服裝公司銷售合同作廢制度第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

1.1.1制定依據(jù)

本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》《中華人民共和國(guó)民法典》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及配套指引、《企業(yè)信息化建設(shè)管理辦法》等國(guó)家法律法規(guī)，參照《聯(lián)合國(guó)國(guó)際貨物銷售合同公約》（CISG）、《國(guó)際貿(mào)易術(shù)語(yǔ)解釋通則》（INCOTERMS）等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與國(guó)際公約，結(jié)合服裝公司國(guó)際化經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略及數(shù)字化轉(zhuǎn)型需求制定。針對(duì)當(dāng)前銷售合同管理中存在的合同作廢流程不規(guī)范、風(fēng)險(xiǎn)隱患突出、跨境業(yè)務(wù)適配不足等問(wèn)題，旨在構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、國(guó)際化的合同作廢管理體系。

1.1.2核心目標(biāo)

（1）價(jià)值創(chuàng)造：通過(guò)規(guī)范作廢流程，減少合同糾紛，降低訴訟成本，提升客戶滿意度；

（2）風(fēng)險(xiǎn)防控：建立全流程風(fēng)險(xiǎn)管控機(jī)制，確保合同作廢行為的合法性、合規(guī)性，防范法律糾紛與財(cái)務(wù)損失；

（3）效率提升：優(yōu)化審批流程，實(shí)現(xiàn)合同作廢數(shù)字化管理，縮短處理時(shí)限，適配快速變化的市場(chǎng)需求。

1.2適用范圍與對(duì)象

1.2.1適用范圍

本制度適用于服裝公司所有銷售合同的作廢管理，包括但不限于采購(gòu)合同、銷售合同、出口合同、渠道合作協(xié)議等。覆蓋業(yè)務(wù)領(lǐng)域包括國(guó)內(nèi)銷售部、跨境電商部、國(guó)際業(yè)務(wù)部等；部門包括銷售部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、內(nèi)控部、IT部等；崗位涉及合同專員、銷售經(jīng)理、法務(wù)顧問(wèn)、財(cái)務(wù)審核、項(xiàng)目經(jīng)理等。

1.2.2對(duì)象要求

（1）正式員工需嚴(yán)格遵守本制度，未經(jīng)授權(quán)不得擅自作廢合同；

（2）外包服務(wù)單位需提供符合本制度要求的操作規(guī)范，并接受公司監(jiān)督；

（3）合作單位需配合提供合同作廢相關(guān)材料，確保信息真實(shí)完整。

例外適用場(chǎng)景：因不可抗力（如疫情、自然災(zāi)害）導(dǎo)致合同無(wú)法履行的，可按規(guī)定程序簡(jiǎn)化作廢流程；但需在合同作廢后5個(gè)工作日內(nèi)向董事會(huì)備案。審批權(quán)限需根據(jù)合同金額及風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)由總經(jīng)理辦公會(huì)特別審批。

1.3核心原則

1.3.1合規(guī)性原則

合同作廢行為必須符合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，確保合法有效。

1.3.2權(quán)責(zé)對(duì)等原則

明確各層級(jí)審批權(quán)限與責(zé)任主體，確保權(quán)責(zé)清晰、追責(zé)有力。

1.3.3風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則

重點(diǎn)關(guān)注高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)，如金額較大、跨境業(yè)務(wù)、涉及第三方擔(dān)保的合同，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管控。

1.3.4效率優(yōu)先原則

在確保合規(guī)的前提下，優(yōu)化審批流程，縮短處理時(shí)限，提升運(yùn)營(yíng)效率。

1.3.5持續(xù)改進(jìn)原則

根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展、政策變化及風(fēng)險(xiǎn)暴露情況，定期評(píng)估并優(yōu)化制度。

1.3.6平等自愿原則

合同作廢需經(jīng)雙方協(xié)商一致，確保公平誠(chéng)信。

1.4制度地位與銜接

本制度為專項(xiàng)性管理制度，處于公司制度體系的第二層級(jí)，與《公司合同管理辦法》《財(cái)務(wù)審批制度》《內(nèi)控手冊(cè)》等制度存在以下銜接關(guān)系：

（1）本制度中涉及的財(cái)務(wù)審批需遵循《財(cái)務(wù)審批制度》相關(guān)規(guī)定；

（2）合同作廢需經(jīng)法務(wù)部合規(guī)性審查，與《公司合同管理辦法》配套實(shí)施；

（3）內(nèi)控部需對(duì)本制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，與《內(nèi)控手冊(cè)》風(fēng)險(xiǎn)控制要求保持一致。制度沖突時(shí)，以本制度為準(zhǔn)；與上級(jí)制度沖突時(shí)，需按最高層級(jí)制度執(zhí)行。

第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工

2.1管理組織架構(gòu)

公司設(shè)立“董事會(huì)-總經(jīng)理辦公會(huì)-業(yè)務(wù)部門-監(jiān)督部門”四級(jí)管理架構(gòu)。董事會(huì)負(fù)責(zé)重大合同作廢事項(xiàng)的最終決策；總經(jīng)理辦公會(huì)審批金額超過(guò)500萬(wàn)元人民幣或涉及跨境業(yè)務(wù)的重要合同作廢；業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同作廢的日常申請(qǐng)與執(zhí)行；監(jiān)督部門（內(nèi)控部、審計(jì)部、合規(guī)部）負(fù)責(zé)全過(guò)程監(jiān)督。

2.2決策機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.2.1股東會(huì)

決策范圍：金額超過(guò)1000萬(wàn)元人民幣或?qū)韭曌u(yù)有重大影響的合同作廢事項(xiàng)。

2.2.2董事會(huì)

決策范圍：金額超過(guò)1000萬(wàn)元人民幣或?qū)韭曌u(yù)有重大影響的合同作廢事項(xiàng)的最終審批；議事規(guī)則：董事會(huì)秘書牽頭，法務(wù)部提供法律意見(jiàn)，總經(jīng)理匯報(bào)執(zhí)行情況。

2.2.3總經(jīng)理辦公會(huì)

決策范圍：金額100-1000萬(wàn)元人民幣的合同作廢；金額低于100萬(wàn)元人民幣的合同作廢由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批；議事規(guī)則：總經(jīng)理主持，分管領(lǐng)導(dǎo)列席，需三分之二以上成員同意方可通過(guò)。

2.3執(zhí)行機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.3.1銷售部

（1）合同專員：負(fù)責(zé)合同作廢申請(qǐng)的初步審核，確保信息完整；

（2）銷售經(jīng)理：確認(rèn)客戶真實(shí)需求，評(píng)估業(yè)務(wù)影響。

2.3.2法務(wù)部

（1）法務(wù)顧問(wèn)：審查合同作廢的法律合規(guī)性，出具法律意見(jiàn)書；

（2）合規(guī)專員：核對(duì)合同履行狀態(tài)，評(píng)估法律風(fēng)險(xiǎn)。

2.3.3財(cái)務(wù)部

（1）財(cái)務(wù)審核：核查合同作廢對(duì)財(cái)務(wù)的影響，出具評(píng)估報(bào)告；

（2）資金管理：執(zhí)行合同作廢涉及的款項(xiàng)退還或調(diào)整。

2.3.4IT部

（1）系統(tǒng)管理員：協(xié)助合同電子檔案的歸檔與查詢；

（2）數(shù)據(jù)分析師：提供合同作廢的統(tǒng)計(jì)分析支持。

2.4監(jiān)督機(jī)構(gòu)與職責(zé)

2.4.1內(nèi)控部

（1）內(nèi)控專員：對(duì)合同作廢流程的合規(guī)性進(jìn)行日常檢查；

（2）風(fēng)險(xiǎn)經(jīng)理：識(shí)別并評(píng)估合同作廢環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。

2.4.2審計(jì)部

（1）審計(jì)專員：每年至少開展一次合同作廢專項(xiàng)審計(jì)；

（2）審計(jì)組長(zhǎng)：監(jiān)督審計(jì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的整改落實(shí)。

2.4.3合規(guī)部

（1）合規(guī)經(jīng)理：審查合同作廢的跨境合規(guī)性；

（2）法律顧問(wèn)：提供國(guó)際法適用建議。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動(dòng)機(jī)制

（1）建立“月度合同作廢協(xié)調(diào)會(huì)”，由法務(wù)部牽頭，銷售部、財(cái)務(wù)部、內(nèi)控部參與，解決跨部門爭(zhēng)議；

（2）涉外業(yè)務(wù)增設(shè)“屬地合規(guī)協(xié)調(diào)小組”，由合規(guī)部牽頭，法務(wù)部、國(guó)際業(yè)務(wù)部配合，確保符合當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)；

（3）重大合同作廢需在董事會(huì)決策前30個(gè)工作日，向相關(guān)部門提供專項(xiàng)報(bào)告，確保信息同步。

第三章專業(yè)領(lǐng)域管理標(biāo)準(zhǔn)

3.1管理目標(biāo)與核心指標(biāo)

（1）合同作廢審批時(shí)效：常規(guī)審批≤3個(gè)工作日，緊急審批≤1個(gè)工作日；

（2）合同作廢合規(guī)率：100%；

（3）合同作廢糾紛率：≤0.5%；

（4）跨境合同作廢適配率：100%。

3.2專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

3.2.1合規(guī)性標(biāo)準(zhǔn)

（1）合同作廢需經(jīng)雙方書面確認(rèn)，跨境業(yè)務(wù)需提供公證認(rèn)證文件；

（2）涉及第三方擔(dān)保的，需取得擔(dān)保人書面同意。

3.2.2風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)

（1）高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（金額>500萬(wàn)元/跨境業(yè)務(wù)）：需由法務(wù)部出具法律意見(jiàn)書，總經(jīng)理辦公會(huì)審批；

（2）中風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（金額100-500萬(wàn)元）：需法務(wù)部合規(guī)審查，部門負(fù)責(zé)人審批；

（3）低風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（金額<100萬(wàn)元）：需法務(wù)部備案，部門負(fù)責(zé)人審批。

3.2.3專項(xiàng)規(guī)范

（1）不可抗力導(dǎo)致合同作廢的，需提供相關(guān)證明材料，簡(jiǎn)化審批流程；

（2）合同作廢涉及退貨的，需在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中記錄退貨明細(xì)，由物流部跟蹤貨物狀態(tài)。

3.3管理方法與工具

（1）管理方法：采用全生命周期管理，嵌入PDCA循環(huán)，運(yùn)用風(fēng)險(xiǎn)矩陣動(dòng)態(tài)評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)；

（2）管理工具：通過(guò)OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子審批，ERP系統(tǒng)記錄財(cái)務(wù)影響，CRM系統(tǒng)跟蹤客戶反饋。

第四章業(yè)務(wù)流程管理

4.1主流程設(shè)計(jì)

（1）發(fā)起：銷售部填寫《合同作廢申請(qǐng)表》，附客戶要求及原因說(shuō)明；

（2）審核：法務(wù)部審查合規(guī)性，財(cái)務(wù)部評(píng)估財(cái)務(wù)影響；

（3）執(zhí)行：審批通過(guò)后，雙方簽署《合同作廢確認(rèn)書》，財(cái)務(wù)部執(zhí)行款項(xiàng)調(diào)整；

（4）歸檔：法務(wù)部將全套材料電子化歸檔，紙質(zhì)檔案由檔案室管理。

4.2子流程說(shuō)明

4.2.1跨境合同作廢子流程

（1）增加“屬地合規(guī)審查”環(huán)節(jié)，由合規(guī)部邀請(qǐng)當(dāng)?shù)胤深檰?wèn)參與；

（2）涉及貨物退回的，需在海關(guān)系統(tǒng)辦理電子化放行手續(xù)。

4.2.2緊急合同作廢子流程

（1）銷售部提交《緊急合同作廢申請(qǐng)表》，說(shuō)明緊急原因；

（2）法務(wù)部、財(cái)務(wù)部?jī)?yōu)先處理，總經(jīng)理特批后執(zhí)行。

4.3流程關(guān)鍵控制點(diǎn)

（1）合同履行狀態(tài)核查：法務(wù)部需確認(rèn)合同是否已履行，未履行的方可作廢；

（2）款項(xiàng)退還確認(rèn)：財(cái)務(wù)部需核對(duì)原合同金額，確保退還準(zhǔn)確；

（3）電子檔案完整性：IT部需驗(yàn)證電子檔案的完整性，防止篡改。

4.4流程優(yōu)化機(jī)制

（1）每年6月和12月開展流程復(fù)盤，由內(nèi)控部組織，相關(guān)部門參與；

（2）針對(duì)重復(fù)發(fā)生的問(wèn)題，制定標(biāo)準(zhǔn)化解決方案，納入制度體系。

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計(jì)

（1）業(yè)務(wù)類型：采購(gòu)合同作廢權(quán)限較銷售合同更高，需增加財(cái)務(wù)部參與審核；

（2）金額/等級(jí)：金額超過(guò)500萬(wàn)元的合同需由法務(wù)部出具法律意見(jiàn)書；

（3）崗位層級(jí)：部門負(fù)責(zé)人審批金額≤100萬(wàn)元，總經(jīng)理審批100-1000萬(wàn)元，總經(jīng)理辦公會(huì)審批超過(guò)1000萬(wàn)元。

5.2審批權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)

（1）常規(guī)審批路徑：銷售部→法務(wù)部→財(cái)務(wù)部→部門負(fù)責(zé)人；

（2）跨境審批路徑：增加合規(guī)部初審；

（3）緊急審批路徑：銷售部→法務(wù)部→總經(jīng)理特批。

5.3授權(quán)與代理機(jī)制

（1）授權(quán)條件：需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，授權(quán)書由人力資源部備案；

（2）代理期限：最長(zhǎng)不超過(guò)15個(gè)工作日，代理權(quán)限不得越權(quán)。

5.4異常審批流程

（1）權(quán)限外審批需提交《越權(quán)審批申請(qǐng)表》，說(shuō)明理由及風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估；

（2）加急通道僅適用于不可抗力導(dǎo)致的合同作廢，需附應(yīng)急預(yù)案。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標(biāo)準(zhǔn)

（1）表單填報(bào)：所有表單需按模板填寫，字跡工整，電子版需掃描上傳；

（2）痕跡留存：OA系統(tǒng)審批記錄、電子檔案需完整歸檔，紙質(zhì)檔案按檔案管理制度管理。

6.2監(jiān)督機(jī)制設(shè)計(jì)

（1）日常監(jiān)督：內(nèi)控部每周抽查10份合同作廢材料，確保合規(guī)；

（2）專項(xiàng)監(jiān)督：每年5月和11月開展合同作廢專項(xiàng)檢查，審計(jì)部負(fù)責(zé)實(shí)施。

6.3檢查與審計(jì)

（1）檢查方法：隨機(jī)抽樣、現(xiàn)場(chǎng)核查、系統(tǒng)數(shù)據(jù)比對(duì)；

（2）審計(jì)重點(diǎn)：審批流程合規(guī)性、財(cái)務(wù)影響準(zhǔn)確性、跨境合規(guī)性。

6.4執(zhí)行情況報(bào)告

（1）報(bào)告周期：每月10日前提交上月執(zhí)行報(bào)告；

（2）報(bào)告內(nèi)容：合同作廢數(shù)量、金額、審批時(shí)效、問(wèn)題及改進(jìn)措施。

第七章考核與改進(jìn)管理

7.1績(jī)效考核指標(biāo)

（1）合同作廢合規(guī)率（權(quán)重30%）；

（2）審批時(shí)效達(dá)標(biāo)率（權(quán)重30%）；

（3）客戶滿意度（權(quán)重20%）；

（4）問(wèn)題整改完成率（權(quán)重20%）。

7.2評(píng)估周期與方法

（1）評(píng)估周期：月度考核與年度考核相結(jié)合；

（2）評(píng)估方法：數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、客戶回訪、專項(xiàng)審計(jì)。

7.3問(wèn)題整改機(jī)制

（1）一般問(wèn)題：7個(gè)工作日內(nèi)整改；

（2）重大問(wèn)題：30個(gè)工作日內(nèi)整改，需提交專項(xiàng)報(bào)告。

7.4持續(xù)改進(jìn)流程

（1）基于考核結(jié)果，每年3月制定制度優(yōu)化計(jì)劃；

（2）業(yè)務(wù)部門可隨時(shí)提出優(yōu)化建議，經(jīng)評(píng)估后納入制度體系。

第八章獎(jiǎng)懲機(jī)制

8.1獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)與程序

（1）獎(jiǎng)勵(lì)情形：高效完成合同作廢、避免重大損失等；

（2）獎(jiǎng)勵(lì)程序：部門推薦→人力資源部審核→總經(jīng)理批準(zhǔn)。

8.2違規(guī)行為界定

（1）一般違規(guī)：未按流程審批，罰款500元；

（2）較重違規(guī)：越權(quán)審批，罰款1000元；

（3）嚴(yán)重違規(guī)：導(dǎo)致訴訟，罰款5000元并追究法律責(zé)任。

8.3處罰標(biāo)準(zhǔn)與程序

（1）調(diào)查程序：合規(guī)部牽頭，人力資源部配合；

（2）處罰程序：告知→聽證→審批→執(zhí)行。

8.4申訴與復(fù)議

（1）申訴條件：收到處罰通知后3個(gè)工作日內(nèi)提出；

（2）復(fù)議程序：合規(guī)部受理→5個(gè)工作日內(nèi)出具復(fù)議結(jié)果。

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機(jī)處理

（1）重大訴訟預(yù)案：法務(wù)部制定應(yīng)對(duì)方案，董事會(huì)批準(zhǔn)；

（2）跨境糾紛預(yù)案：合規(guī)部協(xié)調(diào)當(dāng)?shù)芈蓭煟瑖?guó)際業(yè)務(wù)部跟進(jìn)客戶。

9.2例外情況處理

（1）例外場(chǎng)景：不可抗力、客戶破產(chǎn)等；

（2）處理要求：需在3個(gè)工作日內(nèi)提交《例外處理申請(qǐng)表》，經(jīng)法務(wù)部評(píng)估后執(zhí)行。

9.3危機(jī)公關(guān)與善后

（1）責(zé)任主體：公關(guān)部牽頭，法務(wù)部配合；

（2）善后措施：客戶回訪、賠償協(xié)商、輿情監(jiān)控。

第十章附則

10.1制度解釋權(quán)歸屬

本制度由法務(wù)部負(fù)責(zé)解釋，解釋意見(jiàn)報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)批準(zhǔn)。

10.2相關(guān)制度索引