企業(yè)IT資產(chǎn)管理政策與操作指南前言在數(shù)字化浪潮席卷全球的今天，IT資產(chǎn)已成為企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要組成部分，支撐著業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)的每一個(gè)環(huán)節(jié)。有效的IT資產(chǎn)管理不僅能夠幫助企業(yè)全面掌握資產(chǎn)狀況、優(yōu)化資源配置、降低運(yùn)營(yíng)成本，更能在保障信息安全、滿(mǎn)足合規(guī)要求、支持業(yè)務(wù)持續(xù)發(fā)展方面發(fā)揮關(guān)鍵作用。為規(guī)范公司IT資產(chǎn)的全生命周期管理，明確各部門(mén)及人員的職責(zé)，提高IT資產(chǎn)使用效益與安全性，特制定本政策與操作指南。本指南旨在為公司IT資產(chǎn)管理工作提供清晰的指引和規(guī)范，確保管理過(guò)程專(zhuān)業(yè)、高效、有序。第一章政策篇1.1政策目標(biāo)本政策旨在通過(guò)建立一套完整、規(guī)范的IT資產(chǎn)管理體系，實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)：*全面掌控：確保對(duì)公司所有IT資產(chǎn)的數(shù)量、規(guī)格、分布、狀態(tài)及價(jià)值進(jìn)行準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)的記錄與追蹤。*規(guī)范流程：統(tǒng)一IT資產(chǎn)從采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用、轉(zhuǎn)移、維護(hù)、盤(pán)點(diǎn)至報(bào)廢處置的全生命周期管理流程。*保障安全：確保IT資產(chǎn)在使用過(guò)程中的物理安全與數(shù)據(jù)安全，防范信息泄露與資產(chǎn)流失風(fēng)險(xiǎn)。*提升效益：優(yōu)化IT資產(chǎn)配置，提高資產(chǎn)利用率，延長(zhǎng)資產(chǎn)使用壽命，降低總體擁有成本（TCO）。*合規(guī)管理：滿(mǎn)足法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司內(nèi)部審計(jì)對(duì)IT資產(chǎn)管理的相關(guān)要求。1.2適用范圍本政策適用于公司所有部門(mén)及全體員工所涉及的IT資產(chǎn)，包括但不限于：*硬件資產(chǎn)：臺(tái)式計(jì)算機(jī)、便攜式計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備（路由器、交換機(jī)、防火墻等）、存儲(chǔ)設(shè)備、移動(dòng)終端（手機(jī)、平板電腦等）、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等辦公自動(dòng)化設(shè)備，以及其他與信息技術(shù)相關(guān)的硬件設(shè)備。*軟件資產(chǎn)：操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、中間件、辦公軟件、行業(yè)應(yīng)用軟件、自主開(kāi)發(fā)軟件及其他商業(yè)軟件等，包括其許可證、授權(quán)文件等。*數(shù)據(jù)資產(chǎn)：雖不直接列為IT資產(chǎn)，但依托IT資產(chǎn)存儲(chǔ)和處理的關(guān)鍵業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的管理應(yīng)遵循公司數(shù)據(jù)管理相關(guān)規(guī)定。1.3基本原則*統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理：IT資產(chǎn)管理工作在公司統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由IT部門(mén)牽頭負(fù)責(zé)制定政策、標(biāo)準(zhǔn)和流程，并組織實(shí)施；各業(yè)務(wù)部門(mén)配合進(jìn)行本部門(mén)IT資產(chǎn)的日常管理。*全生命周期管理：對(duì)IT資產(chǎn)從規(guī)劃、采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、領(lǐng)用、配置、使用、維護(hù)、變更、盤(pán)點(diǎn)、報(bào)廢到處置的整個(gè)生命周期進(jìn)行全程跟蹤與管控。*賬實(shí)相符，動(dòng)態(tài)更新：確保IT資產(chǎn)的賬面記錄與實(shí)物狀態(tài)保持一致，資產(chǎn)信息應(yīng)根據(jù)實(shí)際變動(dòng)情況及時(shí)更新，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。*安全優(yōu)先，規(guī)范使用：將信息安全置于IT資產(chǎn)管理的首要位置，嚴(yán)格規(guī)范IT資產(chǎn)的使用、維護(hù)和處置行為，防止安全事件發(fā)生。*勤儉節(jié)約，提高效益：倡導(dǎo)節(jié)約理念，避免盲目采購(gòu)和資源浪費(fèi)，通過(guò)科學(xué)管理提高IT資產(chǎn)的使用效率和投資回報(bào)率。1.4組織與職責(zé)*IT資產(chǎn)管理領(lǐng)導(dǎo)小組：由公司分管領(lǐng)導(dǎo)、IT部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)審定IT資產(chǎn)管理政策、重大事項(xiàng)決策、資源協(xié)調(diào)等。*IT資產(chǎn)管理辦公室：設(shè)在IT部門(mén)，作為日常管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)：*制定和修訂IT資產(chǎn)管理政策、操作指南及相關(guān)流程。*組織實(shí)施IT資產(chǎn)的全生命周期管理，包括采購(gòu)審核、入庫(kù)登記、標(biāo)簽管理、系統(tǒng)維護(hù)等。*定期組織IT資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)，監(jiān)督賬實(shí)相符情況。*負(fù)責(zé)IT資產(chǎn)的維修、升級(jí)、報(bào)廢處置等審批與管理。*建立和維護(hù)IT資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)。*組織IT資產(chǎn)管理相關(guān)的培訓(xùn)與宣貫。*各業(yè)務(wù)部門(mén)：指定專(zhuān)人（通常為部門(mén)資產(chǎn)管理員或行政人員）負(fù)責(zé)本部門(mén)IT資產(chǎn)的日常管理工作，包括：*本部門(mén)IT資產(chǎn)需求的提出與初步審核。*資產(chǎn)領(lǐng)用、交接、轉(zhuǎn)移、報(bào)修、報(bào)廢等手續(xù)的辦理。*本部門(mén)在用IT資產(chǎn)的保管、使用規(guī)范監(jiān)督。*配合公司組織的資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)工作。*全體員工：嚴(yán)格遵守公司IT資產(chǎn)管理規(guī)定，妥善保管和規(guī)范使用本人領(lǐng)用或負(fù)責(zé)的IT資產(chǎn)，及時(shí)報(bào)告資產(chǎn)異常情況。第二章操作指南篇2.1資產(chǎn)分類(lèi)與編碼*資產(chǎn)分類(lèi)：參照國(guó)家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)IT資產(chǎn)進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)。例如：*硬件類(lèi)：按設(shè)備類(lèi)型（服務(wù)器、PC、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等）細(xì)分。*軟件類(lèi)：按軟件性質(zhì)（系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件、工具軟件等）或授權(quán)類(lèi)型（單機(jī)版、網(wǎng)絡(luò)版、OEM版等）細(xì)分。*資產(chǎn)編碼：采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則對(duì)每一項(xiàng)IT資產(chǎn)進(jìn)行唯一標(biāo)識(shí)。編碼可包含資產(chǎn)類(lèi)別、采購(gòu)年份、部門(mén)代碼等信息，便于識(shí)別和管理。編碼規(guī)則由IT資產(chǎn)管理辦公室制定并維護(hù)。2.2資產(chǎn)采購(gòu)與入庫(kù)*需求申請(qǐng)：各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，填寫(xiě)《IT資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交至IT資產(chǎn)管理辦公室。*采購(gòu)審核與立項(xiàng)：IT資產(chǎn)管理辦公室對(duì)采購(gòu)需求的合理性、合規(guī)性進(jìn)行審核，必要時(shí)進(jìn)行技術(shù)評(píng)估。審核通過(guò)后，按公司采購(gòu)管理規(guī)定進(jìn)行立項(xiàng)和采購(gòu)。對(duì)于軟件采購(gòu)，還需特別審核其許可授權(quán)的合規(guī)性。*驗(yàn)收：資產(chǎn)到貨后，由IT資產(chǎn)管理辦公室組織相關(guān)技術(shù)人員和申請(qǐng)部門(mén)人員共同進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括：包裝完整性、設(shè)備型號(hào)規(guī)格、數(shù)量、配件、隨機(jī)資料、質(zhì)量證明、軟件介質(zhì)及許可證明等。驗(yàn)收合格后，簽署《IT資產(chǎn)驗(yàn)收單》。*入庫(kù)登記：驗(yàn)收合格的資產(chǎn)，由IT資產(chǎn)管理辦公室在IT資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)中進(jìn)行入庫(kù)登記，詳細(xì)記錄資產(chǎn)編碼、名稱(chēng)、型號(hào)、規(guī)格、序列號(hào)、采購(gòu)日期、供應(yīng)商、采購(gòu)價(jià)格、驗(yàn)收日期、存放地點(diǎn)等信息，并為每一件硬件資產(chǎn)粘貼唯一的資產(chǎn)標(biāo)簽。2.3資產(chǎn)領(lǐng)用與分發(fā)*領(lǐng)用申請(qǐng)：?jiǎn)T工因工作需要領(lǐng)用IT資產(chǎn)時(shí)，由所在部門(mén)統(tǒng)一填寫(xiě)《IT資產(chǎn)領(lǐng)用單》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交IT資產(chǎn)管理辦公室。*資產(chǎn)發(fā)放：IT資產(chǎn)管理辦公室根據(jù)審批后的領(lǐng)用單，從庫(kù)房或指定存放地點(diǎn)提取相應(yīng)資產(chǎn)，在管理系統(tǒng)中辦理出庫(kù)手續(xù)，記錄領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期等信息。領(lǐng)用人需在領(lǐng)用單上簽字確認(rèn)。*資產(chǎn)交付：資產(chǎn)發(fā)放時(shí)，應(yīng)確保硬件設(shè)備已按標(biāo)準(zhǔn)配置安裝操作系統(tǒng)及必要軟件，并進(jìn)行基本的安全加固。領(lǐng)用人應(yīng)對(duì)所領(lǐng)資產(chǎn)進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后接收。2.4資產(chǎn)使用與保管*規(guī)范使用：?jiǎn)T工應(yīng)按照設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)和公司相關(guān)規(guī)定正確使用IT資產(chǎn)，禁止進(jìn)行未經(jīng)授權(quán)的改裝、拆卸、超頻等操作。嚴(yán)禁安裝盜版軟件或與工作無(wú)關(guān)的軟件。*責(zé)任保管：領(lǐng)用人是所領(lǐng)用IT資產(chǎn)的直接保管責(zé)任人，應(yīng)妥善保管，防止資產(chǎn)損壞、丟失或被盜。如發(fā)生上述情況，應(yīng)立即向本部門(mén)負(fù)責(zé)人和IT資產(chǎn)管理辦公室報(bào)告，并按公司規(guī)定處理。*資產(chǎn)移動(dòng)與借用：IT資產(chǎn)在公司內(nèi)部跨部門(mén)轉(zhuǎn)移時(shí)，需由轉(zhuǎn)出部門(mén)填寫(xiě)《IT資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單》，經(jīng)雙方部門(mén)負(fù)責(zé)人及IT資產(chǎn)管理辦公室審批后，在管理系統(tǒng)中更新資產(chǎn)歸屬信息。員工因短期工作需要借用非本人領(lǐng)用的IT資產(chǎn)，需辦理借用手續(xù)，并明確歸還期限。*人員變動(dòng)處理：?jiǎn)T工發(fā)生離職、調(diào)動(dòng)、退休等情況時(shí)，必須辦理IT資產(chǎn)交接手續(xù)，將所領(lǐng)用的IT資產(chǎn)交回原部門(mén)或轉(zhuǎn)移給繼任者，并由IT資產(chǎn)管理辦公室在系統(tǒng)中更新責(zé)任人信息。未辦理完畢資產(chǎn)交接手續(xù)的，相關(guān)人事手續(xù)不予辦理。*信息安全：使用者應(yīng)遵守公司信息安全管理規(guī)定，設(shè)置強(qiáng)密碼，定期更換，不隨意泄露敏感信息。移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備的使用需符合公司數(shù)據(jù)安全管理要求。2.5資產(chǎn)維護(hù)與維修*日常維護(hù)：使用者負(fù)責(zé)IT資產(chǎn)的日常清潔和基本保養(yǎng)。IT部門(mén)提供必要的技術(shù)支持和指導(dǎo)。*故障報(bào)修：IT資產(chǎn)發(fā)生故障時(shí)，使用者應(yīng)通過(guò)本部門(mén)資產(chǎn)管理員向IT資產(chǎn)管理辦公室提交《IT資產(chǎn)維修申請(qǐng)表》。IT資產(chǎn)管理辦公室接到報(bào)修后，進(jìn)行故障診斷：*若為簡(jiǎn)單故障，可指導(dǎo)用戶(hù)自行解決或安排人員現(xiàn)場(chǎng)處理。*若需送修或更換配件，由IT資產(chǎn)管理辦公室統(tǒng)一聯(lián)系供應(yīng)商或授權(quán)服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行維修。維修過(guò)程中產(chǎn)生的費(fèi)用按公司財(cái)務(wù)規(guī)定處理。*維修記錄：維修完成后，IT資產(chǎn)管理辦公室應(yīng)在管理系統(tǒng)中記錄維修日期、故障現(xiàn)象、維修內(nèi)容、更換部件、維修費(fèi)用、維修單位等信息，并由報(bào)修人確認(rèn)。*升級(jí)改造：因業(yè)務(wù)發(fā)展需要對(duì)現(xiàn)有IT資產(chǎn)進(jìn)行硬件升級(jí)或軟件升級(jí)的，參照維修流程辦理，并更新資產(chǎn)相關(guān)信息。2.6資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)*盤(pán)點(diǎn)周期：公司IT資產(chǎn)實(shí)行定期盤(pán)點(diǎn)制度，至少每半年進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)，必要時(shí)可進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)盤(pán)點(diǎn)或臨時(shí)盤(pán)點(diǎn)。*盤(pán)點(diǎn)組織：由IT資產(chǎn)管理辦公室牽頭，各部門(mén)配合實(shí)施。成立盤(pán)點(diǎn)工作組，明確盤(pán)點(diǎn)范圍、方法和時(shí)間要求。*盤(pán)點(diǎn)實(shí)施：盤(pán)點(diǎn)人員依據(jù)IT資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)中的資產(chǎn)臺(tái)賬，對(duì)實(shí)物資產(chǎn)進(jìn)行逐一核對(duì)，檢查資產(chǎn)標(biāo)簽是否完好、信息是否與臺(tái)賬一致、資產(chǎn)狀態(tài)是否正常等。對(duì)盤(pán)盈、盤(pán)虧、毀損、閑置、待報(bào)廢等情況，應(yīng)詳細(xì)記錄并查明原因。*差異處理：盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，IT資產(chǎn)管理辦公室匯總盤(pán)點(diǎn)結(jié)果，形成《IT資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》，對(duì)發(fā)現(xiàn)的差異進(jìn)行分析，提出處理意見(jiàn)，報(bào)IT資產(chǎn)管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，在管理系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，確保賬實(shí)相符。2.7資產(chǎn)報(bào)廢與處置*報(bào)廢條件：符合以下條件之一的IT資產(chǎn)可申請(qǐng)報(bào)廢：*達(dá)到或超過(guò)規(guī)定使用年限，主要性能指標(biāo)已無(wú)法滿(mǎn)足業(yè)務(wù)需求，且無(wú)維修或升級(jí)價(jià)值。*因技術(shù)落后、損壞嚴(yán)重、維修成本過(guò)高或無(wú)法修復(fù)。*因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成資產(chǎn)嚴(yán)重?fù)p壞，無(wú)法繼續(xù)使用。*因國(guó)家政策或公司戰(zhàn)略調(diào)整，需要淘汰或更新的資產(chǎn)。*報(bào)廢申請(qǐng)：由使用部門(mén)填寫(xiě)《IT資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明資產(chǎn)信息、報(bào)廢原因、處置建議等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交IT資產(chǎn)管理辦公室。*技術(shù)鑒定：IT資產(chǎn)管理辦公室組織技術(shù)人員對(duì)申請(qǐng)報(bào)廢的資產(chǎn)進(jìn)行技術(shù)鑒定，確認(rèn)是否達(dá)到報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)，并簽署鑒定意見(jiàn)。*審批：報(bào)廢申請(qǐng)經(jīng)技術(shù)鑒定后，按公司資產(chǎn)報(bào)廢審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。*數(shù)據(jù)清除與安全處置：報(bào)廢資產(chǎn)在處置前，必須由IT部門(mén)負(fù)責(zé)徹底清除存儲(chǔ)介質(zhì)中的所有數(shù)據(jù)和敏感信息，確保數(shù)據(jù)安全，防止信息泄露。對(duì)于硬盤(pán)等存儲(chǔ)設(shè)備，必要時(shí)進(jìn)行物理銷(xiāo)毀。*處置方式：報(bào)廢資產(chǎn)的處置應(yīng)遵循公開(kāi)、公平、公正和環(huán)保的原則，可采取拍賣(mài)、變賣(mài)、捐贈(zèng)、回收利用或合規(guī)丟棄等方式。處置收入按公司財(cái)務(wù)規(guī)定處理。*注銷(xiāo)登記：報(bào)廢資產(chǎn)處置完成后，IT資產(chǎn)管理辦公室在IT資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)中進(jìn)行注銷(xiāo)登記，更新資產(chǎn)狀態(tài)。2.8軟件資產(chǎn)管理*軟件采購(gòu)與授權(quán)：嚴(yán)格遵守軟件正版化要求，統(tǒng)一采購(gòu)經(jīng)授權(quán)的正版軟件。IT資產(chǎn)管理辦公室負(fù)責(zé)軟件許可證的集中管理，建立軟件資產(chǎn)臺(tái)賬，記錄軟件名稱(chēng)、版本、許可證類(lèi)型、授權(quán)數(shù)量、授權(quán)期限、許可證明編號(hào)、安裝地點(diǎn)等信息。*軟件安裝與分發(fā)：IT資產(chǎn)管理辦公室或其授權(quán)人員負(fù)責(zé)軟件的統(tǒng)一部署、安裝和分發(fā)。禁止未經(jīng)授權(quán)私自安裝、復(fù)制和傳播軟件。*軟件使用與合規(guī)檢查：定期對(duì)軟件安裝和使用情況進(jìn)行檢查，確保軟件使用符合許可協(xié)議要求，杜絕盜版軟件和越權(quán)使用。*軟件升級(jí)與維護(hù)：跟蹤軟件版本更新和補(bǔ)丁發(fā)布情況，根據(jù)需要統(tǒng)一規(guī)劃軟件升級(jí)和安全補(bǔ)丁的部署。2.9IT資產(chǎn)信息系統(tǒng)管理*系統(tǒng)建設(shè)：公司應(yīng)建立或選用專(zhuān)業(yè)的IT資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，作為IT資產(chǎn)管理的核心工具，支持資產(chǎn)全生命周期各環(huán)節(jié)的管理流程。*信息錄入與更新：資產(chǎn)相關(guān)的所有變動(dòng)（入庫(kù)、領(lǐng)用、轉(zhuǎn)移、維修、報(bào)廢等）均需及時(shí)、準(zhǔn)確地在系統(tǒng)中記錄和更新，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際情況一致。*系統(tǒng)安全與保密：IT資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)本身應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，包括訪問(wèn)控制、數(shù)據(jù)備份、日志審計(jì)等，確保資產(chǎn)信息的安全與保密。系統(tǒng)使用人員應(yīng)妥善保管賬號(hào)密碼，不得泄露。2.10文檔管理*IT資產(chǎn)管理過(guò)程中的各類(lèi)表單（采購(gòu)申請(qǐng)、驗(yàn)收單、領(lǐng)用單、維修單、報(bào)廢單等）、合同協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、技術(shù)文檔、軟件許可證明、盤(pán)點(diǎn)報(bào)告等資料，由IT資產(chǎn)管理辦公室負(fù)責(zé)整理、歸檔和保管，保存期限按公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。2.11監(jiān)督與審計(jì)*IT資產(chǎn)管理辦公室負(fù)責(zé)對(duì)本政策的執(zhí)行情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。*公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)可定期或不定期對(duì)IT資產(chǎn)管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查政策執(zhí)行、流程合規(guī)、資產(chǎn)安全、賬實(shí)相符等情況，并提出改進(jìn)建議。*對(duì)違反本政策規(guī)定，造成IT資產(chǎn)損壞、丟失、浪費(fèi)或信息安全事件的，將視情節(jié)輕重追究相關(guān)人員責(zé)任。2.12培訓(xùn)與宣貫IT資產(chǎn)管理辦公室應(yīng)