化工公司財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)審核辦法第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

1.1.1制定依據(jù)

本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第14號(hào)——收入》《化工行業(yè)安全生產(chǎn)專(zhuān)項(xiàng)整治三年行動(dòng)實(shí)施方案》等國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定，同時(shí)參照《聯(lián)合國(guó)跨國(guó)公司經(jīng)營(yíng)守則》《關(guān)于在境外推廣使用中文的指導(dǎo)意見(jiàn)》等國(guó)際公約及慣例，確保制度符合中國(guó)及境外運(yùn)營(yíng)地的法律法規(guī)要求，適應(yīng)化工企業(yè)國(guó)際化經(jīng)營(yíng)需求。

1.1.2制定目的

針對(duì)化工企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)管理中存在的流程冗長(zhǎng)、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)分散、部門(mén)協(xié)同不足、國(guó)際化適配性弱等痛點(diǎn)，本制度旨在規(guī)范財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)流程，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控，提升運(yùn)營(yíng)效率，實(shí)現(xiàn)制度與流程、表單、責(zé)任的四維一體閉環(huán)管理，為價(jià)值創(chuàng)造提供制度保障。

1.2適用范圍與對(duì)象

1.2.1適用范圍

本制度適用于公司總部及境內(nèi)外所有分子公司，覆蓋采購(gòu)、生產(chǎn)、研發(fā)、銷(xiāo)售、行政、人力資源等所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域，涉及差旅費(fèi)、招待費(fèi)、采購(gòu)費(fèi)、維修費(fèi)、折舊攤銷(xiāo)等所有財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)事項(xiàng)。

1.2.2適用對(duì)象

（1）正式員工：包括公司直接雇傭的全體員工，需嚴(yán)格遵守本制度各項(xiàng)規(guī)定。

（2）外包及合作單位：涉及財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)的第三方合作單位需參照本制度執(zhí)行，具體合作條款另行約定。

1.2.3例外適用場(chǎng)景

（1）緊急采購(gòu)類(lèi)：因突發(fā)事件需緊急采購(gòu)物資或服務(wù)的，可簡(jiǎn)化審批流程，但需在報(bào)銷(xiāo)時(shí)補(bǔ)充說(shuō)明情況及證明材料。

（2）境外特殊合規(guī)要求：境外子公司遇當(dāng)?shù)靥厥夥煞ㄒ?guī)或行業(yè)監(jiān)管要求的，可按屬地規(guī)則執(zhí)行，但需報(bào)總部合規(guī)部備案。

1.3核心原則

1.3.1合規(guī)性原則

財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)必須符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及國(guó)際公約要求，確保資金使用合法合規(guī)。

1.3.2權(quán)責(zé)對(duì)等原則

報(bào)銷(xiāo)審批權(quán)限與責(zé)任主體對(duì)等，每一審批節(jié)點(diǎn)需明確責(zé)任人與審批標(biāo)準(zhǔn)。

1.3.3風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則

重點(diǎn)關(guān)注高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)領(lǐng)域（如大額采購(gòu)、境外費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)），實(shí)行重點(diǎn)監(jiān)控。

1.3.4效率優(yōu)先原則

優(yōu)化審批流程，減少不必要的審批環(huán)節(jié)，提高報(bào)銷(xiāo)效率。

1.3.5持續(xù)改進(jìn)原則

基于制度執(zhí)行情況、審計(jì)結(jié)果及業(yè)務(wù)變化，定期優(yōu)化制度內(nèi)容。

1.4制度地位與銜接

1.4.1制度層級(jí)

本制度為公司基礎(chǔ)性管理制度，與《公司內(nèi)部控制手冊(cè)》《財(cái)務(wù)費(fèi)用管理辦法》等專(zhuān)項(xiàng)制度形成配套體系。

1.4.2制度銜接

本制度與《合同管理規(guī)范》《采購(gòu)管理辦法》《差旅費(fèi)管理規(guī)定》等制度存在銜接關(guān)系，沖突時(shí)以本制度為準(zhǔn)。

第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工

2.1管理組織架構(gòu)

公司財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)管理實(shí)行董事會(huì)決策、總經(jīng)理辦公會(huì)執(zhí)行、內(nèi)控部監(jiān)督、財(cái)務(wù)部具體實(shí)施的四級(jí)管理架構(gòu)。董事會(huì)負(fù)責(zé)重大費(fèi)用審批權(quán)限設(shè)定；總經(jīng)理辦公會(huì)負(fù)責(zé)審批流程優(yōu)化；內(nèi)控部負(fù)責(zé)全流程監(jiān)督；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)日常執(zhí)行與標(biāo)準(zhǔn)化管理。

2.2決策機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.2.1股東會(huì)

決策范圍：年度預(yù)算外重大費(fèi)用支出（單筆金額超過(guò)500萬(wàn)元人民幣）。

議事規(guī)則：按股權(quán)比例投票表決，三分之二以上同意方可通過(guò)。

2.2.2董事會(huì)

決策范圍：年度財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)預(yù)算審批、重大審批權(quán)限調(diào)整。

議事規(guī)則：按股份比例投票表決，需三分之二以上董事出席且同意。

2.2.3總經(jīng)理辦公會(huì)

決策范圍：?jiǎn)喂P金額50萬(wàn)元以上200萬(wàn)元以下費(fèi)用審批、審批流程優(yōu)化。

議事規(guī)則：需三分之二以上成員出席且同意。

2.3執(zhí)行機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.3.1財(cái)務(wù)部

職責(zé)：制定報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)、審核報(bào)銷(xiāo)單據(jù)、錄入財(cái)務(wù)系統(tǒng)、定期出具分析報(bào)告。

責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部經(jīng)理為第一責(zé)任人，報(bào)銷(xiāo)審核崗為直接責(zé)任人。

2.3.2業(yè)務(wù)部門(mén)

職責(zé)：確認(rèn)報(bào)銷(xiāo)真實(shí)性、完整性，配合財(cái)務(wù)部核查。

責(zé)任主體：部門(mén)負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人，經(jīng)辦人為直接責(zé)任人。

2.3.3各子公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人

職責(zé)：執(zhí)行總部制度、適配屬地規(guī)則、定期上報(bào)執(zhí)行情況。

2.4監(jiān)督機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.4.1內(nèi)控部

職責(zé)：全流程監(jiān)督制度執(zhí)行，每年開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)，出具審計(jì)報(bào)告。

責(zé)任主體：內(nèi)控部總監(jiān)為第一責(zé)任人，審計(jì)專(zhuān)員為直接責(zé)任人。

2.4.2審計(jì)部

職責(zé)：對(duì)報(bào)銷(xiāo)金額超過(guò)100萬(wàn)元的業(yè)務(wù)開(kāi)展事后審計(jì)。

責(zé)任主體：審計(jì)部經(jīng)理為第一責(zé)任人，審計(jì)員為直接責(zé)任人。

2.4.3合規(guī)部

職責(zé)：境外費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的合規(guī)性審核。

責(zé)任主體：合規(guī)部經(jīng)理為第一責(zé)任人，法務(wù)專(zhuān)員為直接責(zé)任人。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動(dòng)機(jī)制

建立“月度財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)協(xié)調(diào)會(huì)”，由財(cái)務(wù)部牽頭，內(nèi)控部、業(yè)務(wù)部門(mén)共同參與，解決跨部門(mén)問(wèn)題。境外業(yè)務(wù)增設(shè)“屬地合規(guī)聯(lián)絡(luò)員”制度，由各子公司指定專(zhuān)人對(duì)接總部合規(guī)部。

第三章專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域管理標(biāo)準(zhǔn)

3.1管理目標(biāo)與核心指標(biāo)

目標(biāo)：報(bào)銷(xiāo)處理時(shí)效≤3個(gè)工作日，差錯(cuò)率≤0.5%，預(yù)算執(zhí)行偏差率≤5%。

核心KPI：

-報(bào)銷(xiāo)審批時(shí)效（ERP系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)）

-風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生次數(shù)（內(nèi)控部統(tǒng)計(jì)）

-預(yù)算執(zhí)行率（財(cái)務(wù)部季度報(bào)告）

3.2專(zhuān)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

3.2.1費(fèi)用分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)

（1）差旅費(fèi)：交通、住宿、市內(nèi)交通按實(shí)報(bào)銷(xiāo)，上限參照《中央和國(guó)家機(jī)關(guān)差旅費(fèi)管理辦法》。

（2）招待費(fèi)：按業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)列支，禁止虛列，境外招待費(fèi)需符合當(dāng)?shù)胤瓷虡I(yè)賄賂要求。

3.2.2風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)

高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：

-大額采購(gòu)報(bào)銷(xiāo)（單筆金額超過(guò)20萬(wàn)元，需附合同及驗(yàn)收單）

-境外費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)（需附當(dāng)?shù)囟悇?wù)合規(guī)證明）

防控措施：

-大額采購(gòu)需雙人驗(yàn)收，財(cái)務(wù)部復(fù)核；

-境外費(fèi)用需經(jīng)合規(guī)部預(yù)審。

3.2.3行業(yè)適配要求

化工行業(yè)特殊要求：

-生產(chǎn)安全費(fèi)用優(yōu)先列支，禁止挪用；

-環(huán)保檢測(cè)費(fèi)用需附第三方報(bào)告。

3.3管理方法與工具

3.3.1管理方法

-PDCA循環(huán)：計(jì)劃（制定標(biāo)準(zhǔn)）-實(shí)施（執(zhí)行報(bào)銷(xiāo)）-檢查（內(nèi)控抽查）-改進(jìn)（優(yōu)化制度）。

-風(fēng)險(xiǎn)矩陣：按金額、頻率、影響程度劃分風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。

3.3.2管理工具

-ERP系統(tǒng)：自動(dòng)校驗(yàn)金額、發(fā)票合規(guī)性；

-OA系統(tǒng)：電子審批流，全程留痕；

-CRM系統(tǒng)：境外費(fèi)用自動(dòng)匹配合規(guī)要求。

第四章業(yè)務(wù)流程管理

4.1主流程設(shè)計(jì)

（1）發(fā)起：?jiǎn)T工在OA系統(tǒng)填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單，上傳發(fā)票、合同、驗(yàn)收單等附件。

（2）審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人審核真實(shí)性，財(cái)務(wù)部審核合規(guī)性。

（3）執(zhí)行：財(cái)務(wù)部錄入ERP系統(tǒng)，支付給供應(yīng)商或員工。

（4）歸檔：電子單據(jù)歸檔至OA系統(tǒng)，紙質(zhì)憑證由財(cái)務(wù)部存檔。

4.2子流程說(shuō)明

4.2.1大額采購(gòu)報(bào)銷(xiāo)

特殊流程：需經(jīng)采購(gòu)部會(huì)簽，財(cái)務(wù)部雙人復(fù)核，總經(jīng)理審批。

表單要求：需附《采購(gòu)申請(qǐng)單》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》三聯(lián)。

4.2.2境外費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)

特殊流程：需經(jīng)合規(guī)部預(yù)審，財(cái)務(wù)部按當(dāng)?shù)囟悇?wù)要求調(diào)整。

表單要求：需附《境外費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)清單》《當(dāng)?shù)囟悇?wù)合規(guī)證明》。

4.3流程關(guān)鍵控制點(diǎn)

4.3.1發(fā)起環(huán)節(jié)

控制點(diǎn)：發(fā)票合規(guī)性（稅率、開(kāi)票主體）、附件完整性。

核查方式：ERP系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)發(fā)票真?zhèn)?，?cái)務(wù)部人工抽查。

4.3.2審核環(huán)節(jié)

控制點(diǎn)：部門(mén)負(fù)責(zé)人確認(rèn)業(yè)務(wù)真實(shí)性，財(cái)務(wù)部核查金額上限。

核查方式：OA系統(tǒng)審批記錄、ERP系統(tǒng)金額校驗(yàn)。

4.3.3執(zhí)行環(huán)節(jié)

控制點(diǎn)：支付方式合規(guī)（禁止現(xiàn)金支付）、金額準(zhǔn)確。

核查方式：銀行流水核對(duì)、支付指令審批記錄。

4.4流程優(yōu)化機(jī)制

每年10月開(kāi)展全流程復(fù)盤(pán)，由內(nèi)控部牽頭，財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部門(mén)參與，提出優(yōu)化建議，總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過(guò)后實(shí)施。

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計(jì)

按“金額+業(yè)務(wù)類(lèi)型+崗位層級(jí)”分配權(quán)限：

（1）金額：?jiǎn)喂P5萬(wàn)元以下，部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；5萬(wàn)元以上20萬(wàn)元以下，分管領(lǐng)導(dǎo)審批；20萬(wàn)元以上50萬(wàn)元以下，總經(jīng)理審批。

（2）業(yè)務(wù)類(lèi)型：差旅費(fèi)按實(shí)際金額審批，招待費(fèi)按預(yù)算比例審批。

（3）崗位層級(jí)：子公司總經(jīng)理審批本轄區(qū)50萬(wàn)元以下費(fèi)用。

5.2審批權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)

5.2.1審批層級(jí)

-部門(mén)負(fù)責(zé)人：審批本部門(mén)員工日常報(bào)銷(xiāo)；

-分管領(lǐng)導(dǎo)：審批本部門(mén)專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用；

-總經(jīng)理：審批跨部門(mén)重大費(fèi)用。

5.2.2審批時(shí)限

常規(guī)審批2個(gè)工作日內(nèi)完成，特殊情況需說(shuō)明理由。

5.2.3禁止越權(quán)

審批人不得擅自將審批權(quán)限下放或上交，違反者追究責(zé)任。

5.3授權(quán)與代理機(jī)制

5.3.1授權(quán)條件

（1）部門(mén)負(fù)責(zé)人出差期間，可授權(quán)副職審批；

（2）總經(jīng)理休假期間，授權(quán)分管財(cái)務(wù)副總經(jīng)理審批。

5.3.2授權(quán)范圍

授權(quán)僅限于常規(guī)費(fèi)用審批，重大費(fèi)用需回歸原審批人。

5.4異常審批流程

5.4.1緊急審批

需經(jīng)總經(jīng)理特批，OA系統(tǒng)標(biāo)注“緊急”字樣。

5.4.2補(bǔ)批流程

發(fā)票丟失需補(bǔ)辦《補(bǔ)發(fā)票申請(qǐng)單》，經(jīng)財(cái)務(wù)部、內(nèi)控部雙簽后補(bǔ)批。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標(biāo)準(zhǔn)

6.1.1操作規(guī)范

（1）發(fā)票管理：需符合“三流一致”（發(fā)票、合同、入庫(kù)單）；

（2）系統(tǒng)錄入：ERP系統(tǒng)按模板填寫(xiě)，財(cái)務(wù)部抽查錯(cuò)誤率。

6.1.2痕跡留存

電子單據(jù)在OA系統(tǒng)留存，紙質(zhì)憑證歸檔至財(cái)務(wù)部，電子+紙質(zhì)雙備份。

6.2監(jiān)督機(jī)制設(shè)計(jì)

6.2.1日常監(jiān)督

內(nèi)控部每月抽查10%報(bào)銷(xiāo)單據(jù)，重點(diǎn)關(guān)注大額采購(gòu)、境外費(fèi)用。

6.2.2專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督

每年5月開(kāi)展費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行情況專(zhuān)項(xiàng)檢查，審計(jì)部負(fù)責(zé)。

6.3檢查與審計(jì)

6.3.1檢查頻次

-日常檢查：每月至少一次；

-專(zhuān)項(xiàng)檢查：每季度至少一次。

6.3.2審計(jì)要求

專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)每年至少一次，覆蓋20%以上子公司，審計(jì)報(bào)告需提交董事會(huì)。

6.4執(zhí)行情況報(bào)告

每月5日前，財(cái)務(wù)部向總經(jīng)理辦公會(huì)提交《財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)執(zhí)行報(bào)告》，含預(yù)算執(zhí)行率、風(fēng)險(xiǎn)事件、改進(jìn)建議。

第七章考核與改進(jìn)管理

7.1績(jī)效考核指標(biāo)

7.1.1考核指標(biāo)

（1）財(cái)務(wù)部：報(bào)銷(xiāo)差錯(cuò)率（權(quán)重30%）、審批時(shí)效（權(quán)重20%）；

（2）業(yè)務(wù)部門(mén)：預(yù)算執(zhí)行偏差（權(quán)重20%）、合規(guī)性（權(quán)重30%）。

7.1.2評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)

按100分制評(píng)分，90分以上為優(yōu)秀，60-89分為合格，60分以下為不合格。

7.2評(píng)估周期與方法

7.2.1評(píng)估周期

月度考核由財(cái)務(wù)部發(fā)起，季度考核由總經(jīng)理辦公會(huì)組織。

7.2.2評(píng)估方法

（1）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)：ERP系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)；

（2）現(xiàn)場(chǎng)核查：內(nèi)控部隨機(jī)抽查。

7.3問(wèn)題整改機(jī)制

7.3.1整改流程

“發(fā)現(xiàn)-整改-復(fù)核-銷(xiāo)號(hào)”閉環(huán)管理，一般問(wèn)題7個(gè)工作日內(nèi)整改，重大問(wèn)題30個(gè)工作日內(nèi)整改。

7.3.2責(zé)任追究

整改未達(dá)標(biāo)的，對(duì)直接責(zé)任人罰款5000元，對(duì)部門(mén)負(fù)責(zé)人罰款10000元。

7.4持續(xù)改進(jìn)流程

每年12月召開(kāi)制度優(yōu)化會(huì)，收集財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部門(mén)、內(nèi)控部意見(jiàn)，形成《制度優(yōu)化方案》，經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審議后實(shí)施。

第八章獎(jiǎng)懲機(jī)制

8.1獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)與程序

8.1.1獎(jiǎng)勵(lì)情形

（1）連續(xù)6個(gè)月報(bào)銷(xiāo)差錯(cuò)率為0；

（2）提出優(yōu)化建議被采納，節(jié)約成本超過(guò)10萬(wàn)元。

8.1.2獎(jiǎng)勵(lì)類(lèi)型

精神獎(jiǎng)勵(lì)：通報(bào)表?yè)P(yáng)；物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)：獎(jiǎng)金1000-5000元；晉升獎(jiǎng)勵(lì)：優(yōu)先提拔。

8.2違規(guī)行為界定

8.2.1一般違規(guī)

（1）發(fā)票不規(guī)范，金額不超過(guò)1萬(wàn)元；

（2）報(bào)銷(xiāo)不及時(shí)，超過(guò)3個(gè)工作日。

8.2.2較重違規(guī)

（1）虛列費(fèi)用，金額1-10萬(wàn)元；

（2）多次發(fā)票不規(guī)范。

8.2.3嚴(yán)重違規(guī)

（1）偽造發(fā)票，金額超過(guò)10萬(wàn)元；

（2）泄露公司財(cái)務(wù)信息。

8.3處罰標(biāo)準(zhǔn)與程序

8.3.1處罰標(biāo)準(zhǔn)

（1）一般違規(guī)：通報(bào)批評(píng)；

（2）較重違規(guī)：罰款5000元；

（3）嚴(yán)重違規(guī)：解除勞動(dòng)合同。

8.3.2處罰程序

（1）調(diào)查取證：合規(guī)部牽頭，2個(gè)工作日內(nèi)完成；

（2）告知：當(dāng)事人收到《處罰通知單》，有權(quán)陳述申辯；

（3）審批：總經(jīng)理辦公會(huì)審議。

8.4申訴與復(fù)議

8.4.1申訴條件

收到處罰通知后3個(gè)工作日內(nèi)提出書(shū)面申訴。

8.4.2復(fù)議流程

合規(guī)部受理申訴，5個(gè)工作日內(nèi)出具復(fù)議結(jié)果，復(fù)議結(jié)果為終局。

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機(jī)處理

9.1.1應(yīng)急預(yù)案

（1）重大舞弊：立即凍結(jié)賬戶(hù)，合規(guī)部調(diào)查，審計(jì)部跟進(jìn)；

（2）系統(tǒng)故障：?jiǎn)?dòng)備用系統(tǒng)，財(cái)務(wù)部手工處理。

9.1.2危機(jī)處理

由董事會(huì)指定“危機(jī)處理小組”，制定境外業(yè)務(wù)差異化方案。

9.2例外情況處理

9.2.1例外場(chǎng)景

（1）自然災(zāi)害導(dǎo)致的緊急采購(gòu)；

（2）境外突發(fā)合規(guī)要求。

9.2.2處理流程

需附《例外情況說(shuō)明》，經(jīng)總經(jīng)理審批，合規(guī)部備案。

9.3危機(jī)公關(guān)與善后

9.3.1責(zé)任主體

境外子公司需遵守當(dāng)?shù)毓P(guān)規(guī)則，總部公關(guān)部統(tǒng)籌。

9.3.2善后措施

每季度開(kāi)展一次危機(jī)演練，評(píng)估預(yù)案有效性。

第十章附則

10.1制度解釋權(quán)歸屬

本制度由財(cái)