PAGE幼兒園檔案管理制度前言幼兒園檔案管理工作是幼兒園管理的重要組成部分，它對(duì)于幼兒園的教育教學(xué)、行政管理、后勤保障等各項(xiàng)工作的開展都具有重要的參考價(jià)值和指導(dǎo)意義。為了加強(qiáng)幼兒園檔案管理工作，提高檔案管理水平，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本幼兒園的實(shí)際情況，特制定本檔案管理制度。一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范幼兒園檔案管理工作，建立健全檔案管理體系，提高檔案利用效率，為幼兒園的發(fā)展提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于本幼兒園各部門、各班級(jí)及全體教職工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則幼兒園檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由幼兒園檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映幼兒園的各項(xiàng)工作和活動(dòng)。3.完整性原則檔案管理工作要涵蓋幼兒園工作的各個(gè)方面，確保檔案的全面性和系統(tǒng)性。4.保密性原則對(duì)涉及幼兒園機(jī)密和個(gè)人隱私的檔案，要嚴(yán)格保密，防止泄露。5.方便利用原則檔案管理要便于查找、借閱和使用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門幼兒園設(shè)立檔案管理室，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案管理制度根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合幼兒園實(shí)際情況，制定和完善檔案管理制度。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)收集、整理幼兒園各部門、各班級(jí)及教職工形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。3.檔案保管負(fù)責(zé)檔案的保管工作，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.檔案利用負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和利用工作，為幼兒園的各項(xiàng)工作提供服務(wù)。5.檔案統(tǒng)計(jì)與分析負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)和分析工作，及時(shí)掌握檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。7.指導(dǎo)與監(jiān)督指導(dǎo)和監(jiān)督幼兒園各部門、各班級(jí)的檔案管理工作，確保檔案管理工作的規(guī)范開展。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類幼兒園檔案分為以下幾大類：1.行政管理類包括幼兒園的規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、通知、會(huì)議記錄、規(guī)章制度等文件材料。2.教育教學(xué)類包括教學(xué)計(jì)劃、教案、教材、教學(xué)成果、學(xué)生學(xué)籍檔案等文件材料。3.師資隊(duì)伍建設(shè)類包括教師的個(gè)人檔案、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)等文件材料。4.后勤管理類包括物資采購、財(cái)務(wù)管理、安全管理、衛(wèi)生保健等文件材料。5.家園共育類包括家長委員會(huì)記錄、家長會(huì)記錄、家園聯(lián)系手冊(cè)等文件材料。6.其他類包括幼兒園的榮譽(yù)證書、照片、錄像等文件材料。（二）檔案編號(hào)為了便于檔案的管理和查找，對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“大類代碼+流水號(hào)”的方式，具體如下：1.行政管理類：XZ2.教育教學(xué)類：JY3.師資隊(duì)伍建設(shè)類：SZ4.后勤管理類：HQ5.家園共育類：JYGY6.其他類：QT流水號(hào)按照檔案形成的時(shí)間順序依次編排，從001開始。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門職責(zé)幼兒園各部門負(fù)責(zé)本部門形成的文件材料的收集和整理工作，并定期向檔案管理部門移交。2.收集范圍收集范圍包括但不限于以下文件材料：上級(jí)部門下發(fā)的與幼兒園工作相關(guān)的文件、通知、指示等。幼兒園制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。幼兒園召開的各類會(huì)議的記錄、紀(jì)要、決議等。幼兒園組織的各項(xiàng)活動(dòng)的方案、總結(jié)、照片、錄像等。教師的教案、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)成果、學(xué)生學(xué)籍檔案等。教師的個(gè)人檔案、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)等。幼兒園的物資采購、財(cái)務(wù)管理、安全管理、衛(wèi)生保健等方面的文件材料。家長委員會(huì)記錄、家長會(huì)記錄、家園聯(lián)系手冊(cè)等。幼兒園的榮譽(yù)證書、照片、錄像等。3.收集要求各部門要指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。收集的文件材料要真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。對(duì)收集的文件材料要進(jìn)行分類整理，按照檔案編號(hào)的要求進(jìn)行編號(hào)。（二）檔案整理1.整理原則檔案整理要遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.整理方法按照檔案分類的要求，對(duì)收集的文件材料進(jìn)行分類。對(duì)每一類文件材料進(jìn)行編號(hào)，編制目錄。對(duì)文件材料進(jìn)行裝訂、編頁、裝盒等處理。填寫檔案盒封面、脊背等信息，確保檔案的規(guī)范、整齊。五、檔案保管（一）保管場所檔案管理室要配備專門的檔案柜、檔案架等保管設(shè)備，確保檔案的安全存放。檔案保管場所要保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜，并有防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠等措施。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和幼兒園實(shí)際情況確定。1.永久保管凡是反映幼兒園主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)幼兒園有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管凡是反映幼兒園一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)幼兒園工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。保管期限為16年至50年。3.短期保管凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)幼兒園工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限為5年以下。（三）檔案清查檔案管理部門要定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，核對(duì)檔案的數(shù)量、種類、保管期限等信息，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。清查工作每年至少進(jìn)行一次，并形成清查報(bào)告。六、檔案利用（一）利用原則檔案利用要遵循嚴(yán)格審批、確保安全、方便利用的原則，既要滿足幼兒園各項(xiàng)工作的需要，又要保證檔案的安全和保密。（二）利用范圍檔案利用范圍包括但不限于以下方面：1.教育教學(xué)工作為教師備課、教學(xué)研究、課程改革等提供參考。2.行政管理工作為幼兒園制定工作計(jì)劃、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、決策參考等提供依據(jù)。3.師資隊(duì)伍建設(shè)為教師培訓(xùn)、考核評(píng)價(jià)、職稱評(píng)定等提供材料。4.后勤管理工作為物資采購、財(cái)務(wù)管理、安全管理、衛(wèi)生保健等提供數(shù)據(jù)支持。5.家園共育工作為家長了解幼兒園工作情況、參與幼兒園管理等提供信息。（三）利用方式1.查閱因工作需要查閱檔案的，查閱人員要填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時(shí)，要在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案管理室。查閱人員要愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。2.借閱因工作需要借閱檔案的，借閱人員要填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，要辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員要妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。借閱期滿后，要及時(shí)歸還檔案。（四）利用登記檔案管理部門要建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人員姓名、所在部門、查閱（借閱）檔案名稱、查閱（借閱）目的、歸還日期等。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定要遵循全面審查、慎重決定、嚴(yán)格審批的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織幼兒園成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限等情況，確定其是否需要繼續(xù)保存。2.綜合分析法結(jié)合幼兒園的工作實(shí)際和發(fā)展需要，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，判斷其是否具有保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)對(duì)經(jīng)過鑒定需要銷毀的檔案，檔案管理部門要編制銷毀清冊(cè)，詳細(xì)列出檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.審批銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定工作小組審核后，報(bào)幼兒園分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案。銷毀檔案時(shí)，要在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并有兩人以上監(jiān)銷。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.備案檔案管理部門要將銷毀檔案的情況進(jìn)行備案，留存銷毀清冊(cè)等相關(guān)材料。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)幼兒園現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合幼兒園檔案管理的軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和遠(yuǎn)程查詢。（三）信息化管理要求1.數(shù)據(jù)安全加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份恢復(fù)、用戶權(quán)限管理、防火墻、防病毒等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。