PAGE醫(yī)院檔案室上墻管理制度一、總則1.目的為加強醫(yī)院檔案室管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室及全體員工形成的各類檔案資料的管理。3.基本原則檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、分類科學(xué)、便于利用的原則，確保檔案信息的真實性、完整性和保密性。二、檔案管理職責1.檔案室職責負責醫(yī)院檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。制定檔案管理制度和工作流程，指導(dǎo)各科室檔案管理工作。對檔案進行分類編目，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。做好檔案的安全保護工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。定期對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。2.各科室職責負責本科室檔案資料的收集、整理和初步分類，定期移交檔案室。明確專人負責檔案管理工作，確保檔案資料的及時歸檔和妥善保管。配合檔案室做好檔案的查詢、利用等工作。三、檔案收集與整理1.收集范圍醫(yī)院行政管理文件，包括上級文件、醫(yī)院發(fā)文、會議紀要、工作計劃與總結(jié)等。醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案，如病歷、診斷報告、手術(shù)記錄、護理記錄等?？蒲薪虒W(xué)檔案，包括科研項目申報材料、科研成果、教學(xué)計劃、教案等。人事檔案，如員工入職登記表、履歷表、考核材料、獎懲記錄等。財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。設(shè)備檔案，如設(shè)備購置合同、說明書、維修記錄等?；n案，包括工程立項文件、設(shè)計圖紙、施工資料等。其他具有保存價值的文件資料。2.收集要求各科室應(yīng)及時將本科室形成的檔案資料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交檔案室。歸檔的文件資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽署齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。對于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行備份存儲。3.整理方法檔案室按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等進行分類整理。采用年度機構(gòu)保管期限分類法，將檔案分為不同的類別和保管期限。對每份檔案進行編號、編目，編制檢索工具，便于查找和利用。四、檔案歸檔與保管1.歸檔程序各科室檔案管理人員對收集整理好的檔案進行初步審核，確保檔案質(zhì)量。填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度等信息，一式兩份，科室和檔案室各執(zhí)一份。將檔案移交至檔案室，檔案室接收人員核對無誤后，在移交清單上簽字確認。2.保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案主要包括醫(yī)院重要的規(guī)章制度文件、重大事件記錄、歷史沿革資料等。長期保管的檔案期限一般為15年至50年，如醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案中的部分病歷、科研項目檔案等。短期保管的檔案期限一般為5年以下，如一般性的行政文件、臨時性的工作記錄等。3.保管要求檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全保管條件。檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，排列整齊，便于查找。定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，并定期進行數(shù)據(jù)維護和更新。五、檔案查閱與利用1.查閱權(quán)限醫(yī)院內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)所在科室負責人簽字同意后，到檔案室查閱。涉及醫(yī)院機密或重要檔案的查閱，需經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準。外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，說明查閱理由和范圍，經(jīng)醫(yī)院檔案管理部門負責人審核，報醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。2.查閱程序查閱人員憑有效證件到檔案室辦理查閱手續(xù)，檔案室工作人員根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的檔案。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定進行登記。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，檔案室工作人員核對無誤后，在查閱申請表上簽字注銷。3.利用規(guī)定檔案利用應(yīng)遵循保密原則，不得泄露檔案內(nèi)容。檔案利用僅限于與醫(yī)院工作相關(guān)的合理目的，不得用于商業(yè)用途或其他非法活動。對檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時向檔案室反饋，以便采取相應(yīng)措施。六、檔案鑒定與銷毀1.鑒定工作檔案室定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室專家等組成，對檔案進行綜合評估。鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值、歷史意義等因素，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。2.銷毀程序?qū)σ汛_定銷毀的檔案，編制檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度等信息。檔案銷毀清單經(jīng)檔案鑒定小組組長審核簽字后，報醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準。按照批準的銷毀清單，在指定地點對檔案進行銷毀，銷毀過程應(yīng)有兩人以上監(jiān)銷，并做好記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、監(jiān)銷人員等信息，與銷毀清單一并歸檔保存。七、檔案統(tǒng)計與移交1.統(tǒng)計工作檔案室建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準確、完整，及時上報醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。通過檔案統(tǒng)計分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗教訓(xùn)，為改進檔案管理提供依據(jù)。2.移交工作醫(yī)院因機構(gòu)變動、撤銷等原因，需要進行檔案移交時應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。檔案移交應(yīng)編制檔案移交清冊，詳細注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。檔案移交清冊一式三份，移交單位、接收單位和雙方的上級主管部門各執(zhí)一份。移交單位應(yīng)確保檔案的完整、準確，接收單位應(yīng)及時對接收的檔案進行整理、保管和利用。八、檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標建立醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。通過信息化手段提高檔案管理工作效率，方便檔案的查閱和利用，提升檔案服務(wù)水平。2.數(shù)據(jù)錄入與維護對已歸檔的檔案進行數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并錄入檔案管理系統(tǒng)。在檔案管理系統(tǒng)中建立檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等進行詳細錄入，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。定期對檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，及時處理數(shù)據(jù)變更、刪除等操作。3.安全管理加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保檔案信息的安全。對電子檔案進行加密存儲，防止數(shù)據(jù)泄露。定期