化工公司銷售合同質(zhì)量制度第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

本制度依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國反不正當(dāng)競爭法》《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》《危險化學(xué)品安全管理條例》《聯(lián)合國國際貨物銷售合同公約》（CISG）、《歐盟通用數(shù)據(jù)保護條例》（GDPR）等相關(guān)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及國際公約制定，結(jié)合公司國際化經(jīng)營戰(zhàn)略及數(shù)字化轉(zhuǎn)型需求，旨在規(guī)范化工公司銷售合同管理流程，有效防控合同履行風(fēng)險，提升合同管理效率，保障公司合法權(quán)益，實現(xiàn)價值創(chuàng)造目標(biāo)。針對當(dāng)前管理痛點，如合同評審周期長、履約風(fēng)險高、跨文化合規(guī)難度大等，本制度通過構(gòu)建四維一體管理閉環(huán)，實現(xiàn)制度標(biāo)準(zhǔn)化、流程自動化、管理精細(xì)化、責(zé)任明確化。

1.2適用范圍與對象

本制度適用于公司所有化工產(chǎn)品銷售合同的全生命周期管理，覆蓋銷售部、市場部、法務(wù)部、內(nèi)控部、財務(wù)部、生產(chǎn)部、物流部等部門及全體員工，包括正式員工、外包服務(wù)商及合作單位。適用范圍涵蓋國內(nèi)市場及海外分支機構(gòu)，涉及化工原料、中間體、成品等所有品類。例外適用場景包括緊急采購合同、小額日常業(yè)務(wù)合同等，此類合同需經(jīng)總經(jīng)理特別授權(quán)審批，但原則上金額不超過人民幣10萬元且單次交易金額不超過總銷售額的1%。審批權(quán)限由總經(jīng)理辦公會根據(jù)風(fēng)險等級另行規(guī)定。

1.3核心原則

本制度遵循以下核心原則：

（1）合規(guī)性原則：確保合同條款符合國家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，涉外合同需嚴(yán)格遵循國際公約及當(dāng)?shù)胤梢螅?/p>

（2）權(quán)責(zé)對等原則：明確各崗位權(quán)限與責(zé)任，實現(xiàn)權(quán)責(zé)統(tǒng)一，避免越權(quán)操作；

（3）風(fēng)險導(dǎo)向原則：重點關(guān)注高風(fēng)險合同（如金額超過人民幣500萬元、涉及危險品、跨國交易等），實施差異化管控；

（4）效率優(yōu)先原則：通過數(shù)字化工具優(yōu)化流程，縮短合同評審周期，提升業(yè)務(wù)響應(yīng)速度；

（5）持續(xù)改進原則：定期復(fù)盤合同管理流程，結(jié)合業(yè)務(wù)變化及時調(diào)整制度，確保動態(tài)適配；

（6）平等自愿、公平誠信原則：合同條款需體現(xiàn)公平性，保障交易雙方合法權(quán)益。

1.4制度地位與銜接

本制度為公司專項管理制度，層級低于《公司章程》《內(nèi)部控制基本規(guī)范》，但高于各業(yè)務(wù)部門操作細(xì)則。與《公司財務(wù)管理制度》《公司內(nèi)控手冊》《公司合規(guī)管理手冊》等關(guān)聯(lián)制度形成協(xié)同效應(yīng)，沖突時以本制度為準(zhǔn)，具體銜接條款見附件1《制度銜接矩陣表》。

第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工

2.1管理組織架構(gòu)

公司銷售合同管理實行三級管控架構(gòu)：決策層由董事會負(fù)責(zé)重大合同審批（金額超過人民幣1000萬元或涉及戰(zhàn)略布局），執(zhí)行層由總經(jīng)理辦公會統(tǒng)籌全流程管理，監(jiān)督層由內(nèi)控部、審計部、合規(guī)部實施常態(tài)化監(jiān)督。各層級職責(zé)如下：

決策層負(fù)責(zé)戰(zhàn)略審批，執(zhí)行層負(fù)責(zé)流程優(yōu)化，監(jiān)督層負(fù)責(zé)風(fēng)險核查，形成閉環(huán)管理。跨部門協(xié)作通過“合同管理聯(lián)席會議”實現(xiàn)，會議由法務(wù)部牽頭，銷售部、內(nèi)控部、合規(guī)部共同參與，每月至少召開一次。

2.2決策機構(gòu)與職責(zé)

（1）股東會：行使最終決策權(quán)，審批金額超過人民幣2000萬元或影響公司戰(zhàn)略的重大合同；

（2）董事會：審批金額介于人民幣1000萬元至2000萬元的重大合同，制定合同管理戰(zhàn)略；

（3）總經(jīng)理辦公會：審批金額低于人民幣1000萬元的常規(guī)合同，但需經(jīng)法務(wù)部出具合規(guī)意見。決策主體需遵循“集體決策、一人一票、多數(shù)通過”原則，重大事項需經(jīng)三分之二以上成員同意。

2.3執(zhí)行機構(gòu)與職責(zé)

（1）銷售部：負(fù)責(zé)合同發(fā)起、商務(wù)條款談判，每筆業(yè)務(wù)需由業(yè)務(wù)經(jīng)理、高級業(yè)務(wù)經(jīng)理雙簽確認(rèn)；

（2）法務(wù)部：負(fù)責(zé)合同條款合規(guī)性審查，高風(fēng)險合同需由合伙人級律師出具法律意見；

（3）內(nèi)控部：負(fù)責(zé)合同履行中的過程監(jiān)控，每月抽查履約率≥98%的合同至少10%；

（4）財務(wù)部：負(fù)責(zé)合同金額復(fù)核及資金安排，需與ERP系統(tǒng)實時對賬；

（5）生產(chǎn)部：負(fù)責(zé)產(chǎn)能保障，需在合同簽訂前提供生產(chǎn)可行性報告；

（6）物流部：負(fù)責(zé)運輸方案制定，需符合《國際海運危險貨物規(guī)則》（IMDGCode）。

2.4監(jiān)督機構(gòu)與職責(zé)

（1）內(nèi)控部：嵌入三個關(guān)鍵內(nèi)控環(huán)節(jié)：合同評審前需經(jīng)法務(wù)部合規(guī)校驗（高風(fēng)險）、履約中需核對發(fā)票與出庫單（中風(fēng)險）、年度需評估履約率（高風(fēng)險）；

（2）審計部：每年開展專項審計，重點核查金額超過人民幣500萬元的合同，審計報告需提交董事會；

（3）合規(guī)部：負(fù)責(zé)涉外合同的地方法規(guī)審查，需建立“一幣一策”合規(guī)庫。監(jiān)督結(jié)果應(yīng)用于績效考核及制度優(yōu)化。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動機制

建立“月度合同管理聯(lián)席會議”制度，由法務(wù)部提交上月合同執(zhí)行報告，各部門同步匯報問題，形成決議后納入制度執(zhí)行清單。涉外業(yè)務(wù)增設(shè)“屬地合規(guī)協(xié)調(diào)小組”，由駐外法務(wù)代表牽頭，配合當(dāng)?shù)睾弦?guī)部門開展業(yè)務(wù)。

第三章專業(yè)領(lǐng)域管理標(biāo)準(zhǔn)

3.1管理目標(biāo)與核心指標(biāo)

（1）管理目標(biāo)：實現(xiàn)合同簽訂率100%、違約率≤0.5%、審批時效≤3個工作日、履約率≥98%；

（2）核心KPI：合同評審?fù)ㄟ^率≥95%、電子合同簽署率100%、履約爭議解決周期≤15個工作日。統(tǒng)計口徑以CRM系統(tǒng)數(shù)據(jù)為準(zhǔn)。

3.2專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

（1）合同模板標(biāo)準(zhǔn)化：按產(chǎn)品類別制定標(biāo)準(zhǔn)模板，危險品合同需附加《化學(xué)品安全技術(shù)說明書》（MSDS）；

（2）高風(fēng)險點管控：

-金額超過人民幣500萬元需經(jīng)法務(wù)部雙級審核；

-危險品合同需附《危險貨物包裝檢驗合格標(biāo)志》；

-跨國合同需由合規(guī)部出具地方法規(guī)符合性報告。

（3）行業(yè)適配要求：出口合同需符合目標(biāo)國《化學(xué)品管理法》（如歐盟REACH法規(guī)），進口合同需取得《危險品運輸許可證》。

3.3管理方法與工具

（1）管理方法：采用PDCA循環(huán)管理，通過“計劃-執(zhí)行-檢查-改進”實現(xiàn)閉環(huán)；

（2）管理工具：

-ERP系統(tǒng)：自動校驗價格條款與庫存數(shù)據(jù)；

-OA系統(tǒng)：實現(xiàn)合同電子簽章；

-CRM系統(tǒng)：追蹤合同全生命周期數(shù)據(jù)。

第四章業(yè)務(wù)流程管理

4.1主流程設(shè)計

（1）發(fā)起階段：銷售部填寫《合同需求單》，需附客戶資質(zhì)審查報告、產(chǎn)品報價單及產(chǎn)能確認(rèn)函，由業(yè)務(wù)經(jīng)理、高級業(yè)務(wù)經(jīng)理雙簽確認(rèn)；

（2）審核階段：法務(wù)部審查合規(guī)性（2個工作日）、財務(wù)部復(fù)核金額（1個工作日）、內(nèi)控部評估風(fēng)險（2個工作日）；

（3）執(zhí)行階段：簽訂合同后3個工作日內(nèi)完成商務(wù)條款交付，需經(jīng)客戶確認(rèn)；

（4）歸檔階段：紙質(zhì)合同由檔案室管理，電子合同上傳至OA系統(tǒng)，雙備份存儲。

4.2子流程說明

（1）危險品合同審批：需增加生產(chǎn)部安全評估環(huán)節(jié)（3個工作日）、物流部運輸方案復(fù)核（2個工作日）；

（2）跨國合同審批：需增加目標(biāo)國合規(guī)審查（5個工作日）、外匯風(fēng)險評估（2個工作日）。

4.3流程關(guān)鍵控制點

（1）合規(guī)校驗：法務(wù)部需核對合同是否違反《禁止化學(xué)品進出口環(huán)境管理要求》（高風(fēng)險）；

（2）價格控制：財務(wù)部需比照歷史成交價（中風(fēng)險）；

（3）履約監(jiān)控：內(nèi)控部需抽檢發(fā)貨單與發(fā)票是否一致（高風(fēng)險）。

4.4流程優(yōu)化機制

每年10月召開全流程優(yōu)化會，由內(nèi)控部牽頭，收集業(yè)務(wù)部門改進建議，形成優(yōu)化方案經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議后執(zhí)行。

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計

（1）業(yè)務(wù)類型：常規(guī)合同（金額≤50萬元）、一般合同（50萬元＜金額≤500萬元）、重大合同（金額＞500萬元）；

（2）金額/等級：按金額區(qū)間劃分風(fēng)險等級，如500萬元為一級風(fēng)險；

（3）崗位層級：業(yè)務(wù)經(jīng)理（初級）、高級業(yè)務(wù)經(jīng)理（中級）、總經(jīng)理（高級）。

權(quán)限分配原則：金額越高、風(fēng)險越高則需越高級別審批。

5.2審批權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)

（1）常規(guī)合同：業(yè)務(wù)經(jīng)理審批，但金額超過30萬元的需經(jīng)高級業(yè)務(wù)經(jīng)理復(fù)核；

（2）一般合同：需經(jīng)法務(wù)部、財務(wù)部雙簽，總經(jīng)理審批；

（3）重大合同：需經(jīng)法務(wù)部合伙人級律師出具意見，董事會審批。審批時限：常規(guī)合同≤2個工作日，一般合同≤3個工作日，重大合同≤5個工作日。

5.3授權(quán)與代理機制

授權(quán)需通過OA系統(tǒng)備案，授權(quán)期限最長不超過1年，臨時代理需經(jīng)直屬上級批準(zhǔn)，最長不超過15個工作日，結(jié)束后需及時取消授權(quán)。

5.4異常審批流程

（1）緊急審批：金額超過人民幣1000萬元的緊急合同，經(jīng)總經(jīng)理特批后簽訂，但需在3個工作日內(nèi)補充履約率≥98%的評估報告；

（2）補批流程：越權(quán)審批需在3個工作日內(nèi)補辦手續(xù)，經(jīng)法務(wù)部核準(zhǔn)后方可執(zhí)行。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標(biāo)準(zhǔn)

（1）操作規(guī)范：合同條款需使用公司模板，危險品合同需標(biāo)注《全球化學(xué)品統(tǒng)一分類和標(biāo)簽制度》（GHS）符號；

（2）表單填報：CRM系統(tǒng)需完整填寫客戶信息、產(chǎn)品規(guī)格、價格條款、交付方式等；

（3）痕跡留存：電子合同需包含數(shù)字簽名，紙質(zhì)合同需雙備份存檔，存檔期限不少于5年。

6.2監(jiān)督機制設(shè)計

（1）日常監(jiān)督：內(nèi)控部每月抽查合同執(zhí)行情況，重點核查金額超過人民幣200萬元的合同；

（2）專項監(jiān)督：合規(guī)部每季度審查涉外合同的地方法規(guī)符合性；

（3）突擊檢查：審計部每年至少開展兩次全流程突擊檢查。

6.3檢查與審計

（1）檢查頻次：日常檢查每月不少于3次，專項檢查每季度不少于1次；

（2）審計要求：專項審計需形成《合同管理審計報告》，明確問題清單及整改時限。

6.4執(zhí)行情況報告

每月25日前提交《合同管理執(zhí)行報告》，內(nèi)容含：

（1）當(dāng)月合同簽訂數(shù)量及金額；

（2）審批超時案例及原因分析；

（3）高風(fēng)險合同整改情況。

第七章考核與改進管理

7.1績效考核指標(biāo)

（1）考核指標(biāo)：合同評審及時率（權(quán)重30%）、合規(guī)差錯率（權(quán)重30%）、客戶投訴率（權(quán)重20%）、履約率（權(quán)重20%）；

（2）評分標(biāo)準(zhǔn)：以100分制計分，80分以上為優(yōu)秀，60-80分為合格。

7.2評估周期與方法

（1）評估周期：月度考核、季度評估、年度審計；

（2）評估方法：CRM系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計（定量）、業(yè)務(wù)部門評價（定性）。

7.3問題整改機制

（1）整改分類：一般問題（7個工作日內(nèi)）、重大問題（30個工作日內(nèi)）、緊急問題（立即整改）；

（2）責(zé)任追究：連續(xù)兩次考核不合格的業(yè)務(wù)經(jīng)理需降級或調(diào)崗。

7.4持續(xù)改進流程

（1）改進建議：各部門每月提交改進建議，由內(nèi)控部匯總；

（2）優(yōu)化審批：每年審議制度適用性，如發(fā)現(xiàn)流程冗余則優(yōu)化。

第八章獎懲機制

8.1獎勵標(biāo)準(zhǔn)與程序

（1）獎勵情形：合同評審效率最高、客戶滿意度最高、重大風(fēng)險防控成效顯著；

（2）獎勵標(biāo)準(zhǔn)：精神獎勵（表彰會）、物質(zhì)獎勵（獎金）、晉升獎勵（管理崗位）；

（3）獎勵程序：部門推薦、法務(wù)部復(fù)核、總經(jīng)理審批、公示3個工作日。

8.2違規(guī)行為界定

（1）一般違規(guī)：合同條款未使用標(biāo)準(zhǔn)模板；

（2）較重違規(guī)：未按權(quán)限審批金額超過30萬元的合同；

（3）嚴(yán)重違規(guī)：簽訂違反《安全生產(chǎn)法》的合同。

8.3處罰標(biāo)準(zhǔn)與程序

（1）處罰標(biāo)準(zhǔn)：警告（一般違規(guī)）、罰款（較重違規(guī)）、降級（嚴(yán)重違規(guī)）；

（2）處罰程序：調(diào)查取證、書面告知、審批、執(zhí)行。

8.4申訴與復(fù)議

（1）申訴條件：收到處罰通知3個工作日內(nèi)；

（2）復(fù)議流程：由合規(guī)部受理，5個工作日內(nèi)出具復(fù)議結(jié)果。

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機處理

（1）應(yīng)急組織：成立“合同危機處置小組”，由法務(wù)總監(jiān)擔(dān)任組長，成員含銷售總監(jiān)、合規(guī)總監(jiān)；

（2）處置流程：緊急啟動后2小時內(nèi)提交《危機處置方案》，24小時內(nèi)向董事會匯報。

9.2例外情況處理

例外情況需經(jīng)總經(jīng)理審批，但金額超過人民幣100萬元的需董事會審議，并附《風(fēng)險評估報告》。

9.3危機公關(guān)與善后

（1）責(zé)任主體：公關(guān)部負(fù)責(zé)對外溝通，法務(wù)部提供法律支持；

（2）善后措施：每季度開展危機復(fù)盤，形成《危機管理手冊》。

第十章附則

10.1制度解釋權(quán)歸屬

本制度由法務(wù)部負(fù)責(zé)解釋，解釋意見以書面形式發(fā)布。

10.2相關(guān)制度索引

（1）《公司財務(wù)管理制度》（文號：財管〔2022〕15號）；

（2）《公司內(nèi)控手冊》（文號：內(nèi)控辦〔2023〕3號）；

（3）《公司合規(guī)管理手冊》（文號：合規(guī)〔2023〕8號）。

10.3修訂與廢止程序

（1）修訂條件：法律法規(guī)變更、業(yè)