合同管理審核與歸檔標準模板一、適用業(yè)務場景與對象二、合同全生命周期管理操作流程（一）合同發(fā)起與材料準備發(fā)起主體：業(yè)務部門根據(jù)合作需求（如采購物料、提供服務、業(yè)務合作等），指定專人作為合同發(fā)起人（一般為業(yè)務對接人）。內(nèi)容準備：發(fā)起人需與合作方初步溝通合同核心條款（標的、數(shù)量、價格、履行期限、違約責任等），保證內(nèi)容真實、準確、完整。參照企業(yè)標準化合同模板（如無模板，需法務部門協(xié)助起草），明確合同雙方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人等）。提交材料：發(fā)起人需將合同草案、合作方主體資格證明材料（如營業(yè)執(zhí)照復印件、授權委托書等）、相關附件（如技術協(xié)議、報價單、驗收標準等）整理成冊，通過內(nèi)部審批系統(tǒng)或紙質版提交至部門負責人初審。（二）部門初審審核主體：業(yè)務部門負責人（或授權主管）。審核內(nèi)容：合同內(nèi)容是否符合業(yè)務需求，核心條款（標的、價格、履行期限）是否與前期溝通一致；合作方主體資格是否有效（如營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)、是否具備相關資質許可）；合同附件是否齊全，與內(nèi)容是否沖突。意見反饋：初審通過后，部門負責人在《合同審核意見表》中簽署“同意初審”意見，并提交至法務部門；若需修改，注明修改意見并退回發(fā)起人調整。（三）法務合規(guī)審核審核主體：法務部門專員（或外聘法律顧問）。審核內(nèi)容：合同條款合法性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求）；權利義務對等性（是否存在單方面加重企業(yè)責任、減輕合作方責任的條款）；風險點識別（如違約責任、爭議解決方式、知識產(chǎn)權歸屬、保密條款等是否明確）；格式規(guī)范性（合同編號、簽署頁、日期等要素是否完整）。意見反饋：法務部門出具書面審核意見，對存在法律風險的條款提出修改建議；重大風險事項需同步至分管領導。審核通過后，簽署“法務審核通過”意見，提交至財務部門。（四）財務審核審核主體：財務部門專員（或財務負責人）。審核內(nèi)容：合同金額的合理性與準確性（是否符合預算標準、價格構成是否清晰）；付款方式與周期（是否與企業(yè)資金政策匹配，預付款、進度款、尾款比例是否合理）；稅費承擔方式（是否明確增值稅稅率、發(fā)票類型及開具時間）；財務相關條款（如收款賬戶信息是否準確、違約金是否涉及稅務處理）。意見反饋：財務部門簽署“財務審核通過”意見；若涉及資金風險（如超預算、付款條件不明確），提出調整建議并退回發(fā)起人。（五）最終審批審批主體：根據(jù)合同金額及重要性，由不同層級領導審批（如部門負責人審批10萬元以下合同，分管副總審批10萬-50萬元合同，總經(jīng)理審批50萬元以上合同）。審批內(nèi)容：合同整體是否符合企業(yè)戰(zhàn)略及經(jīng)營目標；各部門審核意見是否落實，爭議條款是否已妥善處理。審批結果：審批通過后，在《合同審批單》中簽署“同意簽署”意見；若未通過，注明原因并終止流程。（六）合同簽署與用印簽署準備：發(fā)起人根據(jù)審批通過的合同文本，制作正式合同一式X份（通常為合作方2份、企業(yè)留存2份，根據(jù)需求增減），保證合同內(nèi)容與審批版本一致。用印管理：發(fā)起人持審批通過的《合同審批單》、正式合同文本至行政部（或指定用印管理部門）申請用印；行政部核對審批手續(xù)是否完備、合同內(nèi)容是否與審批一致，無誤后加蓋企業(yè)合同專用章或公章（嚴禁空白合同用?。?；合作方簽署環(huán)節(jié)：需確認對方簽署人是否具備法定代表人資格或合法授權（需提供授權委托書），簽署字跡清晰、無涂改。（七）合同歸檔歸檔責任人：業(yè)務部門發(fā)起人為合同歸檔第一責任人，法務部、行政部協(xié)助。歸檔內(nèi)容：合同審批全流程材料（《合同審批單》、各部門審核意見表）；正式合同文本（含全部附件，如補充協(xié)議、變更協(xié)議等）；合作方主體資格證明材料（營業(yè)執(zhí)照復印件、授權委托書等）；合同履行過程中的重要材料（如驗收報告、付款憑證、溝通函件等）。歸檔流程：業(yè)務部門在合同簽署后5個工作日內(nèi)，將歸檔材料整理成冊，填寫《合同歸檔登記表》；提交至行政部（或檔案管理部門），行政部核對材料完整性后，按“合同類型-年份-編號”規(guī)則分類存放（電子版同步存入企業(yè)檔案系統(tǒng)）；涉密合同需按企業(yè)保密管理規(guī)定單獨存放，限制借閱權限。三、核心流程配套表單（一）合同基本信息表合同編號合同名稱合同類型（□采購□銷售□服務□合作□其他）簽署日期甲方信息名稱：____________________統(tǒng)一社會信用代碼：____________________地址：____________________法定代表人：____________________乙方信息名稱：____________________統(tǒng)一社會信用代碼：____________________地址：____________________法定代表人：____________________合同標的1.2.3.合同金額大寫：____________________小寫：￥____________________履行期限自_年_月_日至_年_月_日付款方式□一次性付款□分期付款（請注明節(jié)點：____________________）核心條款摘要1.質量標準：____________________2.交付/驗收方式：____________________3.違約責任：____________________4.爭議解決方式：□協(xié)商□仲裁□訴訟（請注明機構/法院）附件清單1.____________________2.____________________3.____________________備注（二）合同審核意見表合同編號審核環(huán)節(jié)□部門初審□法務審核□財務審核□最終審批審核部門審核人審核日期審核意見（請根據(jù)審核內(nèi)容填寫具體意見，如“合同第5條付款周期建議調整為驗收后30日內(nèi)，降低資金風險”“附件技術協(xié)議需補充驗收標準細則”等）處理結果□同意□修改后重審□不同意（請注明原因：____________________）審核人簽字日期（三）合同歸檔登記表歸檔編號合同編號合同名稱歸檔日期歸檔人保管期限□長期□10年□5年□3年（根據(jù)合同類型及法規(guī)要求確定）存放位置（如：檔案室A柜-2023年-采購類）借閱記錄借閱人：____________________借閱日期：____年_月_日歸還日期：____年_月_日用途：____________________經(jīng)辦人簽字：____________________備注（如：合同履行完畢狀態(tài)、補充協(xié)議說明等）四、關鍵控制點與風險提示（一）審核要點主體資格審查：合作方必須提供最新年檢的營業(yè)執(zhí)照復印件（加蓋公章），涉及特殊行業(yè)（如食品、建筑）需查驗其許可證；授權委托簽署的，需核對授權委托書是否在有效期內(nèi)，授權范圍是否包含合同簽署事項。條款完整性：合同需包含核心要素（雙方主體、標的、數(shù)量、質量、價款、履行期限、地點方式、違約責任、爭議解決等），避免歧義條款（如“合理費用”“盡快交付”等模糊表述需明確標準）。法律合規(guī)性：法務部門需重點審核格式條款、違約責任上限、知識產(chǎn)權歸屬、保密期限等，禁止違反法律強制性規(guī)定或顯失公平的條款。財務邏輯性：金額與付款方式需匹配業(yè)務實質，預付款比例一般不超過合同總額的30%，尾款需保留至驗收合格后支付。（二）歸檔規(guī)范材料完整性：歸檔材料需包含合同全流程審批記錄、正式文本及所有附件，保證任何環(huán)節(jié)可追溯。分類編碼管理：合同編號需唯一，規(guī)則建議為“合同類型縮寫-年份-流水號”（如“CG-2023-001”），避免重復或遺漏。保密與借閱：涉密合同（如技術合作、并購重組）需標注密級，借閱需經(jīng)部門負責人及法務部審批，借閱期限不超過7個工作日。（三