1、1,會(huì)議服務(wù)流程,1,2,培訓(xùn)目標(biāo)與任務(wù),提高服務(wù)質(zhì)量 操作更加規(guī)范化 增進(jìn)部門之間的了解,2,3,會(huì) 議 室 簡 介,會(huì)議室共有14個(gè)會(huì)議廳，分別為： 一號(hào)樓三層會(huì)議室共8個(gè)，1301-1308 一號(hào)樓一層報(bào)告廳會(huì)議室和多功能會(huì)議室 九號(hào)樓六層9601會(huì)議室 網(wǎng)球場大會(huì)議室 綜合廳2010會(huì)議室和三號(hào)樓二層3220會(huì)議室,4,5,會(huì)議服務(wù)工作流程,會(huì)前準(zhǔn)備 會(huì)中服務(wù) 會(huì)后收尾,3,6,會(huì)前準(zhǔn)備,了解會(huì)議基本情況 會(huì)議桌的要求 物品擺放 場地布置,4,7,了解會(huì)議基本情況,所需要的會(huì)議器材和必需品 （白板、白板筆、水及茶等）,會(huì)議室的預(yù)訂情況，做好會(huì)議場桌型及 衛(wèi)生等。,檢查所需品是否到位,會(huì)

2、議名稱、會(huì)議時(shí)間及課程情況,5,8,6,了解會(huì)議基本情況,1、會(huì)議的人數(shù)，會(huì)議類型，名稱，時(shí)間，主辦部門，會(huì)議的特殊要求，付款方式和收費(fèi)金額等。 2、了解會(huì)議的舉辦單位，出席人數(shù)，會(huì)議時(shí)間，會(huì)場要求。 按市場、教學(xué)或教務(wù)等部門下發(fā)會(huì)議通知書，擺放會(huì)議桌和座椅，所需要用的文具用品、席位卡等。 3、 檢查會(huì)場：電子屏、簽到臺(tái)、投影儀、幕布，音響、燈光、調(diào)等設(shè)施設(shè)備確保在完好的狀態(tài)。 4、 協(xié)助會(huì)務(wù)組工作人員布置會(huì)議室和派發(fā)資料。,9,7,會(huì)議桌的要求,1.服務(wù)員根據(jù)會(huì)議的類型、性質(zhì)、人數(shù)，結(jié)合會(huì)議室的具體情況安排會(huì)場布局，臺(tái)型要比例協(xié)調(diào)、美觀。 2.會(huì)議用桌要結(jié)實(shí)平穩(wěn)，桌與桌之間距離合適；臺(tái)昵平整

3、無污垢，無破損、無皺褶；椅子要干凈整潔，椅子前后左右距離合適，桌椅各成直線。 3.同時(shí)可根據(jù)與會(huì)者的風(fēng)俗習(xí)慣和特點(diǎn)安排用品，搞好會(huì)議室內(nèi)外的衛(wèi)生，保證無異味，無異物。,10,8,會(huì)議桌的類型,1.教室型(Classroom Style)（即課桌式） 教室型主要適用于授課等需要用筆記錄的會(huì)議。 通常用會(huì)議長條桌（長183CMX寬45CMX高76CM）進(jìn)行擺放，后面再放一排宴會(huì)椅。,11,會(huì)議桌的類型,9,2 劇院型(Theater Style)一般用于人數(shù)較多，不需作記錄的會(huì)議，如報(bào)告會(huì)（如為報(bào)告會(huì)，主席臺(tái)一般會(huì)就坐領(lǐng)導(dǎo)，需做VIP的招待），一些大型會(huì)議，新聞發(fā)布會(huì)，新品發(fā)布會(huì)或觀看表演等。一般

4、由主席臺(tái)和宴會(huì)椅組成。根據(jù)客人需要可在第一排位置處放上一排桌子，要注意留出通道。,12,會(huì)議桌的類型,10,3. U 型臺(tái)（U Shape Style）U型臺(tái)一般為需要使用幕布，投影等的說明會(huì)或項(xiàng)目說明會(huì)等。此種臺(tái)型也是有IBM、臺(tái)裙和宴會(huì)椅組成，空位處可放綠色植物進(jìn)行裝飾。,13,會(huì)議桌的類型,11,4. 回型或董事會(huì)型（Boardroom Style）回型或董事會(huì)型主要是針對(duì)公司內(nèi)部研討會(huì)，董事會(huì)或座談會(huì)等。通常回型由IBM 、圍裙和宴會(huì)椅組成。如客人需要可將會(huì)議桌兩頭加上兩個(gè)半圓形，使桌面更美觀。董事會(huì)型是在回型的基礎(chǔ)上中間再加上宴會(huì)桌進(jìn)行填充，桌子上可放小型花進(jìn)行裝飾。,14,12,場

5、地布置,主席臺(tái) 聽眾席,15,主席臺(tái),13,舞臺(tái)裙:舞臺(tái)前部外圍用深紅色或黃色舞臺(tái)裙粘貼，長度垂直地面，兩個(gè)舞臺(tái)裙之間的接縫吻合，接口處不能面向客人。 條幅及背景： 根據(jù)客人要求緩流協(xié)助客人人員懸掛在正確位置，高度適當(dāng)，不歪斜，不破壞墻面。 投影幕及投影儀：會(huì)前1小時(shí)將投影幕投影儀安裝到位，投影不歪斜，對(duì)正投影幕；懸掛式投影儀提 前放下。大型會(huì)議提前1天調(diào)試完畢，中小型會(huì)議至少提前1小時(shí)調(diào)試完畢。 會(huì)議主題或歡迎詞： 根據(jù)主辦方要求，可由音響師在投影幕上打上會(huì)議主題或歡迎詞，要求： 色澤醒目，字體大小適當(dāng)，字型美觀，間距合適，烘托氣氛。,16,聽眾席,14,會(huì)議桌的擺放 椅子 臺(tái)昵 音響及電線

6、,17,15,物品準(zhǔn)備,準(zhǔn)備會(huì)議需用物品，按規(guī)定擺放。 一般會(huì)議擺臺(tái)只需茶水及桌簽。 高規(guī)格的會(huì)議要配毛巾，毛巾碟，茶水，礦水，杯墊，鉛筆，桌簽等。（煙缸備在一邊，有需要時(shí)及時(shí)送上）高規(guī)格的會(huì)議會(huì)要求禁煙，我們將跟據(jù)現(xiàn)場的工作人員要求做好配合工作。） 確保物品干凈整潔，無破損。特殊會(huì)議如（簽字儀式）等應(yīng)詢問是否需要準(zhǔn)備香檳等及時(shí)做好準(zhǔn)備,18,16,會(huì)議桌的擺放,課桌式會(huì)議先將桌子定位，根據(jù)場地人數(shù)計(jì)劃桌子張數(shù)，第一排桌子距離主席臺(tái)之間的通道應(yīng)寬敞點(diǎn)（一般大于 2 米）。用23 張桌子拼在一起成一直線，前后排桌子之間相距1米；豎排桌子中間至少留出3 條主要通道，每條通道寬度應(yīng)在1.52 米之間

7、。,19,17,椅子,課桌式會(huì)場椅子在桌后面擺成一條直線，椅子前端與臺(tái)呢下垂部分相切，間距相等前后成直線，椅套平整干凈無皺。劇院式會(huì)場：每排椅子前后間距合適。,20,18,臺(tái)昵,每張桌用臺(tái)昵鋪好，臺(tái)昵四臺(tái)平挺無皺褶，臺(tái)面無污物。,21,19,音響及電線,電源線應(yīng)順墻走線，不打卷多余電線應(yīng)放置于不明顯處，如果必須要走會(huì)場中的要用膠條粘好，壁免絆倒客人。 音響設(shè)備：整齊擺放在墻角處，提前調(diào)試好音量及效果。音箱放在會(huì)場靠邊適當(dāng)位置或墻角處。,22,舉 例,20,1 使用礦泉水的會(huì)議擺臺(tái) 會(huì)議桌上鋪好綠色的臺(tái)絨后開始進(jìn)行擺臺(tái)，擺臺(tái)時(shí)盛放信簽紙和鉛筆的皮夾必須處于椅子正前方。信簽紙和鉛筆擺放在皮夾相應(yīng)的

8、位置。水杯距皮夾兩厘米，水杯中線與皮夾上邊緣線成水平位子，礦泉水距水杯兩厘米，并成30度角。,23,21,綠臺(tái)布,帶有酒店標(biāo)識(shí)的皮墊,帶有酒店標(biāo)識(shí)的紙張,鉛筆,礦泉水,帶有杯墊及杯蓋的水杯,24,22,2 使用中式茶的會(huì)議擺臺(tái) 會(huì)議桌上鋪好綠色的臺(tái)絨后開始進(jìn)行擺臺(tái)，擺臺(tái)時(shí)盛放信簽紙和鉛筆的皮夾必須處于椅子正前方。信簽紙和鉛筆擺放在皮夾相應(yīng)的位置。茶杯的底部邊緣與皮夾上邊緣線成水平位子,25,23,26,24,會(huì)中服務(wù),迎賓服務(wù) 打開相關(guān)設(shè)備設(shè)施 會(huì)議開始 會(huì)中服務(wù)細(xì)節(jié) 會(huì)議中間休息 茶歇服務(wù),27,25,迎賓服務(wù),如主辦方要求提供禮儀，應(yīng)在指定時(shí)間安排禮儀小姐著紅色禮儀服在大堂和電梯間迎接客人

9、。服務(wù)員要在會(huì)議開始前1小時(shí)到達(dá)并于會(huì)議開始前半小時(shí)在門口站立迎接賓客。儀容儀表要合格。,28,26,打開相關(guān)設(shè)備設(shè)施,會(huì)場主要燈光要在會(huì)議開始前半小時(shí)打開，主席臺(tái)上方會(huì)議燈開啟保持燈光明亮。話筒應(yīng)在會(huì)議開始前5分鐘打開。會(huì)前半小時(shí)開始播放輕柔、歡快的輕音樂，會(huì)議開始前1分鐘通知音響師停播。并檢查各項(xiàng)設(shè)備設(shè)施是否正常。,29,27,會(huì)議開始,客人到場服務(wù) 1，客人進(jìn)場時(shí)，服務(wù)員要將手機(jī)調(diào)至振動(dòng)狀態(tài)并放入工作間，禁止帶入會(huì)議室。 2，留意客人進(jìn)場情況，對(duì)可疑人員要暗記必要時(shí)可上前詢問或通知保安部跟進(jìn)。 3，客人進(jìn)場后，引領(lǐng)客人入座，并為客人倒好茶水。,30,28,會(huì)中服務(wù)細(xì)節(jié),A參會(huì)人員落座時(shí)，

10、為演講人或前排就座的貴賓倒礦泉水或茶水。 會(huì)議開始后，服務(wù)員要站在會(huì)場的后面或側(cè)面注意觀察全場及時(shí)提供服務(wù)。如果賓客表示會(huì)議期間不用服務(wù)時(shí)，服務(wù)員要在會(huì)場外面值班，以備客人需要。如果有事需要離開，必須找人替崗，保證會(huì)議有人值班。 B會(huì)議過程中，服務(wù)員要精神集中，注意觀察與會(huì)者有無服務(wù)要求，不能交頭接耳，要保證會(huì)場安靜，注意室內(nèi)溫度，合理調(diào)節(jié)空調(diào)。,31,C若有茶水服務(wù)，茶頭應(yīng)在會(huì)議開始前5分鐘泡好。準(zhǔn)備足量熱水瓶，熱水瓶應(yīng)干凈光亮無水印。會(huì)議進(jìn)行中間30到40分鐘應(yīng)續(xù)水一次。倒主席臺(tái)茶水時(shí)，應(yīng)在賓客的右后方進(jìn)行，動(dòng)作要輕穩(wěn)，不能在賓客頭上或背部上方倒水，茶水以八分滿為宜。主席臺(tái)下面的客人倒水沒

11、有特殊要求在桌子前面進(jìn)行，特殊情況可按客人要求服務(wù)。 D會(huì)議期間，服務(wù)員要勤觀察，若出現(xiàn)工程噪音或停電等突發(fā)事件，及時(shí)處理上報(bào)，保證會(huì)議正常進(jìn)行。,29,32,E會(huì)議期間，我們只承諾我們所能提供的服務(wù)，自己做不到的不能隨口就答應(yīng)客人要求，在想好后在說。 F會(huì)中隨時(shí)和音響師保持聯(lián)系確保音響設(shè)備正常使用。 G會(huì)議期間做好保潔工作，保持警覺性，防災(zāi)、防盜、防雜物等。,30,33,會(huì) 議 間 服 務(wù),注意事項(xiàng) 1，關(guān)注會(huì)議室的溫度，根據(jù)現(xiàn)場情況做好合適的溫度調(diào)整。 2，給主席臺(tái)添加茶水時(shí)要從客人的身后右側(cè)進(jìn)行。如主席臺(tái)發(fā)言人有跟換，要及時(shí)的調(diào)換茶水和礦水毛巾。 3，注意觀察客人喝茶水的動(dòng)作，判斷客人杯

12、內(nèi)的茶水量以便及時(shí)添加。,34,4，用礦泉水的會(huì)議，要及時(shí)給喝完的客人補(bǔ)充新的礦水 5，有茶歇的會(huì)議，要關(guān)注茶歇桌上所放的茶葉、咖啡、礦泉水的用量，是否要添加。 6，在會(huì)議過程中如有電話尋找會(huì)場的客人，服務(wù)員應(yīng)該和會(huì)場的工作人員聯(lián)系，小聲的詢問，不要打擾客人會(huì)議。,35,31,會(huì)議中間休息,1）當(dāng)演講人宣布休息時(shí)，將會(huì)場的門打開，如有帶班老師要求放音樂的，通知音響師播放輕柔、歡快的音樂，音量適中。 2）如有茶歇臺(tái)的，在會(huì)議休息時(shí)盡快整理補(bǔ)充和更換各種用品，保持臺(tái)面整潔，熱水瓶確保有熱水。 3 ) 為客人指示洗手間和吸煙區(qū)的方向。 4）會(huì)議開始前1分鐘通知音響師停播音樂。參會(huì)人員進(jìn)場后將門關(guān)閉。,36,32,茶歇服務(wù),1）會(huì)議休息開始前至少5分鐘，將各種飲品、茶品、用具準(zhǔn)備齊全，人員做好服務(wù)準(zhǔn)備。 2) 禮貌詢問賓客所需飲品，并迅速為其服務(wù)，保證餐臺(tái)及周圍的衛(wèi)生整潔，及時(shí)補(bǔ)充飲品及用具。 3）茶歇結(jié)束時(shí)整理餐臺(tái)，恢復(fù)原貌，撤走并送洗餐具。,37,33,會(huì)后收尾,會(huì)議結(jié)束，應(yīng)將所有門打開，禮貌送客。送別賓客時(shí)及時(shí)為賓客叫電梯。 賓客全部離場后，要檢查會(huì)場有無客人遺留物品。如發(fā)現(xiàn)遺留物品要及時(shí)歸還，不能及時(shí)歸還的要及時(shí)上報(bào)上交。 檢查各種物品