2026年共享辦公空間運(yùn)營(yíng)公司運(yùn)營(yíng)物資采購(gòu)與庫(kù)存管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司運(yùn)營(yíng)物資采購(gòu)與庫(kù)存管理行為，降低采購(gòu)成本，優(yōu)化庫(kù)存結(jié)構(gòu)，保障各共享辦公站點(diǎn)運(yùn)營(yíng)所需物資及時(shí)供應(yīng)，結(jié)合共享辦公空間“多站點(diǎn)分散運(yùn)營(yíng)、物資需求品類多、消耗頻率差異大”的行業(yè)特性，依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》（合同編）《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》（非政府采購(gòu)場(chǎng)景參照?qǐng)?zhí)行）及公司《財(cái)務(wù)管理制度》《運(yùn)營(yíng)管理制度》等相關(guān)規(guī)定，制定本制度。第二條本制度所稱運(yùn)營(yíng)物資，是指保障共享辦公空間日常運(yùn)營(yíng)的各類物資，包括辦公耗材類（打印紙、筆墨、文件夾、標(biāo)簽紙等）、清潔消殺類（清潔劑、消毒液、垃圾袋、清潔工具等）、辦公家具設(shè)備類（辦公桌椅、沙發(fā)、打印機(jī)、飲水機(jī)等）、運(yùn)維配件類（電路開(kāi)關(guān)、門鎖配件、空調(diào)濾網(wǎng)等）、后勤保障類（飲用水、咖啡、茶包、紙杯等）五大類；采購(gòu)管理是指從需求提報(bào)、計(jì)劃編制、供應(yīng)商選擇到物資驗(yàn)收、付款的全流程管理；庫(kù)存管理是指物資入庫(kù)、出庫(kù)、盤點(diǎn)、報(bào)廢及安全庫(kù)存管控的全流程管理。第三條本制度適用于公司采購(gòu)部、運(yùn)營(yíng)部、財(cái)務(wù)部及各共享辦公站點(diǎn)所有參與運(yùn)營(yíng)物資采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、領(lǐng)用、盤點(diǎn)的人員；外包合作的物資配送、倉(cāng)儲(chǔ)服務(wù)機(jī)構(gòu)相關(guān)管理參照本制度執(zhí)行。第四條運(yùn)營(yíng)物資采購(gòu)與庫(kù)存管理遵循“按需采購(gòu)、成本可控、賬實(shí)相符、安全高效、全程可溯”核心原則：以各站點(diǎn)實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求為依據(jù)，避免盲目采購(gòu)導(dǎo)致積壓；通過(guò)集中采購(gòu)、比價(jià)議價(jià)等方式控制采購(gòu)成本；確保物資賬面記錄與實(shí)際庫(kù)存數(shù)量、狀態(tài)一致；保障物資供應(yīng)及時(shí)且存儲(chǔ)安全，提升領(lǐng)用和周轉(zhuǎn)效率；采購(gòu)、庫(kù)存全流程留痕，可追溯每筆物資的流向和成本。第五條公司建立“采購(gòu)部歸口管理、運(yùn)營(yíng)部提報(bào)需求、財(cái)務(wù)部審核監(jiān)督、各站點(diǎn)專人管庫(kù)”的管理體系：采購(gòu)部負(fù)責(zé)采購(gòu)計(jì)劃審核、供應(yīng)商管理、采購(gòu)實(shí)施及物資統(tǒng)一配送；運(yùn)營(yíng)部統(tǒng)籌各站點(diǎn)物資需求提報(bào)，審核需求合理性；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)采購(gòu)預(yù)算審核、付款審批及采購(gòu)成本核算；各站點(diǎn)指定運(yùn)營(yíng)專員擔(dān)任庫(kù)管員，負(fù)責(zé)本站點(diǎn)物資入庫(kù)、出庫(kù)、盤點(diǎn)及庫(kù)存狀態(tài)反饋；采購(gòu)負(fù)責(zé)人統(tǒng)籌采購(gòu)與庫(kù)存全流程管理，審批重大采購(gòu)事項(xiàng)及庫(kù)存處置方案。第六條公司將運(yùn)營(yíng)物資采購(gòu)及時(shí)率、庫(kù)存周轉(zhuǎn)率、物資損耗率、采購(gòu)成本控制率納入相關(guān)部門績(jī)效考核體系，考核結(jié)果與部門績(jī)效獎(jiǎng)金、員工評(píng)優(yōu)晉升掛鉤，確保采購(gòu)與庫(kù)存管理責(zé)任落實(shí)到位。第二章運(yùn)營(yíng)物資采購(gòu)管理第七條采購(gòu)計(jì)劃編制與審核：需求提報(bào)：各站點(diǎn)每月25日前，根據(jù)本月物資消耗情況、下月運(yùn)營(yíng)計(jì)劃及安全庫(kù)存標(biāo)準(zhǔn)，提報(bào)《月度運(yùn)營(yíng)物資需求表》，明確物資品類、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間，由站點(diǎn)負(fù)責(zé)人審核簽字后提交運(yùn)營(yíng)部；計(jì)劃匯總：運(yùn)營(yíng)部在每月28日前匯總各站點(diǎn)需求，結(jié)合總部倉(cāng)庫(kù)現(xiàn)有庫(kù)存，剔除重復(fù)需求及不合理需求（如超常規(guī)消耗的物資），形成《月度運(yùn)營(yíng)物資采購(gòu)計(jì)劃》；計(jì)劃審批：《月度運(yùn)營(yíng)物資采購(gòu)計(jì)劃》經(jīng)運(yùn)營(yíng)負(fù)責(zé)人審核后，提交采購(gòu)部復(fù)核采購(gòu)可行性及成本預(yù)估，再報(bào)財(cái)務(wù)部審核采購(gòu)預(yù)算，最終由總經(jīng)理審批（單次采購(gòu)金額超標(biāo)準(zhǔn)的需單獨(dú)審批）；臨時(shí)采購(gòu)：因突發(fā)運(yùn)營(yíng)需求（如設(shè)備故障需更換配件、大型活動(dòng)需增補(bǔ)物資）的臨時(shí)采購(gòu)，由站點(diǎn)提交《臨時(shí)物資采購(gòu)申請(qǐng)表》，經(jīng)運(yùn)營(yíng)部、采購(gòu)部審核后，小額采購(gòu)由采購(gòu)負(fù)責(zé)人審批，大額采購(gòu)由總經(jīng)理審批。第八條供應(yīng)商管理：供應(yīng)商準(zhǔn)入：采購(gòu)部建立供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)擬合作的物資供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、產(chǎn)品合格證、售后服務(wù)承諾等），優(yōu)先選擇具備共享辦公物資供應(yīng)經(jīng)驗(yàn)、口碑良好的供應(yīng)商，準(zhǔn)入后納入《合格供應(yīng)商名錄》；供應(yīng)商評(píng)估：每季度對(duì)合作供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估維度包括產(chǎn)品質(zhì)量、供貨及時(shí)性、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、售后服務(wù)等，評(píng)估結(jié)果分為A、B、C三級(jí)，A級(jí)供應(yīng)商優(yōu)先合作，C級(jí)供應(yīng)商限期整改，整改不合格的移出合格供應(yīng)商名錄；框架合作：對(duì)辦公耗材、清潔消殺物資等高頻消耗品類，采購(gòu)部與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商簽訂年度框架采購(gòu)協(xié)議，約定價(jià)格區(qū)間、供貨周期、退換貨政策，降低單次采購(gòu)談判成本；供應(yīng)商保密：采購(gòu)部對(duì)供應(yīng)商報(bào)價(jià)、合作條款等信息嚴(yán)格保密，禁止向無(wú)關(guān)第三方泄露，避免供應(yīng)商之間惡性競(jìng)爭(zhēng)或價(jià)格壟斷。第九條采購(gòu)實(shí)施與定價(jià)：采購(gòu)方式：小額零星采購(gòu)（單次金額低于標(biāo)準(zhǔn)）可由采購(gòu)部直接從合格供應(yīng)商處采購(gòu)；中大額采購(gòu)（單次金額超標(biāo)準(zhǔn)）需至少向3家合格供應(yīng)商詢價(jià)，采購(gòu)部對(duì)比價(jià)格、質(zhì)量、供貨周期后確定合作供應(yīng)商，形成《詢價(jià)記錄表》留存；價(jià)格管控：采購(gòu)部建立《運(yùn)營(yíng)物資價(jià)格臺(tái)賬》，記錄各類物資歷史采購(gòu)價(jià)格，對(duì)采購(gòu)價(jià)格漲幅超過(guò)10%的物資，需向采購(gòu)負(fù)責(zé)人說(shuō)明原因，必要時(shí)重新詢價(jià)；合同簽訂：?jiǎn)未尾少?gòu)金額超標(biāo)準(zhǔn)的，需與供應(yīng)商簽訂正式采購(gòu)合同，明確物資品類、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款，合同經(jīng)法務(wù)部審核（如需）、采購(gòu)負(fù)責(zé)人簽字后生效；采購(gòu)跟蹤：采購(gòu)部指定專人跟蹤采購(gòu)訂單進(jìn)度，及時(shí)與供應(yīng)商溝通交貨細(xì)節(jié)，對(duì)延遲供貨的情況及時(shí)預(yù)警，確保物資按計(jì)劃送達(dá)。第十條物資驗(yàn)收與入庫(kù)：到貨驗(yàn)收：物資送達(dá)后，總部倉(cāng)庫(kù)或站點(diǎn)庫(kù)管員需當(dāng)場(chǎng)核對(duì)物資品類、規(guī)格、數(shù)量是否與采購(gòu)訂單一致，檢查物資包裝、外觀及質(zhì)量（可當(dāng)場(chǎng)試用的物資需試用確認(rèn)），驗(yàn)收合格的在《送貨單》上簽字確認(rèn)；不合格處理：驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)物資數(shù)量短缺、規(guī)格不符、質(zhì)量不合格的，庫(kù)管員需當(dāng)場(chǎng)注明問(wèn)題并拍照留存，立即反饋采購(gòu)部，采購(gòu)部在24小時(shí)內(nèi)與供應(yīng)商溝通退換貨或補(bǔ)貨事宜，直至驗(yàn)收合格；入庫(kù)登記：驗(yàn)收合格的物資，庫(kù)管員在1個(gè)工作日內(nèi)完成入庫(kù)登記，更新《物資庫(kù)存臺(tái)賬》，注明物資入庫(kù)時(shí)間、批次、存放位置、責(zé)任人，做到賬物相符。第十一條采購(gòu)付款管理：對(duì)賬審核：采購(gòu)部每月與供應(yīng)商核對(duì)本月供貨明細(xì)及金額，核對(duì)無(wú)誤后提交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部審核采購(gòu)合同、《送貨單》、入庫(kù)單、發(fā)票等憑證的一致性；付款審批：財(cái)務(wù)部審核通過(guò)后，按合同約定的付款期限及付款方式，提交《付款申請(qǐng)表》，經(jīng)采購(gòu)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理審批后完成付款；尾款管控：對(duì)大額設(shè)備采購(gòu)等需留存尾款的，需在物資驗(yàn)收合格且使用滿約定質(zhì)保期后，經(jīng)運(yùn)營(yíng)部確認(rèn)無(wú)質(zhì)量問(wèn)題，再按流程支付尾款。第三章運(yùn)營(yíng)物資庫(kù)存管理第十二條庫(kù)存設(shè)置與職責(zé)劃分：庫(kù)存層級(jí)：公司設(shè)置總部中心倉(cāng)庫(kù)和站點(diǎn)分倉(cāng)庫(kù)，總部倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)高頻消耗物資、大型設(shè)備及備用物資，站點(diǎn)倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)本站點(diǎn)日常消耗的小額物資；總部庫(kù)管員職責(zé)：負(fù)責(zé)總部倉(cāng)庫(kù)物資入庫(kù)、出庫(kù)、盤點(diǎn)，向采購(gòu)部反饋總部庫(kù)存狀態(tài)，按計(jì)劃向各站點(diǎn)配送物資，每月編制《總部庫(kù)存狀態(tài)報(bào)告》；站點(diǎn)庫(kù)管員職責(zé)：負(fù)責(zé)本站點(diǎn)物資入庫(kù)、領(lǐng)用登記、日常盤點(diǎn)，保持倉(cāng)庫(kù)整潔，做好物資防潮、防火、防損耗管理，每周向運(yùn)營(yíng)部反饋本站點(diǎn)庫(kù)存預(yù)警信息（如接近安全庫(kù)存的物資）。第十三條物資出庫(kù)與領(lǐng)用管理：領(lǐng)用申請(qǐng)：站點(diǎn)員工領(lǐng)用物資需填寫《物資領(lǐng)用單》，注明領(lǐng)用物資品類、數(shù)量、用途，由站點(diǎn)負(fù)責(zé)人審核簽字后，庫(kù)管員憑單出庫(kù)；出庫(kù)登記：庫(kù)管員按《物資領(lǐng)用單》核對(duì)物資后出庫(kù)，即時(shí)更新《物資庫(kù)存臺(tái)賬》，注明出庫(kù)時(shí)間、領(lǐng)用人員、領(lǐng)用用途，確保出庫(kù)記錄可追溯；限額領(lǐng)用：對(duì)辦公耗材、后勤保障物資等實(shí)行限額領(lǐng)用，每月按員工人數(shù)或工位數(shù)量設(shè)定領(lǐng)用上限，超限額領(lǐng)用需說(shuō)明原因并經(jīng)站點(diǎn)負(fù)責(zé)人審批；調(diào)撥管理：各站點(diǎn)間物資調(diào)撥需由需求站點(diǎn)提交《物資調(diào)撥申請(qǐng)表》，經(jīng)運(yùn)營(yíng)部審核、采購(gòu)部確認(rèn)后，由調(diào)出站點(diǎn)庫(kù)管員出庫(kù)、調(diào)入站點(diǎn)庫(kù)管員入庫(kù)，雙方簽字確認(rèn)調(diào)撥單，采購(gòu)部同步更新庫(kù)存臺(tái)賬。第十四條庫(kù)存盤點(diǎn)與差異處理：日常盤點(diǎn)：站點(diǎn)庫(kù)管員每周對(duì)本站點(diǎn)庫(kù)存進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，重點(diǎn)核對(duì)高頻消耗物資的數(shù)量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)短缺或積壓情況；月度盤點(diǎn)：每月最后1個(gè)工作日，總部庫(kù)管員及各站點(diǎn)庫(kù)管員完成全品類庫(kù)存盤點(diǎn)，編制《月度庫(kù)存盤點(diǎn)表》，注明賬存數(shù)量、實(shí)存數(shù)量、差異金額及原因；年度盤點(diǎn)：每年12月31日前，采購(gòu)部聯(lián)合財(cái)務(wù)部、運(yùn)營(yíng)部開(kāi)展全公司運(yùn)營(yíng)物資大盤點(diǎn)，覆蓋總部倉(cāng)庫(kù)及所有站點(diǎn)倉(cāng)庫(kù)，形成《年度庫(kù)存盤點(diǎn)報(bào)告》；差異處理：盤點(diǎn)發(fā)現(xiàn)賬實(shí)差異的，庫(kù)管員需在2個(gè)工作日內(nèi)查明原因，屬于人為損耗、丟失的，按規(guī)定追究責(zé)任人責(zé)任；屬于記賬錯(cuò)誤的，及時(shí)調(diào)整臺(tái)賬；屬于自然損耗的，經(jīng)采購(gòu)負(fù)責(zé)人審批后核銷差異。第十五條庫(kù)存管控與報(bào)廢管理：安全庫(kù)存：采購(gòu)部聯(lián)合運(yùn)營(yíng)部制定各類物資的安全庫(kù)存標(biāo)準(zhǔn)，安全庫(kù)存為該物資15天的平均消耗量，庫(kù)管員發(fā)現(xiàn)物資庫(kù)存低于安全庫(kù)存的，及時(shí)向采購(gòu)部提報(bào)補(bǔ)貨需求；積壓物資處理：對(duì)存放超過(guò)3個(gè)月未領(lǐng)用的積壓物資，采購(gòu)部分析積壓原因，制定處置方案（調(diào)撥至其他站點(diǎn)、折價(jià)處理給供應(yīng)商、捐贈(zèng)等），經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行；過(guò)期物資處理：對(duì)有保質(zhì)期的物資（如消毒液、飲用水、咖啡等），庫(kù)管員提前1個(gè)月標(biāo)注臨期物資，通知運(yùn)營(yíng)部?jī)?yōu)先領(lǐng)用；過(guò)期無(wú)法使用的，填寫《物資報(bào)廢申請(qǐng)表》，經(jīng)采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部審核后，按審批流程報(bào)廢處置；報(bào)廢處置：報(bào)廢物資需分類處置，可回收利用的統(tǒng)一交由指定回收機(jī)構(gòu)處理，不可回收的按環(huán)保要求處置，處置過(guò)程留存照片及憑證，財(cái)務(wù)部按規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理。第四章風(fēng)險(xiǎn)防控與應(yīng)急處理第十六條采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)防控：價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)：建立價(jià)格動(dòng)態(tài)監(jiān)控機(jī)制，采購(gòu)部定期關(guān)注物資市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)，對(duì)價(jià)格波動(dòng)較大的物資提前鎖定采購(gòu)價(jià)格，避免成本上漲；質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)合同中明確物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及質(zhì)保條款，驗(yàn)收環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)重要物資留存樣品，出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題時(shí)可追溯；供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)：對(duì)核心物資（如辦公設(shè)備配件、專用清潔劑）儲(chǔ)備2家及以上合格供應(yīng)商，避免單一供應(yīng)商斷供影響運(yùn)營(yíng)；廉潔風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)人員需簽署《廉潔采購(gòu)承諾書》，禁止收受供應(yīng)商回扣、禮品等，財(cái)務(wù)部及審計(jì)部門定期抽查采購(gòu)流程，防范廉潔風(fēng)險(xiǎn)。第十七條庫(kù)存風(fēng)險(xiǎn)防控：損耗風(fēng)險(xiǎn)：倉(cāng)庫(kù)設(shè)置防潮、防火、防盜設(shè)施，庫(kù)管員定期檢查物資存儲(chǔ)狀態(tài)，對(duì)易損耗物資（如玻璃器皿、電子配件）單獨(dú)存放、輕拿輕放；積壓風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)格執(zhí)行按需采購(gòu)原則，每月分析庫(kù)存周轉(zhuǎn)率，對(duì)周轉(zhuǎn)率低于標(biāo)準(zhǔn)的物資，核減下月采購(gòu)量，避免持續(xù)積壓；數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)：庫(kù)存臺(tái)賬由專人維護(hù)，臺(tái)賬數(shù)據(jù)修改需留存修改記錄及審批意見(jiàn)，定期備份臺(tái)賬數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失或篡改。第十八條應(yīng)急處理機(jī)制：物資短缺應(yīng)急：突發(fā)運(yùn)營(yíng)需求導(dǎo)致物資短缺的，采購(gòu)部啟動(dòng)應(yīng)急采購(gòu)流程，可從合格供應(yīng)商名錄中選擇供貨最快的商家，必要時(shí)允許站點(diǎn)就近臨時(shí)采購(gòu)，事后補(bǔ)充完善采購(gòu)手續(xù)；質(zhì)量問(wèn)題應(yīng)急：發(fā)現(xiàn)已領(lǐng)用的物資存在質(zhì)量問(wèn)題（如清潔劑損壞辦公設(shè)施、飲用水變質(zhì)），運(yùn)營(yíng)部立即停用該批次物資，采購(gòu)部24小時(shí)內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，同時(shí)評(píng)估損失，按合同約定追責(zé)；庫(kù)存異常應(yīng)急：盤點(diǎn)發(fā)現(xiàn)物資大量丟失或損壞的，庫(kù)管員立即向采購(gòu)部及站點(diǎn)負(fù)責(zé)人匯報(bào)，聯(lián)合行政部排查原因，涉及人為責(zé)任的追究相關(guān)人員責(zé)任，必要時(shí)報(bào)警處理。第五章監(jiān)督與考核第十九條監(jiān)督檢查機(jī)制：日常監(jiān)督：采購(gòu)負(fù)責(zé)人每月抽查采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況、物資驗(yàn)收記錄、庫(kù)存臺(tái)賬，運(yùn)營(yíng)負(fù)責(zé)人每月抽查站點(diǎn)物資領(lǐng)用及存儲(chǔ)情況；專項(xiàng)檢查：公司審計(jì)部門每季度開(kāi)展運(yùn)營(yíng)物資采購(gòu)與庫(kù)存專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)核查采購(gòu)流程合規(guī)性、庫(kù)存賬實(shí)相符性、采購(gòu)成本合理性，形成檢查報(bào)告；投訴處理：設(shè)立采購(gòu)與庫(kù)存管理投訴渠道，員工發(fā)現(xiàn)采購(gòu)價(jià)格虛高、庫(kù)存管理混亂等問(wèn)題可實(shí)名投訴，審計(jì)部門核實(shí)后及時(shí)處理并反饋結(jié)果。第二十條考核指標(biāo)與獎(jiǎng)懲：考核指標(biāo)：采購(gòu)及時(shí)率（需達(dá)到98%以上）、庫(kù)存周轉(zhuǎn)率（需達(dá)到月度標(biāo)準(zhǔn)以上）、物資損耗率（需控制在1%以內(nèi)）、采購(gòu)成本控制率（需不超預(yù)算）；獎(jiǎng)勵(lì)措施：對(duì)連續(xù)12個(gè)月采購(gòu)及時(shí)率達(dá)標(biāo)、庫(kù)存周轉(zhuǎn)率超標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)部及運(yùn)營(yíng)部人員，給予績(jī)效獎(jiǎng)金上浮10%或評(píng)優(yōu)資格；對(duì)及時(shí)發(fā)現(xiàn)并避免重大采購(gòu)/庫(kù)存風(fēng)險(xiǎn)的人員，給予專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)；懲處措施：因采購(gòu)計(jì)劃失誤導(dǎo)致物資積壓或短缺的，扣減采購(gòu)部相關(guān)人員當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金10%-20%；因庫(kù)管員失職導(dǎo)致物資丟失、過(guò)期的，按物資成本價(jià)賠償；虛報(bào)采購(gòu)需求、篡改庫(kù)存臺(tái)賬