公司人力資源資料歸檔及管理規(guī)范一、總則1.1目的與意義為規(guī)范公司人力資源資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作，確保人力資源信息的真實(shí)性、完整性、安全性和可追溯性，提高人力資源管理工作效率，保護(hù)公司和員工的合法權(quán)益，特制定本規(guī)范。本規(guī)范旨在為公司人力資源管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化提供依據(jù)，同時(shí)滿足相關(guān)法律法規(guī)對企業(yè)用工管理的要求。1.2適用范圍本規(guī)范適用于公司全體員工（包括正式員工、試用期員工、實(shí)習(xí)生及其他形式用工人員）的個(gè)人人力資源資料，以及公司層面的人力資源規(guī)劃、招聘、培訓(xùn)、績效、薪酬、員工關(guān)系等相關(guān)管理文件資料的歸檔與管理。公司各部門涉及人力資源事務(wù)的資料管理，均須遵循本規(guī)范。1.3基本原則人力資源資料管理應(yīng)遵循以下原則：*真實(shí)性原則：歸檔資料必須真實(shí)反映實(shí)際情況，不得虛構(gòu)、篡改。*完整性原則：資料收集應(yīng)全面，確保反映事件或事項(xiàng)的全貌。*規(guī)范性原則：資料的形成、收集、整理、歸檔應(yīng)符合統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和程序。*保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，保護(hù)員工個(gè)人隱私和公司商業(yè)秘密。*安全性原則：采取有效措施，確保資料在存儲(chǔ)和使用過程中的安全，防止丟失、損壞。*可利用性原則：資料歸檔應(yīng)便于檢索和查閱，滿足管理決策和日常工作的需要。二、人力資源資料的分類與歸檔范圍2.1員工個(gè)人檔案資料員工個(gè)人檔案資料是人力資源管理的核心，應(yīng)按照員工在職狀態(tài)（在職、離職、退休等）進(jìn)行分類管理，并包含以下主要內(nèi)容：*入職基礎(chǔ)資料：個(gè)人簡歷、求職申請表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、職業(yè)資格證書復(fù)印件、與原單位解除/終止勞動(dòng)合同證明、入職體檢報(bào)告、員工信息登記表等。*勞動(dòng)合同及相關(guān)文件：勞動(dòng)合同正本及附件、崗位協(xié)議、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議、勞動(dòng)合同變更書、續(xù)訂書、解除/終止勞動(dòng)合同協(xié)議書等。*任職與異動(dòng)資料：崗位任命書、職位變動(dòng)記錄、薪資調(diào)整記錄、工作調(diào)動(dòng)通知、晉升/降職材料等。*培訓(xùn)與發(fā)展資料：培訓(xùn)記錄表、培訓(xùn)結(jié)業(yè)/證書復(fù)印件、參加外部培訓(xùn)的相關(guān)材料、繼續(xù)教育證明等。*績效與獎(jiǎng)懲資料：績效考核記錄表、各類獎(jiǎng)懲決定書及相關(guān)旁證材料、優(yōu)秀員工/先進(jìn)工作者等榮譽(yù)證明復(fù)印件。*薪酬福利資料：薪資發(fā)放記錄（可電子版存檔）、社保公積金繳納相關(guān)材料、福利享受記錄等。*考勤與休假資料：重要的考勤異常記錄、各類假期申請及審批單（年度匯總或關(guān)鍵假期）。*離職資料：離職申請書、離職面談?dòng)涗?、解?終止勞動(dòng)合同證明、工作交接清單等。2.2人力資源管理文件資料*規(guī)劃與制度類：人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃、年度人力資源計(jì)劃、公司組織架構(gòu)圖、部門職責(zé)說明書、崗位職責(zé)說明書、人力資源管理制度、流程文件、薪酬福利方案、績效考核方案等。*招聘與配置類：招聘計(jì)劃、招聘廣告、人才需求申請表、錄用審批表、招聘總結(jié)報(bào)告等。*培訓(xùn)與開發(fā)類：年度培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)課件、培訓(xùn)評估報(bào)告、師資資料、題庫等。*績效管理類：績效管理制度、各周期績效評估結(jié)果匯總、績效改進(jìn)計(jì)劃等。*薪酬福利類：薪酬結(jié)構(gòu)方案、薪資調(diào)整方案、福利制度、社保公積金開戶及變更資料等。*員工關(guān)系類：員工手冊、集體合同、勞動(dòng)爭議處理記錄、工會(huì)相關(guān)文件、員工活動(dòng)記錄等。*報(bào)表與分析類：各類人力資源統(tǒng)計(jì)報(bào)表、人力資源數(shù)據(jù)分析報(bào)告等。三、資料的歸檔要求與管理3.1歸檔要求*真實(shí)性與完整性：歸檔的資料必須是辦理完畢的正式材料，手續(xù)齊全，內(nèi)容真實(shí)，字跡清楚。復(fù)印件需注明原件保管處或加蓋核對章。*規(guī)范性：*資料應(yīng)使用A4紙張，書寫工整，不得使用鉛筆、圓珠筆（特定表單除外）或易褪色的墨水。*外文資料應(yīng)附有中文譯本。*各類表單應(yīng)按規(guī)定格式填寫，要素齊全。*需歸檔的電子文件應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，注明形成時(shí)間、責(zé)任人，并定期備份。*及時(shí)性：員工入職后一個(gè)月內(nèi)，HR部門應(yīng)完成其基礎(chǔ)檔案資料的收集與初步歸檔；員工異動(dòng)、獎(jiǎng)懲等重要事項(xiàng)發(fā)生后，相關(guān)資料應(yīng)在一周內(nèi)歸檔；員工離職后，其離職相關(guān)資料應(yīng)在辦理完畢后三日內(nèi)整理歸檔。公司級(jí)管理文件應(yīng)在發(fā)布或生效后及時(shí)歸檔。*系統(tǒng)性：資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、排序、編號(hào)、裝訂，做到目錄清晰，便于查閱。3.2日常管理*存放：*紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜內(nèi)，保持干燥、通風(fēng)、避光、防蟲、防火、防潮。*檔案柜應(yīng)加鎖，鑰匙由專人保管。*不同狀態(tài)（在職、離職、退休）的員工檔案應(yīng)分區(qū)存放。*電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，設(shè)置訪問權(quán)限，進(jìn)行加密保護(hù)。*借閱與復(fù)制：*嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度。因工作需要借閱檔案，須經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱登記手續(xù)，明確借閱期限。*借閱者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。*檔案一般不得帶出檔案室，確需帶出的，須經(jīng)HR部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并限期歸還。*復(fù)制檔案資料，須經(jīng)HR部門負(fù)責(zé)人同意，并由檔案管理員負(fù)責(zé)復(fù)制，復(fù)制件需加蓋檔案證明章。*嚴(yán)禁任何組織或個(gè)人私自查閱、復(fù)制、摘抄、拍攝、公布員工個(gè)人檔案信息。司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱的，須持有效證件和單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。*保密：檔案管理人員及所有接觸檔案的人員必須嚴(yán)格遵守國家及公司保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。對檔案內(nèi)容的保密負(fù)有終身責(zé)任。*清點(diǎn)與核對：HR部門應(yīng)每半年對檔案進(jìn)行一次全面清點(diǎn)核對，確保賬物相符，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理并記錄。四、資料的保管期限與銷毀4.1保管期限*員工個(gè)人檔案：*在職員工檔案：永久保管。*離職員工檔案：自員工離職之日起至少保存兩年。對于涉及勞動(dòng)爭議、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)忍厥馇闆r的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限，直至爭議解決或相關(guān)事項(xiàng)處理完畢。*實(shí)習(xí)生及短期用工人員檔案：用工結(jié)束后至少保存一年。*人力資源管理文件資料：*公司組織架構(gòu)、重要制度、戰(zhàn)略規(guī)劃等核心文件：永久保管。*年度計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等：保管期限一般為五年至十年。*日常管理中形成的一般性文件、通知等：保管期限一般為三至五年。具體保管期限可根據(jù)相關(guān)法規(guī)要求及公司實(shí)際情況進(jìn)行細(xì)化。4.2銷毀*達(dá)到保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案資料，由檔案管理員提出銷毀申請，填寫《檔案銷毀清冊》，列明銷毀檔案的名稱、份數(shù)、起止時(shí)間、數(shù)量等，報(bào)HR部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。*檔案銷毀前，必須進(jìn)行再次核對，確保無誤。*銷毀檔案時(shí)，應(yīng)有兩人以上監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。嚴(yán)禁個(gè)人私自銷毀檔案材料。*電子檔案的銷毀應(yīng)確保徹底刪除，無法恢復(fù)。*《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。五、責(zé)任與監(jiān)督5.1責(zé)任部門人力資源部是公司人力資源資料歸檔與管理的歸口管理部門，負(fù)責(zé)本規(guī)范的制定、修訂、解釋和監(jiān)督執(zhí)行。各部門應(yīng)配合HR部門做好本部門員工相關(guān)資料的及時(shí)提交與初步整理。5.2檔案管理員職責(zé)檔案管理員應(yīng)忠于職守，認(rèn)真負(fù)責(zé)，熟悉檔案業(yè)務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行本規(guī)范的各項(xiàng)規(guī)定，確保檔案的安全與完整，提高檔案利用效率。5.3監(jiān)督與檢查HR部門應(yīng)定期對公司人力資源資料的歸檔及管理情況進(jìn)行自查，公司行政或?qū)徲?jì)部門可進(jìn)行不定期抽查。對嚴(yán)格執(zhí)行本規(guī)范、表現(xiàn)突出的，予以表揚(yáng)；對違反本規(guī)范