某紡織公司外協(xié)加工管理細則第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

本細則依據(jù)《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國勞動法》《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》《中華人民共和國對外貿易法》等國家法律法規(guī)，參照ISO9001質量管理體系標準、ISO14001環(huán)境管理體系標準及國際勞工組織《關于工作中基本原則宣言》等國際公約，結合紡織行業(yè)特性及公司國際化經(jīng)營戰(zhàn)略制定。針對外協(xié)加工管理中存在的業(yè)務流程不規(guī)范、供應商風險控制不足、產(chǎn)品質量不穩(wěn)定、成本管理粗放等痛點，旨在通過制度化管理實現(xiàn)外協(xié)加工業(yè)務合規(guī)合法、風險可控、效率提升、價值優(yōu)化的核心目標。

1.2適用范圍與對象

本細則適用于公司所有涉及外協(xié)加工的業(yè)務單元及崗位，包括采購部、生產(chǎn)部、品控部、供應鏈管理部、財務部、內控部等部門，以及所有參與外協(xié)加工業(yè)務的正式員工、合作供應商及第三方服務機構。覆蓋外協(xié)加工的供應商選擇、合同簽訂、生產(chǎn)執(zhí)行、質量檢驗、進度管理、成本核算、結算支付等全生命周期管理活動。例外適用場景包括緊急采購（金額低于公司規(guī)定標準且采購周期≤3個工作日）及政府強制委托類業(yè)務，此類業(yè)務需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批后執(zhí)行，并報內控部備案。

1.3核心原則

1.3.1合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，確保外協(xié)加工活動合法合規(guī)。

1.3.2權責對等原則：明確各層級、各崗位的職責權限，確保責任落實到人。

1.3.3風險導向原則：實施差異化風險管控，重點關注供應商資質、產(chǎn)品質量、生產(chǎn)安全、知識產(chǎn)權等高風險領域。

1.3.4效率優(yōu)先原則：優(yōu)化業(yè)務流程，減少審批節(jié)點，提高外協(xié)加工響應速度與交付效率。

1.3.5持續(xù)改進原則：基于內外部審計、績效考核及業(yè)務變化定期優(yōu)化制度體系。

1.3.6平等自愿原則：外協(xié)加工合同遵循平等自愿、公平誠信原則，保障雙方合法權益。

1.4制度地位與銜接

本細則為公司基礎性管理制度，與《公司內部控制基本規(guī)范》《公司合同管理辦法》《公司供應商管理辦法》《公司財務報銷管理辦法》等制度構成外協(xié)加工管理協(xié)同體系。制度沖突時，以本細則為準；與上級制度要求不一致時，由內控部牽頭協(xié)調，報總經(jīng)理辦公會審議后執(zhí)行。

第二章組織架構與職責分工

2.1管理組織架構

公司外協(xié)加工管理實行董事會領導下的總經(jīng)理負責制，通過董事會采購委員會審議重大事項，總經(jīng)理辦公會審批常規(guī)業(yè)務，各部門分工協(xié)作。決策層負責戰(zhàn)略方向與重大風險決策；執(zhí)行層負責具體業(yè)務操作與過程管控；監(jiān)督層負責獨立評價與風險預警。各層級通過信息化系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與協(xié)同聯(lián)動。

2.2決策機構與職責

2.2.1股東會：審議外協(xié)加工業(yè)務年度預算及重大供應商合作方案。

2.2.2董事會：批準外協(xié)加工業(yè)務整體戰(zhàn)略及年度采購規(guī)模，制定重大風險管控政策。

2.2.3董事會采購委員會：審議金額超過500萬元人民幣或涉及核心技術的供應商合作方案。

2.2.4總經(jīng)理辦公會：審批年度外協(xié)加工預算、常規(guī)供應商準入、金額低于500萬元人民幣的采購合同。

2.3執(zhí)行機構與職責

2.3.1采購部（主責部門）：負責供應商開發(fā)、資質審核、合同談判與簽訂、進度監(jiān)控。

2.3.2生產(chǎn)部：負責外協(xié)加工需求提出、工藝技術標準傳遞、生產(chǎn)過程協(xié)同。

2.3.3品控部：負責外協(xié)產(chǎn)品質量檢驗、標準制定與監(jiān)督。

2.3.4供應鏈管理部：負責外協(xié)加工系統(tǒng)平臺運維與數(shù)據(jù)分析。

2.3.5財務部：負責付款審核、成本核算與資金管理。

2.4監(jiān)督機構與職責

2.4.1內控部：嵌入供應商準入、合同評審、進度檢查、審計等關鍵內控環(huán)節(jié)，實施全流程監(jiān)督。

2.4.2審計部：每年至少開展一次外協(xié)加工專項審計，評價制度執(zhí)行有效性。

2.4.3合規(guī)部：監(jiān)督外協(xié)加工業(yè)務符合國際貿易規(guī)則及當?shù)胤煞ㄒ?guī)。

2.5協(xié)調與聯(lián)動機制

建立跨部門“月度外協(xié)加工聯(lián)席會議”，由采購部牽頭，生產(chǎn)部、品控部、供應鏈管理部、財務部、內控部派員參加，解決業(yè)務協(xié)同問題。涉外業(yè)務增設“屬地合規(guī)協(xié)調小組”，由駐外機構負責人牽頭，協(xié)調當?shù)卣哌m配問題。

第三章【專業(yè)領域管理標準】

3.1管理目標與核心指標

3.1.1目標：年度外協(xié)加工合同履約率≥98%，質量合格率≥99%，成本降低率≥5%，供應商滿意度≥85%。

3.1.2核心指標：合同審批時效≤3個工作日，供應商平均響應時間≤4小時，重大質量事故發(fā)生率≤0.1%。

3.2專業(yè)標準與規(guī)范

3.2.1供應商準入標準：需具備ISO9001認證、近三年無重大安全生產(chǎn)事故、符合《勞動法》要求的資質。

3.2.2合同管理標準：采用公司標準化合同模板，關鍵條款經(jīng)法務部審核，高風險條款（如知識產(chǎn)權歸屬）需經(jīng)技術部確認。

3.2.3質量管理標準：執(zhí)行公司《產(chǎn)品質量檢驗手冊》，外協(xié)產(chǎn)品需通過品控部雙重檢驗（入庫檢驗+抽檢）。

3.2.4風險分級：供應商資質審核為高風險控制點，需實施雙人復核；產(chǎn)品入庫檢驗為中等風險控制點，需實施全檢。

3.3管理方法與工具

3.3.1管理方法：采用供應商全生命周期管理（SLM）方法，結合風險矩陣評估供應商等級。

3.3.2管理工具：通過ERP系統(tǒng)實現(xiàn)合同電子化管理，利用CRM系統(tǒng)追蹤供應商績效，使用MES系統(tǒng)監(jiān)控生產(chǎn)進度。

第四章業(yè)務流程管理

4.1主流程設計

4.1.1發(fā)起：生產(chǎn)部提出外協(xié)需求，明確產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交期等要素，經(jīng)品控部確認技術可行性后提交采購部。

4.1.2審核：采購部進行供應商比選，組織品控部、技術部進行資質評估，法務部審核合同條款，總經(jīng)理辦公會審批。

4.1.3執(zhí)行：采購部簽訂合同，通知供應商按期交付；品控部實施駐廠檢驗或抽檢；供應鏈管理部監(jiān)控進度。

4.1.4歸檔：財務部完成結算后，采購部將合同、驗收單、付款憑證等資料歸檔至ERP系統(tǒng)。

4.2子流程說明

4.2.1供應商準入子流程：采購部發(fā)布需求公告→篩選候選名單→實地考察（品控部、技術部參與）→資質審核（內控部、合規(guī)部協(xié)同）→簽訂準入?yún)f(xié)議。

4.2.2質量異常處理子流程：品控部發(fā)現(xiàn)質量問題→通知供應商→48小時內共同分析原因→制定糾正措施→3日內復檢，無效則啟動索賠程序。

4.3流程關鍵控制點

4.3.1高風險點：合同簽訂前需法務部出具《合同風險評估報告》（風險等級劃分標準見附件A）。

4.3.2中風險點：外協(xié)產(chǎn)品入庫檢驗需品控部雙人簽字確認。

4.3.3控制措施：重大風險點實施“雙人復核+技術部門會簽”制度。

4.4流程優(yōu)化機制

每年6月30日前由內控部牽頭開展全流程復盤，重點關注系統(tǒng)操作效率、跨部門協(xié)同節(jié)點，經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議后發(fā)布優(yōu)化方案。

第五章權限與審批管理

5.1權限矩陣設計

5.1.1供應商選擇：采購部負責常規(guī)供應商比選，金額超過100萬元或涉及核心技術的項目需經(jīng)采購委員會審議。

5.1.2合同審批：金額≤50萬元由采購部經(jīng)理審批，50萬元＜金額≤200萬元需總經(jīng)理審批，金額＞200萬元需董事會審批。

5.1.3付款授權：財務部根據(jù)合同約定執(zhí)行付款，緊急情況需采購部提供《付款授權申請單》（附風險評估報告）。

5.2審批權限標準

5.2.1審批層級：采購部→部門負責人→分管領導→總經(jīng)理/董事會。

5.2.2時限要求：常規(guī)審批≤2個工作日，緊急審批≤4小時。

5.2.3越權處理：禁止越權審批，越權行為需按程序補辦手續(xù)。

5.3授權與代理機制

授權需在OA系統(tǒng)登記，授權書明確授權范圍、期限（最長6個月），臨時代理需提供授權書及工作履歷證明。

5.4異常審批流程

異常審批需經(jīng)總經(jīng)理批準，并抄送內控部備案。緊急情況需啟動加急通道，但需在事后提交《異常審批說明》，內控部核查后納入制度優(yōu)化。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標準

6.1.1操作規(guī)范：所有外協(xié)加工業(yè)務需通過ERP系統(tǒng)操作，電子流程與紙質單據(jù)同步存檔。

6.1.2表單要求：供應商資質審核需填寫《供應商準入評估表》（見附件B），質量檢驗需填寫《外協(xié)產(chǎn)品檢驗單》。

6.2監(jiān)督機制設計

6.2.1日常監(jiān)督：內控部每月抽查10%的合同執(zhí)行情況，重點檢查付款進度、質量異常處理。

6.2.2專項監(jiān)督：每年7月、12月由內控部牽頭開展外協(xié)加工專項檢查，審計部每年聯(lián)合開展一次審計。

6.3檢查與審計

6.3.1檢查頻次：月度檢查由品控部實施，季度檢查由內控部實施。

6.3.2審計要求：審計報告需明確“發(fā)現(xiàn)-整改-銷號”閉環(huán)，重大問題納入績效考核。

6.4執(zhí)行情況報告

每月5日前由采購部向總經(jīng)理辦公會提交《外協(xié)加工執(zhí)行報告》，內容含合同執(zhí)行進度、質量事故、成本異常等，作為下月預算調整依據(jù)。

第七章考核與改進管理

7.1績效考核指標

7.1.1考核指標：采購部（合同履約率、供應商滿意度）、品控部（質量合格率）、供應商（交付準時率、質量合格率）。

7.1.2權重分配：采購部40%、品控部30%、供應商30%。

7.2評估周期與方法

7.2.1評估周期：月度考核+季度評估+年度審計。

7.2.2評估方法：數(shù)據(jù)統(tǒng)計（ERP系統(tǒng)）、現(xiàn)場核查（品控部）、供應商回訪（采購部）。

7.3問題整改機制

7.3.1整改分類：一般問題（7個工作日內整改）、重大問題（30個工作日內整改）、緊急問題（立即整改）。

7.3.2責任追究：整改不力按《公司績效考核管理辦法》追責，重大問題追究部門負責人責任。

7.4持續(xù)改進流程

基于考核結果，每年1月由內控部編制《外協(xié)加工管理改進方案》，經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議后實施。

第八章獎懲機制

8.1獎勵標準與程序

8.1.1獎勵情形：超額完成采購成本降低、供應商合作滿意度達90%以上等。

8.1.2獎勵程序：采購部提交申請→部門評審→人力資源部復核→總經(jīng)理審批。

8.2違規(guī)行為界定

8.2.1一般違規(guī)：未按規(guī)定流程操作（如未使用ERP系統(tǒng)）。

8.2.2較重違規(guī)：簽訂無效合同、重大質量事故未上報。

8.2.3嚴重違規(guī)：泄露核心商業(yè)秘密、造成重大經(jīng)濟損失。

8.3處罰標準與程序

8.3.1處罰標準：一般違規(guī)通報批評，較重違規(guī)扣減績效分，嚴重違規(guī)解除勞動合同。

8.3.2處罰程序：調查取證→告知→審批→執(zhí)行。

8.4申訴與復議

員工對處罰不服可在收到通知后3個工作日內向人力資源部申訴，人力資源部15個工作日內作出復議決定。

第九章應急與例外管理

9.1應急預案與危機處理

9.1.1預案分類：供應商突然斷供、產(chǎn)品質量重大事故、核心供應商破產(chǎn)等。

9.1.2組織機構：成立由總經(jīng)理掛帥的應急小組，下設替代供應商組、質量保障組、法律支持組。

9.2例外情況處理

9.2.1例外場景：自然災害、政府臨時征用等不可抗力。

9.2.2處理流程：立即啟動應急預案→3小時內提交《例外情況說明》→總經(jīng)理審批。

9.3危機公關與善后

9.3.1責任主體：公關部牽頭，采購部、品控部配合。

9.3.2善后措施：3日內發(fā)布《事件說明》，6個月內完成供應商整改。

第十章附則

10.1制度解釋權歸屬

本細則由公司內控部負責解釋，解釋意見經(jīng)總經(jīng)理審批后發(fā)布。

10.2相關制度索引

《公司內部控制基本規(guī)范》（內控字〔2023〕1號）

《公司合同管理辦法》（法務字〔2023〕2號）

《公司供應商管理辦法》（采購字〔2023〕3號）

10.3修訂與廢止程序

修訂需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議，發(fā)布后組織全員培訓。與上位制度沖突時自