PAGE檔案及物品管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案及物品管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，規(guī)范物品的采購(gòu)、使用、保管和處置等流程，提高公司運(yùn)營(yíng)效率，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案及物品管理工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保管理工作的規(guī)范性和一致性。2.分類分級(jí)管理原則根據(jù)檔案及物品的類別、重要程度等進(jìn)行分類分級(jí)管理，便于查找、使用和維護(hù)。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案及物品的安全保密措施，防止信息泄露、物品損壞或丟失，確保公司利益不受損害。4.高效利用原則充分發(fā)揮檔案及物品的作用，提高其利用效率，為公司決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展等提供有力支持。二、檔案管理（一）檔案分類1.行政檔案包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等；公司行政辦公文件，如通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等；公司與外部單位簽訂的各類行政協(xié)議、合同等。2.人事檔案員工個(gè)人基本信息資料，如身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、入職申請(qǐng)表等；員工勞動(dòng)合同、薪酬福利文件、績(jī)效考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等；員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、崗位變動(dòng)記錄等。3.財(cái)務(wù)檔案會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)核算資料；稅務(wù)申報(bào)資料、發(fā)票存根等稅務(wù)相關(guān)文件；財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告等審計(jì)評(píng)估文件；資金管理文件，如預(yù)算、決算、資金審批等。4.業(yè)務(wù)檔案公司各類業(yè)務(wù)項(xiàng)目的策劃方案、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目合同、招投標(biāo)文件等；業(yè)務(wù)往來(lái)信函、客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等；業(yè)務(wù)成果文件，如產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、技術(shù)文檔、銷售數(shù)據(jù)等。5.其他檔案公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、專利證書(shū)等；公司內(nèi)部規(guī)章制度、工作流程、會(huì)議紀(jì)要等；公司重要活動(dòng)的照片、視頻、音頻等資料。（二）檔案收集與整理1.收集要求各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。檔案形成后，承辦人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案移交至綜合管理部門(mén)。對(duì)于重要檔案，應(yīng)同時(shí)提交電子文檔。2.整理規(guī)范綜合管理部門(mén)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理。檔案應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄清單，便于查找和管理。（三）檔案歸檔與保管1.歸檔流程整理后的檔案按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行歸檔，存入專門(mén)的檔案柜或檔案庫(kù)房。建立檔案索引，注明檔案的存放位置，方便快速查閱。2.保管期限根據(jù)檔案的重要性和時(shí)效性，確定不同檔案的保管期限。分為永久保管、定期保管（如10年、20年等）。定期保管的檔案到期后，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。3.保管環(huán)境檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等。定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案安全。（四）檔案查閱與借閱1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到綜合管理部門(mén)查閱。涉及重要機(jī)密檔案的查閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.借閱規(guī)定因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（五）檔案鑒定與銷毀1.鑒定工作定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，由綜合管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)人員組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.銷毀程序經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清單》，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，記錄資料保存[X]年。三、物品管理（一）物品分類1.辦公用品辦公桌椅、文件柜、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、電話機(jī)等辦公設(shè)備；筆、紙（包括打印紙、復(fù)印紙、便簽紙等）、文件夾、訂書(shū)機(jī)、膠水、計(jì)算器等辦公文具。2.固定資產(chǎn)房屋及建筑物、機(jī)器設(shè)備、運(yùn)輸工具、電子設(shè)備等單位價(jià)值在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以上，使用期限超過(guò)一年的資產(chǎn)。3.低值易耗品單位價(jià)值較低、使用期限較短的物品，如掃帚、拖把、垃圾桶、一次性紙杯等。4.勞保用品為員工工作提供勞動(dòng)保護(hù)的用品，如安全帽、工作服、手套、防護(hù)鞋等。5.其他物品公司用于業(yè)務(wù)開(kāi)展、活動(dòng)舉辦等的各類物品，如禮品、宣傳資料（包括海報(bào)、宣傳單頁(yè)、畫(huà)冊(cè)等）、活動(dòng)道具等。（二）物品采購(gòu)1.采購(gòu)計(jì)劃各部門(mén)根據(jù)工作需要，提前制定物品采購(gòu)計(jì)劃，注明采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等。采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)綜合管理部門(mén)匯總。2.采購(gòu)流程綜合管理部門(mén)根據(jù)匯總的采購(gòu)計(jì)劃，按照公司采購(gòu)管理制度進(jìn)行采購(gòu)。對(duì)于金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)等方式確定供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格控制成本，確保采購(gòu)物品的質(zhì)量。3.驗(yàn)收與入庫(kù)采購(gòu)物品到貨后，由綜合管理部門(mén)會(huì)同使用部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等。驗(yàn)收合格的物品辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)《物品入庫(kù)單》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。（三）物品領(lǐng)用與發(fā)放1.領(lǐng)用流程員工因工作需要領(lǐng)用物品時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《物品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到綜合管理部門(mén)領(lǐng)取。2.發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)綜合管理部門(mén)按照規(guī)定的發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)為員工發(fā)放物品。對(duì)于辦公用品，根據(jù)員工崗位和工作需求進(jìn)行合理配置；對(duì)于勞保用品，按照勞動(dòng)保護(hù)規(guī)定定期發(fā)放。（四）物品保管1.保管責(zé)任綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)物品的統(tǒng)一保管，指定專人負(fù)責(zé)物品的日常管理工作。建立物品保管臺(tái)賬，記錄物品的出入庫(kù)情況、庫(kù)存數(shù)量等。2.保管措施根據(jù)物品的特性，采取相應(yīng)的保管措施。對(duì)于貴重物品、易燃易爆物品等，應(yīng)單獨(dú)存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。定期對(duì)物品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。（五）物品盤(pán)點(diǎn)與清查1.盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃綜合管理部門(mén)制定物品盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，明確盤(pán)點(diǎn)的范圍、時(shí)間、人員等。盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)提前通知各部門(mén)，以便做好準(zhǔn)備工作。2.盤(pán)點(diǎn)實(shí)施按照盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃組織人員進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等，如實(shí)記錄盤(pán)點(diǎn)結(jié)果。對(duì)于盤(pán)盈盤(pán)虧的物品應(yīng)查明原因，填寫(xiě)《物品盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》。3.清查處理根據(jù)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果，對(duì)盤(pán)盈盤(pán)虧的物品進(jìn)行處理。對(duì)于盤(pán)盈的物品，應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于盤(pán)虧的物品，應(yīng)查明責(zé)任，屬于正常損耗的，按照規(guī)定程序核銷；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（六）物品處置1.報(bào)廢處理對(duì)于已損壞無(wú)法修復(fù)、已過(guò)使用期限或不再使用的物品，由使用部門(mén)提出報(bào)廢申請(qǐng)，填寫(xiě)《物品報(bào)廢申請(qǐng)表》，注明報(bào)廢物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因等。經(jīng)綜合管理部門(mén)審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢物品可采取變賣(mài)、捐贈(zèng)等方式進(jìn)行處置，處置收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)。2.轉(zhuǎn)讓與出借公司內(nèi)部各部門(mén)之間如需轉(zhuǎn)讓或出借物品，應(yīng)填寫(xiě)《物品轉(zhuǎn)讓/出借申請(qǐng)表》，注明轉(zhuǎn)讓/出借物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、期限等，經(jīng)雙方部門(mén)負(fù)責(zé)人和綜合管理部門(mén)審批后，辦理相關(guān)手續(xù)。轉(zhuǎn)讓物品應(yīng)