1、社區(qū)居委會文書檔案的整理方法一、歸檔目的 有利于規(guī)范社區(qū)檔案管理，提高社區(qū)工作效率，保證文件材料的齊全與完整，更好地保管和利用檔案。二、歸檔原則 遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件的原貌和完整，準(zhǔn)確判定文件的保管期限，便于保管和利用。三、歸檔要求 1、做好文件材料的收集，收集的范圍按照社區(qū)居委會文書檔案歸檔范圍及保管期限表的規(guī)定，凡應(yīng)歸檔的文件都必須齊全完整。 2、凡是永久保存的文件有生銹的金屬物，歸檔時都必須去掉，并用對紙張無損害的粘合劑（乳膠）將文件重新粘合。長期、短期保存的文件保持文件的原貌歸檔。 3、歸檔文件統(tǒng)一采用a4紙規(guī)格，大于a4規(guī)格的要折疊或裁剪，小于a4規(guī)格及破損的要托裱。如果

2、整本（冊）文件為16開規(guī)格的，不用托裱，但必須保持整齊劃一。四、歸檔整理方法 1、總的方法：順其自然，單件歸檔。即順應(yīng)文件形成的本來狀況，以自然件為歸檔單位，逐件整理歸檔。 2、“件”含義 （1）單份文件，一份文件為一件； （2）正件與附件合為一件； （3）來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、函與復(fù)函）合為一件； （4）會議記錄每次為一件； （5）各種報表、名冊、圖冊等，一冊（本）為一件。 3、編制頁碼：原則上保留歸檔文件本身的頁碼，如文件本身沒編頁碼的應(yīng)編制頁碼，或者文件有增加的，應(yīng)補充頁碼，用打碼機或黑色的墨水筆填寫都可以。 4、分類 按年度類別（黨務(wù)工作、行政工作等）保管期限（永久、長期、短期）由各

3、線專職人員進(jìn)行分類，整理歸檔，交社區(qū)居委會檔案室集中統(tǒng)一管理。 5、編號 （1）歸檔文件應(yīng)按分類方法逐件在首頁上方的空白處加蓋檔案章，并填寫檔案章有關(guān)欄目的內(nèi)容。檔案章格式：全宗名稱年度件號類別保管期限機構(gòu) （2）檔案章的項目及填寫內(nèi)容： 全宗名稱：填寫社區(qū)居委會名稱； 類別號：一個建檔單位不同門類檔案的代號。如：文書檔案：a 機構(gòu)或內(nèi)容：填寫類別名稱。如：黨務(wù)、行政。 件號：文件的順序號。按類別（黨務(wù)工作、行政工作）、保管期限（永久、長期、短期）編制1 個流水號，每年斷號。 年度：填寫文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。如：“2000” 保管期限：歸檔文件保管期限的名稱。如：“永久” 在每年

4、歸檔工作結(jié)束后，如發(fā)現(xiàn)有其它文件沒及時歸檔的，可將該文件排在已歸檔文件之后編號歸檔。 檔案章用黑色簽字筆填寫。 6、裝盒及填寫盒內(nèi)備考表 （1）歸檔文件編號后。按照年度、類別、保管期限、編號順序裝入檔案盒，不同類別的檔案不能裝入同一個盒中，并按要求在盒的脊背上填上各項內(nèi)容（用紅色的印章蓋印，機構(gòu)一欄用色紅色簽字筆填寫）。盒號暫不要編。 （2）填寫盒內(nèi)備考表 盒內(nèi)情況說明：主要填寫本盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等需要說明的情況，如無上述情況，可不用填寫； 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名； 檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名； 日期：歸檔文件整理完畢的日期。7、填寫歸檔文件目錄

5、 （1）按類別（黨務(wù)、行政、民政工作）保管期限年度編制的流水號；（2）責(zé)任者：文件的署名者或發(fā)文機關(guān)；（3）文號：文件的發(fā)文字號（沒有文號的不用填寫）（4）題名：即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實抄錄。原文沒有標(biāo)題的應(yīng)加擬標(biāo)題，原文標(biāo)題不能說明內(nèi)容的，應(yīng)重擬標(biāo)題。凡加擬的標(biāo)題都外加“”號；（5）日期：指文件形成的日期；（6）頁數(shù)：指每一份歸檔文件本身的有效頁數(shù)；（7）備注：用以標(biāo)注歸檔文件的變化情況或參見標(biāo)號；（8）歸檔文件目錄一式二份，一份放入目錄夾裝訂，一份放入檔案盒。8、編寫歸檔說明歸檔說明的內(nèi)容包括：（1）社區(qū) 居委會的名稱；（2）社區(qū)居委會主任人員名單及任免時間；（3）當(dāng)年的主要工作情況（4）

6、當(dāng)年檔案歸檔情況。9、檔案目錄夾的整理 按歸檔說明歸檔目錄年度排列的順序用目錄夾（紅色檔案目錄夾）裝訂成檢索目錄冊，逐年增加，將目錄夾裝滿為止。街道社區(qū)居委會實物檔案整理方法一、歸檔范圍：本單位的集體或個人在各類活動中，獲得國家、省、市、區(qū)等級別頒發(fā)的榮譽證書、獎狀、獎牌、獎旗、獎?wù)拢ū┘凹o(jì)念品、饋贈紀(jì)念品等實物，均作為實物檔案進(jìn)行歸檔整理。二、實物檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種（一）獲省級以上的（永久）（二）獲市級的（長期）（三）獲區(qū)級的（短期）光榮冊放在文書檔案歸檔。獲省級以上的光榮冊放永久，獲市級的光榮冊放長期，獲區(qū)級的光榮冊放短期。三、分類及代號：實物檔案分可折疊的實物，不可

7、折疊的實物兩類整理歸檔。街道社區(qū)居委會的榮譽檔案以“k”為該類的代號。k1可折疊的榮譽實物包括獎狀、獎旗、證書等。k2不可折疊的榮譽實物包括獎杯、獎牌等。四、實物檔案的整理1、按年度分可折疊和不可折疊兩類歸檔，一件實物（獎狀、獎旗、證書等）為一卷。2、案卷號的編制一卷（件）為一個號，按時間順序編一個流水號，并將案卷號標(biāo)識粘貼在每一個實物的背面。填寫實物案卷目錄（電腦打印，一式一份），裝訂成檢索目錄冊（用紅色檔案目錄夾裝訂）。案卷號編制方法如下：k11 案卷順序號屬類代號（1為可折疊類、2這不可折疊類）3、入盒實物檔案分為可折疊和不可折疊兩類，它的保管方法亦分兩種：一是可折疊檔案在貼好標(biāo)識后按順

8、序放入實物檔案盒中保管；二是不可折疊檔案在貼好標(biāo)識后放在陳列柜或?qū)Ｓ霉癖９?。實物?biāo)識要注明歸檔單位名稱和案卷號。4、編目目錄號的編制：指每本目錄的順序號。其模式為：k1 實物檔案第一本目錄 實物檔案代號五、檔案盒面的編制（見附件1）1、類別：蓋上“k1”的印章。2、編號：不用印章。3、案卷號：蓋上該盒里面的案卷起止號。4、全宗名稱：單位的全稱。六、實物檔案盒脊背的編制（見附件2）1、實物檔案“（ ）”蓋上“k1”的印章。2、案卷號：蓋上該盒里面檔案的起止號。七、實物檔案案卷目錄的編制1、類別：填寫代號。2、檔案號：填寫該檔案的案卷號。3、時間：填寫立卷歸檔時間。4、榮譽稱號：填寫獲得的榮譽名稱

9、。5、批準(zhǔn)單位：真寫發(fā)證單位，多單位的標(biāo)注兩個主要的。6、批準(zhǔn)時間：填寫發(fā)證時間。7、備注：填寫實物檔案的保管期限。社區(qū)居委會聲像檔案的整理方法一、歸檔范圍 聲像載體類檔案是社區(qū)在各項活動中形成的，具有參考利用價值和憑證作用的聲像磁性載體。歸檔的主要內(nèi)容包括照片類、錄音類、錄像類、磁盤類、光盤類等。1、照片檔案歸檔范圍：（1）建設(shè)面貌類：本社區(qū)居委會轄內(nèi)的名勝古跡、自然風(fēng)光、民間風(fēng)俗及社區(qū)居委會辦公、活動場所、自然災(zāi)害等照片；（永久）（2）人物類：本社區(qū)居委會歷屆領(lǐng)導(dǎo)照片；（3）業(yè)務(wù)活動類：各類會議、領(lǐng)導(dǎo)視察、業(yè)務(wù)活動、重大事件、事故、文體活動等照片；（長期）（4）榮譽實物類：獎狀、獎旗、證書

10、、獎杯、獎牌等實體拍成的照片。（長期）2、聲像檔案其它載體的歸檔范圍：包括錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等。（長期）二、歸檔時間及要求1、聲像檔案一般在形成后一個月內(nèi)歸檔，要做到及時跟蹤，盡快收集。 2、聲像檔案根據(jù)材料形成規(guī)律和多種載體的特點，分為：底片、照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等類分別整理歸檔。三、照片檔案的整理方法：照片檔案分為底片和照片兩大部分。社區(qū)居委會的照片檔案以“g”為該類代號。底片：g1 照片：g2（一）底片的整理：1、底片不分類，按形成時間的先后編流水號，再裝入底片冊。裝滿一冊為一卷。對無法裝入冊的底片，要單獨存放，并在底片冊內(nèi)編一個底片號。2、底片號的編制：底片號一般由

11、底片代號、案卷號、張數(shù)組成。如：g11（1） 每張照片順序號 案卷號順序號 底片代號在每個底片袋上亦要填寫底片號，用油性筆寫。3、底片冊封面背脊的填寫（見附件1、2）封面正面的填寫內(nèi)容包括：全宗名稱（填寫本居委會的全稱）題名（只寫“底片”二字即可）全宗號（不用填寫）案卷號（真寫該底片冊的冊號）目錄號起止張?zhí)枺ㄌ顚懺摰灼瑑詢?nèi)的起止張?zhí)枺┠甓龋ㄌ顚懺摰灼瑑?nèi)起止年度）保管期限底片冊的目錄號和保管期限是不用填寫的。背脊的填寫內(nèi)容包括全宗號、目錄號、年度、類別、案卷號，除“類別”外，填寫方法與封面正面相同?！邦悇e”外，填寫方法與封面正正相同。“類別”項可填寫“底片”二字。附見1：底片封面正面：全宗名稱：

12、題 名：全宗號案卷號目錄號起止張?zhí)柲甓缺９芷谙薷揭?：背脊：全宗號目錄號年 度類 別案卷號（二）照片的整理1、照片檔案按年度內(nèi)容分類方法歸檔，同一類內(nèi)容的照片按時間順序裝一照片冊，不同類內(nèi)容的照片不能組合在一冊內(nèi)。（照片的分類參照社區(qū)分類方案）2、照片冊內(nèi)的每一組照片（即同一時間、同一活動內(nèi)容的照片）要編寫總說明：將該組照片反映的時間、地點、主要內(nèi)容、人物、該組照片、底片的起止張?zhí)柕雀爬▽懗梢粋€簡介?？傉f明放在該組照片的前面，單獨占一張照片的位置。單張照片不用寫總說明。如榮譽實物類?？傉f明格式：題名：照片號：底片號：總說明：3、照片冊內(nèi)每張照片必須按照照片冊內(nèi)標(biāo)簽的格式，填寫分說明。分說明格式

13、：照片號 底片號參見號攝影者說明：4、照片號的編制：照片號由照片代號、類號、案卷號、張數(shù)組成。如：g211（1） 張數(shù) 案卷號順序號 二級屬類代號 照片代號注意：每張照片背面都要貼上照片號。6、照片檔案卷內(nèi)目錄的編制：照片檔案卷內(nèi)目錄采用電腦打印，一式二份。它的內(nèi)容：照片號：填寫每張照片的照片號底片號：填寫每張照片的底片號題 名：每張照片的內(nèi)容拍攝時間：每張照片拍攝的時間：備注7、照片冊封面和背脊的填寫方法：照片封面正面填寫內(nèi)容包括：全宗名稱（本居委會全稱）題名（填寫該卷所屬類）全宗號（不用填寫）案卷號（填寫該照片冊的冊號）目錄號（填寫案卷所屬目錄的代號）起止張?zhí)枺ㄌ顚懺撜掌瑑詢?nèi)的起止張?zhí)枺┠甓龋ㄕ鎸懺撜掌瑑詢?nèi)的起止年度）保管期限照片封面正面格式：全宗名稱：題 名：全宗號案卷號目錄號起止張?zhí)柲甓缺９芷谙薇臣沟恼鎸憙?nèi)容除“類別”外，填寫方法與封面正面相同?！邦悇e”項可真寫該卷所屬類。背脊格式：全宗號目錄號年 度類 別案卷號8、案卷目錄及目錄號的編制：每冊照片作為一卷擬寫照片檔案案卷目錄，案卷題名應(yīng)概括案卷內(nèi)照片的主要內(nèi)容，必須包含責(zé)任者、年度、主要內(nèi)容三大要素。照片檔案案卷目錄采用電腦打印，一式一份。把打印出各類照片的案卷、卷內(nèi)目錄一起裝訂成檢索目錄冊（用淺黃色的聲像目錄夾裝訂）。每裝訂一本聲像目錄應(yīng)編一個目錄號