1、文件材料管理,北侖區(qū)檔案局,（通用文件材料的 形成與運轉）,文件材料概述,文件材料是一種信息記錄，是人類社會記錄、固定和傳遞信息的工具。文件材料是檔案的主要來源?？茖W地管理文件材料不僅能提高機關、企事業(yè)單位的工作效率，而且也能為今后的檔案工作打下堅實的基礎。,第一節(jié) 文件材料的概念,一、文件材料：是泛指國家機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位、個人在從事黨政工作、生產經營、科學研究等活動中、按照客觀規(guī)律和一定處理程序，用語言、文字、圖象、信號等方式，直接形成的原始和真實的記錄。,二、文書：是組織或個人以文字方式直接記錄信息的材料，是交流情況，處理和解決問題的工具，是一種書面方式的文件。文書包括公務文書和

2、私人文書兩種。 三、公文：即公務文書。公文是各個機關組織及其工作人員在履行公職活動中形成和使用的書面文件，它具有特定的格式和需要經過一定的處理程序，是發(fā)布政策法令、傳達工作意圖、聯系公務與記載工作活動的一種重要工具。,三者關系：文件材料是屬概念，文書是種概念，文件材料概念的外延大，文書概念的外延小。同理，文書與公文兩概念相比，文書是屬概念，公文是種概念，文書概念的外延大，公文概念的外延小。,公文,文書,文件材料,第二節(jié) 文件材料的性質特點,聯系性 本源性 運動性,第三節(jié) 文件材料的基本類型,一、按照記述內容分：可分為通用文件材料、科技文件材料、專用文件材料。 1.通用文件材料是指黨政機關、社會

3、團體和企事業(yè)單位中普遍使用的、規(guī)范化的文件材料。主要有：黨群工作文件材料、行政管理工作文件材料。,2.科技文件材料是科研、設計和生產建設部門在自然科學研究、生產技術和基本建設活動中產生和形成的文件材料。主要有：經營管理文件材料、生產技術管理文件材料、產品文件材料、科學技術研究文件材料、基本建設文件材料、設備儀器文件材料。,3.專用文件材料是在一定的專業(yè)部門和系統內，根據本身特殊任務的需要和要求而制作的文件材料。主要有：司法、外交、審計、統計、標準、計量、會計、軍事等專用文件材料。,二、按照文件形式分：主要有文字、圖表圖樣、數據計算文件材料及統計表格文件材料等。 三、按照載體介質分：可分為紙質文

4、件材料、磁性載體文件材料、感光載體文件材料等。磁性、感光載體介質多用于人們通常稱謂的聲像文件材料。具體有：照片文件材料、影片文件材料、錄像文件材料、錄音文件材料、唱片文件材料及電子文件材料等。,第四節(jié) 通用文件材料的組成,公務文書 機關常用文書,第五節(jié) 通用文件材料的形成,一、通用文件材料的名稱和用途 通用文件材料的名稱也叫文種,是文件內容要求的反映和標志。 根據2000年8月24日國務院國發(fā)200023號國務院關于發(fā)布國家行政機關公文處理辦法的通知，確定公文種類為13類14種，具體的公文名稱和用法是：,1、命令（令）：是上級機關及其負責人依照職權，對下級機關發(fā)布的一種領導指揮性公文名稱，具有

5、強制執(zhí)行性質和法定效力，一經發(fā)布，就要求有關機關和人員必須堅決執(zhí)行。 主要用途有四種：發(fā)布重要行政法規(guī)與規(guī)章。宣布施行重大強制性行政措施。嘉獎有關單位和人員。撤銷下級機關不適當的決定等。,中華人民共和國國務院令第531號 公共機構節(jié)能條例已經2008年7月23日國務院第18次常務會議通過，現予公布，自2008年10月1日起施行。 總理 溫家寶 二八年八月一日 公共機構節(jié)能條例 第一章總則 第一條為了推動公共機構節(jié)能，提高公共機構能源利用效率，發(fā)揮公共機構在全社會節(jié)能中的表率作用，根據中華人民共和國節(jié)約能源法，制定本條例。 。,、決定：是機關或團體組織制發(fā)的一種決策性公文名稱。 主要用途：有三種

6、：對重要事項或重大行動作出安排。用于獎懲有關單位與人員。變更或撤銷下級機關不適當的決定事項。,國務院關于加強節(jié)能工作的決定國發(fā)200628號 各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構：為深入貫徹科學發(fā)展觀，落實節(jié)約資源基本國策，特作如下決定：一、充分認識加強節(jié)能工作的重要性和緊迫性 二、用科學發(fā)展觀統領節(jié)能工作 國務院 二六年八月六日,、公告：主要用于向國內外宣布重要事項或法定事項。 、通告：主要用于在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。,、通知：是機關、團體、企事業(yè)單位在日常工作中經常使用的一種告知性質的公文名稱。 主要分成五種：頒發(fā)性通知。規(guī)定性通知。指示性通知。轉發(fā)性通知。

7、其他的通知。 、通報：是機關或團體單位制發(fā)的一種具有教育意義和指導作用的告知性公文名稱。 主要用途：表彰先進，批評錯誤。傳達重要精神和情況。,、議案：是會議所要審議的事項。 主要用途：使用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提出審議事項。 、報告：即告訴的意思。是級機關或團體單位向與級機關和業(yè)務主管部門匯報工作情況等而制發(fā)的一種陳述性公文名稱。 主要用途：用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級機關的詢問。,、請示：是下級機關或團體單位向所屬上級機關或業(yè)務主管部門發(fā)送的一種請求性公文名稱。 主要用途：用于下級向上級機關請求指示和批準。 10、批

8、復：是上級機關向所屬下級機關制發(fā)的一種批答性公文名稱。 主要用途：用于答復請示事項。,11、意見：是對重要問題提出見解和處理的一種公文名稱。 主要用途：針對某些重要問題提出見解和處理辦法。 12、函：又稱公函，是機關在日常的公務聯系中經常使用的一種公文名稱。 主要用途：用于不相隸屬機關之間相互商洽工作，詢問和答復問題，向有關主管部門請示批準等。,13、會議紀要：是機關單位用來傳達會議情況的一種公文名稱。 主要用途：用于記載和傳達會議情況和議定事項，要求與會單位共同遵守和執(zhí)行。,二、通用文件材料的格式和稿本 （一）通用公文的格式 通用公文格式是指公文的各個組成部分按照一定的規(guī)定和要求排列起來的整

9、體結構形式，是公文具有權威性和行政約束力在形式上的具體表現。 通用公文格式內容包括：公文結構、公文外觀形式。 、通用公文結構：包括基本組成部分和附加標記。,圖1A4型公文用紙頁邊及版心尺寸,圖2公文首頁版式,圖3上報公文首頁版式,圖4公文末頁版式,奉化市工商業(yè)聯合會 文 件 奉 化 市 檔 案 局 奉商聯20097號 關于加強基層商會檔案管理工作的通知 各基層商會： 加強檔案管理工作是基層商會規(guī)范化、制度化建設的一項重要任務，是工商聯組織完善體制、提高素質的重要內容。為進一步促進基層商會檔案管理工作，經市工商聯與市檔案局研究決 ,圖5聯合行文公文末頁版式1,圖6聯合行文公文末頁版式2,（二）通

10、用公文的稿本 稿本是指文稿和文本。 1、文稿：包括草稿和定稿。 2、文本：包括正本、副本、存本、暫行本、各種文字文本等。 三、通用文件材料形成過程中的基本要求 （一）必須視點正確。 （二）必須實事求是，切合實際。 （三）必須表達準確。,第六節(jié) 科技文件材料的形成,科技文件材料是針對特定的科技活動編制的,正在用來傳遞科技思想和記錄科技信息的科技文獻.,基建工作過程及形成的科技文件材料,一、準備階段 二、設計階段 三、施工階段 四、竣工驗收,工業(yè)新產品開發(fā)過程及形成的科技文件材料 一、市場調查階段 二、先行開發(fā)階段 三、設計試制階段 四、生產階段,設備管理過程及所形成的科技文件材料,一、市場調查階

11、段 二、決策購置 三、開箱驗收階段 四、安裝調試階段 五、使用階段,科研活動過程及形成的科技文件材料,一、選題階段 二、編制研究方案 三、調查研究階段 四、組織成果鑒定 五、推廣應用階段,會計文件材料的組成,一、會計憑證 二、帳簿 三、會計報表,第六節(jié) 通用文件材料的運轉,一、收發(fā)文運轉 （一）收文處理（共12個工作環(huán)節(jié)）：簽收；啟封；登記；審核；擬辦；批辦；分發(fā)；傳閱；承辦；催辦；注辦；歸檔。 二、發(fā)文處理（共12個工作環(huán)節(jié)）：擬稿；核稿；簽發(fā)；編號；注發(fā)； 繕??； 校對；蓋印； 登記；裝封；發(fā)送；歸檔。,二、行文制度 行文：機關根據工作需要，將一定的工作意圖形成公文，發(fā)給有關機關和人員閱辦，這就是行文。 行文關系：收發(fā)文機關之間的關系便是行文關系。 行文制度：根據行文關系并按一定的規(guī)定來處理公文，這就叫行文制度。行文制度內容包括行文條件，行文方式與行文規(guī)則。,1、行文條件：行文機關必須是負責機關；行文內容必須符合法律法規(guī)，符合黨和國家和方針、政策；行文內容必須客觀真實。 2、行文方式：上行、下行、平行三個方向。逐級行文：即指直接上、下級機關之間的行文。 多級行文：即指同一文件同時發(fā)往直接、間接的多個上級機關或下級機關的行文。,越級行文：即下級機關在非常必要時，越過自己的直接上級領導機關向更高級的上級機關直至中央的行文。 普發(fā)行文：指上級機關將文件直接發(fā)至有