2026年海洋能發(fā)電公司會(huì)議室預(yù)約與使用管理制度第一章總則第一條制定目的會(huì)議室預(yù)約與使用管理是海洋能發(fā)電公司辦公秩序維護(hù)的重要環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到會(huì)議效率、資源利用及辦公成本管控。海洋能發(fā)電行業(yè)涉及海上項(xiàng)目評(píng)審、技術(shù)方案研討、行業(yè)監(jiān)管對(duì)接等專屬會(huì)議場(chǎng)景，會(huì)議室使用無(wú)規(guī)范、預(yù)約無(wú)流程易導(dǎo)致資源沖突、設(shè)備故障、會(huì)議延誤等問(wèn)題。為統(tǒng)一會(huì)議室預(yù)約標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范使用流程，明確使用責(zé)任，保障會(huì)議室資源高效、有序、安全利用，結(jié)合公司辦公場(chǎng)地管理實(shí)際及海洋能發(fā)電行業(yè)會(huì)議需求特點(diǎn)，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有會(huì)議室（含常規(guī)會(huì)議室、視頻會(huì)議專用室、大型研討會(huì)議室）的預(yù)約、使用、設(shè)備維護(hù)、衛(wèi)生管理等全流程工作，涉及公司各部門及所有使用會(huì)議室的員工。外部合作單位借用公司會(huì)議室開(kāi)展業(yè)務(wù)相關(guān)會(huì)議的，參照本制度相關(guān)條款執(zhí)行。第三條管理原則（一）公平高效原則：所有部門及員工平等享有會(huì)議室預(yù)約使用權(quán)，優(yōu)先保障重要會(huì)議、緊急會(huì)議的使用需求，提高會(huì)議室資源周轉(zhuǎn)效率。（二）預(yù)約優(yōu)先原則：會(huì)議室使用必須提前完成預(yù)約登記，未預(yù)約的不得占用會(huì)議室，特殊緊急情況臨時(shí)使用的，需即時(shí)補(bǔ)全預(yù)約手續(xù)。（三）責(zé)任到人原則：為每一次會(huì)議室使用明確預(yù)約人、使用負(fù)責(zé)人，確保會(huì)議期間設(shè)備使用、衛(wèi)生維護(hù)、安全管理等責(zé)任落實(shí)到位。（四）分類管理原則：根據(jù)會(huì)議室規(guī)模、設(shè)備配置（如是否具備遠(yuǎn)程視頻、海上項(xiàng)目數(shù)據(jù)展示功能）進(jìn)行分類，差異化設(shè)定預(yù)約流程和使用標(biāo)準(zhǔn)。（五）節(jié)約環(huán)保原則：會(huì)議期間合理使用水電、辦公設(shè)備，杜絕浪費(fèi)，會(huì)議結(jié)束后即時(shí)關(guān)閉設(shè)備、電源，保持會(huì)議室整潔，降低辦公能耗。（六）安全保密原則：涉及海上項(xiàng)目涉密信息、公司核心技術(shù)的會(huì)議，使用會(huì)議室時(shí)需做好保密措施，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入，防止信息泄露。第四條職責(zé)分工（一）行政部：作為會(huì)議室管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)建立會(huì)議室預(yù)約臺(tái)賬，維護(hù)會(huì)議室硬件設(shè)備（投影儀、音響、視頻系統(tǒng)等），制定會(huì)議室使用規(guī)范，監(jiān)督預(yù)約和使用流程合規(guī)性，處理會(huì)議室使用中的糾紛和異常情況。（二）IT運(yùn)維崗：負(fù)責(zé)會(huì)議室音視頻設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)展示設(shè)備的日常維護(hù)和故障搶修，確保會(huì)議所需技術(shù)設(shè)備正常運(yùn)行，為特殊會(huì)議（如海上項(xiàng)目遠(yuǎn)程評(píng)審會(huì)）提供技術(shù)支持。（三）保潔崗：負(fù)責(zé)會(huì)議室日常清潔、用品補(bǔ)充（飲用水、紙筆等），會(huì)議結(jié)束后即時(shí)清理衛(wèi)生，恢復(fù)會(huì)議室初始狀態(tài)。（四）預(yù)約人/會(huì)議負(fù)責(zé)人：按流程完成會(huì)議室預(yù)約，提前檢查會(huì)議設(shè)備狀態(tài)，組織參會(huì)人員有序使用會(huì)議室，會(huì)議結(jié)束后督促做好設(shè)備關(guān)閉、衛(wèi)生清理等工作，對(duì)會(huì)議室使用期間的合規(guī)性和安全性負(fù)責(zé)。（五）各部門：指定專人統(tǒng)籌本部門會(huì)議室預(yù)約需求，合理安排會(huì)議時(shí)間，避免與其他部門預(yù)約沖突，監(jiān)督本部門員工遵守會(huì)議室使用規(guī)定。第二章會(huì)議室預(yù)約管理第五條預(yù)約范圍與條件（一）預(yù)約范圍：公司所有在冊(cè)的會(huì)議室均納入預(yù)約管理體系，包括可容納10人以內(nèi)的小型洽談室、20-50人的中型會(huì)議室、50人以上的大型研討室，以及配備遠(yuǎn)程視頻系統(tǒng)的專用會(huì)議室。（二）預(yù)約條件：預(yù)約人需為本公司正式員工，預(yù)約時(shí)需明確會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議時(shí)長(zhǎng)、所需設(shè)備（如是否需要海上項(xiàng)目數(shù)據(jù)投屏、遠(yuǎn)程連線海上作業(yè)點(diǎn)）等信息，確保預(yù)約信息真實(shí)、完整。第六條預(yù)約流程及時(shí)限（一）常規(guī)預(yù)約：普通會(huì)議需提前1個(gè)工作日通過(guò)公司OA系統(tǒng)或行政部登記臺(tái)賬完成預(yù)約，填寫《會(huì)議室預(yù)約申請(qǐng)表》，注明會(huì)議相關(guān)信息，行政部審核確認(rèn)后完成預(yù)約。（二）緊急預(yù)約：涉及海上作業(yè)應(yīng)急處置、重大政策對(duì)接等緊急會(huì)議，可即時(shí)聯(lián)系行政部進(jìn)行臨時(shí)預(yù)約，行政部?jī)?yōu)先協(xié)調(diào)可用會(huì)議室，預(yù)約人需在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)全預(yù)約手續(xù)。（三）長(zhǎng)期預(yù)約：部門例會(huì)等固定周期的會(huì)議，可向行政部申請(qǐng)長(zhǎng)期預(yù)約，明確會(huì)議周期（如每周一上午）、使用時(shí)長(zhǎng)，行政部核實(shí)無(wú)沖突后備案，長(zhǎng)期預(yù)約有效期不超過(guò)3個(gè)月，到期需重新申請(qǐng)。（四）預(yù)約時(shí)長(zhǎng)：?jiǎn)未螘?huì)議預(yù)約時(shí)長(zhǎng)原則上不超過(guò)4小時(shí)，確需延長(zhǎng)的，需提前1小時(shí)向行政部申請(qǐng)，經(jīng)審核同意后方可延長(zhǎng)，避免占用后續(xù)預(yù)約時(shí)段。第七條預(yù)約沖突處理（一）優(yōu)先級(jí)判定：會(huì)議室預(yù)約沖突時(shí)，按會(huì)議重要程度排序，優(yōu)先級(jí)從高到低依次為：應(yīng)急類會(huì)議（如海上設(shè)備故障處置會(huì)）、重大決策類會(huì)議（如項(xiàng)目投資評(píng)審會(huì)）、外部對(duì)接類會(huì)議（如行業(yè)監(jiān)管調(diào)研會(huì)）、內(nèi)部研討類會(huì)議（如技術(shù)方案討論會(huì)）、常規(guī)例會(huì)。（二）協(xié)調(diào)機(jī)制：低優(yōu)先級(jí)會(huì)議的預(yù)約人需配合調(diào)整會(huì)議時(shí)間或更換會(huì)議室，行政部負(fù)責(zé)居中協(xié)調(diào)，確保高優(yōu)先級(jí)會(huì)議順利開(kāi)展，協(xié)調(diào)結(jié)果需及時(shí)告知相關(guān)預(yù)約人。（三）取消預(yù)約：預(yù)約人如需取消會(huì)議室使用，需提前至少2小時(shí)通知行政部，緊急取消的需即時(shí)告知，多次預(yù)約后無(wú)故取消且未提前通知的，行政部可暫停該部門1周的會(huì)議室優(yōu)先預(yù)約權(quán)。第三章會(huì)議室使用管理第八條使用前準(zhǔn)備要求（一）設(shè)備檢查：會(huì)議負(fù)責(zé)人需在會(huì)議開(kāi)始前30分鐘到達(dá)會(huì)議室，檢查投影儀、音響、麥克風(fēng)、網(wǎng)絡(luò)、電源等設(shè)備是否正常運(yùn)行，如需使用遠(yuǎn)程視頻連線海上作業(yè)點(diǎn)的，需提前1小時(shí)聯(lián)IT運(yùn)維崗調(diào)試設(shè)備，確保會(huì)議順利開(kāi)展。（二）環(huán)境準(zhǔn)備：根據(jù)參會(huì)人數(shù)擺放座椅，補(bǔ)充飲用水、紙筆等會(huì)議用品，開(kāi)啟必要的通風(fēng)、照明設(shè)備，涉密會(huì)議需關(guān)閉會(huì)議室對(duì)外門窗，設(shè)置“會(huì)議中，請(qǐng)勿打擾”標(biāo)識(shí)。（三）人員通知：提前告知參會(huì)人員會(huì)議室位置、使用注意事項(xiàng)，涉密會(huì)議需核驗(yàn)收會(huì)人員身份，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入會(huì)議室。第九條使用過(guò)程規(guī)范（一）秩序管理：參會(huì)人員需遵守會(huì)議室使用規(guī)定，保持安靜，禁止大聲喧嘩、隨意走動(dòng)，不得在會(huì)議室內(nèi)進(jìn)食（瓶裝水除外）、吸煙，不得損壞會(huì)議室設(shè)施設(shè)備。（二）設(shè)備使用：規(guī)范操作會(huì)議設(shè)備，嚴(yán)禁私自拆卸、調(diào)試硬件設(shè)施，使用投屏、視頻系統(tǒng)時(shí)按操作手冊(cè)執(zhí)行，設(shè)備出現(xiàn)故障即時(shí)聯(lián)系IT運(yùn)維崗處理，不得擅自維修。（三）保密管理：涉及海上項(xiàng)目核心數(shù)據(jù)、公司商業(yè)秘密的會(huì)議，需關(guān)閉會(huì)議室監(jiān)控（如需保留監(jiān)控需報(bào)備行政部），會(huì)議資料不得隨意擺放，會(huì)議結(jié)束后即時(shí)帶走，嚴(yán)禁遺留涉密文件。（四）時(shí)長(zhǎng)管控：嚴(yán)格按預(yù)約時(shí)長(zhǎng)使用會(huì)議室，確需延長(zhǎng)的需按規(guī)定申請(qǐng)，避免影響后續(xù)預(yù)約會(huì)議的正常開(kāi)展。第十條使用后收尾要求（一）設(shè)備關(guān)閉：會(huì)議結(jié)束后，即時(shí)關(guān)閉投影儀、電腦、音響、空調(diào)、照明等所有設(shè)備，拔掉非必要電源插頭，確保設(shè)備安全，節(jié)約用電。（二）衛(wèi)生清理：將座椅歸位，清理桌面雜物、飲用水瓶、廢紙等垃圾，保持桌面、地面整潔，涉密文件、會(huì)議草稿紙需按保密規(guī)定處理，不得隨意丟棄。（三）用品歸位：將會(huì)議使用的紙筆、水杯等用品整理歸位，消耗完畢的用品及時(shí)告知保潔崗補(bǔ)充。（四）狀態(tài)確認(rèn)：會(huì)議負(fù)責(zé)人離開(kāi)前需檢查會(huì)議室門窗、電源是否關(guān)閉，設(shè)備是否完好，確認(rèn)無(wú)誤后通知行政部完成使用登記核銷。第十一條特殊場(chǎng)景使用規(guī)范（一）海上項(xiàng)目評(píng)審會(huì)：使用配備專業(yè)數(shù)據(jù)展示設(shè)備的會(huì)議室時(shí)，需提前1天通知IT運(yùn)維崗調(diào)試設(shè)備，確保海上作業(yè)數(shù)據(jù)、設(shè)備運(yùn)行參數(shù)等能正常展示，會(huì)議期間安排專人管理數(shù)據(jù)設(shè)備，防止數(shù)據(jù)泄露或設(shè)備故障。（二）遠(yuǎn)程視頻會(huì)議：涉及與海上作業(yè)點(diǎn)、異地合作單位的遠(yuǎn)程會(huì)議，需提前測(cè)試視頻連線效果，確保網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定，會(huì)議期間安排技術(shù)人員全程值守，處理突發(fā)的網(wǎng)絡(luò)或設(shè)備問(wèn)題。（三）外部人員參會(huì)會(huì)議：有外部單位人員參會(huì)時(shí)，需提前在行政部備案，告知參會(huì)人員數(shù)量、身份，會(huì)議期間安排專人引導(dǎo)，嚴(yán)禁外部人員隨意進(jìn)出其他辦公區(qū)域。第四章監(jiān)督與責(zé)任追究第十二條日常監(jiān)督（一）行政部每日抽查會(huì)議室預(yù)約臺(tái)賬與實(shí)際使用情況的一致性，檢查會(huì)議室設(shè)備使用、衛(wèi)生維護(hù)情況，發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用行為即時(shí)制止并記錄。（二）IT運(yùn)維崗每周檢查會(huì)議室設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，形成設(shè)備維護(hù)記錄，對(duì)頻繁出現(xiàn)操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備故障的部門或人員進(jìn)行提醒培訓(xùn)。（三）各部門每月自查本部門會(huì)議室使用合規(guī)性，督促員工遵守預(yù)約和使用規(guī)定，減少違規(guī)行為。第十三條違規(guī)行為界定（一）輕微違規(guī)：未按規(guī)定補(bǔ)全預(yù)約手續(xù)、會(huì)議結(jié)束后未及時(shí)清理桌面雜物、未關(guān)閉非核心設(shè)備的，未造成設(shè)備損壞或資源浪費(fèi)的，視為輕微違規(guī)。（二）一般違規(guī)：無(wú)故占用已預(yù)約會(huì)議室、擅自延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)長(zhǎng)影響后續(xù)使用、操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備輕微損壞、泄露非核心會(huì)議信息的，造成較小資源浪費(fèi)或合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的，視為一般違規(guī)。（三）嚴(yán)重違規(guī)：故意損壞會(huì)議室設(shè)備、占用會(huì)議室從事非工作活動(dòng)、泄露海上項(xiàng)目涉密信息、多次違規(guī)且拒不整改的，造成重大設(shè)備損失或合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的，視為嚴(yán)重違規(guī)。第十四條違規(guī)處理措施（一）輕微違規(guī)：給予責(zé)任人警告處理，責(zé)令當(dāng)場(chǎng)整改，行政部進(jìn)行口頭提醒，記錄在部門月度考核臺(tái)賬中。（二）一般違規(guī)：責(zé)令責(zé)任人賠償設(shè)備維修費(fèi)用（如有），給予通報(bào)批評(píng)處理，扣減當(dāng)月績(jī)效的5%-10%；部門負(fù)責(zé)人負(fù)管理責(zé)任，需提交整改說(shuō)明。（三）嚴(yán)重違規(guī)：追回全部設(shè)備損失賠償款，給予責(zé)任人記過(guò)及以上紀(jì)律處分，扣減季度績(jī)效的15%-20%；情節(jié)嚴(yán)重的解除勞動(dòng)合同，涉嫌違法犯罪的移交司法機(jī)關(guān)處理。第五章附則第十五條制度解釋權(quán)本制度的最