員工勞動合同簽訂及管理手冊引言勞動合同作為用人單位與勞動者之間確立勞動關(guān)系、明確雙方權(quán)利和義務(wù)的法律文書，是維護(hù)雙方合法權(quán)益的基石，也是構(gòu)建和諧穩(wěn)定勞動關(guān)系的前提。規(guī)范、細(xì)致地做好勞動合同的簽訂與管理工作，不僅能夠有效預(yù)防和減少勞動爭議，降低企業(yè)運(yùn)營風(fēng)險，更能提升員工的歸屬感與敬業(yè)度，為企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展提供堅實的人力資源保障。本手冊旨在結(jié)合實踐經(jīng)驗與相關(guān)法律法規(guī)要求，為企業(yè)人力資源管理部門及相關(guān)負(fù)責(zé)人提供一套系統(tǒng)、實用的勞動合同管理指引。第一章勞動合同簽訂前的準(zhǔn)備與審查1.1用人單位主體資格的確認(rèn)在啟動招聘及勞動合同簽訂程序前，用人單位需確保自身具備合法的用工主體資格。這包括但不限于有效的營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)的經(jīng)營許可證明等文件的齊備與合規(guī)。對于分支機(jī)構(gòu)，需確認(rèn)其是否獲得總公司的授權(quán)或具備獨(dú)立法人資格，能夠獨(dú)立承擔(dān)相應(yīng)的民事責(zé)任。1.2勞動者基本信息與資格審查人力資源部門在招聘階段即應(yīng)開始對擬錄用人員的基本信息和任職資格進(jìn)行審慎核查：*身份核實：通過身份證等有效證件確認(rèn)勞動者身份信息的真實性，防止冒用他人身份或使用偽造證件的情況。*學(xué)歷、履歷與資質(zhì)審查：核實勞動者所提供的學(xué)歷證書、職業(yè)資格證書、工作經(jīng)歷證明等材料的真實性與有效性，確保其具備崗位所需的知識、技能和經(jīng)驗。必要時，可進(jìn)行背景調(diào)查。*勞動關(guān)系狀態(tài)審查：至關(guān)重要的一點是確認(rèn)勞動者與其他用人單位是否仍存在未解除或終止的勞動合同，以及是否存在競業(yè)限制等可能影響本單位用工的情形。*健康狀況：根據(jù)崗位要求，合理確定健康檢查的項目與標(biāo)準(zhǔn)，確保勞動者能夠適應(yīng)工作內(nèi)容。但需注意避免以健康為由歧視勞動者。1.3書面勞動合同文本的準(zhǔn)備用人單位應(yīng)根據(jù)自身特點及不同崗位需求，準(zhǔn)備規(guī)范、合法的勞動合同文本。合同文本應(yīng)至少包含《中華人民共和國勞動合同法》規(guī)定的必備條款，并可根據(jù)實際需要增加符合法律規(guī)定的約定條款。建議勞動合同文本事先經(jīng)過法律顧問的審查，以確保其內(nèi)容的合法性與嚴(yán)謹(jǐn)性，避免因條款瑕疵引發(fā)后續(xù)爭議。第二章勞動合同的訂立與條款規(guī)范2.1簽訂時間要求用人單位應(yīng)在用工之日起一個月內(nèi)與勞動者訂立書面勞動合同。若自用工之日起超過一個月不滿一年未與勞動者訂立書面勞動合同，需向勞動者每月支付二倍的工資。若滿一年仍未訂立，則視為雙方已訂立無固定期限勞動合同。因此，嚴(yán)格遵守簽訂時限是勞動合同管理的首要環(huán)節(jié)。2.2勞動合同的必備條款勞動合同應(yīng)當(dāng)具備以下條款，缺一不可：*用人單位的名稱、住所和法定代表人或者主要負(fù)責(zé)人；*勞動者的姓名、住址和居民身份證或者其他有效身份證件號碼；*勞動合同期限；*工作內(nèi)容和工作地點；*工作時間和休息休假；*勞動報酬；*社會保險；*勞動保護(hù)、勞動條件和職業(yè)危害防護(hù)；*法律、法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)納入勞動合同的其他事項。2.3勞動合同的約定條款除必備條款外，用人單位與勞動者可以就試用期、培訓(xùn)、保守秘密、補(bǔ)充保險和福利待遇等其他事項進(jìn)行約定，但約定內(nèi)容不得違反法律法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定。2.3.1試用期試用期的約定應(yīng)遵循以下原則：*勞動合同期限三個月以上不滿一年的，試用期不得超過一個月；*勞動合同期限一年以上不滿三年的，試用期不得超過二個月；*三年以上固定期限和無固定期限的勞動合同，試用期不得超過六個月。*同一用人單位與同一勞動者只能約定一次試用期。*以完成一定工作任務(wù)為期限的勞動合同或者勞動合同期限不滿三個月的，不得約定試用期。*試用期包含在勞動合同期限內(nèi)。勞動合同僅約定試用期的，試用期不成立，該期限為勞動合同期限。*試用期工資不得低于本單位相同崗位最低檔工資或者勞動合同約定工資的百分之八十，并不得低于用人單位所在地的最低工資標(biāo)準(zhǔn)。2.3.2培訓(xùn)與服務(wù)期用人單位為勞動者提供專項培訓(xùn)費(fèi)用，對其進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)的，可以與該勞動者訂立協(xié)議，約定服務(wù)期。勞動者違反服務(wù)期約定的，應(yīng)當(dāng)按照約定向用人單位支付違約金。違約金的數(shù)額不得超過用人單位提供的培訓(xùn)費(fèi)用。用人單位要求勞動者支付的違約金不得超過服務(wù)期尚未履行部分所應(yīng)分?jǐn)偟呐嘤?xùn)費(fèi)用。2.3.3保密與競業(yè)限制對負(fù)有保密義務(wù)的勞動者，用人單位可以在勞動合同或者保密協(xié)議中與勞動者約定競業(yè)限制條款，并約定在解除或者終止勞動合同后，在競業(yè)限制期限內(nèi)按月給予勞動者經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。勞動者違反競業(yè)限制約定的，應(yīng)當(dāng)按照約定向用人單位支付違約金。競業(yè)限制的人員限于用人單位的高級管理人員、高級技術(shù)人員和其他負(fù)有保密義務(wù)的人員。競業(yè)限制的范圍、地域、期限由用人單位與勞動者約定，競業(yè)限制的約定不得違反法律、法規(guī)的規(guī)定。2.4勞動合同的簽訂與生效*勞動合同應(yīng)由用人單位法定代表人或授權(quán)委托人簽字并加蓋單位公章，勞動者本人簽字或蓋章。*簽訂勞動合同時，用人單位應(yīng)向勞動者明確告知合同各條款的含義，特別是涉及勞動者切身利益的條款，確保勞動者在充分理解的基礎(chǔ)上自愿簽署。*勞動合同文本一式兩份，用人單位和勞動者各執(zhí)一份。交付勞動者的合同文本，建議讓勞動者簽署收條，以備查考。*勞動合同自雙方簽字或蓋章之日起生效，但合同中另有約定生效時間的除外。第三章勞動合同的履行與變更3.1勞動合同履行的基本原則用人單位與勞動者應(yīng)當(dāng)按照勞動合同的約定，全面履行各自的義務(wù)。用人單位應(yīng)按照合同約定提供勞動條件、支付勞動報酬、繳納社會保險；勞動者應(yīng)遵守用人單位的規(guī)章制度，認(rèn)真履行工作職責(zé)。3.2勞動報酬的支付用人單位應(yīng)當(dāng)按照勞動合同約定和國家規(guī)定，向勞動者及時足額支付勞動報酬。工資支付不得低于當(dāng)?shù)刈畹凸べY標(biāo)準(zhǔn)，支付日期不得無故拖延。工資支付記錄應(yīng)至少保存二年備查。3.3工作內(nèi)容和工作地點的變更用人單位因生產(chǎn)經(jīng)營需要調(diào)整勞動者工作內(nèi)容或工作地點的，應(yīng)與勞動者協(xié)商一致。如雙方未能達(dá)成一致，用人單位不得單方面強(qiáng)制變更。確因客觀情況發(fā)生重大變化導(dǎo)致原合同無法繼續(xù)履行的，用人單位應(yīng)與勞動者協(xié)商變更合同內(nèi)容，協(xié)商不成的，可依法解除勞動合同并支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。3.4規(guī)章制度的告知與遵守用人單位制定的規(guī)章制度，如涉及勞動者切身利益，應(yīng)通過民主程序制定，并向勞動者公示或告知。勞動者應(yīng)當(dāng)遵守用人單位的規(guī)章制度，違反規(guī)章制度的，用人單位可依據(jù)規(guī)定進(jìn)行處理。第四章勞動合同的續(xù)訂、解除與終止4.1勞動合同的續(xù)訂勞動合同期滿前，用人單位應(yīng)根據(jù)勞動者表現(xiàn)及企業(yè)發(fā)展需要，就是否續(xù)訂勞動合同與勞動者進(jìn)行協(xié)商。如雙方同意續(xù)訂，應(yīng)在原合同期滿前辦理續(xù)訂手續(xù)。符合訂立無固定期限勞動合同條件的，勞動者提出或同意續(xù)訂的，除勞動者提出訂立固定期限勞動合同外，應(yīng)當(dāng)訂立無固定期限勞動合同。4.2勞動合同的解除勞動合同的解除分為協(xié)商解除、勞動者單方解除和用人單位單方解除。4.2.1協(xié)商解除用人單位與勞動者協(xié)商一致，可以解除勞動合同。4.2.2勞動者單方解除勞動者提前三十日以書面形式通知用人單位，可以解除勞動合同。勞動者在試用期內(nèi)提前三日通知用人單位，可以解除勞動合同。用人單位有下列情形之一的，勞動者可以解除勞動合同：*未按照勞動合同約定提供勞動保護(hù)或者勞動條件的；*未及時足額支付勞動報酬的；*未依法為勞動者繳納社會保險費(fèi)的；*用人單位的規(guī)章制度違反法律、法規(guī)的規(guī)定，損害勞動者權(quán)益的；*因本法第二十六條第一款規(guī)定的情形致使勞動合同無效的；*法律、行政法規(guī)規(guī)定勞動者可以解除勞動合同的其他情形。4.2.3用人單位單方解除用人單位單方解除勞動合同，需嚴(yán)格遵守法定條件和程序，主要包括：*過失性辭退：勞動者在試用期間被證明不符合錄用條件的；嚴(yán)重違反用人單位的規(guī)章制度的；嚴(yán)重失職，營私舞弊，給用人單位造成重大損害的；勞動者同時與其他用人單位建立勞動關(guān)系，對完成本單位的工作任務(wù)造成嚴(yán)重影響，或者經(jīng)用人單位提出，拒不改正的；因本法第二十六條第一款第一項規(guī)定的情形致使勞動合同無效的；被依法追究刑事責(zé)任的。*非過失性辭退：勞動者患病或者非因工負(fù)傷，在規(guī)定的醫(yī)療期滿后不能從事原工作，也不能從事由用人單位另行安排的工作的；勞動者不能勝任工作，經(jīng)過培訓(xùn)或者調(diào)整工作崗位，仍不能勝任工作的；勞動合同訂立時所依據(jù)的客觀情況發(fā)生重大變化，致使勞動合同無法履行，經(jīng)用人單位與勞動者協(xié)商，未能就變更勞動合同內(nèi)容達(dá)成協(xié)議的。此種情況下解除合同，用人單位需提前三十日以書面形式通知勞動者本人或者額外支付勞動者一個月工資，并支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。*經(jīng)濟(jì)性裁員：企業(yè)因破產(chǎn)重整、生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)生嚴(yán)重困難等法定情形需要裁減人員二十人以上或者裁減不足二十人但占企業(yè)職工總數(shù)百分之十以上的，用人單位提前三十日向工會或者全體職工說明情況，聽取工會或者職工的意見后，裁減人員方案經(jīng)向勞動行政部門報告，可以裁減人員。經(jīng)濟(jì)性裁員也需支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。4.3勞動合同的終止有下列情形之一的，勞動合同終止：*勞動合同期滿的；*勞動者開始依法享受基本養(yǎng)老保險待遇的；*勞動者死亡，或者被人民法院宣告死亡或者宣告失蹤的；*用人單位被依法宣告破產(chǎn)的；*用人單位被吊銷營業(yè)執(zhí)照、責(zé)令關(guān)閉、撤銷或者用人單位決定提前解散的；*法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他情形。勞動合同期滿，若勞動者存在法定特殊情形（如疑似職業(yè)病病人在診斷或者醫(yī)學(xué)觀察期間、患職業(yè)病或者因工負(fù)傷并被確認(rèn)喪失或者部分喪失勞動能力等），勞動合同應(yīng)當(dāng)續(xù)延至相應(yīng)的情形消失時終止。4.4經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償與賠償金在勞動合同解除或終止的特定情形下，用人單位應(yīng)當(dāng)向勞動者支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償按勞動者在本單位工作的年限，每滿一年支付一個月工資的標(biāo)準(zhǔn)向勞動者支付。六個月以上不滿一年的，按一年計算；不滿六個月的，向勞動者支付半個月工資的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。用人單位違法解除或者終止勞動合同的，應(yīng)當(dāng)依照經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)的二倍向勞動者支付賠償金。第五章勞動合同的檔案管理5.1合同文本及相關(guān)材料的歸檔用人單位應(yīng)建立健全勞動合同檔案管理制度。勞動合同文本（包括續(xù)訂、變更、解除、終止的相關(guān)協(xié)議）、勞動者入職登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、崗位技能證書復(fù)印件、離職證明、健康證明、工資支付記錄、社會保險繳納記錄等與勞動合同履行相關(guān)的材料，均應(yīng)整理歸檔，妥善保管。5.2檔案的保管期限勞動合同檔案的保管期限應(yīng)自勞動合同解除或終止之日起至少保存二年。對于涉及保密、競業(yè)限制等特殊協(xié)議的檔案，保管期限應(yīng)根據(jù)協(xié)議內(nèi)容及相關(guān)法律法規(guī)要求適當(dāng)延長。5.3檔案的查閱與保密建立檔案查閱審批制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員隨意查閱。查閱