行政日常辦公事務(wù)管理手冊本手冊旨在規(guī)范公司行政日常辦公事務(wù)的管理流程，明確各部門及員工職責(zé)，提高辦公效率，保障辦公秩序的有序運(yùn)行。手冊內(nèi)容涵蓋辦公環(huán)境維護(hù)、辦公用品管理、會議組織、文件檔案、訪客接待、公務(wù)用車、差旅事務(wù)及固定資產(chǎn)等核心模塊，適用于公司全體員工及行政管理人員。第一章辦公環(huán)境維護(hù)管理一、適用范圍公司各辦公區(qū)域，包括辦公室、會議室、走廊、茶水間、前臺等公共區(qū)域及員工個人工位。二、操作流程日常維護(hù)員工每日下班前需整理個人工位，保持桌面整潔，文件、物品有序擺放，關(guān)閉個人電腦、臺燈等設(shè)備電源。行政部每周五下午組織公共區(qū)域清潔，包括地面清掃、垃圾清理、桌面消毒（會議室、茶水間重點(diǎn)清潔），清潔完成后在《辦公環(huán)境清潔記錄表》簽字確認(rèn)。環(huán)境檢查行政部每月25日組織辦公環(huán)境檢查，重點(diǎn)檢查工位整潔度、公共區(qū)域衛(wèi)生、設(shè)施完好情況（如空調(diào)、照明、門窗）。檢查中發(fā)覺問題（如地面污漬、設(shè)備故障），當(dāng)場拍照記錄，填寫《辦公環(huán)境問題整改通知單》，明確整改責(zé)任人及期限（一般不超過3個工作日），整改完成后復(fù)查。設(shè)施報修員工發(fā)覺辦公設(shè)施（如電腦、打印機(jī)、空調(diào)）故障時，通過OA系統(tǒng)“設(shè)施報修”模塊提交申請，注明故障位置、問題描述及緊急程度。行政部收到申請后，24小時內(nèi)響應(yīng)：緊急故障（如停電、漏水）2小時內(nèi)協(xié)調(diào)維修人員處理；一般故障24小時內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商維修，并在OA系統(tǒng)反饋處理進(jìn)度。三、表單模板辦公環(huán)境檢查表檢查區(qū)域檢查項目（整潔度/衛(wèi)生/設(shè)施）檢查結(jié)果（合格/不合格）整改責(zé)任人整改期限辦公室A工位文件擺放合格--會議室1地面清潔度不合格（有紙屑）*清潔員2日內(nèi)茶水間微波爐內(nèi)衛(wèi)生不合格（有食物殘渣）*清潔員1日內(nèi)四、關(guān)鍵提示保持辦公區(qū)域安靜，禁止在工位大聲喧嘩或進(jìn)行與工作無關(guān)的娛樂活動。禁止在公共區(qū)域吸煙、堆放個人物品（如鞋箱、快遞箱），保持通道暢通。愛護(hù)辦公設(shè)施，嚴(yán)禁私自拆卸、挪用設(shè)備；發(fā)覺設(shè)施異常及時報修，避免故障擴(kuò)大。第二章辦公用品管理一、適用范圍各部門日常辦公所需的文具（筆、本、文件夾）、耗材（打印紙、墨盒）、設(shè)備（U盤、計算器）等。二、操作流程需求申請每月25日前，各部門根據(jù)實(shí)際需求填寫《辦公用品需求月報表》，注明物品名稱、規(guī)格、單位、需求數(shù)量及用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至行政部。采購與入庫行政部匯總各部門需求，填寫《辦公用品采購申請表》，經(jīng)*總監(jiān)審批后，通過合格供應(yīng)商采購。物品到貨后，行政部核對采購清單與實(shí)物（名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量），確認(rèn)無誤后填寫《辦公用品入庫登記表》，分類存放于行政庫房，并粘貼“辦公用品”標(biāo)簽。領(lǐng)用與登記員工領(lǐng)用辦公用品時，需至行政庫房填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》，注明領(lǐng)用日期、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用人及簽字，庫管員核對后發(fā)放。部門批量領(lǐng)用（如打印紙）需提前1天告知行政部，庫管員備貨后發(fā)放。盤點(diǎn)與核銷每季度末，行政部組織辦公用品盤點(diǎn)，核對庫存數(shù)量與臺賬，填寫《辦公用品盤點(diǎn)表》，保證賬實(shí)相符。對于過期、損壞的物品，填寫《辦公用品報廢申請表》，經(jīng)*總監(jiān)審批后統(tǒng)一銷毀，并在臺賬中核銷。三、表單模板辦公用品領(lǐng)用登記表日期物品名稱規(guī)格單位領(lǐng)用數(shù)量領(lǐng)用人庫管員簽字2024-03-01A4打印紙80g包5*助理*庫管員2024-03-02中性筆0.5mm支2*專員*庫管員四、關(guān)鍵提示按需領(lǐng)用，杜絕浪費(fèi)（如整盒筆、整包打印紙避免一次性領(lǐng)用過多）。嚴(yán)禁個人私自占用辦公用品或轉(zhuǎn)借他人；新入職員工辦公用品由部門統(tǒng)一申請，行政部按標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放。辦公用品僅限辦公使用，嚴(yán)禁帶離公司或挪作私用。第三章會議組織與管理一、適用范圍公司各類會議，包括部門例會、周會、項目評審會、外部客戶會議等。二、操作流程會議發(fā)起發(fā)起人需提前2個工作日通過OA系統(tǒng)提交《會議申請表》，注明會議名稱、發(fā)起部門、申請人、會議時間、地點(diǎn)、參會人員、會議議程及所需物料（如投影儀、白板、PPT）。會議準(zhǔn)備行政部收到申請后1個工作日內(nèi)完成會務(wù)安排：確認(rèn)會議室（根據(jù)參會人數(shù)選擇，10人以下用小會議室，10人以上用大會議室），提前檢查設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、音響）是否正常；準(zhǔn)備會議材料（議程、PPT、簽到表、紙筆、茶水），放置于會議室指定位置；通過OA系統(tǒng)或郵件通知參會人員，明確會議時間、地點(diǎn)及注意事項。會議召開參會人員需提前10分鐘到達(dá)會議室，簽到并就座；會議開始后關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音。主持人按議程主持會議，控制會議時間；行政部負(fù)責(zé)記錄簽到、設(shè)備保障及會議要點(diǎn)。會后紀(jì)要與歸檔會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)，由會議發(fā)起人或指定人員整理《會議紀(jì)要》，內(nèi)容包括會議主題、決議事項、行動項（負(fù)責(zé)人、完成時限），經(jīng)會議主持人審核后，通過OA系統(tǒng)發(fā)送至參會人員及相關(guān)部門。行政部將會議申請表、簽到表、紀(jì)要等資料整理歸檔，保存期限不少于2年。三、表單模板會議簽到表日期會議名稱參會人員部門簽到時間簽字2024-03-05項目進(jìn)度評審會*經(jīng)理研發(fā)部09:05*經(jīng)理2024-03-05項目進(jìn)度評審會*主管市場部09:10*主管四、關(guān)鍵提示會議需提前明確主題和議程，避免無主題、無準(zhǔn)備的會議；重要會議需提前錄制視頻或保存錄音（需提前告知參會人員）。嚴(yán)格控制會議時間，避免拖延；如需延長會議，需征得多數(shù)參會人員同意。會議紀(jì)要需明確行動項及責(zé)任人，避免“議而不決、決而不行”。第四章文件檔案管理一、適用范圍公司各類文件，包括行政文件（通知、制度、報告）、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)資料、檔案資料等。二、操作流程文件分類與編號文件按“年度-類別-部門”規(guī)則分類，如“2024-行政-辦公室”“2024-業(yè)務(wù)-市場部”。行政部統(tǒng)一編制文件編號，格式為“部門簡稱-年份-序號”（如“行-2024-001”），標(biāo)注于文件首頁右上角。文件歸檔各部門于每月5日前將上月文件整理（去除釘書針、曲別針，裝訂整齊），填寫《文件歸檔登記表》（文件編號、名稱、形成部門、歸檔日期、保管期限），交至行政部。行政部核對文件信息后，按分類存入檔案柜，張貼“檔案標(biāo)簽”（類別、年份、存放位置），并在檔案管理系統(tǒng)中錄入電子檔案。文件借閱員工因工作需要借閱文件時，填寫《文件借閱申請表》（借閱人、部門、文件名稱及編號、借閱用途、借閱期限），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，至行政部辦理借閱手續(xù)。涉密文件（如財務(wù)報表、合同）需經(jīng)*總監(jiān)審批，借閱期限不超過3天；一般文件借閱期限不超過7天，到期需歸還，如需續(xù)借需提前2天申請。文件銷毀對于超過保存期限（一般為3-5年，具體按公司檔案管理規(guī)定）的文件，由行政部填寫《文件銷毀申請表》，經(jīng)*總監(jiān)審批后，集中銷毀（使用碎紙機(jī)或焚燒），并記錄銷毀文件清單（編號、名稱、銷毀日期、監(jiān)銷人簽字）。三、表單模板文件歸檔登記表文件編號文件名稱形成部門歸檔日期保管期限存放位置行-2024-0012024年辦公環(huán)境管理制度辦公室2024-01-055年檔案柜A1業(yè)-2024-012項目合作協(xié)議市場部2024-01-1010年檔案柜B3四、關(guān)鍵提示涉密文件需單獨(dú)存放于帶鎖檔案柜，嚴(yán)格控制借閱權(quán)限；嚴(yán)禁私自復(fù)印、拍攝涉密文件。文件命名需規(guī)范，包含關(guān)鍵信息（如“2024年3月部門例會紀(jì)要”），避免使用“文件1”“資料2”等模糊名稱。定期檢查檔案柜防潮、防火設(shè)施（如干燥劑、滅火器），保證檔案安全。第五章訪客接待管理一、適用范圍外來訪客，包括客戶、合作伙伴、應(yīng)聘者、部門人員等。二、操作流程訪客預(yù)約訪客需提前1個工作日聯(lián)系對接人（業(yè)務(wù)部門員工或行政部），說明來訪事由、時間、人數(shù)及聯(lián)系方式。對接人通過OA系統(tǒng)提交《訪客預(yù)約登記表》（預(yù)約日期、訪客姓名、單位、事由、對接人、預(yù)計到訪/離開時間），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，行政部備案。訪客接待訪客到訪時，前臺人員核對預(yù)約信息，請訪客填寫《訪客出入登記表》（姓名、單位、事由、到訪時間、聯(lián)系方式），發(fā)放訪客證（佩戴于胸前）。對接人到前臺迎接，引導(dǎo)訪客至?xí)h室；行政部提前準(zhǔn)備茶水、紙筆、會議資料（如需），并根據(jù)訪客級別調(diào)整接待標(biāo)準(zhǔn)（如客戶可提供礦泉水、水果）。訪客離開對接人陪同訪客至前臺，收回訪客證，填寫《訪客出入登記表》的“離開時間”欄，簽字確認(rèn)。前臺人員將訪客信息錄入系統(tǒng)，保存《訪客出入登記表》不少于1年。三、表單模板訪客出入登記表日期訪客姓名單位事由到訪時間離開時間接待人簽字2024-03-06*先生XX科技有限公司合作洽談09:3011:00*經(jīng)理*先生2024-03-06*女士XX人社局政策咨詢14:0015:30*助理*女士四、關(guān)鍵提示訪客需在前臺登記，禁止隨意進(jìn)入辦公區(qū)域；重要訪客（如大客戶、領(lǐng)導(dǎo)）需提前通知行政部準(zhǔn)備接待方案。對接人需全程陪同訪客，避免訪客單獨(dú)接觸敏感區(qū)域（如財務(wù)室、研發(fā)部）；如需臨時離開，需安排其他員工代為陪同。妥善保管訪客信息，不得泄露給無關(guān)人員；訪客離開后及時清理會議室，保持整潔。第六章公務(wù)用車管理一、適用范圍公司公務(wù)用車，用于員工外出辦公、客戶接待、緊急事務(wù)處理等。二、操作流程用車申請員工需提前1個工作日通過OA系統(tǒng)提交《公務(wù)用車申請表》（申請人、部門、用車事由、用車時間、地點(diǎn)、乘車人數(shù)、隨行人員、緊急程度），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，行政部審批。緊急用車（如突發(fā)客戶投訴、員工急?。┛上入娫捖?lián)系行政部，后補(bǔ)申請流程，行政部優(yōu)先安排車輛。車輛調(diào)度行政部根據(jù)用車申請順序及車輛availability（車輛狀態(tài)、里程、油量）安排車輛，填寫《派車單》（車牌號、駕駛員、出車時間、預(yù)計返回時間、行駛路線），提前1天通知申請人。車輛調(diào)度遵循“先急后緩、先公務(wù)后私用（僅限緊急情況）”原則，避免車輛閑置。車輛使用駕駛員憑《派車單》出車，檢查車況（油量、輪胎、剎車、燈光等），保證行車安全；行駛中遵守交通規(guī)則，禁止超速、酒后駕駛。用車結(jié)束后，駕駛員填寫《車輛使用記錄表》（出車時間、返回時間、行駛里程、加油量、車輛狀況、停車地點(diǎn)），簽字確認(rèn)。車輛歸還與維護(hù)駕駛員按時將車輛歸還至指定停車位（地下停車場B1區(qū)），行政部檢查車輛狀況（有無刮擦、油量、物品遺留），確認(rèn)無異常后結(jié)單。車輛需定期保養(yǎng)（每5000公里或3個月），行政部提前1周通知駕駛員送至指定維修點(diǎn)，保養(yǎng)后填寫《車輛保養(yǎng)記錄表》。三、表單模板公務(wù)用車申請表申請人部門用車事由用車時間地點(diǎn)乘車人數(shù)隨行人員審批人*主管市場部客戶拜訪2024-03-0709:00XX產(chǎn)業(yè)園3*經(jīng)理*總監(jiān)*專員行政部辦公設(shè)備采購2024-03-0714:00XX商場1-*經(jīng)理四、關(guān)鍵提示嚴(yán)禁公車私用，不得擅自改變用車路線（如繞路辦私事）；車輛未歸還前，申請人不得再次申請用車。駕駛員需保持車內(nèi)整潔，禁止吸煙、飲食；如發(fā)覺車輛故障，立即停止使用并報修。車輛鑰匙由行政部統(tǒng)一保管，駕駛員憑《派車單》領(lǐng)取，用完后及時歸還。第七章差旅事務(wù)管理一、適用范圍員工因公出差（國內(nèi)/國外），包括客戶拜訪、項目調(diào)研、參加會議等。二、操作流程出差申請員工需提前3個工作日提交《差旅申請表》（申請人、部門、出差事由、出差時間、地點(diǎn)、行程安排、交通方式、住宿標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及*總監(jiān)審批。出差時間超過3天或跨省出差，需附出差行程單（含往返交通、住宿、會議安排明細(xì)）。差旅準(zhǔn)備員工憑審批后的《差旅申請表》預(yù)訂機(jī)票/車票（優(yōu)先選擇經(jīng)濟(jì)艙，提前7天預(yù)訂享折扣）、酒店（住宿標(biāo)準(zhǔn)：一線城市不超過400元/晚，二線城市不超過300元/晚），行政部協(xié)助對接供應(yīng)商（如差旅平臺）。出差前，員工到財務(wù)部領(lǐng)取備用金，填寫《備用金借款單》（出差金額≤5000元，由經(jīng)理審批；＞5000元由總監(jiān)審批），出差結(jié)束后5個工作日內(nèi)歸還。差旅報銷出差結(jié)束后3個工作日內(nèi)，員工整理差旅票據(jù)（發(fā)票、行程單、住宿清單等），粘貼在《差旅報銷單》上（按時間順序排列，注明費(fèi)用明細(xì)），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后交財務(wù)部。財務(wù)部審核票據(jù)（真實(shí)性、合法性、合規(guī)性），無誤后5個工作日內(nèi)完成報銷；超支部分需提前申請，否則不予報銷。差旅總結(jié)重要出差（如重大項目洽談、大型會議），員工需提交《出差總結(jié)報告》（出差成果、問題反饋、建議），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，抄送行政部備案。三、表單模板差旅報銷單日期出差地點(diǎn)費(fèi)用明細(xì)（交通/住宿/餐飲/其他）票據(jù)金額報銷金額審批人2024-03-10上海交通（高鐵票）350350*經(jīng)理2024-03-10上海住宿（XX酒店）380380*經(jīng)理2024-03-10上海餐飲（工作餐）150150*經(jīng)理四、關(guān)鍵提示出差需按公司規(guī)定選擇交通和住宿標(biāo)準(zhǔn)，超支部分需提前書面申請，經(jīng)審批后方可報銷。票據(jù)需真實(shí)、合法，抬頭為公司全稱（“XX有限公司”），不得涂改、偽造；丟失票據(jù)需提供情況說明，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及*總監(jiān)審批后，方可報銷（報銷金額不超過票據(jù)的50%）。差旅期間保持通訊暢通，每日向部門負(fù)責(zé)人匯報工作進(jìn)展；如需延長出差時間，需提前2天申請。第八章固定資產(chǎn)管理一、適用范圍公司固定資產(chǎn)，包括辦公設(shè)備（電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)）、家具（辦公桌、椅子、文件柜）、電子設(shè)備（投影儀、相機(jī)）等（單位價值≥2000元，使用期限≥1年）。二、操作流程資產(chǎn)入庫新購資產(chǎn)到貨后，行政部核對采購訂單與實(shí)物（名稱、型號、數(shù)量、金額），確認(rèn)無誤后填寫《固定資產(chǎn)入庫登記表》（資產(chǎn)編號、名稱、型號、規(guī)格、單位、數(shù)量、購置日期、金額、供應(yīng)商、存放位置），粘貼“固定資產(chǎn)標(biāo)簽”（含編號、名稱、購置日期），錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)。資產(chǎn)領(lǐng)用員工領(lǐng)用資產(chǎn)時，填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用申請表》（申請人、部門、資產(chǎn)名稱、編號、領(lǐng)用原因、領(lǐng)用日期），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，行政部發(fā)放資產(chǎn)，并在《固定資產(chǎn)領(lǐng)用登記表》中登記領(lǐng)用人信息。資產(chǎn)轉(zhuǎn)移與變更部門間資產(chǎn)轉(zhuǎn)移，需填寫《固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移申請表》（轉(zhuǎn)出部門、轉(zhuǎn)入部門、資