某服裝公司供應(yīng)商管控方案第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

本制度依據(jù)《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國產(chǎn)品質(zhì)量法》《中華人民共和國反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》等國家法律法規(guī)，參照ISO9001質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)、歐盟通用數(shù)據(jù)保護(hù)條例（GDPR）等國際公約及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司“全球化、數(shù)字化、可持續(xù)發(fā)展”戰(zhàn)略，旨在規(guī)范供應(yīng)商選擇、評(píng)估、合作及退出全生命周期管理，解決當(dāng)前供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)不一、履約風(fēng)險(xiǎn)高、協(xié)同效率低等痛點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)價(jià)值創(chuàng)造、風(fēng)險(xiǎn)防控與效率提升的核心目標(biāo)。

1.2適用范圍與對(duì)象

本制度適用于某服裝公司所有采購業(yè)務(wù)（含原材料、輔料、成品、技術(shù)服務(wù)等），覆蓋采購部、質(zhì)量部、生產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部等相關(guān)部門及全體員工。關(guān)聯(lián)方（包括但不限于供應(yīng)商、第三方服務(wù)商、外包團(tuán)隊(duì)）均需遵守本制度中與其業(yè)務(wù)相關(guān)的條款。例外場(chǎng)景（如緊急采購、單一來源采購）需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審批，但原則上不適用于金額超過500萬元人民幣或涉及重大安全、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的業(yè)務(wù)。

1.3核心原則

1.3.1合規(guī)性原則：所有供應(yīng)商管控活動(dòng)須符合法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，禁止商業(yè)賄賂、強(qiáng)制勞動(dòng)等違法違規(guī)行為。

1.3.2權(quán)責(zé)對(duì)等原則：明確各級(jí)管理者的決策權(quán)限與監(jiān)督責(zé)任，建立責(zé)任追溯機(jī)制。

1.3.3風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則：對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商（如涉及環(huán)保、勞工權(quán)益、供應(yīng)鏈安全）實(shí)施重點(diǎn)管控。

1.3.4效率優(yōu)先原則：通過數(shù)字化工具簡(jiǎn)化流程，壓縮審批時(shí)限（如合同審批≤3個(gè)工作日）。

1.3.5持續(xù)改進(jìn)原則：基于內(nèi)外部審計(jì)、績效考核結(jié)果優(yōu)化制度，每年至少修訂一次。

1.3.6平等自愿原則：所有合同簽署須遵循公平誠信原則，禁止強(qiáng)迫或限制競(jìng)爭(zhēng)行為。

1.4制度地位與銜接

本制度為公司基礎(chǔ)性專項(xiàng)制度，與《公司內(nèi)部控制基本規(guī)范》《采購管理辦法》《合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)管理手冊(cè)》等制度形成互補(bǔ)，沖突時(shí)以本制度為準(zhǔn)。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)供應(yīng)商付款合規(guī)性審核，內(nèi)控部負(fù)責(zé)流程完整性監(jiān)督，審計(jì)部負(fù)責(zé)年度專項(xiàng)審計(jì)。

第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工

2.1管理組織架構(gòu)

公司供應(yīng)商管控遵循“董事會(huì)戰(zhàn)略決策-總經(jīng)理統(tǒng)籌指揮-采購部執(zhí)行管理-相關(guān)部門協(xié)同配合-內(nèi)控部監(jiān)督改進(jìn)”的層級(jí)架構(gòu)。董事會(huì)負(fù)責(zé)重大供應(yīng)商合作（年采購額超1億元）的最終審批；總經(jīng)理辦公會(huì)審議金額超過500萬元的戰(zhàn)略合作協(xié)議；采購部作為核心執(zhí)行機(jī)構(gòu)，需向法務(wù)部獲取合同法律支持，向質(zhì)量部移交供應(yīng)商資質(zhì)審核結(jié)果。

2.2決策機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.2.1股東會(huì)：審議供應(yīng)商戰(zhàn)略合作框架及年度采購預(yù)算。

2.2.2董事會(huì)：審批金額超過1億元的供應(yīng)商合作及并購項(xiàng)目。

2.2.3總經(jīng)理辦公會(huì)：審批金額500萬元至1億元的合作協(xié)議及重大供應(yīng)商關(guān)系調(diào)整。

2.3執(zhí)行機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.3.1采購部：

-主責(zé)：供應(yīng)商信息庫建設(shè)、招標(biāo)組織、合同談判、履約跟進(jìn)；

-配合：需質(zhì)量部提供供應(yīng)商質(zhì)量評(píng)分（權(quán)重40%），財(cái)務(wù)部提供付款節(jié)點(diǎn)確認(rèn)（主責(zé)：財(cái)務(wù)部，配合：采購部）。

2.3.2質(zhì)量部：

-主責(zé)：供應(yīng)商原材料及成品檢測(cè)，建立“紅黃黑”風(fēng)險(xiǎn)分級(jí)（紅色供應(yīng)商禁用，黃色限用，黑色動(dòng)態(tài)評(píng)估）。

-配合：需采購部提供供應(yīng)商歷史交易數(shù)據(jù)。

2.3.3法務(wù)部：

-主責(zé)：合同條款審核，涉外業(yè)務(wù)需遵循《聯(lián)合國國際貨物銷售合同公約》。

2.4監(jiān)督機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.4.1內(nèi)控部：

-主責(zé)：嵌入三個(gè)關(guān)鍵內(nèi)控環(huán)節(jié)：

-供應(yīng)商準(zhǔn)入前法律合規(guī)性核查（風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：知識(shí)產(chǎn)權(quán)侵權(quán)，防控措施：要求提供專利證書）；

-合同履約過程動(dòng)態(tài)監(jiān)控（風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：交貨延遲，防控措施：ERP系統(tǒng)自動(dòng)預(yù)警）；

-年度供應(yīng)商績效復(fù)評(píng)（風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：數(shù)據(jù)造假，防控措施：交叉復(fù)核）。

-配合：審計(jì)部專項(xiàng)審計(jì)時(shí)提供數(shù)據(jù)支持。

2.4.2審計(jì)部：

-主責(zé)：每年開展至少一次供應(yīng)商管理專項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)關(guān)注環(huán)保合規(guī)性（如REACH法規(guī)）。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動(dòng)機(jī)制

建立“月度供應(yīng)商管理聯(lián)席會(huì)”，采購部牽頭，法務(wù)部、質(zhì)量部、生產(chǎn)部、內(nèi)控部參與，解決跨部門爭(zhēng)議。涉外業(yè)務(wù)增設(shè)“屬地合規(guī)協(xié)調(diào)小組”，由駐外法務(wù)代表主導(dǎo)，確保符合當(dāng)?shù)亍秳趧?dòng)法》《環(huán)境保護(hù)法》等。

第三章供應(yīng)商專業(yè)領(lǐng)域管理標(biāo)準(zhǔn)

3.1管理目標(biāo)與核心指標(biāo)

3.1.1目標(biāo)：

-供應(yīng)商合格率≥95%；

-重點(diǎn)品類（如面料）違約率≤0.5%；

-合同簽訂及時(shí)率≥98%。

3.1.2核心KPI：

-招標(biāo)周期≤10個(gè)工作日；

-付款周期≤30個(gè)工作日（含審計(jì)環(huán)節(jié)）。

3.2專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

3.2.1資質(zhì)要求：

-高風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商需提供ISO14001（環(huán)保）、SA8000（社會(huì)責(zé)任）認(rèn)證；

-歐盟市場(chǎng)供應(yīng)商必須通過REACH檢測(cè)。

3.2.2風(fēng)險(xiǎn)分級(jí)管控：

-高風(fēng)險(xiǎn)（如印染廠）：每月審核生產(chǎn)安全報(bào)告（主責(zé)：質(zhì)量部，配合：內(nèi)控部）；

-中風(fēng)險(xiǎn)（如輔料供應(yīng)商）：每季度抽檢樣品（主責(zé)：質(zhì)量部）；

-低風(fēng)險(xiǎn)（如包裝商）：每年審核一次營業(yè)執(zhí)照（主責(zé)：采購部）。

3.2.3數(shù)字化工具：

-ERP系統(tǒng)需對(duì)接供應(yīng)商管理系統(tǒng)（SRM），實(shí)現(xiàn)合同自動(dòng)續(xù)簽提醒（觸發(fā)條件：剩余期<3個(gè)月）。

3.3管理方法與工具

3.3.1管理方法：

-采用PDCA循環(huán)優(yōu)化供應(yīng)商績效（Plan評(píng)估需求-Do實(shí)施改進(jìn)-Check審核效果-Act調(diào)整策略）；

-風(fēng)險(xiǎn)矩陣模型（風(fēng)險(xiǎn)可能性×影響程度）用于動(dòng)態(tài)調(diào)整管控力度。

3.3.2管理工具：

-CRM系統(tǒng)記錄供應(yīng)商歷史違規(guī)行為（如“未按時(shí)提交社會(huì)責(zé)任報(bào)告”）；

-供應(yīng)商畫像工具（包含財(cái)務(wù)穩(wěn)定性、產(chǎn)能匹配度等維度）。

第四章業(yè)務(wù)流程管理

4.1主流程設(shè)計(jì)

4.1.1發(fā)起階段：采購部根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃發(fā)起招標(biāo)需求，需經(jīng)生產(chǎn)部確認(rèn)（操作標(biāo)準(zhǔn)：需提供BOM清單），法務(wù)部預(yù)審需求合理性（時(shí)限≤2個(gè)工作日）。

4.1.2評(píng)估階段：采用“評(píng)分法+現(xiàn)場(chǎng)考察”模式，總分100分，其中質(zhì)量分（40分）、價(jià)格分（30分）、合規(guī)分（30分）；關(guān)鍵控制點(diǎn)：質(zhì)量部現(xiàn)場(chǎng)考察需驗(yàn)證產(chǎn)能設(shè)備（核查標(biāo)準(zhǔn)：設(shè)備運(yùn)行記錄）。

4.1.3談判與簽約：合同條款需經(jīng)法務(wù)部逐條審核（主責(zé)：法務(wù)部，配合：采購部），重大條款（如違約責(zé)任）需總經(jīng)理辦公會(huì)審議（時(shí)限≤5個(gè)工作日）。

4.1.4履約階段：ERP系統(tǒng)自動(dòng)生成付款提醒（觸發(fā)條件：到貨確認(rèn)后7個(gè)工作日），采購部需同步獲取質(zhì)檢報(bào)告（主責(zé)：質(zhì)量部）。

4.1.5退出階段：連續(xù)兩次不合格的供應(yīng)商直接列入黑名單（需采購部、質(zhì)量部雙簽確認(rèn)），退出過程需法務(wù)部評(píng)估潛在訴訟風(fēng)險(xiǎn)（時(shí)限≤3個(gè)工作日）。

4.2子流程說明

4.2.1緊急采購流程：金額小于10萬元的緊急采購可由采購部負(fù)責(zé)人審批（但需記錄風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告），事后30日內(nèi)補(bǔ)辦手續(xù)。

4.2.2涉外供應(yīng)商流程：需通過第三方征信機(jī)構(gòu)（如鄧白氏）評(píng)估信用等級(jí)（等級(jí)要求：BBB-以上），并配備當(dāng)?shù)胤深檰枀⑴c合同談判。

4.3流程關(guān)鍵控制點(diǎn)

4.3.1供應(yīng)商準(zhǔn)入控制：需提供近三年無重大環(huán)保處罰的官方證明（核查方式：環(huán)保部門官網(wǎng)查詢）；

4.3.2合同變更控制：任何變更需經(jīng)原審批層級(jí)重新審批（例外：價(jià)格調(diào)整≤5%）；

4.3.3履約監(jiān)控控制：ERP系統(tǒng)設(shè)置交貨期預(yù)警（提前15天自動(dòng)提醒采購部）。

4.4流程優(yōu)化機(jī)制

每季度采購部牽頭復(fù)盤，需收集供應(yīng)商滿意度（通過CRM系統(tǒng)匿名評(píng)分）及內(nèi)部員工反饋，內(nèi)控部負(fù)責(zé)評(píng)估優(yōu)化建議的合規(guī)性（時(shí)限≤1個(gè)月）。

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計(jì)

5.1.1采購權(quán)限分配：

-采購員：10萬元以下合同自主審批；

-采購主管：50萬元以下合同（主責(zé)：采購部，配合：財(cái)務(wù)部）；

-總經(jīng)理：500萬元以下合同（需法務(wù)部提供合規(guī)意見）。

5.1.2數(shù)字化銜接：ERP系統(tǒng)需與OA審批系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)審批節(jié)點(diǎn)自動(dòng)流轉(zhuǎn)（如財(cái)務(wù)部收到合同后3個(gè)工作日內(nèi)完成付款條款審核）。

5.2審批權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)

5.2.1金額審批路徑：

-≤10萬元：采購部經(jīng)理審批；

-10萬元-50萬元：總經(jīng)理審批；

->50萬元：董事會(huì)審批（需附供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告）。

5.2.2風(fēng)險(xiǎn)審批特殊規(guī)定：環(huán)保高風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商（如使用PVC輔料）的合同需經(jīng)環(huán)?？偙O(jiān)最終確認(rèn)（審批時(shí)限≤5個(gè)工作日）。

5.3授權(quán)與代理機(jī)制

正式授權(quán)需通過OA系統(tǒng)備案（有效期≤1年），臨時(shí)代理需直屬上級(jí)簽字同意（最長15個(gè)工作日），代理權(quán)限不得超出授權(quán)范圍。

5.4異常審批流程

5.4.1緊急審批：金額超權(quán)限的緊急采購需提交《緊急采購申請(qǐng)表》（需附供應(yīng)商近三年履約記錄）；

5.4.2補(bǔ)批管理：未及時(shí)補(bǔ)批的合同需經(jīng)法務(wù)部審核合規(guī)性（時(shí)限≤3個(gè)工作日），違規(guī)行為將納入績效考核。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標(biāo)準(zhǔn)

6.1.1表單規(guī)范：所有供應(yīng)商需簽訂《信息保密協(xié)議》（附件一），合同需使用公司標(biāo)準(zhǔn)模板（附件二）；

6.1.2痕跡留存：電子審批需保留操作日志，紙質(zhì)單據(jù)需掃描存檔（雙備份于不同地點(diǎn)）。

6.2監(jiān)督機(jī)制設(shè)計(jì)

6.2.1日常監(jiān)督：內(nèi)控部每月抽查10%的合同執(zhí)行情況（核查標(biāo)準(zhǔn)：付款日期與合同約定是否一致）；

6.2.2專項(xiàng)監(jiān)督：每年6月由審計(jì)部牽頭，聯(lián)合質(zhì)量部開展供應(yīng)商履約合規(guī)審計(jì)（覆蓋30%供應(yīng)商）。

6.3檢查與審計(jì)

6.3.1日常檢查：采購部每周檢查ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性（如價(jià)格波動(dòng)是否超過行業(yè)均值）；

6.3.2專項(xiàng)審計(jì)：審計(jì)結(jié)果需形成《供應(yīng)商管理審計(jì)報(bào)告》（含改進(jìn)建議清單），重大問題納入總經(jīng)理辦公會(huì)議題。

6.4執(zhí)行情況報(bào)告

每月5日前采購部提交《供應(yīng)商管理執(zhí)行報(bào)告》（含：

-當(dāng)月新增供應(yīng)商合規(guī)率；

-違約事件數(shù)量及原因分析；

-制度優(yōu)化建議），法務(wù)部審核后報(bào)總經(jīng)理。

第七章考核與改進(jìn)管理

7.1績效考核指標(biāo)

7.1.1部門考核：

-采購部：供應(yīng)商準(zhǔn)時(shí)交付率（權(quán)重30%），合同糾紛率（權(quán)重20%）；

-質(zhì)量部：關(guān)鍵物料抽檢合格率（權(quán)重40%）。

7.1.2個(gè)人考核：將供應(yīng)商履約情況納入采購員年度評(píng)優(yōu)（占比15%）。

7.2評(píng)估周期與方法

7.2.1評(píng)估周期：季度考核（側(cè)重過程指標(biāo)），年度考核（側(cè)重結(jié)果指標(biāo)）；

7.2.2評(píng)估方法：數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)（ERP系統(tǒng)自動(dòng)生成報(bào)表）+現(xiàn)場(chǎng)訪談（覆蓋20%供應(yīng)商）。

7.3問題整改機(jī)制

7.3.1整改分類：

-一般問題：7個(gè)工作日內(nèi)整改（如合同條款遺漏）；

-重大問題：30個(gè)工作日內(nèi)整改（如供應(yīng)商被列入歐盟黑名單）；

7.3.2責(zé)任追究：整改不力的采購員將降級(jí)（最高降兩級(jí)），主管承擔(dān)連帶責(zé)任。

7.4持續(xù)改進(jìn)流程

基于以下觸發(fā)條件啟動(dòng)優(yōu)化：

-內(nèi)控部年度評(píng)估得分低于90分；

-供應(yīng)商投訴率連續(xù)兩個(gè)季度上升；

-新法規(guī)發(fā)布（如歐盟REACH更新）。

第八章獎(jiǎng)懲機(jī)制

8.1獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)與程序

8.1.1獎(jiǎng)勵(lì)情形：

-供應(yīng)商推薦優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商（獎(jiǎng)勵(lì)金額的5%）；

-成功化解重大合同糾紛（獎(jiǎng)勵(lì)5000元）；

8.1.2獎(jiǎng)勵(lì)程序：采購部提交申請(qǐng)，人力資源部審核，總經(jīng)理審批（公示期不少于3個(gè)工作日）。

8.2違規(guī)行為界定

8.2.1一般違規(guī)：未按時(shí)提交供應(yīng)商信息（罰款500元/次）；

8.2.2較重違規(guī)：違反保密協(xié)議（罰款5000元/次，情節(jié)嚴(yán)重解除勞動(dòng)合同）；

8.2.3嚴(yán)重違規(guī)：向供應(yīng)商索賄（移送司法機(jī)關(guān)處理）。

8.3處罰標(biāo)準(zhǔn)與程序

8.3.1處罰分級(jí)：

-口頭警告（適用于首次輕微違規(guī)）；

-書面檢查（適用于重復(fù)違規(guī)）；

-解除勞動(dòng)合同（適用于嚴(yán)重違規(guī)）；

8.3.2程序要求：需制作《違規(guī)處理記錄表》（附件三），被處罰者有權(quán)在收到通知后3個(gè)工作日內(nèi)申請(qǐng)復(fù)核。

8.4申訴與復(fù)議

8.4.1申訴條件：對(duì)處罰結(jié)果有異議的員工需在收到通知后3個(gè)工作日內(nèi)提交《申訴申請(qǐng)表》（附件四）；

8.4.2復(fù)議流程：人力資源部牽頭，法務(wù)部提供法律支持，5個(gè)工作日內(nèi)出具復(fù)核意見。

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機(jī)處理

9.1.1重大風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案：

-供應(yīng)商突然停產(chǎn)：?jiǎn)?dòng)“備用供應(yīng)商切換預(yù)案”（需提前6個(gè)月評(píng)估2家備用供應(yīng)商）；

-知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛：由法務(wù)部組建應(yīng)急小組（成員：法務(wù)總監(jiān)、技術(shù)總監(jiān)、采購總監(jiān)）。

9.1.2危機(jī)處理流程：

-第一時(shí)間成立危機(jī)處理小組（采購部、公關(guān)部、法務(wù)部）；

-溝通口徑統(tǒng)一通過《危機(jī)公關(guān)手冊(cè)》（附件五）。

9.2例外情況處理

9.2.1例外場(chǎng)景：

-不可抗力（自然災(zāi)害）；

-獨(dú)家供應(yīng)商（需董事會(huì)批準(zhǔn)）；

9.2.2處理要求：例外采購需附《例外采購風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告》（內(nèi)控部審核），并納入次年預(yù)算調(diào)整。

9.3危機(jī)公關(guān)與善后

9.3.1跨國適配：針對(duì)歐盟市場(chǎng)需遵循GDPR第15條（消費(fèi)者權(quán)利），聘請(qǐng)當(dāng)?shù)芈蓭焻⑴c溝通；

9.3.2善后措施：每季度評(píng)估危機(jī)處理效果（KPI：媒體負(fù)面率下降30%），持續(xù)優(yōu)化預(yù)案。

第十章附則

10.1制度解釋權(quán)歸屬

本制度由某服裝公司董事會(huì)負(fù)責(zé)解釋，解釋意見以書面形式存檔。

10.2相關(guān)制度索引

-《公司內(nèi)部控制基本規(guī)范》（文號(hào)：內(nèi)控字〔2023〕01號(hào)）第3.2條；

-《采購管理辦法》（文號(hào)：采管辦〔2023〕05號(hào)）第4.1條；

-《合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)管理手冊(cè)》（文號(hào)：合規(guī)字〔2023〕02號(hào)）第2.3條。

10.3修訂與廢止程序

制度修訂需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審議，重大修訂需提交董事會(huì)批準(zhǔn)（審批時(shí)限≤10個(gè)工作日），修訂后30日內(nèi)通過公司內(nèi)網(wǎng)發(fā)布。廢止制度需由法務(wù)部出具法律評(píng)估意見，并存檔廢止理由。

10.4生效與實(shí)施日期

本制度自2024年1月1日起施行，過渡期30個(gè)工作日，實(shí)施前由人力資源部組織全員培訓(xùn)（考核合格率需達(dá)95%以上）。

10.5其他補(bǔ)充條款

10.5.1版本管理