化工公司分支機構運營細則第一章總則

1.1制定依據與目的

本細則依據《中華人民共和國公司法》《中華人民共和國安全生產法》《危險化學品安全管理條例》《跨國公司合規(guī)管理指引》等國家法律法規(guī)，參考《全球化學品統(tǒng)一分類和標簽制度》（GHS）、《關于在國際貿易中實施化學品的鹿特丹規(guī)則》等國際公約及行業(yè)標準，結合公司國際化經營戰(zhàn)略與分支機構管控需求，旨在規(guī)范化工公司分支機構運營管理，實現價值創(chuàng)造、風險防控與效率提升的核心目標。針對當前分支機構管理中存在的流程冗長、風險識別不足、跨文化協同不暢等痛點，通過制度標準化、流程精細化管理，構建權責清晰、風險可控、響應迅速的運營體系。

1.2適用范圍與對象

本細則適用于公司所有化工類分支機構，包括但不限于生產、研發(fā)、銷售、物流等業(yè)務單元，覆蓋各部門、各崗位正式員工及經授權的外包單位、合作單位人員。適用范圍包含分支機構設立、運營、退出全生命周期管理。例外適用場景包括但不限于突發(fā)自然災害、政策緊急調整等不可抗力因素，需經總經理辦公會審批豁免。境外分支機構需結合當地法律法規(guī)及監(jiān)管要求，由總部合規(guī)部與當地法律顧問聯合確認適用條款及調整事項，審批權限為區(qū)域總經理。

1.3核心原則

1.3.1合規(guī)性原則：分支機構所有運營活動須符合國家及地區(qū)法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司內部制度，禁止任何違法違規(guī)行為。

1.3.2權責對等原則：明確各層級、各部門、各崗位職責，權責邊界清晰，責任主體可追溯。

1.3.3風險導向原則：重點關注安全生產、環(huán)保合規(guī)、貿易壁壘、知識產權等高風險領域，實施差異化管控。

1.3.4效率優(yōu)先原則：優(yōu)化審批流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提升業(yè)務響應速度，保障核心競爭力。

1.3.5持續(xù)改進原則：定期復盤制度執(zhí)行效果，結合業(yè)務發(fā)展動態(tài)、監(jiān)管政策變化及內外部審計意見，動態(tài)調整優(yōu)化。

1.3.6平等自愿原則（合同管理專項補充）：分支機構與合作方簽訂協議須遵循平等自愿、公平誠信原則，確保協議條款合法合規(guī)。

1.4制度地位與銜接

本細則為公司基礎性管理制度，與《公司內部控制基本規(guī)范》《分支機構財務管理辦法》《合規(guī)風險管理手冊》等專項制度構成有機銜接。若存在沖突，以本細則為準，特殊情況由董事會或總經理辦公會裁決。制度修訂需經內控部、合規(guī)部、法務部聯合審核，確保與關聯制度一致。

第二章組織架構與職責分工

2.1管理組織架構

公司管理架構分為決策層、執(zhí)行層、監(jiān)督層三級。決策層由股東會、董事會及總經理辦公會構成，負責制定戰(zhàn)略方向與重大事項決策；執(zhí)行層由分支機構總經理及各部門負責人組成，負責具體業(yè)務運營；監(jiān)督層由內控部、審計部、合規(guī)部及外部審計機構構成，負責監(jiān)督制度執(zhí)行與風險防控。境外分支機構需增設屬地化合規(guī)監(jiān)督節(jié)點，與總部監(jiān)督機構形成聯動。

2.2決策機構與職責

2.2.1股東會：行使最終決策權，審議年度戰(zhàn)略規(guī)劃、重大投資、并購重組等事項。

2.2.2董事會：負責戰(zhàn)略制定與監(jiān)督，審批重大經營決策、資本支出、高管薪酬等事項，確保決策符合公司價值觀與合規(guī)要求。

2.2.3總經理辦公會：作為日常經營決策機構，審批預算、人事任免、跨部門協作等事項，重大事項需提交董事會審議。

2.3執(zhí)行機構與職責

2.3.1分支機構總經理：作為第一責任人，統(tǒng)籌分支機構全面運營，落實總部戰(zhàn)略部署，對安全生產、環(huán)保合規(guī)、財務紀律負總責。

2.3.2各部門負責人：按職能分工，包括但不限于生產部（安全生產管理）、研發(fā)部（技術創(chuàng)新與合規(guī)）、銷售部（市場拓展與客戶服務）、物流部（供應鏈安全）、行政部（人力資源與合規(guī)支持）。每項職責對應唯一責任主體，如“生產計劃制定”由生產部經理負責，“客戶信用評估”由銷售部經理負責?？绮块T協作事項需明確主責部門與配合部門，如“新產品上市”由研發(fā)部主責，銷售部、生產部配合。

2.4監(jiān)督機構與職責

2.4.1內控部：負責制度體系建設與流程優(yōu)化，嵌入至少三個關鍵內控環(huán)節(jié)，包括“采購環(huán)節(jié)供應商資質審核”“生產環(huán)節(jié)能耗排放監(jiān)控”“銷售環(huán)節(jié)合同風險評估”，通過數據分析、現場核查等方式實施監(jiān)督，監(jiān)督結果納入績效考核。

2.4.2審計部：實施專項審計，每年至少開展一次分支機構運營審計，重點關注安全生產投入、環(huán)保合規(guī)執(zhí)行、貿易合規(guī)性等，審計結果提交董事會審議。

2.4.3合規(guī)部：負責涉外業(yè)務合規(guī)性審查，包括出口管制、產品認證、國際勞工標準等，建立合規(guī)風險預警機制，監(jiān)督結果與內控部、審計部協同應用。

2.5協調與聯動機制

設立跨部門協調委員會，由總經理牽頭，各部門負責人參與，每月召開例會，解決跨部門爭議。信息共享通過ERP系統(tǒng)實現，確保生產、銷售、物流數據實時同步。涉外業(yè)務增設屬地化協調小組，由分支機構總經理、合規(guī)部駐外專員及當地法律顧問組成，定期對接當地監(jiān)管政策變化。

第三章人力資源管理

3.1管理目標與核心指標

設定年度人員流失率≤10%、關鍵崗位勝任力達標率≥95%、員工培訓覆蓋率100%等目標，配套核心KPI：招聘周期≤30個工作日、績效考核完成率100%、勞動爭議發(fā)生率≤0.5%。統(tǒng)計口徑由人力資源部統(tǒng)一歸集，納入ERP系統(tǒng)管理。

3.2專業(yè)標準與規(guī)范

3.2.1人員招聘：嚴格執(zhí)行背景調查（中高風險崗位需第三方驗證），境外人員招聘需符合當地簽證政策及勞工法。

3.2.2職業(yè)健康安全：生產類崗位需通過崗前體檢（高風險崗位需年度復檢），建立員工健康檔案，定期開展安全培訓。

3.2.3離職管理：解除勞動合同需提前30日書面通知，涉密人員離職需辦理保密協議簽署及設備清退手續(xù)。

3.2.4高風險控制點及防控措施

-高風險點：員工安全培訓缺訓（防控措施：未達標不得上崗，培訓記錄存檔備查）

-高風險點：境外人員工作許可逾期（防控措施：招聘前核實簽證有效期，每月預警）

-中風險點：關鍵崗位人員流失（防控措施：建立后備人才培養(yǎng)機制，核心崗位簽訂服務期協議）

3.3管理方法與工具

采用PDCA循環(huán)管理，通過HR系統(tǒng)（如SAPSuccessFactors）實現招聘、培訓、績效數字化管理，嵌入智能預警功能，如“招聘周期異常預警”“培訓完成率滯后預警”。

第四章業(yè)務流程管理

4.1主流程設計

分支機構運營主流程為“計劃-執(zhí)行-監(jiān)控-改進”，具體分解為：

（1）計劃環(huán)節(jié)：由總經理根據總部下達的年度經營指標，結合本地市場情況制定月度計劃，需經內控部審核合規(guī)性。

（2）執(zhí)行環(huán)節(jié)：各部門按計劃實施，關鍵節(jié)點（如采購、生產、發(fā)貨）需雙重校驗，如“采購訂單需采購部、財務部共同審批”。

（3）監(jiān)控環(huán)節(jié)：通過ERP系統(tǒng)實時監(jiān)控業(yè)務進度，內控部每月抽查執(zhí)行偏差。

（4）改進環(huán)節(jié)：每月召開運營復盤會，分析偏差原因，優(yōu)化下期計劃。

4.2子流程說明

4.2.1采購流程：需經“需求申請-供應商評估（含資質審查）-比價-審批-執(zhí)行-驗收”六環(huán)節(jié)，其中“供應商評估”為關鍵控制點，需納入合規(guī)部審查，不合格供應商列入黑名單。

4.2.2生產流程：需經“原料入庫-生產指令下達-過程監(jiān)控-產品檢驗-成品入庫”五環(huán)節(jié)，高風險工序（如?；贩磻┬柙鲈O雙人復核機制。

4.3流程關鍵控制點

-高風險點：高?；瘜W品領用（核查標準：需經生產主管、安全員雙重簽字，系統(tǒng)鎖定用量）

-中風險點：合同審批（核查標準：金額＞500萬元需董事會審批，審批時效≤3個工作日）

4.4流程優(yōu)化機制

每年10月啟動流程優(yōu)化，由內控部牽頭，結合年度審計結果、業(yè)務部門建議，通過流程圖文字化描述、系統(tǒng)模擬測試等方式評估優(yōu)化方案，總經理辦公會審議通過后實施。

第五章權限與審批管理

5.1權限矩陣設計

以“采購業(yè)務+金額+崗位層級”劃分權限，文字化表述為：

（1）采購金額≤50萬元：部門負責人審批；

（2）50萬元＜采購金額≤500萬元：總經理審批；

（3）采購金額＞500萬元：需提交總經理辦公會審議，并附風險評估報告。

權限分配通過OA系統(tǒng)動態(tài)調整，系統(tǒng)自動校驗權限合規(guī)性，禁止越權操作。

5.2審批權限標準

5.2.1審批層級：采購審批按金額分級，金額＞1000萬元需外部法律顧問參與評估。

5.2.2審批時效：常規(guī)審批≤2個工作日，緊急審批需加急通道，但需注明理由并附風險說明。

5.3授權與代理機制

授權需通過OA系統(tǒng)備案，授權書需明確授權范圍、期限（最長6個月），臨時代理需經直屬上級簽字，最長不超過15個工作日。

5.4異常審批流程

異常審批需附《異常審批申請表》，表中需注明“緊急原因”“風險評估”“備選方案”，審批層級較常規(guī)提升一級，如金額≤200萬元的常規(guī)審批可由部門負責人審批，異常審批需總經理審批。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標準

6.1.1表單管理：所有業(yè)務節(jié)點需按《表單清單》規(guī)范填寫，紙質表單需雙人簽字，電子表單需指紋或人臉認證，存檔方式為電子+紙質雙備份，存檔期限不少于5年。

6.1.2痕跡留存：ERP系統(tǒng)操作需留痕，關鍵節(jié)點需雙人視頻監(jiān)控（如?；凡僮鳎O(jiān)控視頻保存期限不少于3個月。

6.2監(jiān)督機制設計

建立“日常+專項+突擊”三位一體監(jiān)督，具體為：

（1）日常監(jiān)督：內控部每周抽取5份表單抽查，覆蓋各部門；

（2）專項監(jiān)督：每季度由審計部牽頭，針對安全生產、環(huán)保合規(guī)等開展專項檢查；

（3）突擊檢查：合規(guī)部每月隨機抽取部門進行突擊檢查，檢查結果納入績效考核。

6.3檢查與審計

6.3.1檢查頻次：日常檢查每月不少于2次，專項審計每年至少1次，突擊檢查每月不少于3次。

6.3.2檢查方法：結合數據分析、現場核查、訪談等方式，審計報告需附“問題清單”“整改要求”“責任部門”，整改期限一般≤7個工作日，重大問題≤30個工作日。

6.4執(zhí)行情況報告

按月度提交《執(zhí)行情況報告》，內容含“關鍵指標達成率”“風險事件統(tǒng)計”“改進建議”，報告需經內控部審核，總經理辦公會審議。

第七章考核與改進管理

7.1績效考核指標

7.1.1考核指標體系：包括業(yè)務指標（如合同履約率≥98%）、合規(guī)指標（如環(huán)保處罰次數≤0）、效率指標（如采購審批時效≤3個工作日）及風險指標。

7.1.2權重分配：業(yè)務指標權重60%，合規(guī)指標20%，效率指標15%，風險指標5%。

7.2評估周期與方法

考核周期為季度，采用“數據統(tǒng)計+現場核查”雙方法，數據統(tǒng)計通過ERP系統(tǒng)自動生成，現場核查由內控部組織。

7.3問題整改機制

建立“五步閉環(huán)”：

（1）問題發(fā)現：內控部、審計部、合規(guī)部聯合識別；

（2）立項：整改項需附《整改計劃表》，明確責任人、時限；

（3）整改：整改過程需記錄，內控部跟蹤；

（4）復核：整改完成后由直屬上級復核；

（5）銷號：通過《整改銷號申請表》正式銷號。

7.4持續(xù)改進流程

基于“PDCA循環(huán)”：

（1）建議收集：通過OA系統(tǒng)匿名征集，每年6月、12月各一次；

（2）評估：合規(guī)部、內控部聯合評估建議可行性；

（3）審批：總經理辦公會審議；

（4）跟蹤：實施后由人力資源部評估效果。

第八章獎懲機制

8.1獎勵標準與程序

8.1.1獎勵情形：包括重大安全貢獻、合規(guī)創(chuàng)新、效率提升等，獎勵類型含精神獎勵（如通報表揚）、物質獎勵（如獎金）、晉升獎勵。

8.1.2獎勵程序：個人申報→部門推薦→人力資源部審核→總經理辦公會審批→公示（不少于3個工作日）→財務部發(fā)放。

8.2違規(guī)行為界定

8.2.1一般違規(guī)：如遲到、未按規(guī)定填報表單等，需書面警告；

8.2.2較重違規(guī)：如泄露非涉密信息、輕微環(huán)保超標等，需通報批評并扣罰績效工資；

8.2.3嚴重違規(guī)：如重大安全事故、重大環(huán)保處罰等，需解除勞動合同并追究法律責任。

8.3處罰標準與程序

處罰標準對應違規(guī)等級，扣罰績效工資上限不超過當月工資的50%。程序為：調查取證→告知→聽證（嚴重違規(guī)需聽證）→審批→執(zhí)行→申訴。

8.4申訴與復議

員工收到處罰通知后3個工作日內可提出申訴，申訴需通過OA系統(tǒng)提交，合規(guī)部受理并組織復議，復議結果5個工作日內出具。

第九章應急與例外管理

9.1應急預案與危機處理

針對安全生產、環(huán)保、貿易壁壘等制定專項預案，如：

（1）安全生產預案：成立應急小組，明確疏散路線、物資儲備清單，定期演練；

（2）環(huán)保事故預案：設置應急池、泄漏處置包，與當地環(huán)保部門建立聯動機制；

（3）貿易壁壘預案：建立敏感國家產品清單，及時調整市場策略。

9.2例外情況處理

例外情況包括自然災害、政策突變等，需經總經理審批豁免，但需附《例外情況申請表》，表中需注明“影響范圍”“風險評估”“備選方案”。

9.3危機公關與善后

成立危機公關小組，由公關部牽頭，合規(guī)部、法務部配合，明確“一級響應：停用涉事產品→通報客戶；二級響應：公開道歉→調整策略”。境外危機需適配當地文化，如印度需通過宗教領袖協調。

第十章附則

10.1制度解釋權歸屬

本細則由公司總部內控部負責解釋，解釋意見需形成書面文件，存檔備查。

10.2相關制度索引

本細則與以下制度銜接：

（1）《公司內部控制基本規(guī)范》（編號：ZHC-IC-2023-001）；

（2）《分支機構財務管理辦法》（編號：ZHC-FM-2023-002）；

（3）《合規(guī)風險管理手冊》（編號：ZHC-CRM-2023-003）。

條款對應關系：

第3.2.1條與《合規(guī)風險管理手冊》第5.3.1條銜接（員工背景調查要求）；

第5.1.1條與《財務管理辦法》第4.2.2條銜接（采購金額分級標準）。

10.3修訂與廢止程序

修訂需經總經理辦公會審議，董事會批準，修訂后通過公司官網、OA系統(tǒng)發(fā)布，并開展全員培訓。廢止條款需說明理由，存檔備查。

10.4生效與實施日期

本細則自2024年1月1日起生效，設置30天過渡期，過渡期內完