收環(huán)節(jié)：業(yè)務(wù)部門在逾期15天后啟動催收，每30天匯報進(jìn)展，法務(wù)部每月審核方案；

（3）核銷環(huán)節(jié)：業(yè)務(wù)部門提交《壞賬核銷申請》，需附法務(wù)部《訴訟結(jié)果證明》或《破產(chǎn)裁定書》（內(nèi)控部核查文件真實性），總經(jīng)理辦公會審批。

4.2子流程說明

4.2.1客戶信用評估流程

（1）業(yè)務(wù)部門填寫《客戶信用評估申請》（附件一）；

（2）財務(wù)部核查客戶近三年財務(wù)報表（內(nèi)控部審核核查標(biāo)準(zhǔn)）；

（3）內(nèi)控部協(xié)調(diào)第三方征信機(jī)構(gòu)（如鄧白氏）補(bǔ)充數(shù)據(jù)（審批權(quán)限：財務(wù)總監(jiān)）；

（4）信用評級小組（銷售、財務(wù)、內(nèi)控代表）綜合評定（評級結(jié)果需存檔備查）。

4.2.2訴訟追收流程

（1）法務(wù)部準(zhǔn)備《起訴狀》，需附《催收記錄匯總表》（業(yè)務(wù)部門提供）；

（2）法院立案后，財務(wù)部每月跟蹤執(zhí)行進(jìn)度（內(nèi)控部審核執(zhí)行效率）；

（3）勝訴后需評估資產(chǎn)處置方案（法務(wù)部主導(dǎo)，財務(wù)部配合）。

4.3流程關(guān)鍵控制點

（1）信用評估環(huán)節(jié)：內(nèi)控部需核查財務(wù)數(shù)據(jù)真實性（如審計報告）；

（2）催收環(huán)節(jié)：法務(wù)部需審核催收方案合理性（如金額較大的客戶需制定專項方案）；

（3）核銷環(huán)節(jié)：需附審計部《壞賬損失專項審計報告》（內(nèi)控部嵌入核查節(jié)點）。

4.4流程優(yōu)化機(jī)制

（1）優(yōu)化發(fā)起條件：內(nèi)控部每半年評估流程效率，重大問題需提交董事會審議；

（2）評估流程：由流程牽頭部門（如財務(wù)部）組織跨部門訪談，形成優(yōu)化建議；

（3）審批權(quán)限：一般優(yōu)化由總經(jīng)理辦公會審批，重大優(yōu)化需董事會批準(zhǔn)。

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計

（1）信用評估權(quán)限：

-10萬元以下賒銷：銷售經(jīng)理審批；

-10-100萬元：銷售總監(jiān)審批，財務(wù)部備案；

-100萬元以上：總經(jīng)理辦公會審批，需附審計部意見。

（2）催收權(quán)限：

-30萬元以下訴訟：法務(wù)總監(jiān)審批；

-超過30萬元：董事會審批，需附《追收資源申請表》（內(nèi)控部審核預(yù)算合理性）。

5.2審批權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)

（1）審批層級：按金額劃分三級審批，每級審批時限≤2個工作日；

（2）異常處理：緊急追收需加急通道，但需附《風(fēng)險評估報告》（法務(wù)部提供）；

（3）越權(quán)處理：審批人需在審批單上注明越權(quán)原因，分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。

5.3授權(quán)與代理機(jī)制

（1）授權(quán)條件：崗位說明書明確授權(quán)范圍，需經(jīng)人力資源部備案；

（2）授權(quán)期限：最長不超過一年，到期需重新審批；

（3）代理規(guī)定：臨時代理需提供授權(quán)書，代理期限≤15個工作日。

5.4異常審批流程

（1）緊急審批：適用于客戶破產(chǎn)等突發(fā)事件，需3小時內(nèi)啟動；

（2）補(bǔ)批要求：審批流程未走完但業(yè)務(wù)已執(zhí)行，需附《補(bǔ)批說明》（內(nèi)控部核查必要性）；

（3）記錄要求：所有異常審批需錄音存檔，電子審批系統(tǒng)自動標(biāo)記。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標(biāo)準(zhǔn)

（1）操作規(guī)范：所有表單需按《表單填寫指南》（附件二）執(zhí)行，電子審批需逐級確認(rèn)；

（2）痕跡留存：ERP系統(tǒng)自動生成操作日志，紙質(zhì)文件需掃描歸檔至電子文檔庫；

（3）執(zhí)行不到位判定：連續(xù)兩次未按流程操作，視為執(zhí)行不到位，需通報批評。

6.2監(jiān)督機(jī)制設(shè)計

（1）日常監(jiān)督：內(nèi)控部每月抽查30份審批單據(jù)，覆蓋10%以上客戶；

（2）專項監(jiān)督：每年針對化工、新材料等高風(fēng)險行業(yè)開展專項檢查；

（3）突擊檢查：審計部可隨時抽查境外分支機(jī)構(gòu)的執(zhí)行情況。

6.3檢查與審計

（1）檢查內(nèi)容：信用評估數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、催收方案落實情況、核銷資料完整性；

（2）檢查頻次：日常檢查每月≥2次，專項審計每年≥1次；

（3）審計要求：審計報告需提交董事會，重大問題需整改。

6.4執(zhí)行情況報告

（1）報告主體：財務(wù)部牽頭，內(nèi)控部、法務(wù)部配合；

（2）報告周期：月度報告需在次月5日前提交總經(jīng)理辦公會；

（3）報告內(nèi)容：壞賬率趨勢、追收案例、制度優(yōu)化建議。

第七章考核與改進(jìn)管理

7.1績效考核指標(biāo)

（1）考核指標(biāo)：

-業(yè)務(wù)部門：壞賬率（權(quán)重40%）、逾期賬款回收率（權(quán)重30%）；

-財務(wù)部：壞賬準(zhǔn)備計提充分性（權(quán)重20%）；

-內(nèi)控部：監(jiān)督覆蓋率（權(quán)重10%）。

（2）評分標(biāo)準(zhǔn)：按行業(yè)標(biāo)桿值設(shè)定，超額完成加分。

7.2評估周期與方法

（1）評估周期：月度考核、季度評估、年度審計；

（2）評估方法：數(shù)據(jù)統(tǒng)計（ERP系統(tǒng)）、現(xiàn)場核查（抽訪客戶）。

7.3問題整改機(jī)制

（1）整改流程：發(fā)現(xiàn)-立項（責(zé)任部門提交《整改計劃》）、執(zhí)行-復(fù)核（內(nèi)控部抽查）、銷號（總經(jīng)理審批）；

（2）分級管理：

-一般問題：7個工作日內(nèi)整改；

-重大問題：30個工作日內(nèi)整改，需提交專項報告；

（3）問責(zé)機(jī)制：整改未完成，直接責(zé)任人與分管領(lǐng)導(dǎo)績效考核掛鉤。

7.4持續(xù)改進(jìn)流程

（1）改進(jìn)建議來源：審計報告、員工投訴、客戶反饋；

（2）評估流程：改進(jìn)建議需經(jīng)法務(wù)部合規(guī)性評估、財務(wù)部可行性評估；

（3）審批權(quán)限：一般改進(jìn)由總經(jīng)理辦公會審批，重大改進(jìn)需董事會批準(zhǔn)。

第八章獎懲機(jī)制

8.1獎勵標(biāo)準(zhǔn)與程序

（1）獎勵情形：

-個人：追收重大疑難賬款（超100萬元）、提出優(yōu)化建議被采納；

-部門：連續(xù)季度壞賬率低于目標(biāo)值；

（2）獎勵類型：

-精神獎勵：通報表揚；

-物質(zhì)獎勵：金額不超過追收金額的5%；

（3）獎勵程序：由部門提名，人力資源部審核，總經(jīng)理辦公會審批。

8.2違規(guī)行為界定

（1）一般違規(guī)：未按流程操作但未造成損失（如催收記錄缺失）；

（2）較重違規(guī)：導(dǎo)致追收延誤（超30天未啟動訴訟）；

（3）嚴(yán)重違規(guī)：故意隱瞞壞賬（如偽造催收記錄）。

8.3處罰標(biāo)準(zhǔn)與程序

（1）處罰類型：

-警告（一般違規(guī)）；

-降級（較重違規(guī)）；

-解除合同（嚴(yán)重違規(guī)）；

（2）處罰程序：

-調(diào)查取證（法務(wù)部主導(dǎo)）；

-告知（書面通知，保障申辯權(quán)）；

-審批（人力資源部提出建議，總經(jīng)理辦公會審批）。

8.4申訴與復(fù)議

（1）申訴條件：收到處罰通知后3個工作日內(nèi)；

（2）受理部門：人力資源部；

（3）復(fù)議結(jié)果：5個工作日內(nèi)出具，重大復(fù)議需提交總經(jīng)理辦公會。

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機(jī)處理

（1）重大風(fēng)險預(yù)案：針對客戶集中破產(chǎn)、行業(yè)政策突變等制定專項預(yù)案；

（2）應(yīng)急組織：成立“壞賬應(yīng)急小組”，由財務(wù)總監(jiān)任組長，法務(wù)總監(jiān)、銷售總監(jiān)任副組長；

（3）資源保障：年度預(yù)算預(yù)留5%用于重大追收。