某化工公司原料管控優(yōu)化方案第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

本制度依據(jù)《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》《危險化學(xué)品安全管理條例》《聯(lián)合國關(guān)于化學(xué)品管理公約》（斯德哥爾摩公約）、《歐盟化學(xué)品注冊、評估、許可和限制法規(guī)》（REACH）等國家和國際法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及國際公約制定，結(jié)合公司“安全、合規(guī)、高效”發(fā)展戰(zhàn)略，旨在規(guī)范公司原料管控全流程，有效防控安全、環(huán)保、合規(guī)及運營風(fēng)險，提升原料采購、存儲、使用及處置效率，促進價值創(chuàng)造，保障公司可持續(xù)發(fā)展。當(dāng)前管理痛點主要體現(xiàn)在：原料信息管理分散、庫存積壓與短缺并存、供應(yīng)商管理不規(guī)范、應(yīng)急響應(yīng)滯后、跨國業(yè)務(wù)管控標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等，核心目標(biāo)是建立“制度-流程-表單-責(zé)任”四維一體管理閉環(huán)，實現(xiàn)原料管控的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化與國際化。

1.2適用范圍與對象

本制度適用于公司所有涉及原料采購、倉儲、領(lǐng)用、盤點、廢棄處置等業(yè)務(wù)的部門及人員，包括但不限于采購部、生產(chǎn)部、倉儲部、安全環(huán)保部、財務(wù)部、合規(guī)部及各分子公司。關(guān)聯(lián)外包單位及合作單位需按本制度要求履行相應(yīng)職責(zé)。例外場景包括國家政策臨時調(diào)整、不可抗力事件等，需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批后執(zhí)行。

1.3核心原則

（1）合規(guī)性：嚴(yán)格遵守國家及所在地法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及國際公約，確保全流程合法合規(guī)。

（2）權(quán)責(zé)對等：明確各層級、各部門、各崗位職責(zé)權(quán)限，實現(xiàn)權(quán)責(zé)匹配。

（3）風(fēng)險導(dǎo)向：聚焦高風(fēng)險環(huán)節(jié)，實施差異化管控措施。

（4）效率優(yōu)先：優(yōu)化流程設(shè)計，減少不必要的審批節(jié)點，提升運營效率。

（5）持續(xù)改進：基于績效監(jiān)控、審計結(jié)果及業(yè)務(wù)變化，定期優(yōu)化制度。

（6）國際化適配：根據(jù)不同國家法律法規(guī)及市場環(huán)境，實施差異化管控策略。

1.4制度地位與銜接

本制度為公司基礎(chǔ)性專項制度，與《公司內(nèi)部控制基本規(guī)范》《財務(wù)管理制度》《安全生產(chǎn)管理制度》等關(guān)聯(lián)制度形成協(xié)同效應(yīng)。制度沖突時，以本制度為準(zhǔn)，并同步修訂關(guān)聯(lián)制度。

第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工

2.1管理組織架構(gòu)

公司原料管控實行董事會-總經(jīng)理辦公會-職能部門-崗位四級管理架構(gòu)。董事會負(fù)責(zé)審定原料管控戰(zhàn)略及重大風(fēng)險偏好；總經(jīng)理辦公會負(fù)責(zé)審批年度采購計劃、庫存策略及重大風(fēng)險處置方案；職能部門按職能分工協(xié)同執(zhí)行；崗位層面落實具體操作規(guī)范。

2.2決策機構(gòu)與職責(zé)

（1）股東會：審議原料管控重大戰(zhàn)略及年度預(yù)算。

（2）董事會：審批重大采購合同、高風(fēng)險原料準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)及應(yīng)急預(yù)案。

（3）總經(jīng)理辦公會：審批年度采購計劃、庫存警戒線設(shè)定及跨部門資源協(xié)調(diào)方案。

2.3執(zhí)行機構(gòu)與職責(zé)

（1）采購部：主責(zé)原料供應(yīng)商管理、合同談判及采購執(zhí)行，配合財務(wù)部執(zhí)行付款審批。

（2）倉儲部：主責(zé)原料存儲、盤點、領(lǐng)用及廢棄物管理，配合安全環(huán)保部執(zhí)行合規(guī)檢查。

（3）生產(chǎn)部：主責(zé)原料領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)制定及過程監(jiān)控，配合倉儲部執(zhí)行庫存預(yù)警。

（4）合規(guī)部：主責(zé)原料準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)制定及跨境合規(guī)審核，配合內(nèi)控部執(zhí)行風(fēng)險評估。

2.4監(jiān)督機構(gòu)與職責(zé)

（1）內(nèi)控部：嵌入原料采購、存儲、使用全流程，執(zhí)行至少三個關(guān)鍵內(nèi)控環(huán)節(jié)（如供應(yīng)商準(zhǔn)入評估、庫存盤點復(fù)核、高風(fēng)險原料雙人核對）。

（2）審計部：每年至少開展一次專項審計，重點核查采購合規(guī)性、庫存準(zhǔn)確性及處置規(guī)范性。

（3）安全環(huán)保部：主責(zé)原料環(huán)保屬性審核及應(yīng)急響應(yīng)監(jiān)督。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動機制

建立跨部門常態(tài)化溝通會議機制，每月至少一次；涉外業(yè)務(wù)增設(shè)屬地合規(guī)協(xié)調(diào)小組，確保符合當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)要求。

第三章原料管控管理標(biāo)準(zhǔn)

3.1管理目標(biāo)與核心指標(biāo)

（1）采購合規(guī)率≥99%；

（2）庫存周轉(zhuǎn)率≥5次/年；

（3）原料損耗率≤2%；

（4）應(yīng)急響應(yīng)時效≤2小時。

3.2專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

（1）原料準(zhǔn)入：需通過REACH、GHS等國際標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證，高風(fēng)險原料需取得許可證明；標(biāo)注三個高風(fēng)險控制點：

-高風(fēng)險點1：易制爆、易制毒原料采購需經(jīng)董事會審批；

-高風(fēng)險點2：跨境原料需符合進口國生物安全標(biāo)準(zhǔn)；

-高風(fēng)險點3：有毒有害原料需專庫存放。

（2）存儲規(guī)范：按化學(xué)性質(zhì)分區(qū)存放，溫濕度實時監(jiān)控，數(shù)字化臺賬記錄。

3.3管理方法與工具

（1）管理方法：采用全生命周期管理（PLM）方法，結(jié)合PDCA持續(xù)改進；

（2）管理工具：基于ERP系統(tǒng)實現(xiàn)采購、庫存、領(lǐng)用全流程數(shù)字化管理，嵌入智能預(yù)警模型。

第四章業(yè)務(wù)流程管理

4.1主流程設(shè)計

（1）采購流程：采購需求發(fā)起→合規(guī)性審核（合規(guī)部）→供應(yīng)商評估（采購部）→比價談判（采購部）→合同審批（總經(jīng)理辦公會）→執(zhí)行采購→到貨驗收（倉儲部）→付款執(zhí)行（財務(wù)部）。

（2）存儲流程：入庫登記→分區(qū)存放→定期盤點→領(lǐng)用審批（生產(chǎn)部）→出庫復(fù)核（倉儲部）。

（3）處置流程：廢棄申請→環(huán)保評估（安全環(huán)保部）→審批（董事會）→委托處置（第三方）。

4.2子流程說明

（1）供應(yīng)商評估：需包含資質(zhì)審核、現(xiàn)場考察、產(chǎn)品檢測三個子流程；

（2）緊急采購：需附風(fēng)險評估報告，經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。

4.3流程關(guān)鍵控制點

（1）供應(yīng)商準(zhǔn)入：高風(fēng)險供應(yīng)商需通過第三方盡職調(diào)查；

（2）庫存管理：設(shè)置安全庫存上限，動態(tài)調(diào)整采購計劃；

（3）廢棄物處置：委托具備資質(zhì)的第三方，全程視頻監(jiān)控。

4.4流程優(yōu)化機制

每年至少一次全流程復(fù)盤，通過數(shù)據(jù)分析識別瓶頸環(huán)節(jié)，優(yōu)化節(jié)點設(shè)置。

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計

按“業(yè)務(wù)類型+金額+崗位層級”分配權(quán)限：

（1）采購金額≤50萬元，采購部經(jīng)理審批；

（2）金額>50萬元≤200萬元，分管副總審批；

（3）金額>200萬元，總經(jīng)理辦公會審批。

5.2審批權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)

常規(guī)審批需3個工作日內(nèi)完成，緊急采購需加急通道；禁止越權(quán)審批，審批痕跡系統(tǒng)留痕。

5.3授權(quán)與代理機制

授權(quán)需書面?zhèn)浒?，最長有效期6個月；臨時代理需經(jīng)直接上級批準(zhǔn)，最長15個工作日。

5.4異常審批流程

需附風(fēng)險評估報告及應(yīng)急預(yù)案，經(jīng)分管副總審批后執(zhí)行。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標(biāo)準(zhǔn)

（1）操作規(guī)范：需通過ERP系統(tǒng)實現(xiàn)電子化操作，紙質(zhì)流程同步存檔；

（2）痕跡留存：電子臺賬需實時更新，紙質(zhì)記錄需雙人簽字。

6.2監(jiān)督機制設(shè)計

（1）日常監(jiān)督：內(nèi)控部每周抽查ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)；

（2）專項監(jiān)督：安全環(huán)保部每月開展存儲合規(guī)檢查；

（3）突擊檢查：審計部每季度隨機抽查業(yè)務(wù)現(xiàn)場。

6.3檢查與審計

專項審計每年至少一次，日常檢查每月不少于兩次，審計結(jié)果納入部門績效考核。

6.4執(zhí)行情況報告

每月5日前提交執(zhí)行報告，包含數(shù)據(jù)統(tǒng)計、風(fēng)險事件、改進建議等內(nèi)容。

第七章考核與改進管理

7.1績效考核指標(biāo)

（1）采購合規(guī)率（30%）；

（2）庫存周轉(zhuǎn)率（30%）；

（3）應(yīng)急響應(yīng)（20%）；

（4）制度執(zhí)行（20%）。

7.2評估周期與方法

月度評估由內(nèi)控部主導(dǎo)，季度評估由總經(jīng)理辦公會審議。

7.3問題整改機制

按“一般/重大/緊急”分類，整改時限≤7個工作日（一般）、≤30個工作日（重大）。

7.4持續(xù)改進流程

基于審計、考核結(jié)果及業(yè)務(wù)變化，每半年評估一次改進需求。

第八章獎懲機制

8.1獎勵標(biāo)準(zhǔn)與程序

獎勵情形包括：年度合規(guī)率100%、重大風(fēng)險防控突出貢獻等；申報需經(jīng)部門推薦，總經(jīng)理辦公會審批。

8.2違規(guī)行為界定

（1）一般違規(guī)：如未按流程登記庫存；

（2）較重違規(guī)：如允許無證供應(yīng)商供貨；

（3）嚴(yán)重違規(guī)：如高風(fēng)險原料未專庫存放。

8.3處罰標(biāo)準(zhǔn)與程序

對應(yīng)違規(guī)行為設(shè)定分級處罰，合法合規(guī)；調(diào)查需形成書面報告，被處罰方可申辯。

8.4申訴與復(fù)議

收到處罰通知后3個工作日內(nèi)可申訴，由合規(guī)部受理并復(fù)議。

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機處理

針對火災(zāi)、泄漏等制定專項預(yù)案，明確應(yīng)急小組分工及資源調(diào)配方案。

9.2例外情況處理

需附風(fēng)險評估報告，經(jīng)分管副總審批后執(zhí)行。

9.3危機公關(guān)與善后

跨國業(yè)務(wù)需適配屬地法規(guī)，制定差異化公關(guān)方案。

第十章附則

10.1制度解釋權(quán)歸屬

本制度由合規(guī)部負(fù)責(zé)解釋，解釋意見以書面文件形式發(fā)布。

10.2相關(guān)制度索引

（1）《公司內(nèi)部控制基本規(guī)范》（內(nèi)控字〔2023〕1號）；

（2）《財務(wù)管理制度》（財字〔2023〕2號）。

10.3修訂與廢止程