珠寶公司資金管理管控辦法第一章總綱

1.1制定依據(jù)與目的

本《珠寶公司資金管理管控辦法》（以下簡稱“本辦法”）依據(jù)《中華人民共和國公司法》《中華人民共和國會計法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》、國際會計準則（IFRS）、薩班斯-奧克斯利法案（SOX）等相關(guān)國際公約制定，同時結(jié)合珠寶行業(yè)特性及公司國際化經(jīng)營戰(zhàn)略。針對當前資金管理中存在的風險積聚、效率低下、流程冗余等痛點，旨在通過規(guī)范化管理、精細化管控，實現(xiàn)資金價值最大化、風險最小化、運營效率最優(yōu)化。

1.2適用范圍與對象

本辦法適用于公司所有業(yè)務(wù)板塊（含采購、銷售、研發(fā)、投資等）、部門及全體員工（含正式員工、外包及合作單位），涵蓋資金預(yù)算、支付結(jié)算、信貸管理、匯率風險等全流程。例外場景包括緊急采購、小額零星支出等，需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批豁免。境外子公司需遵循屬地法規(guī)，但核心管控要求需與本辦法保持一致，由集團財務(wù)部備案監(jiān)督。

1.3核心原則

本辦法遵循以下原則：

（1）合規(guī)性原則：嚴格遵守國家及地區(qū)法律法規(guī)，確保資金活動合法合規(guī)；

（2）權(quán)責對等原則：資金權(quán)限與責任主體一一對應(yīng)，禁止越權(quán)操作；

（3）風險導向原則：聚焦高價值、高風險環(huán)節(jié)，實施差異化管控；

（4）效率優(yōu)先原則：通過數(shù)字化工具優(yōu)化流程，縮短審批周期至合理限度；

（5）持續(xù)改進原則：定期復(fù)盤，動態(tài)調(diào)整管控措施以適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展。

1.4制度地位與銜接

本辦法為基礎(chǔ)性專項制度，與《公司財務(wù)管理制度》《內(nèi)控手冊》《績效考核辦法》等制度形成互補。若存在沖突，以本辦法為準，但需由法務(wù)部出具合規(guī)性確認函。

第二章領(lǐng)導機構(gòu)與職責

2.1管理組織架構(gòu)

公司資金管理實行“董事會-管理層-職能部門-執(zhí)行崗位”四層級管控架構(gòu)。董事會下設(shè)審計委員會負責重大資金決策監(jiān)督；管理層通過總經(jīng)理辦公會統(tǒng)籌資金資源；財務(wù)部作為執(zhí)行中樞，統(tǒng)籌預(yù)算、結(jié)算、信貸；各業(yè)務(wù)部門及子公司落實具體執(zhí)行。

2.2決策機構(gòu)與職責

（1）股東會：審議年度資金預(yù)算、重大投資計劃、融資方案等；

（2）董事會：審批年度資金計劃、境外資金調(diào)配、信貸政策等；

（3）總經(jīng)理辦公會：決策月度資金調(diào)度、緊急支付授權(quán)、風險事件處置等。

2.3執(zhí)行機構(gòu)與職責

（1）財務(wù)部：主導資金預(yù)算編制、支付審批、賬戶管理、匯率風險對沖；

（2）業(yè)務(wù)部門：負責業(yè)務(wù)場景資金需求測算、合同資金條款審核；

（3）內(nèi)控部：嵌入資金環(huán)節(jié)的關(guān)鍵內(nèi)控點，包括預(yù)算偏離預(yù)警、異常交易監(jiān)測；

（4）風控部：評估資金活動風險，出具專項風險報告。

2.4監(jiān)督機構(gòu)與職責

（1）審計部：每年開展至少一次專項審計，核查資金活動合規(guī)性；

（2）合規(guī)部：監(jiān)督境外資金管理符合當?shù)胤聪村X、外匯管制要求；

（3）內(nèi)部審計與合規(guī)部門需將監(jiān)督結(jié)果同步至管理層及董事會。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動機制

建立“月度資金協(xié)調(diào)會”，由財務(wù)部牽頭，業(yè)務(wù)、風控、內(nèi)控部門參與，解決跨部門爭議。境外業(yè)務(wù)增設(shè)“屬地合規(guī)聯(lián)絡(luò)員”機制，由財務(wù)部指定專人對接當?shù)乇O(jiān)管要求。

第三章資金管理目標與核心指標

3.1管理目標與核心指標

（1）管理目標：實現(xiàn)資金零閑置、零風險敞口、零重大差錯；

（2）核心KPI：

-資金周轉(zhuǎn)率≥5次/年

-現(xiàn)金冗余率≤5%

-逾期賬款率≤1%

-審批時效（常規(guī)業(yè)務(wù)≤2個工作日，緊急業(yè)務(wù)≤4小時）

-風險事件發(fā)生率≤0.1%

3.2專業(yè)標準與規(guī)范

（1）預(yù)算標準：實行“零基預(yù)算+滾動調(diào)整”，業(yè)務(wù)部門需提供資金測算依據(jù)，財務(wù)部審核合理性；

（2）合規(guī)標準：境外資金使用需符合當?shù)亍敖?jīng)濟實質(zhì)”原則，由法務(wù)部出具合規(guī)性意見；

（3）風險控制點：

-高風險點（★）：大額采購資金支付、跨境資金調(diào)撥；防控措施：三層審批+第三方支付監(jiān)控

-中風險點（★★）：供應(yīng)商結(jié)算、員工報銷；防控措施：系統(tǒng)自動校驗+抽查復(fù)核

-低風險點（★★★）：小額費用報銷；防控措施：系統(tǒng)自動審批

3.3管理方法與工具

（1）管理方法：采用PDCA循環(huán)，結(jié)合風險矩陣動態(tài)調(diào)整管控措施；

（2）管理工具：

-ERP系統(tǒng)：實現(xiàn)資金全生命周期電子化管控

-OCR技術(shù)：自動識別發(fā)票關(guān)鍵信息，減少人工錄入

-AI風控模型：監(jiān)測異常交易行為，觸發(fā)預(yù)警機制

第四章資金業(yè)務(wù)流程管理

4.1主流程設(shè)計

資金管理主流程為“需求提報-預(yù)算審核-審批支付-結(jié)算歸檔”，具體操作如下：

（1）需求提報：業(yè)務(wù)部門通過OA系統(tǒng)提交資金申請，附業(yè)務(wù)合同/采購清單等附件；

（2）預(yù)算審核：財務(wù)部核查是否在年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批；

（3）審批支付：按權(quán)限矩陣逐級審批，最終經(jīng)財務(wù)總監(jiān)授權(quán)后支付；

（4）結(jié)算歸檔：支付完成后，財務(wù)部生成憑證并上傳ERP系統(tǒng)，業(yè)務(wù)部門同步歸檔紙質(zhì)憑證。

4.2子流程說明

（1）采購資金流程：增加“供應(yīng)商資質(zhì)驗證”環(huán)節(jié)，由采購部提供第三方征信報告；

（2）出口退稅流程：需待海關(guān)核銷后支付，財務(wù)部嵌入“電子回單自動匹配”校驗；

（3）跨境資金調(diào)撥：需經(jīng)外匯局備案，財務(wù)部使用SWIFT系統(tǒng)標準化操作。

4.3流程關(guān)鍵控制點

（1）預(yù)算偏離校驗：ERP系統(tǒng)自動比對實際支出與預(yù)算差異，超出10%觸發(fā)人工復(fù)核；

（2）發(fā)票合規(guī)性核查：OCR系統(tǒng)與稅務(wù)局平臺實時比對，異常發(fā)票自動攔截；

（3）支付路徑監(jiān)控：第三方支付平臺實時反饋資金流向，異常路徑觸發(fā)風控模型分析。

4.4流程優(yōu)化機制

每年4月開展全流程復(fù)盤，通過以下方式優(yōu)化：

-系統(tǒng)自動審批比例提升10%

-跨境支付平均耗時縮短20%

-預(yù)算調(diào)整次數(shù)減少30%

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計

按“業(yè)務(wù)類型+金額+層級”三級矩陣分配權(quán)限，示例：

（1）采購支付（金額≤1萬）：業(yè)務(wù)主管（P1）自主審批

（2）采購支付（1萬<金額≤100萬）：財務(wù)部經(jīng)理（P2）審批

（3）采購支付（金額>100萬）：總經(jīng)理（P3）審批

境外業(yè)務(wù)權(quán)限需符合當?shù)胤煞ㄒ?guī)，由集團財務(wù)部備案。

5.2審批權(quán)限標準

（1）審批層級：P1-P5對應(yīng)“部門主管-總監(jiān)-VP-財務(wù)總監(jiān)-總經(jīng)理”；

（2）審批路徑：金額≤1萬可越級，但需注明理由；金額>50萬禁止越級；

（3）審批時效：常規(guī)業(yè)務(wù)2個工作日，緊急業(yè)務(wù)需加急通道，但需附風險說明。

5.3授權(quán)與代理機制

（1）授權(quán)條件：員工崗位變動需同步更新權(quán)限，由人力資源部備案；

（2）臨時代理：最長15個工作日，需經(jīng)授權(quán)人書面同意并報財務(wù)部登記；

（3）權(quán)限回收：離職員工權(quán)限需24小時內(nèi)凍結(jié)，正式交接后永久刪除。

5.4異常審批流程

（1）緊急支付：需附業(yè)務(wù)部門負責人簽字+風控部風險評估報告；

（2）權(quán)限外申請：需提交專項說明，經(jīng)董事會審議通過后執(zhí)行；

（3）補批流程：滯后審批需提交延期說明，財務(wù)部審核后補錄。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標準

（1）操作規(guī)范：資金支付需通過ERP系統(tǒng)，禁止手工單據(jù)；

（2）表單填報：發(fā)票要素必須完整，缺項自動攔截；

（3）痕跡留存：電子痕跡由系統(tǒng)自動生成，紙質(zhì)憑證歸檔于檔案室，異地存儲。

6.2監(jiān)督機制設(shè)計

（1）日常監(jiān)督：財務(wù)部每日抽查系統(tǒng)交易，異常占比≤2%；

（2）專項監(jiān)督：內(nèi)控部每季度開展流程符合性測試，問題整改率100%；

（3）突擊檢查：審計部每年兩次隨機抽查支付流水，重點關(guān)注跨境交易。

6.3檢查與審計

（1）審計頻次：季度專項審計+年度全面審計；

（2）審計內(nèi)容：預(yù)算執(zhí)行偏差、支付合規(guī)性、權(quán)限使用情況；

（3）審計結(jié)果：形成《資金管理審計報告》，需經(jīng)審計委員會審議。

6.4執(zhí)行情況報告

按月度編制《資金管理執(zhí)行報告》，含以下內(nèi)容：

-資金使用效率指標

-風險事件統(tǒng)計

-制度執(zhí)行問題清單

-改進措施落實情況

第七章考核與改進管理

7.1績效考核指標

（1）KPI權(quán)重：預(yù)算達成率（40%）+風險控制（30%）+流程效率（30%）；

（2）評分標準：以實際值與目標值的偏離率計算得分；

（3）考核對象：財務(wù)部、業(yè)務(wù)部門、境外子公司均納入考核范圍。

7.2評估周期與方法

（1）評估周期：月度考核+季度復(fù)盤+年度審計；

（2）評估方法：數(shù)據(jù)統(tǒng)計（ERP系統(tǒng)自動生成）+現(xiàn)場核查（財務(wù)部抽樣）；

（3）考核重點：高風險環(huán)節(jié)整改情況、預(yù)算超支分析。

7.3問題整改機制

（1）整改分類：一般問題（7個工作日內(nèi)）+重大問題（30個工作日內(nèi)）+緊急問題（24小時內(nèi)）；

（2）責任界定：業(yè)務(wù)部門承擔主體責任，財務(wù)部監(jiān)督落實；

（3）問責機制：連續(xù)兩次整改未達標，主管崗位降級。

7.4持續(xù)改進流程

（1）優(yōu)化發(fā)起：業(yè)務(wù)部門提交改進建議，經(jīng)內(nèi)控部評估后納入年度計劃；

（2）評估方式：通過PDCA循環(huán)驗證改進效果；

（3）跟蹤機制：財務(wù)部每季度匯報改進進度。

第八章獎懲機制

8.1獎勵標準與程序

（1）獎勵情形：

-節(jié)約資金：金額≥1萬獎勵業(yè)務(wù)部門10%

-風險防控：成功避免重大損失，獎勵責任人5萬元

（2）獎勵程序：業(yè)務(wù)部門申報→財務(wù)部審核→總經(jīng)理辦公會審批→公示3個工作日→財務(wù)部發(fā)放。

8.2違規(guī)行為界定

（1）一般違規(guī)（★）：預(yù)算超支但未說明原因；

（2）較重違規(guī)（★★）：支付給非備案供應(yīng)商；

（3）嚴重違規(guī)（★★★）：偽造發(fā)票套取資金。

8.3處罰標準與程序

（1）處罰類型：警告、降薪、解除合同；

（2）處罰程序：調(diào)查取證→告知當事人→聽證→審批→執(zhí)行；

（3）處罰上限：金額損失×2（最高不超過50萬元）。

8.4申訴與復(fù)議

（1）申訴條件：收到處罰決定后3個工作日內(nèi)；

（2）受理部門：人力資源部→總經(jīng)理辦公會復(fù)議；

（3）復(fù)議時限：收到申訴后5個工作日內(nèi)出具結(jié)論。

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機處理

（1）應(yīng)急預(yù)案：針對系統(tǒng)宕機、匯率巨震、重大訴訟等場景制定專項預(yù)案；

（2）應(yīng)急組織：成立資金應(yīng)急小組，由財務(wù)總監(jiān)任組長，成員含風控、IT；

（3）處置流程：啟動預(yù)案→每日匯報→董事會決策。

9.2例外情況處理

（1）例外場景：自然災(zāi)害、突發(fā)公共衛(wèi)生事件；

（2）審批權(quán)限：總經(jīng)理臨時代理，事后30日內(nèi)補批；

（3）備案要求：例外情況資金使用需經(jīng)審計部評估。

9.3危機公關(guān)與善后

（1）責任主體：公關(guān)部制定口徑，財務(wù)部提供數(shù)據(jù)支持；

（2）發(fā)布流程：境外子公司需經(jīng)當?shù)胤▌?wù)審核；

（3）善后措施：資金損失納入年度審計重點。

第十章附則

10.1制度解釋權(quán)歸屬

本辦法由集團財務(wù)部負責解釋，解釋意見以書面形式存檔。

10.2相關(guān)制度索引

-《公司財務(wù)管理制度》（文號：企財字〔2023〕001號）第三十四條

-《內(nèi)控手冊》（文號：企內(nèi)控字〔2023〕005號）第二十五章

-《績效考核辦法》（文號：企考字〔2023〕008號）第十四條

10.3修訂與廢止程序

修訂需經(jīng)集團總經(jīng)理辦公會審議，修訂內(nèi)容需在公告欄公示10個工作日。廢止制度需由董事會決議，并同步修訂關(guān)聯(lián)制度。

10.4生效與實施日期

本辦法自2024年1月1日起施行，過渡期至