1、文件編碼建議按如下規(guī)則：1. 文件編碼結(jié)構(gòu)：1.1 抬頭碼：通常是公司簡(jiǎn)寫1.2 文件階層碼：表明文件是哪一層的，比如，屬于質(zhì)量手冊(cè)的用qm來表示1.3 文件類別碼：代表過程，比如：用5來代表與管理職責(zé)相關(guān)的1.4 文件序列碼：比如，在第5部分，用01來表示質(zhì)量目標(biāo)，用02來表示管理評(píng)審等等1.5 文件版本碼：表明文件的版本2. 各部分詳細(xì)規(guī)則：2.1 抬頭碼：公司簡(jiǎn)寫，用大寫英文表示2.2 文件階層碼：用大寫英文表示，其中，一級(jí)文件質(zhì)量手冊(cè)用qm表示，二級(jí)文件程序文件用qp表示，三級(jí)作業(yè)文件等三級(jí)文件用qw表示，四級(jí)表單用qr表示，外來文件用ed表示。2.3 文件類別碼：代表文件所屬過程，為

2、管理規(guī)范，用一位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。特規(guī)定為文件類別碼與iso9001各個(gè)大點(diǎn)相對(duì)應(yīng)：代碼.表示過程.標(biāo)準(zhǔn) 4 . 與體系策劃、文件、記錄管理相關(guān)的.質(zhì)量管理體系 5 . 與管理職責(zé)、質(zhì)量目標(biāo)、管理評(píng)審相關(guān).管理職責(zé) 6 . 與資源管理相關(guān).資源管理 7 . 與產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程相關(guān).產(chǎn)品實(shí)現(xiàn) 8 . 與產(chǎn)品、過程測(cè)量和監(jiān)視、持續(xù)改進(jìn)有關(guān).測(cè)量、分析與改進(jìn)2.4 文件序列碼：為兩位阿拉伯?dāng)?shù)字，本部分，從01開始，直到99，在實(shí)際編寫中，盡量與標(biāo)準(zhǔn)條文小點(diǎn)對(duì)應(yīng)，比如：比如，在第5部分，用01來表示質(zhì)量目標(biāo)，用02來表示管理評(píng)審等等2.5 文件版本碼：表明文件的版本，用一位大寫英文字母和一位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，

3、如：a/0。比如：abc/qp/501a/0閱讀者能夠很清楚地知道，這個(gè)文件是一個(gè)關(guān)于管理職責(zé)部分的a/0版程序文件abc/qw/501a/1關(guān)于管理職責(zé)部分的a/1版本的三級(jí)文件abc/qr/501a/1關(guān)于管理職責(zé)部分的a/1版本的記錄表單abc/ed/501a/1關(guān)于管理職責(zé)部分的a/1版本的外來文件采用上述編碼規(guī)則的好處在于：閱讀者清楚文件分類和屬性編寫者清楚，在新編一個(gè)文件的時(shí)候，如何進(jìn)行明確準(zhǔn)確編碼。對(duì)應(yīng)的iso9001標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)條款s&m7.2.1、7.2.2、7.2.3、7.5.4、8.2.1、4.2.4mnf5.4.1、7.5.1、8.2.4、6.3、6.4 4.2.4、7.5

4、.2、6.2.2、7.5.3、7.5.5、8.3、eng4.2.3、4.2.4、7.2.2、7.1、6.3p&l4.2.4、7.2.2、8.4、7.2.1、4.2.4、5.5.3、8.2.3、7.5.3、7.5.5、6.2.2、4.2.3、4.2.4、8.3pur4.2.3、4.2.4、7.4.1、7.4.2qc4.2.3、4.2.4、7.4.3、7.6、8.3、8.4、8.2.4、8.5.2、8.5.3pe6.3、4.2.4、8.5.2、8.5.3hr6.2、5.5.1、4.2.4qa4.2.3、4.2.4、5.6、6.2.2、8.2.2、8.2.3、8.5.2、8.5.3itc6.3、4.

5、2.4、8.5.2、8.5.3dir4.1、5.1、5.2、5.3、5.4.1、5.4.2、5.5.1、5.5.2、5.5.3、5.6、6.1、8.1、8.5.1銷售與市場(chǎng)部：project sales specialist(s&m)qa/qc quality assurance / quality control質(zhì)量保證，品保部/品控部生產(chǎn)部 英文縮寫：pd英文全稱：product department人事部：hr department（human resource）技術(shù)部：equipment technology department(etd)采購(gòu)部 purchasing departme

6、nt，縮寫pd;管理層mt = management team企管中心 enterprise management center技術(shù)中心 technology center生產(chǎn)中心 production center財(cái)務(wù)中心 finance center采購(gòu)部 purchase department質(zhì)量管理部 quality management department技術(shù)研發(fā)部 technologe reserach and development department行政管理部 administration management department客戶服務(wù)部 customer servic

7、e department信息管理部 information management department市場(chǎng)部 marketing department銷售部 sales department計(jì)劃部 planning department設(shè)備部 equipment department倉(cāng)儲(chǔ)部 storage department財(cái)務(wù)部 finance departmentiso國(guó)際文件編號(hào)目的： 使品質(zhì)系統(tǒng)所使用之文件，能迅速流通、正確應(yīng)用，并確保各相關(guān)部門可適時(shí)獲得適當(dāng)且有效之最新文件。范圍：凡公司內(nèi)所有與產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)之文件、資料及外部客戶、供貨商所提供與品質(zhì)系統(tǒng)相關(guān)文件均屬之。3. 責(zé)任和權(quán)

8、限：3.1 文件之核準(zhǔn)頒布發(fā)行：3.1.1 一階文件：管理者代表/總經(jīng)理 審核/核準(zhǔn)。3.1.2 二階文件：部門最高主管審核，管理者代表或總經(jīng)理核準(zhǔn)。3.1.3 三階文件：課長(zhǎng)或經(jīng)理審核，各部門最高主管核準(zhǔn)。3.1.4 四階文件：相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審查，iso事務(wù)局負(fù)責(zé)人確認(rèn)。3.2 文件審查：各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。3.3 文件的收集、編碼、標(biāo)識(shí)、分發(fā)、回收、查閱、銷毀及管制：文管中心（dcc）。3.4 外來文件的確認(rèn)由品保課長(zhǎng)或管理者代表確認(rèn)。4. 用語(yǔ)定義：4.1 一階文件：品質(zhì)手冊(cè)4.2 二階文件：品質(zhì)程序4.3 三階文件：作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書、設(shè)備說明書、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)書、qc工程圖，技術(shù)文件等，凡在制程上須

9、使用的文件均屬之。4.4 四階文件：表單、記錄4.5 外來文件：非本公司自有，取自客戶及外來有關(guān)之圖面規(guī)格、客戶標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和與品質(zhì)系統(tǒng)有關(guān)的法律、法規(guī)文件均屬之。5. 作業(yè)內(nèi)容：5.1 流程圖（附件一）。5.2 文件編號(hào)規(guī)定（附件二） 。5.2 文件編號(hào)說明：5.2.1 經(jīng)審查通過之各類文件，于頒布發(fā)行前，由文管中心文件編號(hào)規(guī)定給予統(tǒng)一編碼、標(biāo)識(shí)并登錄于文件控制總表。5.2.2 版本版次制訂：5.2.2.1 版本：以“a”表示，換版以b、c、dz表示。5.2.2.2 版次：以數(shù)字“15”表示。版次制訂若超過五次為避免版次修訂過多影響文件真實(shí)內(nèi)容，則更新為下一版本。5.3 文件制訂、歸檔：

10、5.3.1 制訂作業(yè)：文件制訂依系統(tǒng)需求由各主辦單位制訂后填寫文件(制訂、修訂、廢止) 申請(qǐng)單注明“制訂”，送交各相關(guān)單位審核并填寫所需份數(shù)，經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)后，送交文管中心編號(hào)、發(fā)行、列管。5.3.2 歸檔作業(yè)：對(duì)生產(chǎn)一課、生產(chǎn)二課、hose 生產(chǎn)課的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)表的電子版本的文件由iso事務(wù)局保存；其他所有文件的原件必須交iso文控存檔。5.4 文件分發(fā)： 5.4.1 文件發(fā)行：對(duì)的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)表由iso事務(wù)局發(fā)行并記入作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)管理臺(tái)賬，寫明分發(fā)分?jǐn)?shù)，并由接收人簽名。其他文件由文控中心依文件(制訂、修訂、廢止)申請(qǐng)單所擬定份數(shù)加蓋藍(lán)色“文件發(fā)行” 章發(fā)行，并由接收單位于文件分發(fā)與

11、回收記錄表中簽名。5.4.2 文件補(bǔ)發(fā)： 如因文件遺失、破損、參考或工序變動(dòng)需增加相應(yīng)份數(shù)而補(bǔ)發(fā)時(shí)，應(yīng)填寫文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單并注明申請(qǐng)?jiān)蚣把a(bǔ)發(fā)份數(shù)經(jīng)由權(quán)責(zé)主管及管理者代表核準(zhǔn)后即可補(bǔ)發(fā)，其間不得自行復(fù)印，參照5.4.1。 5.4.3 文件換頁(yè)： 修改某份文件中的其中某頁(yè)時(shí)只需更換版次，如超過五次者全部更換為下一版本。程序文件換頁(yè)時(shí)要在文件封面上說明修改摘要即可。5.5 暫行文件：5.5.1 發(fā)行時(shí)機(jī)：a 客戶暫訂之需求。b. 因急需而暫時(shí)變更作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。c. 量產(chǎn)前樣品試作。 d. 材料代用時(shí)。5.5.2 發(fā)行程序： 依一般文件制訂及發(fā)行程序處理，但須于文件上標(biāo)示“暫時(shí)發(fā)行”章，可暫不編號(hào)，但需注

12、明使用期限。 5.6 文件修訂、回收、廢止：5.6.1 文件需修訂，由制訂單位填寫文件(制訂、修訂、廢止)申請(qǐng)單，送交各相關(guān)單位審核，經(jīng)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)后進(jìn)行修改，修改后的文件經(jīng)過重新的審核批準(zhǔn)后送交文控中心重新發(fā)行；發(fā)行最新文件時(shí)，由文管中心回收舊版文件并加蓋紅色“文件作廢”章，并記錄于文件分發(fā)與回收記錄表中。作廢原件由iso事務(wù)局保存至少三年，復(fù)印件銷毀。 5.6.2 如在回收過程中發(fā)現(xiàn)原文件持有單位有文件遺失現(xiàn)象，應(yīng)即刻尋回，如果確實(shí)無(wú)能力找回時(shí)，應(yīng)于文件遺失記錄表上填寫遺失原因以便文控中心管理。 5.7 外來文件管制5.7.1 外來文件的確認(rèn)由品保課長(zhǎng)或管理者代表確認(rèn)，由文控中心于文件控制

13、總表中登錄。為使外來文件便于管理及正常應(yīng)用，可由文控中心依文件編號(hào)規(guī)定直接對(duì)于外來文件正面書寫文件編號(hào)。5.7.2 外來文件需簽署分發(fā)時(shí)，由接受單位填寫外來文件申請(qǐng)單經(jīng)部門主管審核，經(jīng)理核準(zhǔn)后執(zhí)行，發(fā)行同5.4.1。 5.7.3 外來文件使用過程中如發(fā)現(xiàn)有異常時(shí),因?qū)倏蛻糌?cái)產(chǎn)，使用部門不得私自更改其中內(nèi)容，如需更改應(yīng)實(shí)時(shí)聯(lián)絡(luò)客戶共同探討。5.7.4 為維護(hù)客戶權(quán)益，外來文件只能局限于使用部門應(yīng)用或參考，他人不能隨便借閱或申請(qǐng)影印。如特殊情況需借閱或申請(qǐng)影印時(shí)應(yīng)取得管理者代表(品保部 樸部長(zhǎng)同意。5.7.5 對(duì)于業(yè)務(wù)原因需將顧客資料發(fā)給供應(yīng)商的必須獲得顧客的事先確認(rèn)；否則必須將其進(jìn)行轉(zhuǎn)化才可以發(fā)

14、放，發(fā)放應(yīng)由發(fā)放部門做好發(fā)放紀(jì)錄。5.7.6 廢止外來文件的保管根據(jù)客戶或總經(jīng)理意愿決定。5.8 文件檔案管理：5.8.1 經(jīng)文控中心加蓋文件發(fā)行章之文件均視為正式管制文件。他人不得私自在文件正面書寫其它文字。四階記錄因?qū)戝e(cuò)不可使用涂改液修改，僅可于錯(cuò)誤處打“x”并且記錄人簽署，則可予以接受。5.8.2 文件控制中心原件需借閱時(shí)，必須就地察看，不能帶走。質(zhì)量手冊(cè)：m01，m代表質(zhì)量手冊(cè)程序文件：pxx，p代表程序文件；xx為序號(hào)0199標(biāo) 準(zhǔn) 書：sxx，s代表標(biāo)準(zhǔn)書；xx二碼代表序號(hào)外來文件：oxx，o代表外來文件；xx為序號(hào)0199表 單：以文件的編碼后再加二碼流水號(hào)，例如在程序文件p01

15、所產(chǎn)生的第一張表單，其編號(hào)為p01-01，第二張表單其編號(hào)為p01-02； 5.1 文件的編號(hào)5.1.1質(zhì)量手冊(cè)fly-qm-0000年號(hào)質(zhì)量手冊(cè)公司英文縮寫5.1.2程序文件fly-qp-000-0000 年號(hào)文件序號(hào)程序文件公司英文縮寫5.1.3三層次文件fly/qa-oi-000-ex文件來源(in內(nèi)部省略,ex外部)序列號(hào)文件類型部門代碼公司英文縮寫部門代碼部門總經(jīng)理室技術(shù)部質(zhì)量部生產(chǎn)部經(jīng)營(yíng)部綜合部代碼gmtdqapdmdhr文件類型代碼文件類型質(zhì)量手冊(cè)程序文件技術(shù)/標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)文件代碼qmqptsoi文件類型管理文件圖紙資格證書記錄表單文件代碼mddwgqcqr文件類型控制計(jì)劃fema流程圖包裝方案文件代碼cpfafcpm5.1.4四層次表單fly-qr-xxxxx-xxx 表單序號(hào)文件序號(hào) 記錄表單公司英文縮寫質(zhì)量管理體系文件的范圍 a質(zhì)量手冊(cè)，含質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，即一階文件； b程序文件，即二階文件； c作業(yè)指導(dǎo)書、設(shè)備操作規(guī)范、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、工藝流程、圖紙以及外來文件（非本公司編