銷售合同管理標準流程手冊前言本手冊旨在規(guī)范公司銷售合同的全生命周期管理，明確各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范、責(zé)任主體及關(guān)鍵控制點，以最大限度降低合同風(fēng)險，保障公司合法權(quán)益，提高合同履約效率，促進公司業(yè)務(wù)的健康、可持續(xù)發(fā)展。本手冊適用于公司所有銷售合同的簽訂、履行、變更、終止及歸檔等管理活動。全體相關(guān)人員須嚴格遵照執(zhí)行。第一章合同簽訂前管理合同簽訂前的審慎準備是控制風(fēng)險的第一道防線，其核心在于充分了解客戶、明確合作條款并確保合同文本的合規(guī)性與嚴謹性。1.1客戶準入與背景調(diào)查業(yè)務(wù)部門在與潛在客戶建立合作意向之初，應(yīng)首先進行客戶準入評估與必要的背景調(diào)查。調(diào)查內(nèi)容至少應(yīng)包括客戶的工商注冊信息、經(jīng)營狀況、信用記錄、過往合作歷史（如有）及行業(yè)聲譽等。對于重要或大額合同，可要求客戶提供相關(guān)資質(zhì)證明文件及財務(wù)報表，并通過第三方信用評估機構(gòu)獲取信用報告。背景調(diào)查完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)形成書面評估意見，作為是否繼續(xù)合作的重要依據(jù)。1.2初步洽談與意向確認在客戶準入評估通過后，雙方可就合作事宜進行初步洽談。洽談內(nèi)容應(yīng)圍繞產(chǎn)品/服務(wù)范圍、數(shù)量、價格、交付方式、付款條件、合作期限等核心商業(yè)條款展開。初步達成一致后，可簽訂《合作意向書》或《報價單》，明確雙方的初步意愿，但需注明該文件的非約束性或僅對特定條款具有約束力。此階段應(yīng)注意保留相關(guān)溝通記錄，包括郵件往來、會議紀要等。1.3合同文本的擬定與評審1.3.1合同文本選用公司鼓勵使用經(jīng)法務(wù)部門審定的標準合同文本。標準合同文本應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)類型（如產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供等）進行分類，以適應(yīng)不同業(yè)務(wù)場景的需求。若客戶堅持使用其提供的合同文本或?qū)藴饰谋居兄卮笮薷?，須啟動更為嚴格的評審程序。1.3.2合同條款擬定要點合同文本的擬定應(yīng)確保條款完整、明確、具體，避免模糊不清或易產(chǎn)生歧義的表述。核心條款至少應(yīng)包含：*當事人基本信息（名稱、地址、聯(lián)系方式、法定代表人/授權(quán)代表等）；*標的（產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標準等）；*價格與支付方式（單價、總價、付款期限、支付賬戶、發(fā)票類型等）；*交付（交付時間、地點、方式、運輸責(zé)任、驗收標準與程序等）；*雙方權(quán)利與義務(wù)；*違約責(zé)任（針對不同違約情形的具體責(zé)任承擔(dān)方式）；*不可抗力；*爭議解決方式（協(xié)商、仲裁或訴訟，明確仲裁機構(gòu)或管轄法院）；*合同生效、變更、解除及終止條件；*其他約定事項（如保密條款、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、通知與送達條款等）。1.3.3合同評審合同文本擬定完成后，必須經(jīng)過內(nèi)部評審程序。評審流程如下：1.業(yè)務(wù)部門初審：業(yè)務(wù)部門負責(zé)人對合同的商業(yè)條款（如價格、數(shù)量、交付期等）的真實性、合理性及可行性進行審核。2.法務(wù)部門評審：法務(wù)部門對合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性、嚴謹性及風(fēng)險點進行審查，并提出修改意見。3.財務(wù)部門評審：財務(wù)部門對合同中的付款方式、稅務(wù)處理、資金安排等財務(wù)相關(guān)條款進行審核。4.其他相關(guān)部門評審：根據(jù)合同性質(zhì)及涉及內(nèi)容，可邀請技術(shù)、生產(chǎn)、供應(yīng)鏈等相關(guān)部門進行專業(yè)評審。5.審批決策：經(jīng)上述部門評審?fù)ㄟ^后，合同按公司授權(quán)權(quán)限逐級上報審批。超出部門負責(zé)人審批權(quán)限的合同，須報請更高級別領(lǐng)導(dǎo)審批。評審過程中，各部門應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)出具明確的書面評審意見（同意、修改后同意、不同意）。對修改意見，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與客戶溝通并反饋修改結(jié)果，必要時重新啟動評審。1.4合同談判與修訂根據(jù)評審意見，業(yè)務(wù)部門負責(zé)與客戶進行合同談判。談判應(yīng)堅持原則，維護公司核心利益，同時注重溝通技巧，力求達成雙方均能接受的方案。合同條款的任何修改，均需以書面形式確認，并再次履行相應(yīng)的評審和審批程序，確保修改后的合同文本依然合規(guī)有效。第二章合同簽訂與生效合同簽訂是合同生效的法定環(huán)節(jié)，必須嚴格遵守公司印章管理及簽署授權(quán)規(guī)定，確保簽署行為的合法性和嚴肅性。2.1合同簽署合同文本經(jīng)最終評審?fù)ㄟ^并獲得相應(yīng)審批后，方可進行簽署。*簽署要求：合同簽署應(yīng)使用公司全稱，并由法定代表人或其授權(quán)的委托代理人簽字。授權(quán)委托代理人須持有有效的《授權(quán)委托書》。*用印規(guī)范：簽署后的合同文本，應(yīng)由公司印章管理部門按照《公司印章管理規(guī)定》加蓋公司合同專用章。嚴禁在空白合同或關(guān)鍵條款未明確的合同上蓋章。*簽署份數(shù)：合同簽署份數(shù)應(yīng)根據(jù)實際需要確定，一般至少為正本兩份，雙方各執(zhí)一份，具有同等法律效力。必要時可增加副本份數(shù)，供公司內(nèi)部相關(guān)部門留存。2.2合同生效與分發(fā)*生效條件：合同自雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章（或合同專用章）之日起生效，另有約定生效條件的除外（如附生效期限或生效條件的合同）。*合同分發(fā)：合同簽署生效后，由業(yè)務(wù)部門負責(zé)將合同正本及副本按規(guī)定分發(fā)給客戶及公司內(nèi)部相關(guān)部門（如業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)、檔案管理等部門）。分發(fā)應(yīng)做好記錄，確保合同流轉(zhuǎn)的可追溯性。第三章合同履行與監(jiān)控合同的順利履行是實現(xiàn)合同目的的關(guān)鍵，需要對履約全過程進行有效跟蹤與監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)并處理履約過程中的問題。3.1建立合同臺賬業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立健全銷售合同臺賬，對每份合同的基本信息（合同編號、客戶名稱、合同金額、簽訂日期、生效日期、履行期限、主要標的、付款方式等）、履行進度、收付款情況、變更情況、爭議情況等進行詳細記錄和動態(tài)更新。合同臺賬應(yīng)定期與財務(wù)部門進行核對，確保數(shù)據(jù)一致。3.2履約過程跟蹤業(yè)務(wù)部門是合同履行的主要責(zé)任部門，應(yīng)指定專人負責(zé)合同的跟蹤管理：*我方履約：確保按照合同約定的質(zhì)量、數(shù)量、時間和方式履行交付產(chǎn)品或提供服務(wù)的義務(wù)，并及時辦理相關(guān)交付、驗收手續(xù)。*客戶履約：密切關(guān)注客戶的付款進度、驗收情況等履約行為，對客戶未按合同約定履行義務(wù)的情況，應(yīng)及時進行溝通、催告，并采取相應(yīng)措施。*關(guān)鍵節(jié)點監(jiān)控：對合同履行過程中的關(guān)鍵時間節(jié)點（如付款日、交付日、驗收日等）進行重點監(jiān)控，提前預(yù)警可能出現(xiàn)的風(fēng)險。3.3合同變更、解除與爭議處理3.3.1合同變更在合同履行過程中，因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，應(yīng)由業(yè)務(wù)部門與客戶協(xié)商一致，并簽訂書面的《合同變更協(xié)議》?！逗贤兏鼌f(xié)議》的擬定、評審、審批及簽署程序參照本手冊第一章合同簽訂前管理的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.3.2合同解除出現(xiàn)法定或約定的解除事由，需要解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)審慎評估，并與客戶協(xié)商。協(xié)商一致解除的，應(yīng)簽訂書面的《合同解除協(xié)議》。如協(xié)商不成，應(yīng)在法務(wù)部門指導(dǎo)下，按照合同約定或法律規(guī)定行使解除權(quán)，并注意保存相關(guān)證據(jù)。3.3.3爭議處理合同履行過程中發(fā)生爭議的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)首先嘗試與客戶友好協(xié)商解決。協(xié)商不成的，應(yīng)及時將爭議情況向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，并知會法務(wù)部門。法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的爭議解決方式（協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟），協(xié)助業(yè)務(wù)部門制定應(yīng)對方案，收集證據(jù)，維護公司合法權(quán)益。3.4合同付款與收款管理財務(wù)部門負責(zé)根據(jù)合同約定及履行情況辦理收付款業(yè)務(wù)。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向財務(wù)部門提供合同、發(fā)貨單、驗收單等相關(guān)憑證，確?？铐検崭兜臏蚀_性和及時性。對于逾期未付款項，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極催收，財務(wù)部門予以配合。第四章合同歸檔與保管合同作為公司重要的法律文件和經(jīng)營資料，其歸檔與保管至關(guān)重要，應(yīng)確保合同檔案的完整性、安全性和可查閱性。4.1合同歸檔范圍所有已簽訂的銷售合同（包括正本、副本）、合同評審記錄、審批文件、補充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、履約過程中的重要憑證（如訂單、發(fā)貨單、驗收單、發(fā)票、付款憑證等）、爭議處理相關(guān)文件、往來函件等均屬于合同歸檔范圍。4.2歸檔流程與要求*歸檔時限：合同履行完畢或終止后一個月內(nèi)，由業(yè)務(wù)部門將上述所有合同相關(guān)文件整理齊全，移交公司檔案管理部門進行歸檔。*歸檔要求：歸檔文件應(yīng)齊全、完整、清晰，紙質(zhì)文件應(yīng)按照《公司檔案管理規(guī)定》進行整理、裝訂、編號；電子文檔應(yīng)進行備份，并確保與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。*檔案保管：檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定對合同檔案進行妥善保管，采取防火、防潮、防蟲、防盜、防泄密等措施，確保檔案安全。4.3合同檔案查閱與借閱公司內(nèi)部因工作需要查閱或借閱合同檔案的，應(yīng)嚴格遵守《公司檔案管理規(guī)定》，履行相應(yīng)的審批手續(xù)。查閱或借閱檔案時，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。未經(jīng)授權(quán)，嚴禁向公司外部單位或個人提供合同檔案。4.4檔案保管期限合同檔案的保管期限應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定及公司《檔案管理規(guī)定》執(zhí)行，一般不少于合同有效期屆滿后三年，重要合同的保管期限應(yīng)適當延長。第五章責(zé)任分工*業(yè)務(wù)部門：負責(zé)客戶準入、初步洽談、合同文本擬定（或?qū)樱⒑贤勁?、履行跟蹤、變更解除發(fā)起、爭議初步處理、合同歸檔材料收集等工作，是合同管理的第一責(zé)任部門。*法務(wù)部門：負責(zé)標準合同文本的制定與修訂、合同法律評審、提供法律意見、指導(dǎo)爭議處理、監(jiān)督合同管理流程的合規(guī)性等。*財務(wù)部門：負責(zé)合同財務(wù)條款的評審、收付款管理、稅務(wù)處理、參與合同臺賬核對等。*檔案管理部門：負責(zé)合同