PAGE莆田市學校檔案管理制度一、總則（一）目的為加強莆田市學校檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學校教育教學、行政管理及各項工作中的作用，依據國家有關法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，結合本市學校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于莆田市各級各類學校，包括幼兒園、小學、中學、中等職業(yè)學校及高等院校等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學校檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。學校設立綜合檔案室，負責全校檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則檔案內容必須真實反映學校各項工作的實際情況，嚴禁弄虛作假。3.完整性原則全面收集學校在教學、科研、管理等活動中形成的各類文件材料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，對涉及國家機密、學校商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則檔案管理應便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用效率，為學校各項工作提供有力支持。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理領導小組學校成立檔案管理領導小組，由校長擔任組長，各分管副校長擔任副組長，各職能部門負責人為成員。其職責如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學校檔案工作發(fā)展規(guī)劃和規(guī)章制度。2.指導、監(jiān)督和檢查學校各部門的檔案工作，協(xié)調解決檔案工作中的重大問題。3.定期對學校檔案工作進行總結和評估，推動檔案工作不斷發(fā)展。（二）綜合檔案室綜合檔案室是學校檔案管理的職能部門，配備專職檔案管理人員，負責學校檔案的具體管理工作。其職責如下：1.貫徹執(zhí)行學校檔案管理領導小組的各項決定，制定檔案管理工作細則和操作規(guī)程。2.負責全校各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.做好檔案的安全保管工作，配備必要的檔案保管設備，定期對檔案進行檢查、清點和維護，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.開展檔案的開發(fā)利用工作，編制檔案檢索工具，積極為學校教學、科研、管理等工作提供檔案信息服務。5.組織檔案管理人員的業(yè)務培訓，提高檔案管理隊伍的整體素質。6.負責向教育主管部門和檔案行政管理部門報送檔案工作統(tǒng)計報表，接受業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。（三）各部門兼職檔案員學校各部門設立兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向綜合檔案室移交。其職責如下：1.負責收集本部門在工作中形成的各種文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.按照檔案管理的要求，對本部門的文件材料進行分類整理，編制目錄，初步裝訂成冊。3.定期將整理好的檔案移交綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱和利用工作，提供相關檔案信息。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類學校檔案分為黨群、行政、教學、科研、學生、教師業(yè)務、基建、設備、財會、聲像、實物等十一大類。具體分類如下：1.黨群類主要包括學校黨組織的各種文件材料，如黨委會議記錄、黨支部工作材料、黨員名冊、入黨申請書等。2.行政類涵蓋學校行政工作的各類文件，如學校工作計劃、總結、規(guī)章制度、會議紀要、行政事務文件等。3.教學類涉及教學管理、教學研究、課程建設、教材編寫、教學成果等方面的文件材料，如教學計劃、教案、試卷、教學評估報告等。4.科研類包括學?？蒲许椖可陥?、研究過程、成果鑒定、論文發(fā)表等相關材料，如科研項目申請書、研究報告、學術論文等。5.學生類有關學生管理、招生就業(yè)、學籍檔案、獎懲情況等方面的文件，如學生登記表、成績單、畢業(yè)證書、學位證書等。6.教師業(yè)務類教師的個人檔案、教學業(yè)務檔案、科研成果檔案、培訓進修檔案等，如教師履歷表、教學工作量統(tǒng)計、科研項目參與情況等。7.基建類學?；窘ㄔO項目的規(guī)劃、設計、施工、驗收等文件材料，如基建項目立項報告、工程圖紙、施工合同、竣工驗收報告等。8.設備類學校教學設備、辦公設備、實驗設備等的購置、使用、維護等方面的文件，如設備采購合同、設備清單、設備維修記錄等。9.財會類學校財務工作的各類文件，如財務預算、決算報告、會計憑證、賬簿、報表等。10.聲像類學校在教學、科研、活動等過程中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料，如學校重大活動照片、教學視頻、講座錄音等。11.實物類學校獲得的各類獎杯、獎牌、證書、紀念品等實物檔案。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查詢，對每一類檔案進行編號。編號采用“大類代碼+年度+流水號”的方式。具體編號規(guī)則如下：1.大類代碼黨群類：DQ行政類：XZ教學類：JX科研類：KY學生類：XS教師業(yè)務類：JS基建類：JJ設備類：SB財會類：CK聲像類：SX實物類：SW2.年度采用公元紀年，如“2023”表示2023年度。3.流水號按照檔案形成的先后順序依次編號，從“001”開始。例如，2023年度黨群類的第5份檔案編號為：DQ2023005。四、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍學校各部門應按照檔案管理的要求，全面收集本部門在工作中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質文件、電子文件、聲像資料、實物等。具體收集范圍如下：1.上級機關下發(fā)的與學校工作相關的文件、指示、通知等。2.學校制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結、報告、會議紀要等。3.教學、科研活動中形成的教案、講稿（PPT）、實驗報告、論文、著作、科研項目申報書及成果鑒定材料等。4.學生的學籍檔案、成績單、獎懲記錄、畢業(yè)實習報告、畢業(yè)論文等。5.教師的個人檔案材料、教學業(yè)務檔案、科研成果檔案、培訓進修材料等。6.學?；窘ㄔO項目的規(guī)劃、設計、施工、驗收等過程中形成的文件材料。7.學校設備購置、使用、維護等方面的文件，如設備采購合同、設備清單、設備維修記錄等。8.學校財務工作的各類文件，如財務預算、決算報告、會計憑證、賬簿、報表等。9.學校組織的各類活動、會議、講座、演出等形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。10.學校獲得的各類獎杯、獎牌、證書、紀念品等實物檔案。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應及時收集本部門的文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.對收集到的文件材料進行初步整理，剔除重復、無用的文件，按照檔案分類標準進行分類。3.電子文件應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行整理，確保文件的可讀性和可利用性。4.聲像資料應注明拍攝時間、地點、內容等信息，并進行分類整理。5.實物檔案應進行詳細登記，注明名稱、來源、日期等信息，并妥善保管。（三）歸檔時間1.當年形成的文件材料，在次年上半年完成歸檔工作。2.基建項目、設備購置等專項工作完成后，應及時將相關文件材料歸檔。3.學生畢業(yè)、教師退休等人員變動后，應在規(guī)定時間內將其個人檔案材料歸檔。（四）歸檔程序1.各部門兼職檔案員將整理好的檔案材料移交綜合檔案室，并填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.綜合檔案室檔案管理人員對移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。3.對審核合格的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，上架存放。五、檔案的整理與保管（一）整理要求1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.按照檔案分類標準進行分類整理，同一類檔案應按照時間順序或重要程度排列。3.對紙質檔案進行裝訂時，應拆除金屬物，采用三孔一線或縫紉機裝訂，確保整齊牢固。4.電子檔案應按照檔案管理系統(tǒng)的要求進行整理，建立清晰的目錄結構，便于檢索和利用。（二）保管期限學校檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管凡是反映學校主要職能活動和歷史面貌的重要文件材料，如學校章程、重要會議記錄、重大改革方案、教學評估報告、科研成果獎勵文件等，應永久保管。2.長期保管對學校工作有重要查考利用價值的文件材料,如學校工作計劃、總結、規(guī)章制度、教學大綱、教材、教師業(yè)務檔案等，保管期限為30年。3.短期保管在一定時期內對學校工作有參考價值的文件材料，如一般性會議記錄、臨時性通知、學生成績冊等，保管期限為10年。（三）保管條件1.綜合檔案室應具備專門的檔案庫房，庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃二十℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設施設備，如滅火器、防盜門、除濕機、防蟲藥、鼠夾等。3.檔案架應堅固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。檔案應分類上架存放，標識清晰。4.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲介質上，并定期進行備份，異地存放。同時，應配備必要的電子檔案管理軟件，確保電子檔案的安全管理和有效利用。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應遵循保密、高效、便捷的原則，確保檔案的安全和合理利用。2.凡因工作需要查閱檔案的人員，必須遵守檔案管理制度，履行查閱手續(xù)。（二）利用范圍1.學校內部各部門在教學、科研、管理等工作中需要查閱檔案的。2.學校教職工因個人工作需要查閱本人業(yè)務檔案的。3.外單位因工作需要查閱學校檔案的，須經學校檔案管理領導小組批準。（三）借閱手續(xù)1.本校人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱期限等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.外單位人員查閱檔案，須持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱期限等信息，經學校檔案管理領導小組批準后，方可查閱。3.借閱檔案一般不得帶出檔案室，如需帶出，須經綜合檔案室負責人批準，并辦理借閱登記手續(xù)，限期歸還。4.借閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、拆散檔案，不得擅自復制檔案內容。如發(fā)現檔案損壞或丟失，應及時報告綜合檔案室，并承擔相應責任。（四）利用登記綜合檔案室應建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進行詳細記錄，包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱目的、檔案名稱、查閱期限等信息。檔案利用登記冊應妥善保管，以備查考。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）鑒定組織學校成立檔案鑒定小組，由檔案管理領導小組成員及相關部門負責人組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內容，分析檔案的價值和保管期限是否合理。2.結合學校工作實際，判斷檔案對當前和今后工作的查考利用價值。3.參考國家有關檔案保管期限的規(guī)定和同類學校檔案鑒定的經驗。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，提出銷毀意見，報學校檔案管理領導小組批準。2.經批準銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、年度、保管期限、數量等信息。3.檔案銷毀應在指定地點進行，由兩人以上監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應永久保存，以備查考。八、檔案信息化建設（一）建設目標逐步實現學校檔案管理的信息化、數字化，提高檔案管理效率和服務水平，為學校各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）建設內容1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案的收集、整理、編目、存儲、檢索、利用等全過程的信息化管理。2.對紙質檔案進行數字化掃描，建立電子檔案數據庫，實現紙質檔案與電子檔案的同步管理和相互印證。3.加強檔案信息安全管理，采取數據備份、加密存儲、用戶認證等措施，確保檔案信息的安全可靠。（三）實施步驟1.規(guī)劃階段制定學校檔案信息化建設規(guī)劃，明確建