1、XX管理咨詢有限公司總裁管理辦公室管理制度及流程編制部門：總裁管理辦公室編制日期：2016年12月20 / 23文檔可自由編輯總裁管理辦公室管理制度及流程版本修訂日期PO-V1.0新生成2013-02-20PO-V2.0修訂2013-07-16PO-V3.0修訂2013-12-26PO-V4.0修訂2014-04-30PO-V5.0修訂2015-09-01前言總裁管理辦公室是公司主要的監(jiān)督、運作、協(xié)調(diào)及相關(guān)決策和制度編制的部門，對CEO負責。為更好地協(xié)助總裁在宏觀上制定公司的發(fā)展方向和經(jīng)營策略，明確公司市場定位，尋求公司新的發(fā)展方向，特制訂本制度。本部門制度由總裁管理辦公室根據(jù)業(yè)務實際需要及管

2、理層要求調(diào)整、審核和編制。目錄1總裁管理辦公室組織結(jié)構(gòu)22部門職責描述23崗位職責描述23.1總裁助理23.2總裁管理辦公室主管33.3總裁執(zhí)行秘書43.4（高級）公共事務經(jīng)理53.5（高級）制度經(jīng)理53.6行政秘書63.7檔案及印章專員64流程74.1子流程關(guān)系圖74.2網(wǎng)站/微信公眾號建立及改版84.2.1流程圖84.2.2流程描述84.3公共關(guān)系管理 新聞發(fā)布104.3.1流程圖104.3.2流程描述104.4公共關(guān)系管理 危機公關(guān)124.4.1流程圖124.4.2流程描述134.5OA流程修訂審批144.5.1流程圖144.5.2流程描述155附件165.1相關(guān)表單161 總裁管理辦公

3、室組織結(jié)構(gòu)2 部門職責描述2.1 根據(jù)公司發(fā)展，負責公司組織架構(gòu)調(diào)整，職能梳理和權(quán)限劃分。2.2 負責公司授權(quán)、制度、流程的編制、修訂和執(zhí)行監(jiān)督。2.3 負責CEO批示的重要事件的查辦、催辦及跟蹤落實工作2.4 負責監(jiān)督印章管理、檔案管理等工作。2.5 負責各個部門簽署文件日常文電（包括電子郵件等）的處理工作。2.6 負責公司企業(yè)宣傳資料的編制和更新，包括企業(yè)VIS手冊、宣傳手冊等。2.7 負責牽頭公司大型活動和專題會議的組織。2.8 協(xié)同信息技術(shù)部進行OA的修訂。2.9 完成總裁交辦的其它工作。3 崗位職責描述3.1 總裁助理崗位名稱副總裁/總裁助理（信息技術(shù)、總裁辦）崗位編號DJ-PO-0

4、1所在部門總裁管理辦公室崗位定員直接上級CEO直接下級總裁辦主管職責：1、協(xié)助總裁完成年度計劃制定和執(zhí)行2、協(xié)助總裁參與日常重大管理事項3、協(xié)助總裁組織和協(xié)調(diào)對外公共關(guān)系4、負責董事會層面及投資人關(guān)系維護5、負責公司組織架構(gòu)調(diào)整，職能梳理和界面劃分工作6、負責公司授權(quán)、制度、流程的審核與監(jiān)督執(zhí)行7、負責牽頭公司大型活動和專題會議的組織和計劃8、組織制定實施信息化發(fā)展規(guī)劃，做好信息安全保障9、負責分管部門的團隊建設與日常管理工作10、完成總裁交辦的其它工作任職資格：教育水平大學本科以上專業(yè)企業(yè)管理、行政管理、人力資源管理等相關(guān)專業(yè)培訓經(jīng)歷接受過管理、財務、法務、人事知識培訓經(jīng)驗10年以上公司管理

5、工作經(jīng)驗3.2 總裁管理辦公室主管崗位名稱總裁管理辦公室主管崗位編號DJ-PO-02所在部門總裁管理辦公室崗位定員直接上級副總裁/總裁助理（信息技術(shù)、總裁辦）直接下級（高級）公共事務經(jīng)理、（高級）制度經(jīng)理、行政秘書、檔案及印章專員、總裁執(zhí)行秘書職責：1、根據(jù)公司發(fā)展需要，組織公司組織架構(gòu)調(diào)整，職能梳理和界面劃分2、牽頭公司授權(quán)、制度、流程的編制、修訂工作3、監(jiān)督公司授權(quán)、制度、流程的執(zhí)行工作4、參與協(xié)調(diào)對外關(guān)系，包括政府、媒體等5、負責監(jiān)督印章管理、檔案管理6、組織公司大型活動和專題會議7、審核部門的工作目標和經(jīng)費預算，并監(jiān)督執(zhí)行情況8、組織總裁辦的團隊建設工作9、完成領(lǐng)導交辦的其他工作任職資

6、格：教育水平大學本科以上專業(yè)企業(yè)管理、行政管理、人力資源管理等相關(guān)專業(yè)培訓經(jīng)歷接受過管理、財務、法務、人事知識培訓經(jīng)驗8年以上公司管理工作經(jīng)驗3.3 總裁執(zhí)行秘書崗位名稱總裁執(zhí)行秘書崗位編號DJ-PO-03所在部門總裁管理辦公室崗位定員直接上級總裁辦主管直接下級無職責：1、協(xié)助起草CEO日常公文、報告等文書資料2、匯總整理公司內(nèi)外上報CEO的各類文件，并協(xié)調(diào)CEO及時處理后回復登記、存檔3、協(xié)調(diào)、安排CEO工作日程和各項活動并負責提醒CEO相關(guān)日程安排4、協(xié)助接待CEO的來訪客人5、負責CEO會務的組織安排，會議紀要的編寫，并對決議事項進行催辦、查辦和落實6、負責接聽和處理CEO日常電話，CE

7、O行政信函的擱置回復及整理工作7、負責CEO出差及會客的酒店、飯店、機票的預定工作8、負責CEO公務費用的報銷9、完成CEO交辦的其他工作任職資格：教育水平大學本科以上專業(yè)企業(yè)管理、文秘、公關(guān)、行政管理等相關(guān)專業(yè)培訓經(jīng)歷接受過行政管理、文秘、公關(guān)知識培訓經(jīng)驗5年以上相關(guān)工作經(jīng)驗3.4 （高級）公共事務經(jīng)理崗位名稱（高級）公共事務經(jīng)理崗位編號DJ-PO-04所在部門總裁管理辦公室崗位定員直接上級總裁辦主管直接下級無職責：1、負責撰寫公司新聞、活動、大事記等相關(guān)文章2、負責公司VIS相關(guān)工作3、負責制定有針對性的公關(guān)計劃，策劃并實施調(diào)研、座談和日常拜訪等公關(guān)策略4、負責組織本公司宣傳材料的編寫、攝

8、影錄像、印刷及宣傳5、負責建立相對穩(wěn)定的媒體渠道及回應媒體相關(guān)報道，維護公司品牌形象6、根據(jù)品牌推廣需求，策劃并執(zhí)行相關(guān)宣傳活動7、完成領(lǐng)導交辦的其它工作任職資格：教育水平大學本科及以上專業(yè)新聞、企業(yè)管理、公共管理、法學等相關(guān)專業(yè)培訓經(jīng)歷接受過管理、財務、法務、人事知識培訓經(jīng)驗5年以上公司管理工作經(jīng)驗3.5 （高級）制度經(jīng)理崗位名稱（高級）制度經(jīng)理崗位編號DJ-PO-05所在部門總裁管理辦公室崗位定員直接上級總裁辦主管直接下級無職責：1、負責收集各部門的規(guī)章制度、工作流程，并進行分析和提出改進建議2、負責匯總和審核各部門的規(guī)章制度、工作流程3、負責定期和不定期的監(jiān)督制度和流程的執(zhí)行情況，并分析

9、制度的執(zhí)行情況4、協(xié)助總裁辦主管組織各部門完善規(guī)章制度和工作流程5、完成上級交辦的其他工作任職資格：教育水平大學本科以上專業(yè)文秘、公關(guān)、行政管理等相關(guān)專業(yè)培訓經(jīng)歷接受過行政管理、文秘、公關(guān)知識培訓經(jīng)驗3年以上相關(guān)工作經(jīng)驗3.6 行政秘書崗位名稱行政秘書崗位編號DJ-PO-06所在部門總裁管理辦公室崗位定員直接上級總裁辦主管直接下級無職責：1、負責管理層和總裁助理公務費用的報銷2、協(xié)助起草管理層和總裁助理日常公文、報告等文書資料3、協(xié)調(diào)管理層和總裁助理及時處理后日常文件登記、存檔等4、協(xié)助執(zhí)行秘書安排CEO工作關(guān)于酒店、飯店、機票預訂等差旅活動5、完成管理層和總裁助理交辦的其他事務任職資格：教育

10、水平大學本科以上專業(yè)文秘、公關(guān)、行政管理等相關(guān)專業(yè)培訓經(jīng)歷接受過行政管理、文秘、公關(guān)知識培訓經(jīng)驗3年以上相關(guān)工作經(jīng)驗3.7 檔案及印章專員崗位名稱檔案及印章專員崗位編號DJ-PO-07所在部門總裁管理辦公室崗位定員直接上級總裁辦主管直接下級無職責：1、負責建立和完善公司檔案管理相關(guān)制度2、負責管理公司各個部門的檔案材料，包括文件材料接收、整理，檔案的提供利用等3、負責公司印章的保管工作4、負責公司印章借用、用印登記工作5、完成領(lǐng)導交辦的其他工作任職資格：教育水平大學本科以上專業(yè)文秘、公關(guān)、行政管理等相關(guān)專業(yè)培訓經(jīng)歷接受過行政管理、文秘、公關(guān)知識培訓經(jīng)驗3年以上相關(guān)工作經(jīng)驗4 流程4.1 子流程

11、關(guān)系圖4.2 網(wǎng)站/微信公眾號建立及改版4.2.1 流程圖4.2.2 流程描述流程描述相關(guān)表單負責人20.1總裁辦 - 網(wǎng)站/ 微信公眾號建立及改版1.（高級）公共事務經(jīng)理收集業(yè)務部門及管理層的網(wǎng)站/微 信公眾號建立及改 版需求 （高級）公共事務經(jīng)理2.（高級）公共事務經(jīng)理與信息技術(shù)部聯(lián)系多家供應商擬定改版方案并做出對比，篩選出最終方案價格比對表（高級）公共事務經(jīng)理信息技術(shù)部 3.CEO 審批改版方案改版方案CEO4.審批通過后，（高級）公共事務經(jīng)理著手與網(wǎng)站供應商進行溝通商談，完成簽訂合同事宜；合同簽訂前提請法務經(jīng)理審核合同條款。（高級）公共事務經(jīng)理5.信息技術(shù)部協(xié)助（高級）公共事務經(jīng)理與供

12、應商進行溝通，提出網(wǎng)站設計方案。（高級）公共事務經(jīng)理信息技術(shù)部6.（高級）公共事務經(jīng)理審核確認網(wǎng)站設計方案，而后交由CEO進行審批。（高級）公共事務經(jīng)理CEO7. 信息技術(shù)部監(jiān)督供應商根據(jù)設計方案進行網(wǎng)站施工。信息技術(shù)部8.網(wǎng)站施工完成后，（高級）公共事務經(jīng)理會同信息技術(shù)部負責網(wǎng)站驗收、上線、確認工作。（高級）公共事務經(jīng)理9.網(wǎng)站供應商根據(jù)相關(guān)規(guī)定及時完成網(wǎng)站備案手續(xù)。網(wǎng)站供應商10. 信息技術(shù)部根據(jù)公司相關(guān)制度負責網(wǎng)站日常維護和內(nèi)容更新信息技術(shù)部4.3 公共關(guān)系管理 新聞發(fā)布4.3.1 流程圖4.3.2 流程描述流程描述相關(guān)表單負責人20.2.1總裁辦 - 公共關(guān)系管理 - 新聞發(fā)布1.（高

13、級）公共事務經(jīng)理向策劃單位提供所需編輯的新聞素材。（高級）公共事務經(jīng)理2.供應商在收到新聞素材后，著手編輯新聞內(nèi)容。供應商3.（高級）公共事務經(jīng)理審核供應商提供的新聞內(nèi)容是否符合公司的需求。（高級）公共事務經(jīng)理4.（高級）法務經(jīng)理審核供應商提供的新聞內(nèi)容。（高級）法務經(jīng)理5.法務管理（副）總監(jiān)審核供應商提供的新聞內(nèi)容。法務管理（副）總監(jiān)6.CEO審核供應商提供的新聞內(nèi)容。CEO7.在CEO審批完策劃單位提供的新聞內(nèi)容后，（高級）公共事務經(jīng)理聯(lián)系供應商發(fā)布新聞內(nèi)容。（高級）公共事務經(jīng)理4.4 公共關(guān)系管理 危機公關(guān)4.4.1 流程圖4.4.2 流程描述流程描述相關(guān)表單負責人20.2.2 總裁辦

14、- 公共關(guān)系管理 - 危機公關(guān)1.（高級）公共事務經(jīng)理收到企業(yè)品牌危機信息。（高級）公共事務經(jīng)理2.（高級）公共事務經(jīng)理初步調(diào)查危機情況，并提供解決方案。（高級）公共事務經(jīng)理3.（高級）法務經(jīng)理審核解決方案是否符合法律相關(guān)規(guī)定。（高級）法務經(jīng)理4.法務管理（副）總監(jiān)審核解決方案是否符合法律相關(guān)規(guī)定。法務管理（副）總監(jiān)5.CEO審核解決方案是否合理，是否能有效幫助公司應對危機情況。CEO6.（高級）公共事務經(jīng)理根據(jù)處理方案，負責與侵害方協(xié)調(diào)等實施工作（必要時法務管理部配合）。（高級）公共事務經(jīng)理7.（高級）公共事務經(jīng)理向CEO提交處理結(jié)果。處理結(jié)果（高級）公共事務經(jīng)理8.CEO審核處理結(jié)果的合理

15、性及公正性。處理結(jié)果CEO9.若CEO對處理結(jié)果滿意的，則由（高級）公共事務經(jīng)理將相關(guān)文件進行歸檔。若CEO對處理結(jié)果不滿意的，則交還至（高級）公共事務經(jīng)理處進行重新處理。（高級）公共事務經(jīng)理4.5 OA流程修訂審批4.5.1 流程圖 4.5.2 流程描述流程描述相關(guān)表單負責人20.3 總裁辦 OA流程修訂審批1.1.由業(yè)務部門提出流程建立及修改需求，并經(jīng)部門領(lǐng)導逐級審核業(yè)務部門1.2. 總裁辦主管依據(jù)制度更新流程修訂工作或管理層意見提出修訂需求 總裁辦主管2. 總裁辦主管根據(jù)現(xiàn)執(zhí)行的制度手冊，審核OA流程建立/修訂申請總裁辦主管3.若流程建立/修訂申請符合現(xiàn)執(zhí)行的制度手冊規(guī)范，則IT經(jīng)理（主管/工程師）根據(jù)需求部門申請制定OA流程實施方案。若不符合現(xiàn)執(zhí)行的制度手冊規(guī)范，則進待制度修訂通過審批后相應建立/修訂OA流程信息技術(shù)部4,5.若O