1、1,第二節(jié) 計(jì)調(diào)工作中的采購管理,Your Subtitle Goes Here,2,計(jì)調(diào)人員是如何降低采購成本的,在旅游旺季中的小淡季期間，某旅行社有一42人的團(tuán)于某個周末到周邊旅游，為期三天。計(jì)調(diào)人員在操作此團(tuán)隊(duì)時，談下的車費(fèi)是3800元輛，房費(fèi)為80元人2天，當(dāng)計(jì)調(diào)部經(jīng)理回來時，該計(jì)調(diào)人員向計(jì)調(diào)部經(jīng)理匯報了此團(tuán)隊(duì)的操作情況，經(jīng)理對于地接社給予的價位并不滿意，對車費(fèi)也有異議。因此，經(jīng)理在于車隊(duì)和地接社洽談后把 車費(fèi)降到3200元輛，房費(fèi)調(diào)為75元人2天，由于團(tuán)隊(duì)人多時值淡季，地接社又讓出5 75元的優(yōu)惠。這樣算下來，團(tuán)隊(duì)的利潤增加了1185元。由此可見計(jì)調(diào)人員的口才是很重要的。,3,一、計(jì)

2、調(diào)部門采購的內(nèi)容,旅游交通服務(wù) 旅游住宿服務(wù) 旅游餐飲服務(wù) 旅游參觀游覽項(xiàng)目 娛樂服務(wù) 購物商店 保險服務(wù) 異地接待服務(wù)采購,航空交通 鐵路交通 公路交通 水運(yùn)交通,4,二、計(jì)調(diào)采購的原則,1、保證供給原則 保證客人進(jìn)的來、住得下、散的開、吃得滿意，玩的開心，出的去。即保證住宿、車、火車票或機(jī)票等服務(wù)完全實(shí)現(xiàn)。 2、質(zhì)量保證原則 3、成本領(lǐng)先原則,5,三、計(jì)調(diào)采購方式,1、集中采購 旅行社以最大的采購量去爭取最大的優(yōu)惠價格，過大采購批量，減少采購批次，降低采購價格。 2、分散采購 一團(tuán)一購；分散采購從不同類型供應(yīng)商獲得所需 3、建立采購協(xié)作網(wǎng)絡(luò) 比較廣泛、覆蓋面廣；運(yùn)用經(jīng)濟(jì)規(guī)律，互惠互利；加強(qiáng)

3、公關(guān)活動，建立良好的人際關(guān)系。,6,接待計(jì)劃（A業(yè)務(wù)員簽收）,三、計(jì)調(diào)采購工作實(shí)務(wù),訂車、船票（B業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)）,訂房（C業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)）,市內(nèi)交通（D業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)）,安排游覽活動（E業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)）,訂文藝節(jié)目（F業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)）,向接待部下達(dá)接團(tuán)通知（G業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)）,7,（一）與交通部門合作的步驟和注意事項(xiàng),與交通部門合作的步驟： （1）向交通部門申請建立合同關(guān)系 （2）及時領(lǐng)取最新價格表和時間表 （3）將各種票務(wù)的規(guī)定了解清楚，然后進(jìn)行 整理、打印。 （4）與財(cái)務(wù)部門協(xié)商，設(shè)計(jì)，印制一些訂單,8,如：飛機(jī)票的采購,預(yù)訂：旅游者的信息（游客的全稱、同行人的信息、旅游者的聯(lián)系電話、目的地、旅游時間、支付方式

4、、特殊要求等） 航空公司的信息（飛機(jī)設(shè)施設(shè)備、機(jī)票價格等） 購買：團(tuán)體客票（只開一張客票，團(tuán)體客票誤機(jī)、不退款） 散客客票 確認(rèn)： 退訂和退購：若退購時，航班離開時間24小時以前申請退票，支付原票款5 退票費(fèi)；航班離開前2小時-24小時內(nèi)10的退票費(fèi)；2小時內(nèi)退票50的退票費(fèi)。,9,飛機(jī)票預(yù)訂單 火車票預(yù)訂單 機(jī)/車票變更/取消通知單,10,11,12,深航機(jī)票變更通知單 深航客服部： 現(xiàn)通知貴部，我公司協(xié)議號是 , 原計(jì)劃申請辦理的以下機(jī)票需要做以下變更：,13,14,特此通知， 通知人（簽名）： 聯(lián)系電話： 客戶單位公章： 年 月 日,15,溫馨提示： 變更通知單僅適用于改變乘機(jī)時間的辦理

5、。 請您保留好原件交給我們的工作人員，以方便機(jī)票變更的及時辦理。 本表由經(jīng)辦人簽名并加蓋單位公章后方可有效。,16,（二）與飯店部門合作的步驟和注意事項(xiàng),住宿服務(wù)設(shè)施的選擇： 1、飯店的位置：價格；不同類型的旅游者對于飯店的不同要求和偏好。 2、飯店設(shè)備：客房配置、衛(wèi)生條件、隔音、有無會議室、宴會廳、健身設(shè)備等； 3、服務(wù)水平：行李服務(wù)；娛樂場所、早餐情況等。 4、停車場所,17,飯店預(yù)訂渠道的選擇： 1、直接預(yù)訂：組團(tuán)社直接預(yù)訂 優(yōu)點(diǎn) （1）能夠直接從飯店獲得客房信息； （2）直接與飯店達(dá)成預(yù)訂協(xié)議，既能保證游客住宿需要，又能免去中間環(huán)節(jié)所需費(fèi)用，降低成本； （3）直接訂房能夠不斷加強(qiáng)和飯店

6、的聯(lián)系，可以與之建立密切的合作關(guān)系,18,缺點(diǎn)： （1）采購人員必須同各家飯店逐一打交道，不僅在預(yù)訂時要聯(lián)系，還要在隨后寄送預(yù)訂申請、確認(rèn)住房人數(shù)及名單、付房費(fèi)等，占用大量人力和時間。 （2）有時外地的飯店不愿意了解組團(tuán)旅行社，因而不愿向組團(tuán)社提供優(yōu)惠價格，不遠(yuǎn)給予優(yōu)惠。,19,2、代訂 委托地接社預(yù)訂。 優(yōu)點(diǎn)： （1）往往能夠根據(jù)旅游者的要求，比較稱心地安排飯店； （2）能夠拿到組團(tuán)社接收的價格 （3）外地的組團(tuán)社只能通過地接社才能預(yù)訂到該地區(qū)的飯店,20,缺點(diǎn)： （1）地接社截留飯店給予的一部分折扣作為代訂的傭金； （2）若沒有選擇到實(shí)力和信譽(yù)的地接社，容易造成代訂失約，從而導(dǎo)致組團(tuán)社工作

7、失誤。,21,3、委托飯店代訂中心預(yù)訂,22,客房價格的確定 1、門市價格 2、團(tuán)體價格 3、協(xié)商價格 4、凈價格：扣除折扣，加上稅收、服務(wù)費(fèi),23,飯店客房預(yù)訂手續(xù)的辦理 1、提出預(yù)訂申請 （1）旅行社名稱、客房數(shù)量和類型、入住時間、離店退房時間和結(jié)算方式。 （2）游客國籍或居住地、游客姓名或旅游團(tuán)代號、游客性別、夫婦人數(shù)、隨行兒童及年齡 （3）旅游者的特殊要求,24,（1）訂房時，如有重點(diǎn)團(tuán)隊(duì)或旅行社代理人團(tuán)隊(duì)，就是團(tuán)中有VIP客人，旅行社應(yīng)事先通知飯店銷售部或營業(yè)部在其客房內(nèi)擺放鮮花或水果等。 （2）對旅游團(tuán)體需要舉行小型歡迎儀式，或需掛歡迎橫幅的，應(yīng)事先征得飯店同意，并在指定地點(diǎn)舉行，

8、避免影響飯店的正常營業(yè)。,25,2、繳納預(yù)定金 繳納時間、比例、取消預(yù)訂的退款比例等事項(xiàng) 3、辦理入住手續(xù) 憑團(tuán)號、確認(rèn)函等辦理,26,訂房通知單,收件單位： 大酒店 發(fā)件單位： 省中旅 部 收件人： 楊 經(jīng)理 發(fā)件人： 傳真號：團(tuán)號： CTSJ20090702A 入住時間： 2009,7,2 入住人數(shù)： 26+3 入住標(biāo)準(zhǔn)：雙人標(biāo)間 價格： 87元（含早餐） 中晚餐標(biāo)：無 特殊要求： 無 備注： 2011，7,2 請確認(rèn)，謝謝合作！ 負(fù)責(zé)人簽字： 發(fā)件日期：,27,訂房回執(zhí)單,茲收到 旅行社 旅行團(tuán)訂房委托書，房價按 元每間結(jié)算，結(jié)算方式 ，已列入計(jì)劃。 飯店（酒

9、店） 聯(lián)系人 付款按照達(dá)成的協(xié)議執(zhí)行。,28,（三）訂房業(yè)務(wù)中常見的問題及應(yīng)對措施 1.飯店無房，無法確認(rèn)預(yù)訂 2.無法拿到理想房價 3.在旅游者前往的目的地旅行社無協(xié)議飯店 4.因故臨時增加或減少甚至取消訂房,29,與飯店部門合作的注意事項(xiàng)：,（1）訂房時，如有重點(diǎn)團(tuán)隊(duì)或旅行社代理人團(tuán)隊(duì)，就是團(tuán)中有VIP客人，旅行社應(yīng)事先通知飯店銷售部或營業(yè)部在其客房內(nèi)擺放鮮花或水果等。 （2）對旅游團(tuán)體需要舉行小型歡迎儀式，或需掛歡迎橫幅的，應(yīng)事先征得飯店同意，并在指定地點(diǎn)舉行，避免影響飯店的正常營業(yè)。,30,（三）與餐飲行業(yè)合作的步驟和注意事項(xiàng),定點(diǎn)訂餐：旅行社經(jīng)過對采購的餐館、酒店進(jìn)行綜合考察篩選后，

10、與被篩選的餐館、酒店進(jìn)行洽談，就旅行社送客人數(shù)，各類旅游者、團(tuán)隊(duì)的就餐標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等達(dá)成協(xié)議。,31,與餐飲行業(yè)合作的步驟： （1）先實(shí)地查看餐館，并簽訂有關(guān)經(jīng)濟(jì)合同與協(xié)議書等。 （2）與財(cái)務(wù)部門協(xié)商印制和打印專用的餐飲費(fèi)用結(jié)算單。 （3）將下列有關(guān)內(nèi)容整理列表打印分發(fā)給接待部并報財(cái)務(wù)部備案。 簽約餐飲單位名稱、電話、聯(lián)系人的姓名、風(fēng)味特色等。 旅游者（團(tuán)）的標(biāo)準(zhǔn)、豪華不同等級的價格、便餐、風(fēng)味最低標(biāo)準(zhǔn)、飲料單價等。,32,（4）與業(yè)務(wù)部協(xié)商，設(shè)計(jì)、印制一些訂單。 用餐預(yù)訂單 用餐變更通知單（有些單位是用筆在彩色紙上寫上內(nèi)容，加蓋變更/取消章）。 用餐取消變更通知單（有些單位是用筆在彩色紙上

11、寫上內(nèi)容，加蓋變更/取消章）。 （5）根據(jù)接待計(jì)劃或訂餐單，將用餐地點(diǎn)、聯(lián)系人姓名轉(zhuǎn)告接待部門或陪同人員，以便搞好接待工作。 （6）根據(jù)餐飲費(fèi)用結(jié)算與財(cái)務(wù)部門共同進(jìn)行復(fù)核，并由財(cái)務(wù)部門定期統(tǒng)一向簽約餐館結(jié)賬付款,33,與餐飲行業(yè)合作的注意事項(xiàng)：,（1）選擇餐館時，餐點(diǎn)不宜過多，應(yīng)少而精，而且要注意地理位置的合理 （2）訂餐時，及時把旅游者（團(tuán)）的宗教信仰和個別客人的特殊要求轉(zhuǎn)告餐館。 （3）提醒餐廳，結(jié)算用的餐飲費(fèi)用結(jié)算單上，必須有陪同的簽字，否則無效。,34,35,（四）與游覽點(diǎn)部門合作的步驟 和注意事項(xiàng),與游覽點(diǎn)部門合作的步驟： （1）與旅游單位就以下內(nèi)容進(jìn)行洽談，并簽訂協(xié)議書及經(jīng)濟(jì)合同書

12、。 旅游團(tuán)門票記賬事宜。 門票的單價、殿堂庭院廳院的單價。 大、小車進(jìn)園的單價。 結(jié)賬的期限。,36,（2）與簽約單位協(xié)商印制結(jié)算用的參觀游覽券。 將以下有關(guān)簽約單位的規(guī)定事宜整理列表，打印后分發(fā)給接待部并報審計(jì)、財(cái)務(wù)備案。 簽約單位的名稱、電話、聯(lián)系人。 將帶團(tuán)前往某旅游參觀點(diǎn)的進(jìn)門方向。 去某旅游參觀點(diǎn)的行車路線、停車地點(diǎn),37,游覽參觀券 參觀游覽券存根 中國旅行社游覽參觀券 團(tuán)名： 旅游團(tuán)名稱： 人數(shù)： 旅游團(tuán)人數(shù)：（大寫） 地點(diǎn)： 收款單位： 陪同： 陪同簽名： 日期： 日期： 年 月 日,38,（五）與商店部門合作的步驟,（1）根據(jù)國家及地方旅游行政管理機(jī)構(gòu)的有關(guān)規(guī)定，與定點(diǎn)商店簽

13、訂協(xié)議書。 （2）兼顧利益，鼓勵多勞多得，制定內(nèi)部分配政策和獎勵措施。 （3）將所簽約的商店名稱、導(dǎo)游帶旅游團(tuán)（者）購物手續(xù)、附屬的有關(guān)規(guī)定打印后，分發(fā)給接待部。 （4）與財(cái)務(wù)部和接待部協(xié)商后，設(shè)計(jì)、印制購物結(jié)算單，并明確使用方法。 （5）由財(cái)務(wù)部按所簽協(xié)議書上的規(guī)定從簽約商店領(lǐng)取勞務(wù)費(fèi)或按股分紅，然后根據(jù)旅行社內(nèi)部分配政策對各方實(shí)行獎勵。,39,（六）與娛樂行業(yè)合作的步驟,（1）與娛樂單位就以下事宜進(jìn)行合作洽談，并簽訂協(xié)議書： （2）將下列事宜整理列表，打印后分發(fā)給接待部，并報審計(jì)、財(cái)務(wù)備案。 （3）隨時與娛樂單位保持聯(lián)系，有新節(jié)目上演時，了解節(jié)目內(nèi)容，索取節(jié)目簡介并通報接待部。 （4）與外聯(lián)部協(xié)商后，設(shè)計(jì)、印制一些單子，并明確其使用方法，其中包括： （5）根據(jù)接待計(jì)劃或定票單，實(shí)施定票并把定票情況如實(shí)轉(zhuǎn)告接待部或陪同。 （6）財(cái)務(wù)部按協(xié)議統(tǒng)一結(jié)賬或一次一報。,40,計(jì)調(diào)采購的注意事項(xiàng)： 1、建立廣泛的采購協(xié)作網(wǎng)絡(luò) 2正確處理保證供