企業(yè)辦公耗材采購及審批流程規(guī)范一、總則1.1目的與依據(jù)為規(guī)范企業(yè)辦公耗材的采購行為，加強成本控制，提高采購效率，確保辦公活動的有序進行，防范采購過程中的風險，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理制度，特制定本規(guī)范。本規(guī)范旨在明確辦公耗材采購及審批各環(huán)節(jié)的職責、流程和要求，實現(xiàn)采購工作的制度化、標準化和透明化。1.2適用范圍本規(guī)范適用于公司各部門、各分支機構的辦公耗材采購及相關審批活動。凡以公司名義進行的，用于日常辦公、會議、宣傳等用途的各類消耗性辦公用品、辦公設備耗材等的采購，均須遵守本規(guī)范。1.3基本原則辦公耗材采購及審批工作應遵循以下原則：*需求導向原則：采購應以實際工作需求為出發(fā)點，避免盲目采購和資源浪費。*經(jīng)濟性原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過比價、議價等方式，力求以最合理的成本獲取所需耗材。*公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，關鍵環(huán)節(jié)信息應適當公開，接受監(jiān)督。*合規(guī)性原則：嚴格遵守公司財務制度、采購管理制度及國家相關法律法規(guī)。*效率性原則：優(yōu)化審批流程，縮短采購周期，確保耗材及時供應。二、組織與職責2.1采購部門采購部門是辦公耗材采購的歸口管理部門，主要職責包括：*制定和完善辦公耗材采購相關的管理制度和操作細則。*負責辦公耗材供應商的尋源、評估、選擇、管理及維護。*根據(jù)審批通過的采購需求，組織實施采購（包括詢價、比價、議價、招標<如適用>、合同簽訂等）。*負責采購訂單的下達、跟蹤，確保耗材按時到貨。*協(xié)助進行耗材的驗收工作，處理采購過程中的異常情況（如質(zhì)量問題、交貨延遲等）。*建立和維護辦公耗材采購臺賬及供應商檔案。2.2使用部門各使用部門是辦公耗材需求的提出者和使用者，主要職責包括：*根據(jù)本部門實際工作需要，準確、及時地提報辦公耗材采購需求。*對提報需求的真實性、合理性負責。*參與或負責本部門所購辦公耗材的到貨驗收工作，確認耗材的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量是否符合要求。*負責本部門辦公耗材的合理使用、妥善保管，避免浪費和損壞。*配合采購部門進行供應商評估和耗材使用反饋。2.3審批部門/審批人根據(jù)公司授權體系，各級審批部門或?qū)徟素撠煂Σ少徯枨蠹安少徯袨榈暮弦?guī)性、必要性進行審核與批準，主要職責包括：*對提報的采購需求是否符合部門預算、是否為實際所需進行審核。*對采購方式的選擇、供應商的資質(zhì)、采購價格的合理性進行審核（根據(jù)審批權限）。*按照規(guī)定的審批權限和流程，對采購申請進行審批或上報。*對審批結果負責。2.4財務部門財務部門負責辦公耗材采購的資金管理和賬務處理，主要職責包括：*負責采購預算的審核與控制。*根據(jù)審批通過的采購合同/訂單及合規(guī)的驗收憑證、發(fā)票等，辦理付款手續(xù)。*對采購相關的費用進行核算，納入公司成本管理。三、采購流程規(guī)范3.1需求提報*常規(guī)需求：各使用部門應指定專人負責本部門辦公耗材的需求匯總與提報工作。通常情況下，可采用按月或按季度提報的方式，填寫統(tǒng)一格式的《辦公耗材采購需求單》，注明耗材名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計單價（如有）、需求日期等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。*臨時需求：對于突發(fā)性、緊急性的辦公耗材需求，使用部門可提報臨時采購申請，同樣填寫《辦公耗材采購需求單》，并在備注中注明“緊急”及原因，按加急流程處理。*需求匯總與初審：使用部門提報的需求單，首先由部門負責人進行初審，確認需求的合理性和必要性。3.2采購需求審批*初審通過的《辦公耗材采購需求單》，按照公司規(guī)定的審批權限和路徑逐級上報審批。*審批人根據(jù)預算情況、部門工作實際及公司相關規(guī)定，對需求進行審批。對于超出預算或有疑問的需求，有權要求提報部門進行解釋或調(diào)整。*審批通過的需求單，提交至采購部門作為采購依據(jù)。3.3供應商選擇與價格確認*供應商庫管理：采購部門應建立合格供應商庫，優(yōu)先從庫內(nèi)選擇供應商。供應商的選擇應綜合考慮其產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務、信譽等因素。*詢價與比價：對于達到一定金額或常規(guī)性的耗材采購，采購部門應向至少兩家及以上合格供應商進行詢價，獲取書面報價單，進行比價分析。對于長期合作的供應商，可簽訂框架協(xié)議，約定價格和服務條款。*采購方式：根據(jù)采購金額、耗材特性及公司規(guī)定，可采用直接采購、詢價采購、競爭性談判等方式。達到招標標準的，應按照公司招標管理辦法執(zhí)行。3.4采購執(zhí)行*采購部門根據(jù)審批通過的采購需求和確認的供應商、價格，下達采購訂單。采購訂單應明確產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總金額、交貨日期、交貨地點、付款方式、質(zhì)量要求及違約責任等。*采購訂單應經(jīng)過適當?shù)膶徟?，正式發(fā)送給供應商。*采購部門負責與供應商保持溝通，跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保按期交貨。3.5到貨驗收與入庫*辦公耗材到貨后，采購部門應通知使用部門（或倉庫管理員，如公司設有辦公用品倉庫）共同進行驗收。*驗收內(nèi)容包括：外包裝是否完好、數(shù)量是否與訂單一致、規(guī)格型號是否符合要求、產(chǎn)品是否有破損或質(zhì)量缺陷等。必要時，可進行抽樣檢驗。*驗收合格后，由驗收人在送貨單或驗收單上簽字確認。對于不合格的耗材，應拒絕接收，并及時通知采購部門與供應商協(xié)商處理（如退換貨）。*驗收合格的耗材，如公司有統(tǒng)一倉庫，應辦理入庫手續(xù)；如直接交付使用部門，使用部門應做好接收登記。3.6付款結算*供應商按照合同約定或采購訂單要求，提供合法有效的發(fā)票。*采購部門將審批通過的采購訂單、驗收合格證明、供應商發(fā)票等原始憑證整理齊全，按照公司財務報銷流程提交給財務部門。*財務部門對相關憑證的合規(guī)性、完整性進行審核，審核無誤后，按照約定的付款方式和期限辦理付款手續(xù)。四、審批流程規(guī)范4.1審批權限設定公司應根據(jù)辦公耗材的采購金額、重要程度及部門層級，設定清晰的審批權限。例如：*一定金額以下的常規(guī)耗材采購，由部門負責人審批后，采購部門即可執(zhí)行。*超過一定金額的采購，需報請分管領導審批。*達到重大采購標準的，需經(jīng)過更高層級的審批（如總經(jīng)理辦公會）。具體的審批權限劃分，由公司根據(jù)實際情況制定并發(fā)布。4.2審批路徑*部門內(nèi)審批：使用部門提報的采購需求，首先由部門負責人進行審批。*采購部門審核：部門負責人審批通過后，提交至采購部門。采購部門對需求的合理性、采購的可行性、以及是否符合采購政策進行審核。*財務部門審核（如需要）：對于涉及大額支出或預算外支出的采購申請，可能需要經(jīng)過財務部門對預算及資金安排進行審核。*分管領導/總經(jīng)理審批：根據(jù)采購金額和權限設置，逐級上報分管領導或總經(jīng)理進行最終審批。*審批流程應在公司指定的辦公自動化（OA）系統(tǒng)或其他審批工具中進行，確保流程可追溯、審批記錄完整。4.3審批要求*各級審批人應在規(guī)定的時限內(nèi)完成審批工作，避免延誤。*審批人應認真履行審批職責，對不明確或有疑問的事項，應向提報部門或采購部門進行核實。*嚴禁越權審批或未經(jīng)審批擅自采購。*審批意見應明確，對于不同意的申請，應注明原因。五、采購與庫存管理5.1耗材分類管理可將辦公耗材劃分為常規(guī)消耗品（如紙張、筆、文件夾等）、耐用辦公用品（如計算器、U盤等）和辦公設備耗材（如打印機硒鼓、墨盒、色帶等），并根據(jù)不同類別制定相應的采購策略和庫存控制方法。5.2庫存控制*對于常用、消耗量穩(wěn)定的辦公耗材，可根據(jù)歷史數(shù)據(jù)和未來需求預測，設定合理的安全庫存量和最低補貨點，采用定期補貨的方式，以減少緊急采購的頻率。*對于不常用或易變質(zhì)的耗材，應控制庫存數(shù)量，避免積壓和浪費。*建立辦公耗材庫存臺賬，詳細記錄出入庫情況，定期進行庫存盤點，確保賬實相符。5.3出入庫管理*所有辦公耗材的入庫和出庫，均需辦理相應的手續(xù)，由經(jīng)手人簽字確認。*入庫時，需核對采購訂單、送貨單與實物是否一致，并登記入庫臺賬。*出庫時，應根據(jù)領用部門的需求，辦理領用手續(xù)，登記出庫臺賬。鼓勵推行“以舊換新”制度（針對硒鼓、墨盒等）。5.4盤點與處置*定期（如每月或每季度）對辦公耗材庫存進行盤點，核對實際庫存與賬面庫存，查明差異原因，并進行相應處理。*對于過期、損壞、報廢的辦公耗材，應按照公司資產(chǎn)處置規(guī)定進行登記和處理，避免隨意丟棄造成環(huán)境污染或信息泄露。六、監(jiān)督與責任6.1監(jiān)督檢查公司采購管理部門、財務部門及內(nèi)部審計部門有權對辦公耗材采購及審批流程的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括：需求提報的真實性、審批流程的合規(guī)性、采購行為的規(guī)范性、供應商選擇的合理性、庫存管理的有效性等。6.2責任追究對于在辦公耗材采購及審批過程中出現(xiàn)的違規(guī)行為，如虛報需求、擅自采購、超標采購、收受回扣、以次充好、浪費嚴重等，一經(jīng)查實，將按照公司相關規(guī)定對責任人進行處理。七、附則7.1解釋權本規(guī)范由公司采購部門（或指定的管