PAGEit檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司IT檔案的管理，確保IT檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮IT檔案在公司運(yùn)營(yíng)和發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與IT相關(guān)的檔案管理，包括但不限于信息技術(shù)系統(tǒng)文檔、軟件開(kāi)發(fā)文檔、網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)文檔、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)文檔、信息安全文檔等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門(mén)的IT檔案管理部門(mén)或崗位，對(duì)IT檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.分類分級(jí)管理原則根據(jù)IT檔案的類別和重要性，進(jìn)行分類分級(jí)管理，以便于檔案的存儲(chǔ)、檢索和利用。3.安全保密原則加強(qiáng)IT檔案的安全保密措施，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失，確保公司信息資產(chǎn)的安全。4.動(dòng)態(tài)管理原則隨著公司IT業(yè)務(wù)的發(fā)展和變化，及時(shí)更新和完善IT檔案，確保檔案信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。二、檔案管理職責(zé)（一）IT檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善IT檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)IT檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、檢索、利用和銷毀等工作。3.定期對(duì)IT檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.加強(qiáng)IT檔案的安全保密管理，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案信息泄露。5.為公司各部門(mén)提供IT檔案的查詢和借閱服務(wù)，協(xié)助解決檔案利用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。6.組織開(kāi)展IT檔案管理工作的培訓(xùn)和宣傳，提高員工的檔案管理意識(shí)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)IT檔案的形成、積累和整理工作，并定期移交至IT檔案管理部門(mén)。2.配合IT檔案管理部門(mén)做好檔案的清查、盤(pán)點(diǎn)和利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴(yán)格遵守公司IT檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改或丟失IT檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行IT檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理工作流程和操作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)IT檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、檢索等，確保檔案管理工作的高效、準(zhǔn)確。3.加強(qiáng)對(duì)IT檔案的安全保密意識(shí)，采取有效措施防止檔案信息泄露，對(duì)違反檔案安全保密規(guī)定的行為及時(shí)進(jìn)行制止和報(bào)告。4.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，為公司提供優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.信息技術(shù)系統(tǒng)文檔包括系統(tǒng)需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)、系統(tǒng)設(shè)計(jì)文檔、系統(tǒng)測(cè)試報(bào)告、系統(tǒng)部署文檔、系統(tǒng)維護(hù)手冊(cè)等。2.軟件開(kāi)發(fā)文檔涵蓋軟件項(xiàng)目計(jì)劃、軟件需求分析文檔、軟件設(shè)計(jì)文檔、代碼清單、軟件測(cè)試文檔、軟件用戶手冊(cè)等。3.網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)文檔包含網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)圖、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備配置文檔、網(wǎng)絡(luò)安全策略文檔、網(wǎng)絡(luò)故障排除手冊(cè)等。4.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)文檔如數(shù)據(jù)備份策略、備份記錄、恢復(fù)測(cè)試報(bào)告、數(shù)據(jù)災(zāi)難恢復(fù)預(yù)案等。5.信息安全文檔涉及信息安全管理制度、安全評(píng)估報(bào)告、安全審計(jì)記錄、安全培訓(xùn)資料等。6.其他與IT相關(guān)的文檔如IT項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、IT設(shè)備采購(gòu)合同、IT服務(wù)協(xié)議等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)IT檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.對(duì)于重要的IT項(xiàng)目，應(yīng)在項(xiàng)目啟動(dòng)階段明確檔案收集的責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和要求，確保項(xiàng)目文檔的同步形成和收集。3.在收集IT檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.分類整理按照IT檔案的類別，將收集到的檔案進(jìn)行分類，如信息技術(shù)系統(tǒng)文檔類、軟件開(kāi)發(fā)文檔類等。2.編號(hào)標(biāo)識(shí)為每一份IT檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和檢索。編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年份和順序號(hào)等信息。3.建立目錄根據(jù)分類整理的結(jié)果，建立IT檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等內(nèi)容，方便快速查找檔案。4.裝訂成冊(cè)對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行規(guī)范化的命名和存儲(chǔ)，建立清晰的文件組織結(jié)構(gòu)。四、檔案歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔流程1.檔案管理人員對(duì)整理好的IT檔案進(jìn)行審核，確保檔案符合歸檔要求。2.將審核通過(guò)的檔案按照類別和年度進(jìn)行歸檔，填寫(xiě)歸檔登記表，注明檔案編號(hào)、名稱、日期、歸檔人等信息。3.將歸檔后的檔案存放在指定的檔案存儲(chǔ)地點(diǎn)，并更新檔案目錄。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)設(shè)立專門(mén)的紙質(zhì)檔案庫(kù)房，配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、貨架等。檔案應(yīng)按照類別和年度進(jìn)行分區(qū)存放，便于查找和管理。2.電子檔案存儲(chǔ)采用磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)、云存儲(chǔ)等多種存儲(chǔ)方式相結(jié)合，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)。建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.存儲(chǔ)環(huán)境要求檔案存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。同時(shí)，應(yīng)配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全存儲(chǔ)。五、檔案檢索與利用（一）檢索方法1.目錄檢索通過(guò)查閱IT檔案目錄，快速定位所需檔案的編號(hào)和存放位置。2.關(guān)鍵詞檢索利用電子檔案管理系統(tǒng)，輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，提高檢索效率。3.分類檢索按照IT檔案的類別進(jìn)行檢索，適用于查找某一類別的檔案。（二）利用流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱IT檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《IT檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交至IT檔案管理部門(mén)。2.IT檔案管理部門(mén)根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.如需借閱IT檔案，借閱人員應(yīng)填寫(xiě)《IT檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和IT檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄或銷毀檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。5.對(duì)于涉及公司機(jī)密的IT檔案，查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度執(zhí)行，經(jīng)公司保密管理部門(mén)審批后方可進(jìn)行。六、檔案保管期限與銷毀（一）保管期限確定1.根據(jù)IT檔案的重要性和時(shí)效性，確定不同檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案主要包括公司重要的IT戰(zhàn)略規(guī)劃、核心系統(tǒng)文檔、涉及公司重大利益的合同協(xié)議等。3.長(zhǎng)期保管的檔案一般為保存[X]年以上的檔案，如重要的軟件開(kāi)發(fā)文檔、網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)變更記錄等。4.短期保管的檔案為保存[X]年以下的檔案，如一般性的IT項(xiàng)目文檔、日常維護(hù)記錄等。（二）銷毀流程1.對(duì)于已到保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的IT檔案，由IT檔案管理部門(mén)提出銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《IT檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.《IT檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、IT檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀操作。3.銷毀IT檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查詢。七、檔案安全與保密（一）安全措施1.建立健全I(xiàn)T檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等的安全管理。2.定期對(duì)IT檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力，制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的檔案安全事故。4.采用加密技術(shù)對(duì)重要的電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止檔案信息在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中被竊取或篡改。（二）保密要求1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密的IT檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確