PAGE幼兒園檔案分類制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)幼兒園檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本檔案分類制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園各部門及全體教職工形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所指檔案是幼兒園在各項(xiàng)工作活動中直接形成的、具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。(四)管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：幼兒園檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映幼兒園各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集幼兒園在不同時期、不同工作領(lǐng)域形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.準(zhǔn)確性原則：檔案的整理、分類、編號等應(yīng)準(zhǔn)確規(guī)范，便于查找和利用。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及幼兒園機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案分類方案（一）行政管理類1.上級文件：包括黨和國家各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、教育行政部門等下發(fā)的與幼兒園工作相關(guān)的文件、通知、指示等。分類依據(jù)：按照文件來源、文號順序進(jìn)行分類。編號規(guī)則：以“XJ”為前綴，后跟年份、月份、文件序號，如：XJ20230501。2.幼兒園文件：幼兒園制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)等文件材料。分類依據(jù)：根據(jù)文件性質(zhì)和內(nèi)容，分為規(guī)章制度類、工作計(jì)劃與總結(jié)類、請示與批復(fù)類等。編號規(guī)則：規(guī)章制度類：以“YGZD”為前綴，后跟年份、序號，如：YGZD202301。工作計(jì)劃與總結(jié)類：以“YGJZ”為前綴，后跟年份、序號，如：YGJZ202302。請示與批復(fù)類：以“YGQS”為前綴，后跟年份、序號，如：YGQS202303。3.會議記錄：幼兒園各類會議的記錄材料，包括園務(wù)會、教職工大會、家長會等。分類依據(jù)：按照會議類型和時間順序進(jìn)行分類。編號規(guī)則：以“HYJL”為前綴，后跟年份、月份、會議序號，如：HYJL20230601。4.人事檔案：教職工的個人基本信息、履歷、考核、獎懲、職稱評定等檔案材料。分類依據(jù)：按照教職工類別和檔案內(nèi)容進(jìn)行分類。編號規(guī)則：以“RS”為前綴，后跟教職工個人編號，如：RS001。5.財(cái)務(wù)檔案：幼兒園財(cái)務(wù)收支、預(yù)決算、固定資產(chǎn)管理等方面的檔案材料。分類依據(jù)：根據(jù)財(cái)務(wù)檔案的種類和時間順序進(jìn)行分類。編號規(guī)則：會計(jì)憑證：以“CKPZ”為前綴，后跟年份、月份、憑證序號，如：CKPZ20230701。會計(jì)賬簿：以“CKZB”為前綴，后跟年份，如：CKZB2023。財(cái)務(wù)報表：以“CWB”為前綴，后跟年份、月份，如：CWB202308。預(yù)決算材料：以“YJS”為前綴，后跟年份，如：YJS2023。固定資產(chǎn)檔案：以“GDZC”為前綴，后跟資產(chǎn)編號，如：GDZC001。6.安全檔案：幼兒園安全管理工作中形成的各類檔案，包括安全制度、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄、事故處理報告等。分類依據(jù)：按照安全管理的不同方面進(jìn)行分類。編號規(guī)則：以“AQ”為前綴，后跟年份、月份、檔案序號，如：AQ20230901。（二）教育教學(xué)類1.教學(xué)計(jì)劃與教案：各班級、各學(xué)科的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)進(jìn)度安排以及教師編寫的教案。分類依據(jù)：按照年級、學(xué)科和學(xué)期進(jìn)行分類。編號規(guī)則：以“JXJH”為前綴，后跟年級、學(xué)科、學(xué)期、序號，如：JXJH大班語文2023年上學(xué)期01。2.教學(xué)活動記錄：幼兒園組織的各類教學(xué)活動記錄，如公開課、示范課、觀摩課等。分類依據(jù)：根據(jù)活動類型和時間順序進(jìn)行分類。編號規(guī)則：以“JXHD”為前綴，后跟年份、月份、活動序號，如：JXHD20231001。3.幼兒學(xué)籍檔案：幼兒入園登記表、體檢表、學(xué)籍變動記錄、畢業(yè)證明等材料。分類依據(jù)：按照幼兒姓名和入園時間順序進(jìn)行分類。編號規(guī)則：以“YJXJ”為前綴，后跟幼兒個人編號，如：YJXJ001。4.教育科研檔案：幼兒園開展教育科研活動形成的課題申報書與立項(xiàng)批復(fù)、研究方案、研究報告、論文發(fā)表等材料。分類依據(jù)：按照課題類別和研究階段進(jìn)行分類。編號規(guī)則：以“JYKY”為前綴，后跟年份、課題序號，如：JYKY202301。5.教材與圖書資料：幼兒園使用的教材、教學(xué)參考資料、圖書、期刊等。分類依據(jù)：按照教材類別、圖書類別和時間順序進(jìn)行分類。編號規(guī)則：教材：以“JC”為前綴，后跟教材名稱、版本、年份，如：JC幼兒園語言教材第一版2023。圖書：以“TS”為前綴，后跟圖書編號，如：TS001。期刊：以“QK”為前綴，后跟期刊名稱、年份、月份，如：QK幼兒教育2023年11期。（三）后勤管理類1.物資采購檔案：幼兒園物資采購計(jì)劃、采購合同、驗(yàn)收報告等材料。分類依據(jù)：按照物資類別和采購時間順序進(jìn)行分類。編號規(guī)則：以“WZC”為前綴，后跟年份、月份、物資序號，如：WZC20231201。2.設(shè)施設(shè)備檔案：幼兒園各類設(shè)施設(shè)備的購置合同、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)記錄、報廢處理報告等。分類依據(jù)：按照設(shè)施設(shè)備名稱和編號進(jìn)行分類。編號規(guī)則：以“SSSB”為前綴，后跟設(shè)備編號，如：SSSB001。3.食品衛(wèi)生檔案：幼兒園食堂食品采購索證、食品加工過程記錄、食品留樣記錄、從業(yè)人員健康檔案等。分類依據(jù)：按照食品衛(wèi)生管理的不同環(huán)節(jié)進(jìn)行分類。編號規(guī)則：以“SPWS”為前綴，后跟年份、月份、檔案序號，如：SPWS20231301。4.環(huán)境衛(wèi)生檔案：幼兒園環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄、消毒記錄、綠化養(yǎng)護(hù)記錄等。分類依據(jù)：按照環(huán)境衛(wèi)生管理的不同方面進(jìn)行分類。編號規(guī)則：以“HWYS”為前綴，后跟年份、月份、檔案序號，如：HWYS20231401。（四）家園共育類1.家長委員會檔案：家長委員會成員名單、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等材料。分類依據(jù)：按照家長委員會工作的不同方面進(jìn)行分類。編號規(guī)則：以“JZWYH”為前綴，后跟年份、序號，如：JZWYH202301。2.家長會檔案：家長會會議記錄、家長意見反饋等材料。分類依據(jù)：按照家長會召開的時間順序進(jìn)行分類。編號規(guī)則：以“JZH”為前綴，后跟年份、月份、會議序號，如：JZH20231501。3.家園聯(lián)系手冊：教師與家長之間關(guān)于幼兒在園表現(xiàn)、家庭情況等方面的溝通記錄。分類依據(jù)：按照幼兒姓名和學(xué)期進(jìn)行分類。編號規(guī)則：以“JYLX”為前綴，后跟幼兒個人編號、學(xué)期，如：JYLX0012023年下學(xué)期。4.家長活動檔案：幼兒園組織的各類家長活動記錄，如親子活動、家長培訓(xùn)等。分類依據(jù)：根據(jù)活動類型和時間順序進(jìn)行分類。編號規(guī)則：以“JZHD”為前綴，后跟年份、月份、活動序號，如：JZHD20231601。三、檔案收集（一）收集范圍各部門及教職工應(yīng)按照本制度規(guī)定的檔案分類方案，及時收集本部門及個人在工作活動中形成的各類檔案材料。（二）收集要求1.檔案材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。2.電子文件應(yīng)確保內(nèi)容真實(shí)、格式正確、存儲完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。3.照片、聲像等特殊載體檔案應(yīng)圖像清晰、聲音清楚、文字說明準(zhǔn)確。（三）收集時間1.上級文件、幼兒園文件等應(yīng)在收到后及時收集歸檔。2.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后一周內(nèi)整理歸檔。3.人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等應(yīng)按照規(guī)定的時間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行收集歸檔。4.教育教學(xué)、后勤管理、家園共育等方面的檔案應(yīng)在相關(guān)工作結(jié)束后及時收集歸檔。（四）收集程序1.各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，定期對檔案材料進(jìn)行整理、分類和裝訂。2.整理好的檔案應(yīng)填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份交綜合檔案室。3.綜合檔案室對接收的檔案進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通，要求補(bǔ)充或更正。四、檔案整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.行政管理類檔案：按照分類方案進(jìn)行分類，同一類別的檔案按照時間順序排列，編目裝訂。2.教育教學(xué)類檔案：按照年級、學(xué)科、學(xué)期等進(jìn)行分類，同一類別的檔案按照時間順序或活動順序排列，編目裝訂。3.后勤管理類檔案：按照物資類別、設(shè)施設(shè)備名稱、管理環(huán)節(jié)等進(jìn)行分類，同一類別的檔案按照時間順序排列，編目裝訂。4.家園共育類檔案：按照家長委員會、家長會、家園聯(lián)系手冊、家長活動等進(jìn)行分類，同一類別的檔案按照時間順序排列，編目裝訂。（三）編目要求1.檔案應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，包括序號、文件題名、日期、文號、責(zé)任者、頁數(shù)等項(xiàng)目。2.檔案應(yīng)編制案卷目錄，包括案卷號、題名、年度、保管期限、密級、頁數(shù)等項(xiàng)目。3.電子檔案應(yīng)建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。（四）裝訂要求1.檔案應(yīng)采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。2.裝訂時應(yīng)去除金屬物，對破損的文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。3.檔案的幅面過大或過小的，應(yīng)進(jìn)行折疊或裱糊，使其規(guī)格統(tǒng)一。五、檔案保管（一）保管場所綜合檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備1.應(yīng)配備檔案柜、檔案架、密集架等存儲設(shè)備，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放。2.應(yīng)配備溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥、吸塵器等設(shè)備，定期對檔案保管場所進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映幼兒園主要職能活動和歷史面貌的，對幼兒園工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映幼兒園一般工作活動，在較長時間內(nèi)對幼兒園工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映幼兒園短期工作活動，在較短時間內(nèi)對幼兒園工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限為1年至15年。（四）檔案鑒定1.綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定工作，確定檔案的保管期限和存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和有關(guān)專家組成的鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，對檔案的價值進(jìn)行全面評估，提出鑒定意見。（五）檔案銷毀1.對失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)幼兒園負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由兩人以上監(jiān)銷。3.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并注明銷毀方式和日期。六、檔案利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、及時的原則，確保檔案的安全和有效利用。（二）利用范圍1.幼兒園內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)幼兒園負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱、借閱。（三）利用方式1.查閱檔案：查閱人員應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整