采購制度流程及操作規(guī)范手冊前言本手冊旨在為公司（或組織，下同）的采購活動提供一套系統(tǒng)、規(guī)范且實用的行為指引和操作框架。其目的在于確保采購過程的公開、公平、公正，提高采購效率，優(yōu)化資源配置，降低采購成本與風(fēng)險，保障公司各項業(yè)務(wù)的順利開展，并最終服務(wù)于公司的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)。本手冊適用于公司內(nèi)所有與采購相關(guān)的部門及人員，涵蓋各類物資、服務(wù)及工程的采購活動。全體相關(guān)人員均須認真學(xué)習(xí)、嚴格遵守并切實執(zhí)行本手冊的各項規(guī)定。本手冊將根據(jù)公司發(fā)展及外部環(huán)境變化適時修訂，以保持其適用性和有效性。第一章總則1.1定義本手冊所稱采購，是指公司為實現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)，通過各類方式獲取物資、服務(wù)或工程的全過程，包括需求確認、計劃制定、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、訂單執(zhí)行、驗收付款及檔案管理等環(huán)節(jié)。1.2基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益優(yōu)先原則：在保證質(zhì)量、時效的前提下，追求最佳性價比，降低采購總成本。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)保持透明，對所有合格供應(yīng)商一視同仁，確保競爭的公平性。4.權(quán)責(zé)對等原則：明確各參與主體的職責(zé)與權(quán)限，確保權(quán)責(zé)清晰、獎懲分明。5.適度集權(quán)與分權(quán)相結(jié)合原則：重要或大額采購實行集中管理，以發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢和管控效能；常規(guī)或小額采購可在授權(quán)范圍內(nèi)分散實施，以提高效率。1.3適用范圍本手冊適用于公司所有部門及員工在公司授權(quán)范圍內(nèi)進行的各類采購活動。特殊項目或有另行規(guī)定的，從其規(guī)定，但不得與本手冊的基本原則相抵觸。第二章組織與職責(zé)2.1采購決策機構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會（或類似機構(gòu)，如適用），作為采購工作的最高決策機構(gòu)，負責(zé)審批重大采購策略、年度采購計劃、重要供應(yīng)商的準入與淘汰、以及采購過程中出現(xiàn)的重大爭議和例外事項。2.2采購歸口管理部門采購部（或指定的其他部門）作為公司采購工作的歸口管理部門，主要職責(zé)包括：*組織制定和修訂公司采購管理制度及操作流程。*編制和匯總公司年度及月度采購計劃。*負責(zé)供應(yīng)商的統(tǒng)一管理，包括尋源、開發(fā)、評估、建檔及關(guān)系維護。*組織實施集中采購活動，包括招標(biāo)、談判等。*指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的分散采購活動。*負責(zé)采購合同的審核、管理及履約跟蹤。*收集、分析采購數(shù)據(jù)，進行采購績效評估與持續(xù)改進。*處理采購相關(guān)的投訴與糾紛。2.3需求部門各需求部門是采購需求的提出者和最終使用者，主要職責(zé)包括：*根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，準確、及時地提出采購需求，并對需求的真實性、合理性負責(zé)。*參與所購物資或服務(wù)的技術(shù)參數(shù)確認、供應(yīng)商資格預(yù)審（如必要）及驗收工作。*配合采購部門提供相關(guān)技術(shù)資料，參與采購過程中的技術(shù)交流。2.4財務(wù)部門財務(wù)部門在采購活動中主要負責(zé)：*采購預(yù)算的審核與控制。*采購資金的安排與支付。*采購發(fā)票的審核與賬務(wù)處理。*參與采購合同中付款條款的審核。2.5法務(wù)部門/合規(guī)部門法務(wù)或合規(guī)部門主要職責(zé)包括：*參與重要采購合同的審核，確保合同條款的合法性、合規(guī)性及完整性。*提供采購相關(guān)的法律咨詢，處理采購活動中涉及的法律糾紛。*監(jiān)督采購制度的執(zhí)行情況，確保合規(guī)運作。2.6審計部門審計部門負責(zé)對采購活動的合規(guī)性、經(jīng)濟性、效率性進行獨立審計和監(jiān)督，包括對采購制度執(zhí)行情況、采購流程規(guī)范性、供應(yīng)商管理有效性等進行檢查與評估。第三章采購流程與操作規(guī)范3.1需求提出與審批1.需求提出：需求部門根據(jù)實際業(yè)務(wù)需要，填寫《采購需求申請表》，詳細說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)估單價、總價、期望交付時間、用途及其他特殊要求。2.需求審批：《采購需求申請表》須經(jīng)需求部門負責(zé)人審核簽字。對于超出部門審批權(quán)限的采購需求，需按公司授權(quán)體系逐級上報審批。涉及大額、重大或特殊采購項目，還需附上可行性分析報告或論證材料。3.2采購計劃制定1.采購部（或歸口管理部門）匯總各需求部門的采購需求，結(jié)合公司年度經(jīng)營計劃、庫存狀況及資金預(yù)算，編制《年度/月度采購計劃》。2.《年度/月度采購計劃》經(jīng)采購部負責(zé)人審核后，按審批權(quán)限報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過的采購計劃是采購執(zhí)行的依據(jù)。3.采購計劃執(zhí)行過程中，如因市場變化或需求調(diào)整確需變更的，應(yīng)按原審批流程辦理變更手續(xù)。3.3供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商尋源：采購部門應(yīng)通過多種渠道（如行業(yè)展會、專業(yè)期刊、網(wǎng)絡(luò)平臺、同行推薦等）積極尋找潛在供應(yīng)商，建立廣泛的供應(yīng)商信息庫。2.供應(yīng)商準入：潛在供應(yīng)商需提交相關(guān)資質(zhì)證明文件（如營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認證、財務(wù)狀況、業(yè)績證明等）。采購部門會同相關(guān)技術(shù)部門、法務(wù)部門對供應(yīng)商進行資格審查和實地考察（必要時），符合要求的方可納入合格供應(yīng)商名錄。3.供應(yīng)商評估與分級：建立供應(yīng)商評估體系，從質(zhì)量、價格、交付、服務(wù)、技術(shù)能力、財務(wù)狀況、合規(guī)性等方面對供應(yīng)商進行定期（如季度、年度）評估。根據(jù)評估結(jié)果對供應(yīng)商進行分級管理，實施動態(tài)調(diào)整。4.供應(yīng)商關(guān)系維護：與核心供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的戰(zhàn)略合作關(guān)系，通過定期溝通、信息共享、聯(lián)合改進等方式實現(xiàn)互利共贏。對不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時暫停合作或予以淘汰。3.4采購方式選擇與執(zhí)行根據(jù)采購物品的特性、金額、市場競爭狀況及公司相關(guān)規(guī)定，選擇適宜的采購方式。主要采購方式包括：1.公開招標(biāo)：適用于采購金額較大、市場競爭充分的標(biāo)準化產(chǎn)品或服務(wù)。應(yīng)嚴格按照國家及公司關(guān)于招標(biāo)的規(guī)定執(zhí)行，確保過程公開透明。2.邀請招標(biāo)：適用于采購金額較大，但符合條件的潛在供應(yīng)商數(shù)量有限的情況。邀請對象應(yīng)不少于三家合格供應(yīng)商。3.競爭性談判/詢價：適用于采購需求明確、技術(shù)規(guī)格相對簡單、金額不大的采購。應(yīng)向不少于三家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價或談判邀請，擇優(yōu)確定成交供應(yīng)商。4.單一來源采購：僅適用于以下特殊情況：*只能從唯一供應(yīng)商處采購的；*發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況，不能從其他供應(yīng)商處采購的；*必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添置，且添置資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。單一來源采購需提供充分的論證材料，并按規(guī)定報批。5.框架協(xié)議采購：對于短期內(nèi)需要多次重復(fù)采購的通用物資或服務(wù)，可采用框架協(xié)議采購方式，通過一次招標(biāo)或談判確定協(xié)議供應(yīng)商、價格及服務(wù)條款，在協(xié)議有效期內(nèi)根據(jù)實際需求分批下達訂單。3.5合同簽訂與管理1.合同起草與審核：采購合同原則上由采購部門負責(zé)起草。合同內(nèi)容應(yīng)包括：供需雙方基本信息、標(biāo)的物（品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準）、價格、交付方式與時間、驗收標(biāo)準、付款方式與期限、違約責(zé)任、爭議解決方式等核心條款。2.采購合同需依次經(jīng)過采購部門負責(zé)人、法務(wù)/合規(guī)部門、財務(wù)部門審核，必要時需報請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.合同簽訂：合同審核通過后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商法定代表人或授權(quán)代表正式簽署。合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本（如有）。4.合同履行跟蹤：采購部門負責(zé)對合同的履行情況進行跟蹤，確保供應(yīng)商按合同約定提供產(chǎn)品或服務(wù)。對可能出現(xiàn)的違約風(fēng)險，應(yīng)及時預(yù)警并采取應(yīng)對措施。5.合同檔案管理：所有采購合同（包括正本、副本及相關(guān)附件）均應(yīng)由采購部門統(tǒng)一編號、登記、歸檔保存，確保合同的完整性和可追溯性。3.6訂單下達與履約跟蹤1.采購合同簽訂生效后，或依據(jù)框架協(xié)議，采購部門向供應(yīng)商下達《采購訂單》，明確具體的交貨批次、數(shù)量、交付時間和地點。2.供應(yīng)商應(yīng)按訂單要求組織生產(chǎn)或備貨，并及時反饋生產(chǎn)及發(fā)貨信息。3.采購部門及需求部門應(yīng)對供應(yīng)商的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況進行跟蹤，確保按期交付。如遇異常情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，并將情況上報。3.7驗收與付款1.到貨驗收：物資到貨后，需求部門（或使用部門）會同采購部門（必要時可邀請質(zhì)量檢驗部門）根據(jù)采購合同、訂單及相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準對到貨物品的數(shù)量、規(guī)格、外觀、質(zhì)量證明文件等進行查驗，填寫《采購驗收單》。驗收合格的，方可辦理入庫或領(lǐng)用手續(xù)；驗收不合格的，由采購部門負責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理（如退貨、換貨、索賠等）。2.服務(wù)/工程驗收：對于服務(wù)或工程類采購，應(yīng)在服務(wù)提供完畢或工程完工后，由需求部門組織相關(guān)方依據(jù)合同約定的驗收標(biāo)準和流程進行驗收，并簽署驗收報告。3.付款申請與審批：驗收合格后，需求部門或采購部門根據(jù)《采購驗收單》、合同、合規(guī)發(fā)票等憑證，按公司財務(wù)制度規(guī)定填寫《付款申請書》，經(jīng)相關(guān)部門審核、領(lǐng)導(dǎo)審批后，交由財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。財務(wù)部門應(yīng)嚴格按照合同約定的付款條件和審批后的付款申請進行支付。3.8采購檔案管理采購活動結(jié)束后，采購部門應(yīng)將與該采購項目相關(guān)的所有文件資料（包括但不限于采購需求申請、審批文件、采購計劃、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、談判記錄、詢價單、合同文本、訂單、送貨單、驗收單、發(fā)票、付款憑證、供應(yīng)商資料等）整理成冊，進行統(tǒng)一編號、歸檔管理。檔案保存期限應(yīng)符合國家相關(guān)規(guī)定及公司檔案管理制度要求。第四章采購控制與監(jiān)督4.1預(yù)算控制采購活動必須在批準的預(yù)算范圍內(nèi)進行。采購部門應(yīng)加強與財務(wù)部門的溝通，嚴格控制超預(yù)算采購。確需超預(yù)算的，必須按規(guī)定程序報批。4.2過程監(jiān)督1.采購部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對采購流程的執(zhí)行情況進行自查。2.法務(wù)/合規(guī)部門、審計部門有權(quán)對采購活動進行不定期抽查或?qū)ｍ棛z查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。4.3績效考核建立采購績效評估體系，對采購部門及相關(guān)人員的工作績效（如采購成本控制、采購效率、供應(yīng)商管理水平、合規(guī)性等）進行定期考核，并將考核結(jié)果與獎懲掛鉤，以激勵采購管理水平的持續(xù)提升。4.4責(zé)任追究對于在采購活動中違反本手冊規(guī)定，造成公司損失或不良影響的，將視情節(jié)輕重對相關(guān)責(zé)任人進行批評教育、經(jīng)濟處罰直至紀律處分；涉嫌違法犯罪的，移交司法機關(guān)處理。第五章附則5.1術(shù)語解釋本手冊中所稱“大額