企業(yè)合同審批與存檔操作流程指南一、適用范圍與業(yè)務(wù)場景本指南適用于企業(yè)內(nèi)部各類經(jīng)濟(jì)合同的審批與存檔管理，涵蓋采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同、合作協(xié)議等。具體業(yè)務(wù)場景包括：對外合作業(yè)務(wù)開展前合同擬定、內(nèi)部多部門協(xié)同審核、合同簽署后的規(guī)范化存檔、履約過程中的資料補(bǔ)充及歷史合同查詢等。流程涉及業(yè)務(wù)發(fā)起部門、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)及行政檔案管理部門，保證合同從擬定至歸檔全流程合規(guī)、高效、可追溯。二、全流程操作步驟詳解（一）合同起草與發(fā)起責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（經(jīng)辦人）。操作內(nèi)容：根據(jù)合作需求，參照企業(yè)合同模板（或根據(jù)實(shí)際情況擬定），明確合同主體信息（雙方名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人等）、合作內(nèi)容、權(quán)利義務(wù)、金額及支付方式、履行期限、違約責(zé)任、爭議解決方式等核心條款。保證合同內(nèi)容符合企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)范及法律法規(guī)要求，關(guān)鍵條款（如金額、期限、違約責(zé)任）不得遺漏或模糊表述。輸出成果：合同草案（電子版及紙質(zhì)版簽字掃描件）、合作方主體資格證明材料（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等，需加蓋合作方公章）。（二）部門內(nèi)部初審責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（部門負(fù)責(zé)人）。操作內(nèi)容：審核合同內(nèi)容的真實(shí)性、完整性，確認(rèn)合作需求與企業(yè)戰(zhàn)略或業(yè)務(wù)計(jì)劃一致。核對合同金額、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等是否與業(yè)務(wù)洽談結(jié)果一致，避免重大偏差。通過標(biāo)準(zhǔn)：內(nèi)容無遺漏、核心條款明確、符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求。輸出成果：在合同審批單上簽字確認(rèn)，提交至法務(wù)部審核。（三）法務(wù)合規(guī)審核責(zé)任主體：法務(wù)部專員（法務(wù)專員）。操作內(nèi)容：重點(diǎn)審核合同條款的合法性、合規(guī)性，包括但不限于：主體資格是否有效、權(quán)利義務(wù)是否對等、違約責(zé)任是否明確、爭議解決方式是否約定（建議優(yōu)先選擇訴訟并約定管轄法院）、是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)（如格式條款無效情形）。對合同文本提出修改建議，如需重大調(diào)整，退回業(yè)務(wù)部門重新修訂；如僅需微調(diào)，標(biāo)注修改意見后反饋至業(yè)務(wù)部門確認(rèn)。通過標(biāo)準(zhǔn)：無法律風(fēng)險(xiǎn)條款，符合《民法典》《公司法》等相關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部制度。輸出成果：法務(wù)審核意見書，隨合同審批單流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部。（四）財(cái)務(wù)合規(guī)審核責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部專員（財(cái)務(wù)專員）。操作內(nèi)容：審核合同涉及金額的準(zhǔn)確性、支付方式及資金安排是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度（如預(yù)算要求、付款節(jié)點(diǎn)、票據(jù)類型等）。核對合作方收款賬戶信息是否合法合規(guī)（需核對開戶許可證或基本存款賬戶信息），防范資金風(fēng)險(xiǎn)。通過標(biāo)準(zhǔn)：金額與預(yù)算一致，支付方式合規(guī)，賬戶信息無誤。輸出成果：財(cái)務(wù)審核意見書，隨合同審批單流轉(zhuǎn)至審批領(lǐng)導(dǎo)。（五）領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)責(zé)任主體：根據(jù)合同金額及重要性，由對應(yīng)層級領(lǐng)導(dǎo)審批（如分管副總/總經(jīng)理/董事會(huì)）。操作內(nèi)容：審核合同的整體商業(yè)合理性、風(fēng)險(xiǎn)可控性及對企業(yè)經(jīng)營的影響。對于重大合同（如金額超過XX萬元或涉及核心業(yè)務(wù)），需召開專題會(huì)議審議。通過標(biāo)準(zhǔn)：符合企業(yè)戰(zhàn)略利益，風(fēng)險(xiǎn)可控，審批權(quán)限內(nèi)無爭議。輸出成果：領(lǐng)導(dǎo)在合同審批單上簽署審批意見，確認(rèn)同意簽署。（六）合同用印與簽署責(zé)任主體：行政部用印專員（用印專員）、業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人。操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門憑已審批完成的合同審批單、正本合同文本，至行政部申請用印。行政部核對審批流程完整性、合同文本與審批意見一致性，確認(rèn)無誤后加蓋企業(yè)合同專用章或公章（嚴(yán)禁空白合同用?。Ｓ糜⊥瓿珊?，業(yè)務(wù)部門與合作方共同簽署合同（如為線上簽署，需保證簽署平臺合規(guī)及法律效力），簽署文本一般為“合同正本一式X份，雙方各執(zhí)X份，企業(yè)執(zhí)X份存檔”。（七）履行跟蹤與資料歸集責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部。操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同履行進(jìn)度，及時(shí)記錄履行情況（如交付驗(yàn)收、付款憑證等），發(fā)覺履約異常（如對方違約）需第一時(shí)間上報(bào)并留存書面記錄。履行過程中如需補(bǔ)充協(xié)議或變更合同，需重新履行審批流程。輸出成果：履約過程中的往來函件、驗(yàn)收單、付款憑證等補(bǔ)充材料，隨合同正本一并整理。（八）合同存檔管理責(zé)任主體：行政部檔案管理員（檔案管理員）。操作內(nèi)容：合同簽署完成后，業(yè)務(wù)部門在X個(gè)工作日內(nèi)將合同正本、審批單、合作方主體資格證明、履約補(bǔ)充材料等全套資料移交至行政部。行政部對資料進(jìn)行分類、編號、登記，編制《合同存檔清單》，保證資料完整、有序。電子版合同及資料同步存儲至企業(yè)指定的檔案管理系統(tǒng)（加密存儲），紙質(zhì)版資料存入專用檔案柜，保存期限不少于合同履行完畢后X年（根據(jù)法律法規(guī)及企業(yè)制度確定）。三、常用配套表單模板表1：合同審批流程表審批環(huán)節(jié)責(zé)任部門/人操作要求完成時(shí)限備注（如需補(bǔ)充材料）合同起草業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人擬定合同草案，收集合作方主體資格證明按業(yè)務(wù)需求部門內(nèi)部初審業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核內(nèi)容真實(shí)性、完整性1-2個(gè)工作日法務(wù)合規(guī)審核法務(wù)部專員審核法律條款，提出修改意見2-3個(gè)工作日重大爭議需同步標(biāo)注財(cái)務(wù)合規(guī)審核財(cái)務(wù)部專員審核金額、支付方式、賬戶信息1-2個(gè)工作日需附財(cái)務(wù)預(yù)算核對表領(lǐng)導(dǎo)審批分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批商業(yè)合理性及風(fēng)險(xiǎn)1-3個(gè)工作日重大合同需附會(huì)議紀(jì)要合同用印與簽署行政部、業(yè)務(wù)部門核審批次后用印，與對方簽署按審批時(shí)效用印登記表需填寫完整表2：合同信息登記表合同編號合同名稱合作方名稱合同類型簽署日期履行期限合同金額（元）審批狀態(tài)存檔位置（紙質(zhì)/電子）經(jīng)辦人XXXX-001采購合同XX科技有限公司采購類2023-XX-XX2023-XX-XX至2024-XX-XX100,000已歸檔紙質(zhì)-A01-001，電子-系統(tǒng)*經(jīng)辦人XXXX-002服務(wù)合同XX咨詢有限公司服務(wù)類2023-XX-XX2023-XX-XX至2023-XX-XX50,000審批中電子-臨時(shí)文件夾*經(jīng)辦人表3：合同履行跟蹤表合同編號履行階段時(shí)間節(jié)點(diǎn)履行內(nèi)容描述完成情況責(zé)任人補(bǔ)充材料（如驗(yàn)收單）XXXX-001第一批貨交付2023-XX-XX交付XX設(shè)備10臺已完成*經(jīng)辦人驗(yàn)收單（編號YXS001）XXXX-001首期款項(xiàng)支付2023-XX-XX支付合同金額30%已完成*財(cái)務(wù)付款憑證（編號PZ001）XXXX-002需求調(diào)研階段2023-XX-XX完成客戶需求訪談進(jìn)行中*經(jīng)辦人調(diào)研報(bào)告（初稿）四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與操作提示合同主體審核：合作方必須為合法存續(xù)的企業(yè)或組織，需核實(shí)其營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書（如簽署人為非法定代表人）等材料的真實(shí)性和有效性，避免與無資質(zhì)主體合作。條款完整性：合同核心條款（如標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任、爭議解決）不得缺失，模糊表述（如“合理費(fèi)用”“盡快解決”）需明確具體標(biāo)準(zhǔn)或補(bǔ)充協(xié)議。審批流程剛性：嚴(yán)禁跳過審批環(huán)節(jié)或簡化流程，緊急合同需提前通過電話/郵件同步審批領(lǐng)導(dǎo)，事后X個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)簽書面審批單。用印安全管理：合同用印前需再次核對審批單與合同文本一致性，嚴(yán)禁在空白合同、未審批合同或非合同文本上加蓋公章/合同章。存檔規(guī)范要求：紙質(zhì)合同需按“審批單+合同正本+附件”順序裝訂，電子版需掃描清晰（PDF格式），檔案管理系統(tǒng)需設(shè)置查閱權(quán)限，保證信息安全。履約風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警：業(yè)務(wù)部門需定期跟蹤合同履行情況，如發(fā)覺