家具公司銷售合同監(jiān)督辦法第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《中華人民共和國(guó)合同法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》、ISO9001質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)、聯(lián)合國(guó)消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)公約等法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及國(guó)際公約制定，結(jié)合家具公司全球化經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略與銷售業(yè)務(wù)實(shí)際需求，旨在規(guī)范銷售合同全生命周期管理，防控法律風(fēng)險(xiǎn)與經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提升合同履約效率與客戶滿意度，實(shí)現(xiàn)價(jià)值創(chuàng)造與可持續(xù)發(fā)展。針對(duì)當(dāng)前銷售合同管理中存在的流程不清晰、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別不足、跨部門協(xié)同不暢、數(shù)字化支撐薄弱等痛點(diǎn)，本制度確立“價(jià)值創(chuàng)造、風(fēng)險(xiǎn)防控、效率提升”核心導(dǎo)向，構(gòu)建“制度-流程-表單-責(zé)任”四維一體管理閉環(huán)，平衡管控力度與運(yùn)營(yíng)效率，適配數(shù)字化轉(zhuǎn)型與國(guó)際化經(jīng)營(yíng)需求。

1.2適用范圍與對(duì)象

本制度適用于家具公司所有銷售業(yè)務(wù)活動(dòng)涉及的合同發(fā)起、審核、簽訂、履行、變更、解除及歸檔等全流程管理，覆蓋銷售部、市場(chǎng)部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部、倉(cāng)儲(chǔ)物流部、海外事業(yè)部等相關(guān)部門及全體員工（含正式員工、外包服務(wù)人員及合作單位相關(guān)人員）。適用對(duì)象包括但不限于銷售代表、客戶經(jīng)理、合同管理員、財(cái)務(wù)審批員、法務(wù)審核員、項(xiàng)目經(jīng)理等崗位人員。例外適用場(chǎng)景包括金額低于公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的零星采購(gòu)合同、內(nèi)部承包合同等，需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審批豁免適用本制度，但須履行相應(yīng)備案程序。重大涉外合同需同時(shí)符合本制度及屬地法律法規(guī)要求，由法務(wù)部主導(dǎo)審核。

1.3核心原則

本制度遵循以下核心原則：

（1）合規(guī)性原則：確保所有合同管理活動(dòng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及國(guó)際公約要求；

（2）權(quán)責(zé)對(duì)等原則：明確各崗位職責(zé)權(quán)限，實(shí)現(xiàn)責(zé)任全覆蓋；

（3）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則：聚焦高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)制定差異化管控措施；

（4）效率優(yōu)先原則：優(yōu)化流程節(jié)點(diǎn)，減少不必要的審批環(huán)節(jié)，保障業(yè)務(wù)時(shí)效；

（5）持續(xù)改進(jìn)原則：定期復(fù)盤評(píng)估，動(dòng)態(tài)優(yōu)化制度流程；

（6）平等自愿原則：合同條款需遵循公平誠(chéng)信原則，保障交易主體合法權(quán)益。

1.4制度地位與銜接

本制度為公司專項(xiàng)管理制度，處于公司內(nèi)部控制制度體系第三層級(jí)，與《公司內(nèi)部控制基本規(guī)范》《財(cái)務(wù)審批管理辦法》《合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)管理手冊(cè)》《ERP系統(tǒng)操作規(guī)范》等制度形成協(xié)同。當(dāng)本制度與其他制度存在沖突時(shí)，優(yōu)先適用本制度；若與國(guó)家法律法規(guī)或國(guó)際公約沖突，須立即修訂本制度并確保符合上位法要求。

第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工

2.1管理組織架構(gòu)

公司銷售合同管理實(shí)行“決策層-執(zhí)行層-監(jiān)督層”三級(jí)管理架構(gòu)。決策層由董事會(huì)及總經(jīng)理辦公會(huì)組成，負(fù)責(zé)重大合同事項(xiàng)的最終決策；執(zhí)行層由各業(yè)務(wù)部門及支持部門承擔(dān)，負(fù)責(zé)合同全流程具體執(zhí)行；監(jiān)督層由內(nèi)控部、審計(jì)部、合規(guī)部及法務(wù)部組成，負(fù)責(zé)監(jiān)督制度執(zhí)行情況。各層級(jí)通過(guò)“授權(quán)-制衡-協(xié)同”機(jī)制實(shí)現(xiàn)高效聯(lián)動(dòng)，確保合同管理在合規(guī)框架內(nèi)高效運(yùn)行。

2.2決策機(jī)構(gòu)與職責(zé)

董事會(huì)負(fù)責(zé)審議年度合同管理戰(zhàn)略、重大合同（金額超過(guò)500萬(wàn)元人民幣或涉及海外市場(chǎng)）的簽訂、合同風(fēng)險(xiǎn)管理制度等重大事項(xiàng)，并授權(quán)總經(jīng)理辦公會(huì)行使日常決策權(quán)。總經(jīng)理辦公會(huì)需建立合同審批委員會(huì)，由總經(jīng)理、分管副總經(jīng)理、法務(wù)總監(jiān)、內(nèi)控總監(jiān)等組成，負(fù)責(zé)重大合同審批，需經(jīng)三分之二以上委員同意方可通過(guò)。

2.3執(zhí)行機(jī)構(gòu)與職責(zé)

（1）銷售部：負(fù)責(zé)合同草案擬定、客戶需求確認(rèn)、合同簽訂與執(zhí)行跟進(jìn)，主責(zé)崗位為銷售經(jīng)理；

（2）市場(chǎng)部：負(fù)責(zé)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，參與涉外合同條款審核，主責(zé)崗位為市場(chǎng)總監(jiān)；

（3）財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)合同金額審核、付款條件評(píng)估，主責(zé)崗位為財(cái)務(wù)主管；

（4）法務(wù)部：負(fù)責(zé)合同合法性、合規(guī)性審核，主責(zé)崗位為合同審核員；

（5）倉(cāng)儲(chǔ)物流部：負(fù)責(zé)合同履約進(jìn)度跟蹤，主責(zé)崗位為項(xiàng)目經(jīng)理；

（6）海外事業(yè)部：負(fù)責(zé)屬地合同管理，需同時(shí)滿足中國(guó)及目標(biāo)市場(chǎng)法律要求，主責(zé)崗位為海外業(yè)務(wù)經(jīng)理。跨部門協(xié)同事項(xiàng)需通過(guò)“合同協(xié)同臺(tái)賬”明確主責(zé)部門及配合部門，確保信息閉環(huán)流轉(zhuǎn)。

2.4監(jiān)督機(jī)構(gòu)與職責(zé)

（1）內(nèi)控部：負(fù)責(zé)合同管理全流程風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，嵌入至少三個(gè)關(guān)鍵內(nèi)控環(huán)節(jié)（如合同審批雙人復(fù)核、履約節(jié)點(diǎn)監(jiān)控、異常情況上報(bào)），主責(zé)崗位為內(nèi)控專員；

（2）審計(jì)部：負(fù)責(zé)年度合同管理專項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)關(guān)注高風(fēng)險(xiǎn)合同及制度執(zhí)行情況，主責(zé)崗位為審計(jì)經(jīng)理；

（3）合規(guī)部：負(fù)責(zé)涉外合同合規(guī)性審查，主責(zé)崗位為合規(guī)專員；

（4）法務(wù)部：負(fù)責(zé)合同糾紛風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控，主責(zé)崗位為法務(wù)顧問(wèn)。監(jiān)督結(jié)果需納入公司風(fēng)險(xiǎn)庫(kù)管理，并推動(dòng)整改閉環(huán)。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動(dòng)機(jī)制

建立“月度合同管理聯(lián)席會(huì)議”制度，由總經(jīng)理牽頭，銷售總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、法務(wù)總監(jiān)等參加，解決跨部門爭(zhēng)議；建立“合同信息共享平臺(tái)”，實(shí)現(xiàn)ERP、CRM、OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)同步；涉外業(yè)務(wù)需增設(shè)“屬地法律合規(guī)審查崗”，確保合同條款符合目標(biāo)市場(chǎng)法律要求。

第三章專業(yè)領(lǐng)域管理標(biāo)準(zhǔn)

3.1管理目標(biāo)與核心指標(biāo)

（1）管理目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)合同管理規(guī)范化、風(fēng)險(xiǎn)可控化、效率數(shù)字化；

（2）核心指標(biāo)：合同審批時(shí)效≤3個(gè)工作日、合同履約率≥98%、合同糾紛發(fā)生率≤0.5%、數(shù)字化合同覆蓋率≥80%。統(tǒng)計(jì)口徑以ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)為準(zhǔn)。

3.2專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

（1）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：合同條款需符合ISO9001要求，明確產(chǎn)品規(guī)格、質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等；

（2）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：涉外合同需符合《聯(lián)合國(guó)國(guó)際貨物銷售合同公約》及目標(biāo)市場(chǎng)法律要求；

（3）技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：涉及智能家居產(chǎn)品需符合歐盟CE認(rèn)證、美國(guó)UL認(rèn)證等技術(shù)要求。風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)及防控措施如下：

-高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：重大金額合同、涉外合同、定制類合同，需法務(wù)部預(yù)審；

-中風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：普通金額合同，需財(cái)務(wù)部評(píng)估付款風(fēng)險(xiǎn)；

-低風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：小額合同，需銷售部自審。

3.3管理方法與工具

（1）管理方法：采用PDCA循環(huán)管理、風(fēng)險(xiǎn)矩陣評(píng)估、全生命周期管理；

（2）管理工具：使用ERP系統(tǒng)管理合同主數(shù)據(jù)，CRM系統(tǒng)管理客戶合同信息，OA系統(tǒng)管理審批流程，法律數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行條款比對(duì)。

第四章業(yè)務(wù)流程管理

4.1主流程設(shè)計(jì)

（1）發(fā)起階段：銷售部根據(jù)客戶需求填寫《合同需求單》，經(jīng)客戶經(jīng)理初審、市場(chǎng)部風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估后提交至合同管理部門；

（2）審核階段：合同管理員審核合同草案，法務(wù)部進(jìn)行合法性預(yù)審，財(cái)務(wù)部評(píng)估付款條件，重大合同需審計(jì)部抽查；

（3）執(zhí)行階段：合同簽訂后，銷售部跟進(jìn)履約，財(cái)務(wù)部按合同約定執(zhí)行付款，倉(cāng)儲(chǔ)物流部提供履約支持；

（4）歸檔階段：合同文本及附件需紙質(zhì)歸檔至檔案室，電子版上傳ERP系統(tǒng)，并建立電子簽章關(guān)聯(lián)。各環(huán)節(jié)需明確操作標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)限，如合同審核需在收到需求單后2個(gè)工作日內(nèi)完成。

4.2子流程說(shuō)明

（1）涉外合同審查子流程：需增加“屬地法律顧問(wèn)復(fù)核”環(huán)節(jié)，確保合同條款符合當(dāng)?shù)胤梢螅?/p>

（2）合同變更子流程：變更需履行原審批流程，重大變更需董事會(huì)審議；

（3）合同解除子流程：需形成《合同解除報(bào)告》，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后報(bào)備。

4.3流程關(guān)鍵控制點(diǎn)

（1）合同草案審核：法務(wù)部需核查合同主體資格、違約責(zé)任條款；

（2）付款條件評(píng)估：財(cái)務(wù)部需評(píng)估現(xiàn)金流風(fēng)險(xiǎn)；

（3）履約監(jiān)控：項(xiàng)目經(jīng)理需每周更新履約進(jìn)度至ERP系統(tǒng)。高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)增設(shè)“雙盲復(fù)核”機(jī)制，即合同管理員與法務(wù)審核員交叉校驗(yàn)。

4.4流程優(yōu)化機(jī)制

每年12月開展全流程復(fù)盤，由內(nèi)控部牽頭，收集各環(huán)節(jié)效率數(shù)據(jù)，評(píng)估優(yōu)化需求。優(yōu)化方案需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審議，并納入次年預(yù)算。

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計(jì)

按“業(yè)務(wù)類型+金額等級(jí)+崗位層級(jí)”分配權(quán)限，具體如下：

（1）金額≤50萬(wàn)元人民幣的普通合同，銷售經(jīng)理審批；

（2）50萬(wàn)元<金額≤200萬(wàn)元人民幣的合同，分管副總審批；

（3）金額>200萬(wàn)元人民幣或涉外合同，總經(jīng)理辦公會(huì)審批。特殊權(quán)限需經(jīng)董事會(huì)授權(quán)。

5.2審批權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)

（1）審批層級(jí)：基層合同≤10萬(wàn)元人民幣，中層合同≤50萬(wàn)元，高層合同≤200萬(wàn)元；

（2）審批時(shí)限：常規(guī)審批≤2個(gè)工作日，加急審批≤1個(gè)工作日；

（3）禁止越權(quán)審批，如銷售經(jīng)理不得審批金額超過(guò)其年度考核額度的合同。

5.3授權(quán)與代理機(jī)制

授權(quán)需通過(guò)OA系統(tǒng)備案，授權(quán)期限≤1年，臨時(shí)代理需經(jīng)直屬上級(jí)書面批準(zhǔn)，最長(zhǎng)≤15個(gè)工作日。

5.4異常審批流程

緊急合同需經(jīng)“加急審批通道”，需附《緊急情況說(shuō)明》，由總經(jīng)理特批；權(quán)限外合同需先履行補(bǔ)批程序，補(bǔ)批需附風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標(biāo)準(zhǔn)

（1）操作規(guī)范：所有合同需使用公司標(biāo)準(zhǔn)模板，電子合同需符合《電子簽名法》要求；

（2）表單填報(bào)：ERP系統(tǒng)錄入需完整填寫合同要素，不得缺項(xiàng)；

（3）痕跡留存：電子審批流、紙質(zhì)審批單需雙備份，存檔期≥5年。

6.2監(jiān)督機(jī)制設(shè)計(jì)

建立“日常+專項(xiàng)+突擊”三位一體監(jiān)督機(jī)制：

（1）日常監(jiān)督：內(nèi)控部每月抽查ERP合同數(shù)據(jù)，核查審批完整率；

（2）專項(xiàng)監(jiān)督：每季度由審計(jì)部對(duì)重大合同履約情況開展專項(xiàng)審計(jì)；

（3）突擊檢查：合規(guī)部每半年對(duì)海外合同管理進(jìn)行突擊檢查。

6.3檢查與審計(jì)

（1）檢查頻次：專項(xiàng)審計(jì)每年至少一次，日常檢查每月不少于一次；

（2）檢查方式：數(shù)據(jù)比對(duì)、現(xiàn)場(chǎng)核查、訪談復(fù)核；

（3）審計(jì)報(bào)告需明確風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)及整改要求，整改情況納入績(jī)效考核。

6.4執(zhí)行情況報(bào)告

每月由內(nèi)控部編制《合同管理執(zhí)行報(bào)告》，內(nèi)容包括合同審批效率、風(fēng)險(xiǎn)事件、改進(jìn)建議等，經(jīng)總經(jīng)理審批后通報(bào)各部門。

第七章考核與改進(jìn)管理

7.1績(jī)效考核指標(biāo)

（1）考核指標(biāo)：合同審批時(shí)效、合同履約率、合規(guī)差錯(cuò)率、客戶投訴率；

（2）考核權(quán)重：效率30%、合規(guī)50%、效果20%；

（3）考核對(duì)象：銷售經(jīng)理、合同管理員、審批人員。

7.2評(píng)估周期與方法

（1）評(píng)估周期：月度考核、季度評(píng)估、年度審計(jì)；

（2）評(píng)估方法：數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、360度評(píng)估、客戶滿意度調(diào)查。

7.3問(wèn)題整改機(jī)制

（1）整改流程：“發(fā)現(xiàn)-評(píng)估-整改-復(fù)核-銷號(hào)”；

（2）分類管理：一般問(wèn)題≤7個(gè)工作日整改，重大問(wèn)題≤30個(gè)工作日整改；

（3）問(wèn)責(zé)機(jī)制：整改不力者需承擔(dān)相應(yīng)績(jī)效扣罰。

7.4持續(xù)改進(jìn)流程

基于考核、審計(jì)、業(yè)務(wù)變化等優(yōu)化制度，建議流程需經(jīng)法務(wù)部、內(nèi)控部聯(lián)合評(píng)估，總經(jīng)理辦公會(huì)審議后實(shí)施。

第八章獎(jiǎng)懲機(jī)制

8.1獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)與程序

（1）獎(jiǎng)勵(lì)情形：合同管理創(chuàng)新、風(fēng)險(xiǎn)防控突出貢獻(xiàn)、客戶滿意度突出等；

（2）獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)：精神獎(jiǎng)勵(lì)為主，物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)為輔，最高不超過(guò)年度績(jī)效獎(jiǎng)金的30%；

（3）程序：個(gè)人申報(bào)、部門推薦、總經(jīng)理審批、公示3個(gè)工作日、財(cái)務(wù)發(fā)放。

8.2違規(guī)行為界定

（1）一般違規(guī)：合同要素缺失、審批超時(shí)等；

（2）較重違規(guī)：未履行預(yù)審程序、輕微條款瑕疵；

（3）嚴(yán)重違規(guī)：重大條款違法、導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)損失。

8.3處罰標(biāo)準(zhǔn)與程序

（1）處罰標(biāo)準(zhǔn)：警告、降級(jí)、降薪、解聘；

（2）程序：調(diào)查取證、書面告知、申訴期（3個(gè)工作日）、審批執(zhí)行。

8.4申訴與復(fù)議

申訴需在收到處罰通知后3個(gè)工作日內(nèi)提出，由人力資源部組織法務(wù)部、內(nèi)控部復(fù)核，5個(gè)工作日內(nèi)出具復(fù)議結(jié)果。

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機(jī)處理

針對(duì)重大合同糾紛，制定《合同糾紛應(yīng)急處理預(yù)案》，明確應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)、響應(yīng)流程、處置措施。

9.2例外情況處理

例外場(chǎng)景包括突發(fā)市場(chǎng)變化、客戶資金鏈斷裂等，需經(jīng)總經(jīng)理審批，并附風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告。

9.3危機(jī)公關(guān)與善后

明確危機(jī)公關(guān)責(zé)任主體、溝通口徑、發(fā)布流程，涉外業(yè)務(wù)需適配屬地文化。

第十章附則

10.1制度解釋權(quán)歸屬

本制度由公司法務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。

10.2相關(guān)制度索引

（1）《公司內(nèi)部控制基本規(guī)