2026年海洋能發(fā)電公司采購資料歸檔管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范公司采購資料的收集、整理、歸檔、保管及利用全流程管理，確保采購資料的完整性、真實性、可追溯性，防范采購資料丟失、篡改、泄露等問題，保障采購業(yè)務(wù)合規(guī)審計、糾紛處理、成本核算等工作順利開展，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)采購管理規(guī)范》《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合海洋能發(fā)電公司采購業(yè)務(wù)實際，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有采購業(yè)務(wù)相關(guān)資料的歸檔管理，涵蓋設(shè)備采購、物資采購、服務(wù)采購三大類采購活動產(chǎn)生的全部資料；適用對象包括采購部門人員、檔案管理部門人員、財務(wù)部門人員、審計部門人員及其他涉及采購資料交接、使用的人員；適用場景覆蓋采購資料的收集整理、分類立卷、審核歸檔、保管利用、銷毀處置等全環(huán)節(jié)。第三條基本原則（一）全程歸集原則。采購資料需從采購立項開始全程收集，覆蓋采購申請、招標比價、合同簽訂、到貨驗收、付款結(jié)算等全流程，確保資料無遺漏。（二）分類管理原則。根據(jù)采購資料的類型、用途、保密等級實施差異化歸檔管理，核心設(shè)備采購資料執(zhí)行更高標準的保管要求。（三）真實完整原則。歸檔的采購資料需內(nèi)容真實、簽章齊全、頁碼完整，嚴禁偽造、篡改、刪減采購資料，確保資料能完整反映采購業(yè)務(wù)全貌。（四）安全保密原則。對涉及采購價格、供應(yīng)商核心信息、公司采購策略等敏感資料，嚴格執(zhí)行保密管理要求，嚴禁違規(guī)查閱、復(fù)制、傳播。（五）便捷利用原則。在確保安全的前提下，優(yōu)化采購資料歸檔檢索體系，便于授權(quán)人員依規(guī)查閱、使用歸檔資料，提升資料利用效率。第四條職責(zé)劃分采購部為采購資料的源頭管理部門，負責(zé)采購資料的收集、整理、初步審核，按時向檔案管理室移交完整的采購資料；檔案管理室負責(zé)采購資料的分類立卷、歸檔保管、檢索維護、銷毀審批，確保歸檔資料安全可控；財務(wù)部負責(zé)采購付款憑證、發(fā)票等財務(wù)類采購資料的收集核對，同步移交檔案管理室歸檔；審計部負責(zé)監(jiān)督采購資料歸檔的完整性、合規(guī)性，定期開展采購資料歸檔專項審計；各部門指定專人作為采購資料歸檔聯(lián)絡(luò)人，負責(zé)本部門采購資料的初步整理和交接；管理層負責(zé)審批采購資料的銷毀、外借等重大事項，對歸檔管理工作提供資源支持。第二章采購資料分類與歸檔范圍第五條采購資料分類根據(jù)采購業(yè)務(wù)類型和資料屬性，將采購資料劃分為以下類別，明確不同類別資料的歸檔重點：設(shè)備采購類資料：涵蓋海上發(fā)電設(shè)備、電氣控制設(shè)備、防汛應(yīng)急設(shè)備等采購相關(guān)資料，核心歸檔重點為設(shè)備技術(shù)參數(shù)、驗收標準、質(zhì)保協(xié)議、安裝調(diào)試記錄；物資采購類資料：涵蓋防腐材料、勞保用品、辦公物資、檢修配件等采購相關(guān)資料，核心歸檔重點為物資規(guī)格型號、數(shù)量單價、到貨驗收記錄、質(zhì)量檢測報告；服務(wù)采購類資料：涵蓋設(shè)備運維服務(wù)、檢測檢驗服務(wù)、技術(shù)咨詢服務(wù)等采購相關(guān)資料，核心歸檔重點為服務(wù)范圍、服務(wù)標準、驗收報告、費用結(jié)算憑證；通用管理類資料：涵蓋采購立項文件、招標公告、比價記錄、供應(yīng)商資質(zhì)文件、采購審批文件等，核心歸檔重點為審批流程完整性、供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)性。第六條歸檔范圍各類采購業(yè)務(wù)需歸檔的具體資料范圍如下，確保采購全流程資料無缺失：立項階段資料：采購申請表、立項審批文件、采購預(yù)算批復(fù)文件、采購需求說明書、市場調(diào)研分析報告；采購執(zhí)行階段資料：招標公告、招標文件、投標文件、評標記錄、中標通知書、比價單、談判記錄、供應(yīng)商資質(zhì)證明（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、信用報告等）；合同階段資料：采購合同正本及附件、合同審批文件、合同變更協(xié)議、補充協(xié)議、違約責(zé)任確認文件；驗收階段資料：到貨通知單、驗收方案、驗收記錄、質(zhì)量檢測報告、缺陷整改通知書、整改驗收確認單；結(jié)算階段資料：發(fā)票、付款申請單、銀行轉(zhuǎn)賬憑證、費用結(jié)算單、質(zhì)保金支付憑證、違約金收取/支付憑證；售后階段資料：設(shè)備/物資質(zhì)保協(xié)議、維修保養(yǎng)記錄、售后服務(wù)工單、供應(yīng)商售后評價報告。第七條保密等級劃分結(jié)合采購資料的敏感程度，將采購資料劃分為三個保密等級，明確不同等級的管控要求：核心級：包含采購底價、供應(yīng)商獨家報價、公司采購戰(zhàn)略規(guī)劃、核心設(shè)備采購技術(shù)參數(shù)等資料，僅限采購部負責(zé)人、管理層、審計部授權(quán)人員查閱；普通級：包含常規(guī)物資采購合同、驗收記錄、付款憑證、供應(yīng)商公開資質(zhì)文件等資料，僅限公司內(nèi)部相關(guān)業(yè)務(wù)人員查閱；公開級：包含采購招標公告、中標結(jié)果公示、通用服務(wù)采購標準等無敏感信息的資料，可按規(guī)定對外公示或提供。第三章采購資料歸檔流程第八條資料收集整理采購資料收集整理需遵循以下要求，確保資料規(guī)范有序：收集時限：采購業(yè)務(wù)完成后（以最終付款或質(zhì)保期滿為準），采購部需在15個工作日內(nèi)完成該筆采購所有資料的收集工作；資料核對：核對資料的完整性、真實性，檢查合同簽章是否齊全、驗收記錄是否有相關(guān)人員簽字、發(fā)票信息是否與合同一致，缺失或有誤的資料需在5個工作日內(nèi)補充完善；整理規(guī)范：按采購業(yè)務(wù)編號統(tǒng)一整理資料，按“立項-采購執(zhí)行-合同-驗收-結(jié)算-售后”順序排列，編寫資料目錄，標注頁碼，使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒收納；電子資料處理：電子版本的采購資料需轉(zhuǎn)換為不可編輯格式，命名規(guī)則為“采購類型-業(yè)務(wù)編號-資料名稱-日期”，確保電子資料與紙質(zhì)資料內(nèi)容一致。第九條資料移交審核采購資料整理完成后，按以下流程移交檔案管理室審核：移交申請：采購部填寫《采購資料歸檔移交申請表》，注明采購業(yè)務(wù)編號、資料類別、份數(shù)、保密等級、移交人等信息，經(jīng)采購部負責(zé)人簽字確認；初步審核：檔案管理室接收資料后，3個工作日內(nèi)完成初步審核，重點核查資料完整性、整理規(guī)范性，審核不通過的退回采購部補充完善；合規(guī)審核：核心級采購資料需經(jīng)審計部專項審核，核查采購流程合規(guī)性、資料真實性，審核通過后出具《采購資料合規(guī)審核意見》；移交確認：審核通過后，檔案管理室與采購部辦理移交手續(xù)，雙方在《采購資料移交清單》上簽字確認，移交清單一式兩份，雙方各留存一份。第十條立卷歸檔檔案管理室對審核通過的采購資料按以下要求立卷歸檔：分類立卷：按“年度-采購類型-業(yè)務(wù)編號”的層級建立檔案卷冊，核心級資料單獨立卷，標注“核心保密”標識；編號規(guī)則：檔案編號由“年份+采購類型代碼+業(yè)務(wù)流水號+卷冊號”組成，例如“2026-SB-008-01”（2026年設(shè)備采購第8筆業(yè)務(wù)第1卷）；電子歸檔：紙質(zhì)資料掃描形成電子檔案，與原電子資料一并存儲至公司加密檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案檢索目錄；歸檔登記：填寫《采購資料歸檔登記表》，記錄檔案編號、資料名稱、份數(shù)、移交日期、保密等級、保管期限等信息，納入檔案管理臺賬。第四章采購資料保管與利用第十一條保管要求采購資料保管需遵循以下標準，確保資料安全完好：紙質(zhì)資料保管：核心級資料存放至保密檔案柜，配備雙鎖管理，鑰匙由檔案管理員和檔案管理室負責(zé)人分別保管；普通級資料存放至專用檔案柜，做好防潮、防火、防蟲、防破損措施，庫房溫度控制在15-25℃，相對濕度控制在45%-60%；電子資料保管：電子檔案存儲至公司專用加密服務(wù)器，定期備份（每月全量備份、每周增量備份），備份介質(zhì)異地存放，設(shè)置訪問權(quán)限和操作日志，記錄所有查閱、下載行為；保管期限：核心設(shè)備采購資料保管期限為永久，常規(guī)物資/服務(wù)采購資料保管期限為15年，通用管理類資料保管期限為10年，期滿后按規(guī)定辦理銷毀或續(xù)存手續(xù)；定期核查：檔案管理室每季度核查一次采購檔案保管情況，核對紙質(zhì)檔案完整性、電子檔案可讀取性，核查結(jié)果納入檔案管理員績效考核。第十二條查閱利用采購資料查閱利用需遵循以下規(guī)范，確保合規(guī)使用：內(nèi)部查閱：查閱普通級資料需填寫《采購資料查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批；查閱核心級資料需經(jīng)采購部負責(zé)人及檔案管理室負責(zé)人雙審批，管理層授權(quán)；查閱時僅限在檔案查閱室查看，嚴禁帶出，嚴禁私自復(fù)制；外部查閱：因?qū)徲?、監(jiān)管檢查、法律訴訟等需要外部單位查閱的，需填寫《采購資料外部查閱審批表》，經(jīng)管理層審批，簽訂《資料使用保密協(xié)議》，檔案管理員全程陪同查閱，僅限查閱審批范圍內(nèi)的資料；資料復(fù)制：確需復(fù)制采購資料的，普通級資料需經(jīng)檔案管理室負責(zé)人審批，核心級資料需經(jīng)管理層審批，復(fù)制件標注“復(fù)制件”字樣，與原件同等管控；資料外借：采購檔案原則上不外借，特殊情況需外借的，僅限紙質(zhì)復(fù)印件，外借期限不超過7個工作日，外借時收取借閱押金，逾期未歸還的暫停借閱人后續(xù)查閱權(quán)限。第十三條銷毀處置保管期滿且無保留價值的采購資料，按以下流程銷毀：銷毀申請：檔案管理室梳理達到保管期限的采購資料，填寫《采購資料銷毀申請表》，注明銷毀資料清單、保管期限、銷毀原因，附審計部審核意見；審批流程：普通級資料銷毀經(jīng)檔案管理室負責(zé)人、采購部負責(zé)人審批；核心級資料銷毀需經(jīng)管理層集體審議審批；銷毀執(zhí)行：銷毀工作由檔案管理室、審計部、采購部共同監(jiān)督執(zhí)行，選擇有資質(zhì)的銷毀機構(gòu)，做好銷毀記錄，拍攝銷毀過程影像資料，相關(guān)人員簽字確認；記錄留存：銷毀審批文件、銷毀清單、銷毀記錄等資料永久留存，確保銷毀過程可追溯。第五章監(jiān)督考核與責(zé)任追究第十四條監(jiān)督檢查機制建立多層級監(jiān)督檢查機制，確保采購資料歸檔管理制度落地：日常監(jiān)督：檔案管理室每月核查采購資料移交及時性、歸檔完整性，形成月度核查報告；專項檢查：每季度由審計部牽頭，聯(lián)合采購部、檔案管理室開展采購資料歸檔專項檢查，重點核查核心級資料保密執(zhí)行情況、保管合規(guī)性；年度審計：每年納入公司年度檔案管理審計范圍，全面核查采購資料歸檔、保管、利用、銷毀全流程合規(guī)性，出具審計報告并提出整改要求。第十五條考核指標將采購資料歸檔管理納入績效考核，設(shè)定以下量化指標：資料移交及時率：采購資料在規(guī)定時限內(nèi)移交歸檔的比例，考核目標100%；資料歸檔完整率：歸檔資料覆蓋規(guī)定范圍的比例，考核目標100%；檔案保管完好率：紙質(zhì)檔案無破損、丟失、篡改，電子檔案可正常讀取的比例，考核目標100%；查閱合規(guī)率：采購資料查閱、復(fù)制、外借符合制度要求的比例，考核目標100%；保密違規(guī)率：采購資料泄露、違規(guī)傳播等行為發(fā)生次數(shù)，考核目標0。第十六條獎懲措施明確采購資料歸檔管理的獎懲標準：獎勵措施：年度考核中所有指標達標的采購部及檔案管理室人員，給予個人獎金800-2000元；及時發(fā)現(xiàn)并制止采購資料泄露、篡改的人員，給予500-1500元專項獎勵；采購資料歸檔管理工作表現(xiàn)突出的部門，給予團隊獎金3000-5000元；處罰措施：未按時移交采購資料的，扣減責(zé)任人績效獎金5%-15%；歸檔資料缺失、不完整的，扣減采購部負責(zé)人績效分3-8分；違規(guī)查閱、復(fù)制、外借采購資料的，扣減責(zé)任人績效獎金20%-50%；因保管不善導(dǎo)致采購資料丟失、泄露、篡改的，視情節(jié)輕重給予通報批評、調(diào)離崗位處理，涉嫌違法