某紡織公司電腦使用規(guī)范細則第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

1.1.1制定依據(jù)

本規(guī)范細則依據(jù)《中華人民共和國計算機信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)安全保護管理辦法》《中華人民共和國網(wǎng)絡(luò)安全法》《個人信息保護法》等相關(guān)國家法律法規(guī)，參照ISO27001信息安全管理體系標準及GDPR等國際數(shù)據(jù)保護公約，結(jié)合紡織行業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型實際需求及公司國際化經(jīng)營戰(zhàn)略制定。同時，依據(jù)公司《內(nèi)部控制基本規(guī)范》《企業(yè)信息化管理辦法》等內(nèi)部制度，形成對電腦使用的系統(tǒng)性管控框架。

1.1.2制定目的

針對公司電腦使用中存在的數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險、系統(tǒng)運維效率低下、跨國業(yè)務(wù)合規(guī)性不足等問題，本規(guī)范旨在通過制度約束與技術(shù)手段雙輪驅(qū)動，實現(xiàn)以下核心目標：

（1）規(guī)范電腦使用流程，降低操作風(fēng)險，確保業(yè)務(wù)連續(xù)性；

（2）提升設(shè)備與信息資產(chǎn)利用效率，支撐數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略；

（3）滿足國際業(yè)務(wù)合規(guī)要求，防范跨境數(shù)據(jù)傳輸風(fēng)險；

（4）構(gòu)建“制度-流程-表單-責(zé)任”四維管理閉環(huán)，實現(xiàn)風(fēng)險防控與價值創(chuàng)造協(xié)同。

1.2適用范圍與對象

1.2.1適用范圍

本規(guī)范覆蓋公司所有部門及關(guān)聯(lián)人員，包括但不限于：

（1）正式員工：全體在崗人員及外派員工；

（2）外包合作單位：經(jīng)授權(quán)使用公司電腦完成特定任務(wù)的第三方人員；

（3）合作單位人員：在跨境業(yè)務(wù)場景下需臨時接入公司網(wǎng)絡(luò)的人員。

例外場景包括：

（1）因特殊業(yè)務(wù)需求需臨時使用非公司設(shè)備的情況，需經(jīng)IT部及業(yè)務(wù)部門雙重審批，最長不超過7個工作日；

（2）公司授權(quán)的駐外分支機構(gòu)可根據(jù)當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)及業(yè)務(wù)需求制定補充規(guī)范，但不得違反本規(guī)范核心原則。

1.2.2適用對象

（1）決策機構(gòu)：董事會、總經(jīng)理辦公會；

（2）執(zhí)行機構(gòu)：IT部、人力資源部、各業(yè)務(wù)部門及崗位責(zé)任人；

（3）監(jiān)督機構(gòu)：內(nèi)控部、審計部、合規(guī)部。

1.3核心原則

1.3.1合規(guī)性原則

電腦使用須嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，跨境業(yè)務(wù)需符合數(shù)據(jù)出境相關(guān)要求，敏感信息處理需通過GDPR等國際標準合規(guī)性評估。

1.3.2權(quán)責(zé)對等原則

部門及崗位需明確電腦使用權(quán)限及管理責(zé)任，IT部負責(zé)技術(shù)支撐，業(yè)務(wù)部門負責(zé)日常監(jiān)督，員工對設(shè)備安全負有直接責(zé)任。

1.3.3風(fēng)險導(dǎo)向原則

重點關(guān)注數(shù)據(jù)泄露、系統(tǒng)宕機、操作失誤等高風(fēng)險場景，通過分級管控措施降低風(fēng)險敞口。

1.3.4效率優(yōu)先原則

在滿足安全要求前提下，優(yōu)化審批流程，減少非必要干預(yù)，確保業(yè)務(wù)高效運轉(zhuǎn)。

1.3.5持續(xù)改進原則

根據(jù)技術(shù)發(fā)展及業(yè)務(wù)變化，每年至少開展一次制度評估，動態(tài)調(diào)整管控措施。

1.4制度地位與銜接

本規(guī)范為公司專項管理制度，處于基礎(chǔ)性制度層級，與《財務(wù)報銷制度》《合同審批管理辦法》《信息安全責(zé)任清單》等關(guān)聯(lián)制度形成管理矩陣。制度沖突時，以本規(guī)范為準，跨境場景優(yōu)先適用屬地法規(guī)。

第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工

2.1管理組織架構(gòu)

公司電腦使用管理實行“三級架構(gòu)”制：

（1）決策層：董事會負責(zé)制定電腦使用戰(zhàn)略方向及重大風(fēng)險容忍度；

（2）執(zhí)行層：總經(jīng)理辦公會統(tǒng)籌資源分配與制度執(zhí)行；IT部負責(zé)技術(shù)支撐，人力資源部負責(zé)人員管理，各業(yè)務(wù)部門負責(zé)具體落地；

（3）監(jiān)督層：內(nèi)控部通過流程評審確保制度有效性，審計部實施年度專項審計，合規(guī)部負責(zé)跨境場景合規(guī)性監(jiān)督。

2.2決策機構(gòu)與職責(zé)

2.2.1股東會

（1）審議年度電腦資產(chǎn)預(yù)算及重大采購方案；

（2）批準跨境數(shù)據(jù)傳輸?shù)目傮w合規(guī)策略。

2.2.2董事會

（1）審定電腦使用管理制度及風(fēng)險容忍度；

（2）授權(quán)總經(jīng)理辦公會處置重大安全事件。

2.2.3總經(jīng)理辦公會

（1）審批年度制度執(zhí)行方案及資源計劃；

（2）協(xié)調(diào)跨部門重大事項，如系統(tǒng)升級、數(shù)據(jù)遷移等。

2.3執(zhí)行機構(gòu)與職責(zé)

2.3.1IT部

（1）負責(zé)電腦配置標準制定，高風(fēng)險設(shè)備需經(jīng)合規(guī)性測試；

（2）實施統(tǒng)一運維，重大故障需24小時內(nèi)響應(yīng)；

（3）定期開展安全培訓(xùn)，年度考核不合格者不得操作關(guān)鍵系統(tǒng)。

2.3.2人力資源部

（1）將電腦使用納入員工手冊，新員工入職需簽署保密協(xié)議；

（2）制定違規(guī)處罰標準，重大違規(guī)需通報批評并取消年度評優(yōu)資格。

2.3.3各業(yè)務(wù)部門

（1）明確部門內(nèi)電腦使用責(zé)任人，負責(zé)日常監(jiān)督；

（2）配合IT部實施資產(chǎn)盤點，異常情況需48小時內(nèi)上報。

2.4監(jiān)督機構(gòu)與職責(zé)

2.4.1內(nèi)控部

（1）嵌入“三道防線”內(nèi)控環(huán)節(jié)：IT部負責(zé)技術(shù)防線，業(yè)務(wù)部門負責(zé)業(yè)務(wù)防線，員工負責(zé)操作防線；

（2）每月抽查20%電腦使用記錄，發(fā)現(xiàn)違規(guī)需形成整改報告。

2.4.2審計部

（1）每年開展一次專項審計，重點關(guān)注跨境數(shù)據(jù)傳輸合規(guī)性；

（2）審計結(jié)果需提交董事會審議。

2.4.3合規(guī)部

（1）負責(zé)GDPR等國際標準落地監(jiān)督；

（2）跨境業(yè)務(wù)需提供合規(guī)性評估報告。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動機制

建立“雙周例會”機制，由IT部牽頭，人力資源部、內(nèi)控部及各業(yè)務(wù)部門參與，解決跨部門問題。重大涉外事項需增設(shè)屬地法務(wù)部門協(xié)調(diào)。

第三章電腦使用管理標準

3.1管理目標與核心指標

3.1.1目標設(shè)定

（1）設(shè)備故障率≤0.5%，平均修復(fù)時長≤4小時；

（2）數(shù)據(jù)泄露事件零發(fā)生，跨境數(shù)據(jù)傳輸合規(guī)率100%；

（3）系統(tǒng)使用效率提升20%，通過ERP與OA系統(tǒng)對接實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程自動化。

3.1.2核心KPI

（1）合同審批時效≤3個工作日（財務(wù)部門牽頭）；

（2）系統(tǒng)履約率≥98%（供應(yīng)鏈管理部統(tǒng)計）；

（3）年度培訓(xùn)覆蓋率100%，考核通過率≥90%（人力資源部統(tǒng)計）。

3.2專業(yè)標準與規(guī)范

3.2.1配置標準

（1）辦公電腦需安裝公司統(tǒng)一終端安全管理系統(tǒng)；

（2）涉密電腦需符合國家保密辦《保密技術(shù)防護條例》要求，設(shè)置物理隔離措施。

3.2.2風(fēng)險控制點及措施

（1）高風(fēng)險點：跨境數(shù)據(jù)傳輸

控制措施：通過德勤VATI認證的加密通道傳輸，傳輸前需經(jīng)合規(guī)部評估；

（2）中風(fēng)險點：系統(tǒng)登錄密碼

控制措施：強制設(shè)置12位混合密碼，每90天更換一次；

（3）低風(fēng)險點：設(shè)備丟失

控制措施：設(shè)置自動鎖定功能，30分鐘未操作即鎖定。

3.2.3行業(yè)適配要求

（1）歐盟業(yè)務(wù)需通過GDPR合規(guī)性認證，存儲歐盟公民信息需獲得當(dāng)?shù)財?shù)據(jù)保護機構(gòu)許可；

（2）印度業(yè)務(wù)需符合當(dāng)?shù)亍缎畔⒓夹g(shù)法》，對員工進行印度數(shù)據(jù)保護法專項培訓(xùn)。

3.3管理方法與工具

3.3.1管理方法

（1）PDCA循環(huán)：通過Plan（計劃）-Do（執(zhí)行）-Check（檢查）-Act（改進）閉環(huán)管理；

（2）風(fēng)險矩陣：通過風(fēng)險發(fā)生概率×影響程度確定管控等級。

3.3.2管理工具

（1）ERP系統(tǒng)：實現(xiàn)資產(chǎn)全生命周期管理，自動觸發(fā)報廢流程；

（2）OA系統(tǒng)：固化審批流程，嵌入電子簽章功能；

（3）終端安全管理系統(tǒng)：實現(xiàn)全網(wǎng)設(shè)備接入管控，高危行為自動阻斷。

第四章業(yè)務(wù)流程管理

4.1主流程設(shè)計

電腦使用全流程包括“申請-配置-使用-回收”四個階段：

（1）申請階段：員工通過OA系統(tǒng)提交申請，部門負責(zé)人審核，IT部配置；

（2）配置階段：IT部完成硬件安裝、系統(tǒng)部署及權(quán)限設(shè)置，需經(jīng)人力資源部備案；

（3）使用階段：員工按制度規(guī)范操作，IT部每月抽查使用記錄；

（4）回收階段：電腦報廢需經(jīng)內(nèi)控部評估，資產(chǎn)處置需符合環(huán)保要求。

4.2子流程說明

4.2.1跨境數(shù)據(jù)傳輸專項流程

（1）傳輸前：需經(jīng)業(yè)務(wù)部門、IT部、合規(guī)部三級審核，填寫《跨境數(shù)據(jù)傳輸審批表》；

（2）傳輸中：通過德勤VATI認證通道，全程加密傳輸；

（3）傳輸后：存儲7年，每年評估一次合規(guī)性。

4.2.2涉密電腦使用流程

（1）使用前：需經(jīng)保密辦培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議；

（2）使用中：禁止連接互聯(lián)網(wǎng)，禁止外接設(shè)備；

（3）使用后：需經(jīng)雙人核對，IT部定期檢測安全漏洞。

4.3流程關(guān)鍵控制點

（1）配置階段：IT部需核對《電腦配置清單》，錯誤率不得高于2%；

（2）使用階段：通過終端安全管理系統(tǒng)監(jiān)控，異常操作需雙因素認證；

（3）回收階段：報廢電腦需經(jīng)銷毀認證，紙質(zhì)文檔需粉碎處理。

4.4流程優(yōu)化機制

每年12月由IT部牽頭開展全流程復(fù)盤，通過問卷調(diào)查、數(shù)據(jù)分析等方法識別瓶頸，次年3月提交優(yōu)化方案。

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計

電腦使用權(quán)限按“部門-崗位-金額”三級分配：

（1）部門層級：總經(jīng)理可審批100萬元以上采購，部門負責(zé)人審批10萬元以上；

（2）崗位層級：財務(wù)人員可操作ERP財務(wù)模塊，普通員工僅限OA基礎(chǔ)功能；

（3）金額層級：5萬元以下由部門負責(zé)人審批，5萬元以上需總經(jīng)理辦公會審議。

5.2審批權(quán)限標準

（1）常規(guī)審批：通過OA系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)，單次審批時限≤2小時；

（2）特殊審批：需線下提交《特殊事項審批單》，審批時限≤4小時；

（3）越權(quán)審批：需經(jīng)原審批人書面授權(quán)，越級審批需董事會批準。

5.3授權(quán)與代理機制

（1）授權(quán)條件：需填寫《授權(quán)委托書》，明確授權(quán)期限不超過1年；

（2）臨時代理：最長15個工作日，需經(jīng)部門負責(zé)人批準；

（3）備案要求：授權(quán)書需歸檔至人力資源部，電子版同步至OA系統(tǒng)。

5.4異常審批流程

（1）緊急場景：通過手機短信號碼驗證，審批人需注明緊急事由；

（2）權(quán)限外審批：需附風(fēng)險評估報告，由合規(guī)部審核；

（3）補批流程：需填寫《補批申請表》，審批層級提升一級。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標準

6.1.1操作規(guī)范

（1）系統(tǒng)登錄：需通過人臉識別或指紋驗證，禁止使用默認密碼；

（2）文件處理：涉密文件需經(jīng)加密存儲，禁止通過公共云盤傳輸；

（3）痕跡留存：電子操作需在ERP系統(tǒng)留痕，紙質(zhì)文檔需雙備份歸檔。

6.1.2執(zhí)行不到位判定標準

（1）未按規(guī)定授權(quán)操作，判定為一般違規(guī)；

（2）涉密文件未加密，判定為較重違規(guī)；

（3）系統(tǒng)宕機造成業(yè)務(wù)中斷，判定為重大違規(guī)。

6.2監(jiān)督機制設(shè)計

（1）日常監(jiān)督：IT部每周抽查30臺電腦，審計部每月抽查10%員工操作記錄；

（2）專項監(jiān)督：每年7月開展跨境數(shù)據(jù)傳輸專項檢查；

（3）突擊檢查：合規(guī)部可隨時抽查涉密電腦使用情況。

6.3檢查與審計

（1）檢查內(nèi)容：設(shè)備臺賬、操作日志、授權(quán)記錄；

（2）檢查方法：現(xiàn)場核查、系統(tǒng)查詢、訪談驗證；

（3）審計頻次：年度專項審計，季度抽查審計。

6.4執(zhí)行情況報告

（1）上報流程：IT部匯總后提交內(nèi)控部，內(nèi)控部報總經(jīng)理辦公會；

（2）報告內(nèi)容：含數(shù)據(jù)統(tǒng)計、風(fēng)險分布、改進建議；

（3）考核掛鉤：報告結(jié)果納入部門績效考核。

第七章考核與改進管理

7.1績效考核指標

（1）IT部考核指標：設(shè)備故障率、系統(tǒng)響應(yīng)時間、培訓(xùn)覆蓋率；

（2）業(yè)務(wù)部門考核指標：審批時效、合規(guī)差錯率；

（3）員工考核指標：操作規(guī)范率、安全意識得分。

7.2評估周期與方法

（1）月度評估：通過ERP系統(tǒng)自動統(tǒng)計，人力資源部審核；

（2）季度評估：結(jié)合現(xiàn)場核查，內(nèi)控部匯總分析；

（3）年度評估：由審計部牽頭，提交專項報告。

7.3問題整改機制

（1）一般違規(guī)：需在7個工作日內(nèi)整改，由直接上級簽字確認；

（2）較重違規(guī)：需形成書面報告，分管領(lǐng)導(dǎo)簽字；

（3）重大違規(guī)：需提交總經(jīng)理辦公會審議，違規(guī)責(zé)任人需離崗培訓(xùn)。

7.4持續(xù)改進流程

（1）建議收集：通過OA系統(tǒng)設(shè)立“制度優(yōu)化”欄目，每月收集20條建議；

（2）評估方法：IT部組織跨部門評估，合規(guī)部審核；

（3）審批權(quán)限：重大調(diào)整需董事會批準。

第八章獎懲機制

8.1獎勵標準與程序

（1）獎勵情形：提出重大安全漏洞、優(yōu)化流程成效顯著等；

（2）獎勵類型：精神獎勵（表彰）、物質(zhì)獎勵（獎金）、晉升機會；

（3）審批流程：人力資源部提名，總經(jīng)理辦公會審議，公示3個工作日。

8.2違規(guī)行為界定

（1）一般違規(guī)：未按規(guī)定使用OA系統(tǒng)，罰款200元；

（2）較重違規(guī)：涉密文件未加密，罰款500元并通報批評；

（3）重大違規(guī)：造成數(shù)據(jù)泄露，罰款2000元并解除勞動合同。

8.3處罰標準與程序

（1）處罰類型：罰款、降級、解雇；

（2）程序要求：需經(jīng)人力資源部調(diào)查取證，違規(guī)者有權(quán)陳述申辯；

（3）合法性保障：處罰標準需符合《勞動合同法》。

8.4申訴與復(fù)議

（1）申訴條件：收到處罰通知后3個工作日內(nèi)；

（2）受理部門：人力資源部設(shè)立申訴辦公室；

（3）復(fù)議結(jié)果：5個工作日內(nèi)出具書面答復(fù)，全程錄音錄像。

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機處理

（1）應(yīng)急組織：成立由總經(jīng)理牽頭、IT部、人力資源部、合規(guī)部組成的應(yīng)急小組；

（2）響應(yīng)流程：發(fā)現(xiàn)事件→隔離控制→原因分析→恢復(fù)業(yè)務(wù)→總結(jié)評估；

（3）資源保障：設(shè)立應(yīng)急基金，確保系統(tǒng)修復(fù)費用。

9.2例外情況處理

（1）例外場景：地震等不可抗力事件；

（2）審批權(quán)限：由總經(jīng)理直接批準；

（3）追溯要求：事后需提交《例外情況說明》，合規(guī)部審核。

9.3危機公關(guān)與善后

（1）責(zé)任主體：公關(guān)部負責(zé)對外溝通，合規(guī)部提供法律支持；

（2）溝通口徑：由董事會統(tǒng)一制定，禁止擅自對外發(fā)布信息；

（3）善后措施：對受影響客戶進行補償，修訂制度并開展專項培訓(xùn)。

第十章附則

10.1制度解釋權(quán)歸屬

本規(guī)范由公司內(nèi)控部負責(zé)解釋，解釋意見以書面形式存檔。

10.2相關(guān)制度索引

（1）《內(nèi)部控制基本規(guī)范》（內(nèi)控辦字〔2023〕1號）；

（2）《企業(yè)信息化管理辦法》（信息字〔2023〕2號）；

（3）《跨境數(shù)據(jù)傳輸管理辦法》（合規(guī)字〔2023〕3號）。

10.3修訂與