企業(yè)電子郵件管理規(guī)范及范例一、總則1.1目的與依據(jù)為規(guī)范公司電子郵件（以下簡稱“郵件”）的使用與管理，確保信息傳遞的準(zhǔn)確、高效、安全與合規(guī)，保護(hù)公司及員工的合法權(quán)益，防范信息安全風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理制度，特制定本規(guī)范。1.2適用范圍本規(guī)范適用于公司全體員工（包括正式員工、試用期員工、實(shí)習(xí)生及其他為公司提供勞務(wù)的人員）在工作中使用公司分配的企業(yè)郵箱賬戶進(jìn)行的所有郵件活動(dòng)。1.3基本原則1.專業(yè)性原則：郵件內(nèi)容應(yīng)體現(xiàn)公司專業(yè)形象，語言得體、表述清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。2.高效性原則：郵件主題明確，內(nèi)容精煉，避免不必要的信息冗余，確保溝通效率。3.安全性原則：嚴(yán)格遵守信息安全及保密規(guī)定，妥善保管郵箱賬戶信息，防范信息泄露、丟失或被篡改。4.合規(guī)性原則：遵守國家法律法規(guī)及公司各項(xiàng)規(guī)章制度，不得利用企業(yè)郵箱從事任何違法違規(guī)活動(dòng)。5.責(zé)任性原則：員工對(duì)其使用的企業(yè)郵箱賬戶下的所有行為及產(chǎn)生的后果承擔(dān)責(zé)任。二、郵件賬戶管理2.1賬戶申請與開通員工入職后，由人力資源部門統(tǒng)一為其申請開通企業(yè)郵箱賬戶。賬戶命名規(guī)則遵循公司統(tǒng)一規(guī)定，通常基于員工姓名拼音或工號(hào)。2.2賬戶使用規(guī)范1.企業(yè)郵箱賬戶僅限員工本人在工作范圍內(nèi)使用，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借、共用或交由他人代管。2.員工應(yīng)妥善保管郵箱密碼，定期更換（建議周期不超過規(guī)定時(shí)限），密碼設(shè)置應(yīng)包含字母、數(shù)字及特殊符號(hào)，避免使用過于簡單或易被猜測的密碼。3.首次登錄郵箱后，應(yīng)立即修改初始密碼，并完善個(gè)人信息（如姓名、部門等）。4.不得利用企業(yè)郵箱注冊與工作無關(guān)的外部服務(wù)或網(wǎng)站。2.3賬戶保密與安全1.嚴(yán)禁將郵箱密碼告知他人，包括同事。如懷疑密碼泄露，應(yīng)立即更改并向IT部門報(bào)告。2.離開工作崗位時(shí)，應(yīng)鎖定計(jì)算機(jī)或退出郵箱登錄狀態(tài)，防止他人冒用。3.建議開啟郵箱的二次驗(yàn)證功能（如支持），增強(qiáng)賬戶安全性。2.4賬戶注銷與交接員工離職、調(diào)動(dòng)或因其他原因不再需要使用企業(yè)郵箱時(shí)，應(yīng)提前清理個(gè)人郵件（涉及工作的重要郵件應(yīng)按規(guī)定歸檔或交接），并配合IT部門完成郵箱賬戶的注銷或權(quán)限變更手續(xù)。離職員工應(yīng)將企業(yè)郵箱相關(guān)的工作事宜轉(zhuǎn)交給指定同事，并及時(shí)通知相關(guān)業(yè)務(wù)聯(lián)系人更新聯(lián)系方式。三、郵件撰寫與發(fā)送規(guī)范3.1主題（Subject）1.清晰明確：主題應(yīng)準(zhǔn)確概括郵件核心內(nèi)容，便于收件人快速了解郵件主旨。例如：“關(guān)于XX項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)”、“XX會(huì)議紀(jì)要及行動(dòng)項(xiàng)”。2.簡潔凝練：避免使用模糊、冗長或無意義的主題。3.適當(dāng)標(biāo)識(shí)：對(duì)于重要、緊急或需要特定處理方式的郵件，可在主題前添加標(biāo)識(shí)，如“【重要】”、“【緊急】”、“【請審批】”、“【FYI-僅供參考】”。4.避免空白主題：無主題郵件容易被誤認(rèn)為垃圾郵件或被忽略。3.2收件人（To）、抄送（CC）與密送（BCC）1.收件人（To）：指郵件內(nèi)容的直接接收者和主要處理者，應(yīng)確保收件人準(zhǔn)確無誤。2.抄送（CC-CarbonCopy）：指需要知曉郵件內(nèi)容但非主要處理者。避免不必要的抄送，以免造成信息干擾。3.密送（BCC-BlindCarbonCopy）：指收件人列表對(duì)其他收件人（包括抄送者）不可見。通常用于需要秘密通知或發(fā)送給大量收件人且不希望他們互相知曉身份的場景，使用時(shí)需謹(jǐn)慎。4.避免群發(fā)：除非確有必要，否則不應(yīng)將與部分人無關(guān)的郵件群發(fā)給整個(gè)部門或公司。3.3正文（Body）1.稱呼與問候：根據(jù)與收件人的關(guān)系及公司文化，使用恰當(dāng)?shù)姆Q呼和問候語。例如：“尊敬的XX總”、“XX經(jīng)理，您好”、“各位同事，早上好”。2.內(nèi)容組織：*開門見山：重要事項(xiàng)應(yīng)放在郵件開頭。*邏輯清晰：內(nèi)容應(yīng)條理分明，可使用序號(hào)、項(xiàng)目符號(hào)等方式組織，便于閱讀。*語言得體：使用專業(yè)、禮貌、簡潔的書面語言。避免使用網(wǎng)絡(luò)俚語、表情符號(hào)（除非特定非正式溝通場景且雙方習(xí)慣）、攻擊性或情緒化言辭。*信息完整：確保提供必要的背景信息、具體需求或明確的行動(dòng)指示。例如，如需對(duì)方回復(fù)或執(zhí)行某項(xiàng)任務(wù)，應(yīng)明確說明截止時(shí)間和期望結(jié)果。3.結(jié)尾與署名：*郵件結(jié)尾可使用恰當(dāng)?shù)淖ｍ炚Z，如“順祝商祺”、“感謝支持”、“期待回復(fù)”等。*務(wù)必包含規(guī)范的署名，至少包括發(fā)件人姓名、部門。建議設(shè)置統(tǒng)一的郵件簽名檔，包含姓名、職位、部門、公司名稱、聯(lián)系電話（分機(jī)號(hào)）、公司網(wǎng)址（可選）等信息。3.4附件（Attachments）1.必要性：確認(rèn)附件為郵件內(nèi)容的必要補(bǔ)充，避免發(fā)送無意義或過大的附件。2.命名規(guī)范：附件文件名應(yīng)清晰易懂，能反映文件內(nèi)容，避免使用“新建文檔.docx”、“未命名.jpg”等默認(rèn)名稱。例如：“XX項(xiàng)目需求規(guī)格說明書_v1.0.docx”。3.格式兼容：盡量使用通用的文件格式，確保收件人能夠正常打開。5.正文提示：郵件正文中應(yīng)明確提及附件的存在及其主要內(nèi)容，例如：“詳見附件《XX報(bào)告》”。3.5發(fā)送前檢查發(fā)送郵件前，務(wù)必仔細(xì)檢查以下內(nèi)容：1.收件人、抄送、密送地址是否準(zhǔn)確無誤。2.主題是否清晰、恰當(dāng)。3.正文內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確、條理清晰，有無錯(cuò)別字、語病。4.附件是否已正確添加，文件名是否規(guī)范。5.郵件整體語氣是否得體。四、郵件接收與回復(fù)規(guī)范4.1及時(shí)查收與閱讀員工應(yīng)養(yǎng)成定期查收郵件的習(xí)慣，確保及時(shí)獲取重要信息。對(duì)于工作時(shí)間內(nèi)收到的郵件，應(yīng)爭取在當(dāng)日或下一個(gè)工作日內(nèi)閱讀。4.2及時(shí)回復(fù)（Reply/ReplyAll）1.回復(fù)時(shí)限：對(duì)于一般事務(wù)性郵件，應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)給予回復(fù)；對(duì)于緊急或重要郵件，應(yīng)盡快回復(fù)，通常不應(yīng)超過工作時(shí)間的規(guī)定時(shí)長。2.明確回應(yīng)：回復(fù)應(yīng)針對(duì)郵件內(nèi)容給出明確的答復(fù)或行動(dòng)方案。如無法立即給出完整回復(fù)，可先告知對(duì)方已收到郵件，并說明預(yù)計(jì)何時(shí)能給予詳細(xì)回復(fù)。3.“ReplyAll”的使用：當(dāng)需要將回復(fù)內(nèi)容告知原郵件的所有收件人和抄送人時(shí)，使用“ReplyAll”；若只需回復(fù)發(fā)件人，則使用“Reply”。避免不必要的“ReplyAll”，以免對(duì)無關(guān)人員造成干擾。4.引用原文：在回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)郵件時(shí)，如需針對(duì)原文特定內(nèi)容進(jìn)行回復(fù)，可適當(dāng)引用原文相關(guān)部分，使上下文更清晰。但注意不要引用過多無關(guān)內(nèi)容。4.3郵件分類與管理建議對(duì)接收的郵件進(jìn)行分類整理，利用郵箱的文件夾功能按項(xiàng)目、部門、聯(lián)系人或重要程度等維度進(jìn)行歸檔，便于日后查找。定期清理無用郵件，保持郵箱整潔，避免郵箱空間不足。4.4處理疑難與投訴郵件對(duì)于內(nèi)容不清晰、有疑問或涉及投訴的郵件，應(yīng)保持耐心和專業(yè)態(tài)度，及時(shí)與相關(guān)方溝通澄清，積極尋求解決方案，避免推諉或激化矛盾。五、安全與保密規(guī)范5.1遵守法律法規(guī)與公司規(guī)定嚴(yán)格遵守國家《網(wǎng)絡(luò)安全法》、《數(shù)據(jù)安全法》、《個(gè)人信息保護(hù)法》等相關(guān)法律法規(guī)，以及公司信息安全和保密管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。5.2禁止發(fā)送的內(nèi)容嚴(yán)禁利用企業(yè)郵箱制作、復(fù)制、查閱和傳播下列信息：1.違反國家法律法規(guī)及政策的信息；2.涉及國家秘密、商業(yè)秘密、工作秘密及未經(jīng)授權(quán)的敏感信息；3.侵犯他人知識(shí)產(chǎn)權(quán)、肖像權(quán)、隱私權(quán)等合法權(quán)益的信息；4.造謠、誹謗、侮辱他人或含有暴力、色情、恐怖等不良信息；5.與工作無關(guān)的廣告、推銷、傳銷信息；6.計(jì)算機(jī)病毒、木馬程序等惡意代碼或其他破壞性程序；7.其他公司禁止傳播的信息。5.3防范釣魚郵件與惡意軟件1.提高警惕，仔細(xì)識(shí)別發(fā)件人郵箱地址的真實(shí)性，不輕易打開來自陌生或可疑發(fā)件人的郵件及其附件。3.如收到疑似釣魚郵件或發(fā)現(xiàn)郵箱異常，應(yīng)立即停止操作，及時(shí)向IT部門報(bào)告，并刪除該郵件。5.4敏感信息的處理涉及公司商業(yè)秘密、核心技術(shù)數(shù)據(jù)、客戶敏感信息等重要內(nèi)容，應(yīng)優(yōu)先考慮使用企業(yè)內(nèi)部安全通訊工具或加密方式傳輸。如確需通過郵件發(fā)送，必須確認(rèn)收件方身份的安全性，并在郵件中標(biāo)注保密級(jí)別，提醒收件方注意保密。5.5個(gè)人郵箱的使用界限嚴(yán)禁使用個(gè)人郵箱處理、存儲(chǔ)、傳輸公司敏感信息或核心業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。公司提倡使用企業(yè)郵箱進(jìn)行工作相關(guān)的溝通。六、責(zé)任與監(jiān)督1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門員工遵守本規(guī)范的第一責(zé)任人，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門員工郵件使用規(guī)范的宣導(dǎo)、培訓(xùn)和監(jiān)督。2.全體員工應(yīng)自覺遵守本規(guī)范，對(duì)違反本規(guī)范造成公司損失或不良影響的，公司將視情節(jié)輕重，依據(jù)相關(guān)規(guī)定對(duì)責(zé)任人進(jìn)行處理，涉嫌違法的，將移交司法機(jī)關(guān)處理。3.IT部門負(fù)責(zé)提供必要的技術(shù)支持，監(jiān)控郵箱系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，協(xié)助調(diào)查郵件安全事件，并可根據(jù)公司規(guī)定對(duì)違規(guī)郵件行為進(jìn)行技術(shù)處置。七、范例范例1：工作匯報(bào)郵件主題：【周報(bào)】XX部門-XXX-YYYY年MM月第X周工作匯報(bào)收件人：直接上級(jí)姓名抄送：相關(guān)負(fù)責(zé)人（如需要）正文：尊敬的[上級(jí)姓名]總/經(jīng)理：您好！現(xiàn)將我[YYYY年MM月第X周]（MM月DD日-MM月DD日）的主要工作情況匯報(bào)如下：一、本周完成工作：1.[具體工作任務(wù)1]，完成情況：[簡要說明，如“已完成，交付文檔”、“已上線并通過測試”]。2.[具體工作任務(wù)2]，完成情況：[簡要說明]。3.[參加的重要會(huì)議/培訓(xùn)]，主要收獲：[簡要說明]。二、本周遇到的問題及解決方案（或建議）：1.問題：[簡述問題]解決方案/建議：[簡述方案或建議，是否已解決]。三、下周工作計(jì)劃：1.[計(jì)劃工作任務(wù)1]，預(yù)計(jì)完成時(shí)間：[MM月DD日]。2.[計(jì)劃工作任務(wù)2]，預(yù)計(jì)完成時(shí)間：[MM月DD日]。以上，請審閱。如有任何指示或疑問，請隨時(shí)告知。謝謝！此致，[你的姓名][你的部門][你的聯(lián)系電話-可選]附件：（如需要）XXX周報(bào)詳情.xlsx---范例2：會(huì)議通知郵件主題：【會(huì)議通知】關(guān)于XX項(xiàng)目啟動(dòng)協(xié)調(diào)會(huì)收件人：參會(huì)人員A，參會(huì)人員B，參會(huì)人員C...抄送：會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)人，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)（如需要）正文：各位參會(huì)同事：大家好！為確保XX項(xiàng)目順利啟動(dòng)，明確各部門職責(zé)與初步工作計(jì)劃，現(xiàn)定于如下時(shí)間召開項(xiàng)目啟動(dòng)協(xié)調(diào)會(huì)，具體安排如下：一、會(huì)議主題：XX項(xiàng)目啟動(dòng)協(xié)調(diào)會(huì)二、會(huì)議時(shí)間：YYYY年MM月DD日（星期X）HH:MM-HH:MM四、參會(huì)人員：[列出主要參會(huì)人員姓名及部門，或“相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及項(xiàng)目組成員”]五、會(huì)議議程：1.HH:MM-HH:MM：項(xiàng)目背景與目標(biāo)介紹（主講人：XXX）2.HH:MM-HH:MM：項(xiàng)目初步方案與時(shí)間規(guī)劃（主講人：XXX）3.HH:MM-HH:MM：各部門職責(zé)分工討論與確認(rèn)4.HH:MM-HH:MM：Q&A及行動(dòng)項(xiàng)確認(rèn)六、會(huì)議材料：請見附件《XX項(xiàng)目啟動(dòng)方案（討論稿）》七、其他事項(xiàng)：1.請各位參會(huì)人員提前閱讀會(huì)議材料，準(zhǔn)備相關(guān)意見和建議。2.如無法參會(huì)，請于MM月DD日HH:MM前郵件或電話告知[聯(lián)系人姓名]（聯(lián)系電話：[電話號(hào)碼]）。期待各位的參與和支持！此致，[你的姓名][你的部門][會(huì)議組織方]YYYY年MM月DD日附件：XX項(xiàng)目啟動(dòng)方案（討論稿）.pptx---范例3：請求協(xié)助/支持郵件主題：關(guān)于XX系統(tǒng)使用問題請求技術(shù)支持收件人：IT支持部-[聯(lián)系人姓名，如知道]抄送：（視情況，如自己的上級(jí)）正文：[IT支持部/聯(lián)系人姓名]您好！我是[你的部門]的[你的姓名]。目前在使用[XX系統(tǒng)/軟件名稱]時(shí)遇到一些問題，影響了工作進(jìn)度，特此向您請求協(xié)助。問題描述：1.問題現(xiàn)象：[詳細(xì)描述遇到的具體問題，例如：“在執(zhí)行XX操作時(shí)，系統(tǒng)提示‘錯(cuò)誤代碼XXX’，無法繼續(xù)”或“軟件頻繁崩潰，具體表現(xiàn)為……”]。2.發(fā)生時(shí)間：[首次發(fā)現(xiàn)時(shí)間及頻率，例如：“從今天上午開始，每次嘗試都會(huì)出現(xiàn)”]。3.操作步驟：[重現(xiàn)問題的步驟，越詳細(xì)越好，例如：“1.登錄XX系統(tǒng)；2.點(diǎn)擊XX菜單；3.輸入XX信息后點(diǎn)擊提交……”]。4.錯(cuò)誤截圖/日志：[如有，可作為附件提供，并在此說明]。5.已嘗試的解決方法：[簡述自己已嘗試過的解決措施，例如：“已嘗試重啟電腦/重新安裝軟件，但問題依舊”]。該問題對(duì)[具體工作]造成了影響