1、中文Office應(yīng)用,3.1 中文字處理軟件 Word 3.2 電子表格軟件 Excel 3.3 演示文稿制作軟件 PowerPoint 3.4 Office中的數(shù)據(jù)共享與信息交換,3.1 中文字處理軟件Word,3.1.1 Word工作界面 3.1.2 文檔的建立與管理 3.1.3 文檔編輯 3.1.4 多文檔、多窗口編輯 3.1.5 頁面排版 3.1.6 插入操作 3.1.7 圖形與表格操作 3.1.8 長(zhǎng)文檔處理 3.1.9 常用工具 3.1.10 文檔打印,3.1.1 Word工作界面 1. Word的工作界面,Word2003的工作界面,2.啟動(dòng)和退出 啟動(dòng)： 方法一：?jiǎn)螕簟伴_始”“

2、所有程序”“Microsoft Office” “Microsoft Office Word 2003”。 方法二：在任何窗口中，雙擊Word文檔，都可啟動(dòng)Word并同時(shí)打開所選文檔。 退出： 方法一：?jiǎn)螕鬢ord窗口標(biāo)題欄右側(cè)的“關(guān)閉”按鈕。 方法二：按Alt+F4組合鍵可以方便地退出Word。,3.1.2 文檔的建立與管理,新建文檔：?jiǎn)螕簟拔募薄靶陆ā焙螅賳螕粲疫吶蝿?wù)窗格里的“空白文檔”命令來創(chuàng)建新的文檔。 保存文檔：在菜單欄上單擊“文件”“另存為”,在彈出的“另存為”對(duì)話框中設(shè)置“保存位置”、“文件名”，選擇“保存類型”為“Word文檔”，然后單擊“保存”，即可以新文件名保存文件。如

3、果該文檔已經(jīng)保存過了，則可直接單擊工具欄上的“保存”按鈕。 打開文檔 ：?jiǎn)螕簟拔募薄按蜷_”，彈出“打開”對(duì)話框；選擇“查找范圍”和“文件類型”，顯示文件列表，雙擊文件名即可。 關(guān)閉文檔：?jiǎn)螕簟拔募薄瓣P(guān)閉”，即可以關(guān)閉當(dāng)前活動(dòng)文檔。,3.1.3 文檔編輯 1.文本的輸入：在輸入文本內(nèi)容時(shí)，可直接從鍵盤輸入，也可通過“插入”菜單輸入。在Word窗口的編輯區(qū)中會(huì)出現(xiàn)一個(gè)閃動(dòng)的光標(biāo)，這個(gè)光標(biāo)代表的是當(dāng)前文本輸入的位置。 2.文本的選取 ：文本操作時(shí)，先要選取欲操作的文本。見書P81表3.2。 3.文本的復(fù)制、移動(dòng)和刪除：文本復(fù)制、移動(dòng)和刪除時(shí) （1）復(fù)制：?jiǎn)螕簟熬庉嫛薄皬?fù)制”，或在選取的文本上單擊

4、鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“復(fù)制”選項(xiàng)，鼠標(biāo)定位至新的位置后，單擊“編輯”“粘貼”即可完成復(fù)制操作 （2）剪切：?jiǎn)螕簟熬庉嫛薄凹羟小?，鼠?biāo)定位至新的位置后，單擊“編輯”“粘貼”即可完成文本的移動(dòng)。 （3）刪除：?jiǎn)螕簟熬庉嫛薄扒宄?或按Delete鍵即可刪除選中的文本。,4.撤消與恢復(fù)：?jiǎn)螕簟熬庉嫛薄俺废被騿螕簟俺Ｓ谩惫ぞ邫谥械摹俺废卑粹o?；謴?fù)的方法可單擊“編輯”“恢復(fù)”或單擊“常用”工具欄的“恢復(fù)”按鈕。 5.查找與替換：?jiǎn)螕簟熬庉嫛薄安檎摇?，在彈出的“查找”?duì)話框中進(jìn)行設(shè)置。,3.1.4 多文檔、多窗口編輯 1.打開多個(gè)文檔 打開多個(gè)文檔的方法主要有兩種： （1）一個(gè)一個(gè)地按照打

5、開單個(gè)文檔； （2）一次打開多個(gè)文檔：?jiǎn)螕簟拔募薄按蜷_”，彈出“打開”對(duì)話框；按住鍵，用鼠標(biāo)依次單擊所有要打開的文檔；單擊“打開”即可打開所有選中的文檔。,2.單文檔的多窗口顯示 （1）用不同的窗口顯示同一文檔的不同部分：打開需要顯示的長(zhǎng)文檔，然后單擊“窗口”“新建窗口”，這樣屏幕上就會(huì)產(chǎn)生一個(gè)新的窗口 。新舊窗口顯示的是同一個(gè)文檔（但它們顯示在標(biāo)題欄上的文件名是不一樣的），這時(shí)可以用滾動(dòng)條的方法來讓它們顯示同一文檔的不同部分。 （2）用同一個(gè)窗口不同的子窗口顯示同一文檔的不同部分：?jiǎn)螕簟按翱凇薄安鸱帧保@時(shí)鼠標(biāo)指針變成一條橫線移動(dòng)鼠標(biāo)指針到確定拆分窗口的位置，單擊鼠標(biāo)左鍵，當(dāng)前的窗口就會(huì)被

6、拆分為兩個(gè)子窗口，可以拖動(dòng)滾動(dòng)條讓它們顯示同一文檔的不同部分。如果要還原到原來一個(gè)窗口的狀態(tài)，則單擊“窗口”“取消拆分”即可。,3.1.5 頁面排版,1.字符的格式 字符格式包括字體種類、字符大小、字形、顏色以及各種修飾效果等，字符格式的編排決定字符在屏幕上和打印時(shí)的顯示形式。對(duì)一個(gè)文檔的不同內(nèi)容使用不同的字體和字形，可以使文檔的層次分明、結(jié)構(gòu)清晰，讓閱讀者一目了然，從而便于抓住重點(diǎn)。 （1）字體：在文檔中適當(dāng)?shù)馗淖冏煮w，可以使文章顯得結(jié)構(gòu)分明、重點(diǎn)突出。選定文本后單擊“格式”“字體”，在彈出的“字體”對(duì)話框中單擊“字體”選項(xiàng)卡可設(shè)置中文字體和英文字體。,（2）字號(hào)和字形：改變字號(hào)的目的通常是

7、為了將不同層次的文字從大小上區(qū)分開來。例如，文章中標(biāo)題的字號(hào)通常要比正文的略大一些，而表格中的字號(hào)要小一些。改變字形可將文字設(shè)置為粗體或斜體。選定文本后單擊“格式”“字體”，在彈出的“字體”對(duì)話框中單擊“字體”選項(xiàng)卡可設(shè)置字號(hào)和字形。 （3）間距和縮放：Word提供了間距縮放功能，可以通過此項(xiàng)功能調(diào)整文檔的外觀、提高可讀性。選定文本后單擊“格式”“字體”，在彈出的“字體”對(duì)話框中單擊“字符間距”選項(xiàng)卡可設(shè)置間距和縮放。,（4）動(dòng)態(tài)效果： Word還可以為文本設(shè)置動(dòng)態(tài)效果，以獲得文字在屏幕上的動(dòng)態(tài)顯示效果。選定文本后單擊“格式”“字體”，在彈出的“字體”對(duì)話框中單擊“文字效果”選項(xiàng)卡可設(shè)置文本的

8、動(dòng)態(tài)效果。 （5）中文版式效果： 單擊“格式”“中文版式”，可以設(shè)置如書P84表3.3所示各種字體效果。,2.段落格式化 段落是文本、圖形、對(duì)象或其它項(xiàng)目等的集合。 （1）段落對(duì)齊、縮進(jìn)和間距：?jiǎn)螕簟案袷健薄岸温洹薄翱s進(jìn)和間距”，在彈出的“段落”對(duì)話框中單擊“縮進(jìn)和間距”選項(xiàng)卡可進(jìn)行設(shè)置。 （2）換行和分頁：Word中可以通過控制換行和分頁精確地控制段落格式，在控制換行符和分頁符時(shí)主要使用 “段落”對(duì)話框的“換行和分頁”選項(xiàng)卡。 （3）段落格式復(fù)制：選取原段落后的回車符，單擊“常用”工具欄中的“格式刷”工具，然后刷過目標(biāo)段落的回車符，被刷段落立即采用原段落格式。雙擊“格式刷”，原格式可以多次復(fù)

9、制，直至再次單擊“格式刷”。,（4）邊框和底紋：當(dāng)需要對(duì)文檔中的部分文本或段落添加邊框時(shí)，可先選定要添加邊框的文本， 單擊“格式”“邊框和底紋”，在彈出“邊框和底紋”對(duì)話框中單擊“邊框”選項(xiàng)卡設(shè)置邊框；單擊“底紋”選項(xiàng)卡設(shè)置底紋。 （5）分欄：分欄排版可以提高文檔的閱讀速度，也可以使文檔版式生動(dòng)活潑。選定文本，單擊“格式”“分欄”，在彈出的“分欄”對(duì)話框中選擇“欄”數(shù)、各欄“寬度”及欄與欄之間的“間距”，再選擇是否添加“分隔線”即可。,3.頁面格式化 （1）頁面設(shè)置：頁面設(shè)置主要包括頁邊距設(shè)置、紙張?jiān)O(shè)置、版式設(shè)置等，其中頁邊距和紙張?jiān)O(shè)置是最重要的，合適的紙張、合理的頁邊距將使文檔顯得更為美觀。

10、單擊“文件”“頁面設(shè)置”，在彈出的“頁面設(shè)置”對(duì)話框中單擊“頁邊距”選項(xiàng)卡可設(shè)置頁邊距；在 “頁面設(shè)置”對(duì)話框中單擊“紙張”選項(xiàng)卡可設(shè)置紙張大小和類型。 （2）背景：背景顯示在頁面最底層，合理地運(yùn)用背景會(huì)使文檔活潑明快，使閱讀者有一種美的享受。單擊“格式”“背景”，單擊其子菜單。在子菜單中的調(diào)色板上單擊需要的顏色塊，即可為文檔設(shè)置該顏色作為背景。 （3）頁面邊框：?jiǎn)螕簟案袷健薄斑吙蚝偷准y”，在彈出的“邊框和底紋”對(duì)話框中單擊“頁面邊框”選項(xiàng)卡即可。,（4）改變文字方向：選定文本，單擊“格式”“文字方向”，在彈出的 “文字方向”對(duì)話框中的“方向”欄中選擇一種合適的豎排格式，在“應(yīng)用于”下拉列表框

11、選擇“整篇文檔”或“插入點(diǎn)之后”即可。 （5）插入頁眉和頁腳：頁眉頁腳是文檔的輔助信息，它們通常包含文檔的說明、章節(jié)名、標(biāo)題、頁數(shù)、頁碼和日期等等。在文檔中，可以用同一個(gè)頁眉和頁腳，也可以在文檔的不同部分使用不同的頁眉和頁腳。比如在文檔的開頭或某一章節(jié)的開頭用特殊徽標(biāo)作頁眉；奇數(shù)頁使用章節(jié)名作頁眉；偶數(shù)頁使用文檔名或說明作頁眉等。單擊“視圖”“頁眉和頁腳”，可對(duì)文檔設(shè)置頁眉和頁腳。,（6）首字下沉 ：設(shè)置段落“首字下沉”可以使得段落內(nèi)容更加醒目。定位光標(biāo)，單擊“格式”“首字下沉”，在彈出的“首字下沉”對(duì)話框中選擇“位置”、“字體”、“下沉行數(shù)”等屬性即可。 （7）項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)：項(xiàng)目符號(hào)指的是

12、提綱式文檔的前導(dǎo)符，如黑點(diǎn)、方塊等；項(xiàng)目編號(hào)指的是系列性文本前面的序號(hào)。使用項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)可以使文檔結(jié)構(gòu)清晰，層次分明，使讀者易于閱讀，便于比較。選定段落，單擊“格式”“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”，在彈出“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”對(duì)話框中分別單擊“項(xiàng)目符號(hào)”或“編號(hào)”選項(xiàng)卡即可。,3.1.6 插入操作 1.插入日期、時(shí)間和特殊字符 在輸入文本時(shí)，有時(shí)需要輸入一些特殊的字符，如日期、時(shí)間和特殊符號(hào)等，特殊符號(hào)是指鍵盤上沒有的符號(hào)，如、長(zhǎng)破折號(hào)(一)、省略號(hào)()或不間斷空格等，以及國(guó)際通用字符，如“ ”和“”。向文檔中插入日期和時(shí)間有三種方式：鍵盤直接輸入方式、靜態(tài)方式和自動(dòng)更新方式。,（1）鍵盤輸入方式：用鍵盤直

13、接輸入即可。時(shí)間和日期可以是任意的，不受系統(tǒng)時(shí)間的限制，所以也不會(huì)自動(dòng)更新。 （2）靜態(tài)方式：將光標(biāo)移動(dòng)到要插入時(shí)間或日期的位置，單擊“插入”“日期和時(shí)間”，彈出“日期和時(shí)間”對(duì)話框。在“可用格式”列表框中選擇需要的日期或時(shí)間格式。單擊“確定”，當(dāng)前系統(tǒng)的日期或時(shí)間就會(huì)按選定的格式插入到文檔中。 （3）自動(dòng)更新插入方式：是指把日期和時(shí)間插入文檔后，日期和時(shí)間還會(huì)隨著系統(tǒng)時(shí)間的改變而自動(dòng)更新，在打印文檔時(shí)，打印出的總是當(dāng)前的日期和時(shí)間，這適用于通知、信函等文檔類型。具體的操作步驟和靜態(tài)方式類似，不同的是要在“日期和時(shí)間”對(duì)話框中選中“自動(dòng)更新”復(fù)選框。,2. 插入分隔符 分隔符主要包括分頁符和分

14、節(jié)符。插入分隔符可 以更靈活地設(shè)置頁面版式，使頁面設(shè)置與文檔內(nèi) 容有機(jī)結(jié)合。文檔未充滿一頁面需要分頁時(shí)，可 以人工插入分頁符。定位插入點(diǎn)，單擊“插 入”“分隔符”，在彈出的“分隔符”對(duì)話框 中選擇“分頁符”單選項(xiàng)即可。 如果一篇文檔中 需要采用不同的頁邊距、頁面邊框或頁眉頁腳等 格式，就必須插入分節(jié)符。單擊“插入”“分 隔符”，在彈出的 “分隔符”對(duì)話框中選擇“分 節(jié)符”，然后進(jìn)一步選擇“分節(jié)符類型”即可。,3. 插入文本 文本框是一種可以在其中獨(dú)立地進(jìn)行文字輸入和 編輯的圖形框，在文檔中適當(dāng)?shù)厥褂梦谋究?，?以實(shí)現(xiàn)一些特殊的編輯功能，它就像一個(gè)盛放文 字的容器，可以在頁面上定位并調(diào)整，利用文

15、本 框還可以重排文字和向圖形添加文字。 將光標(biāo)置于需要插入文本框的文檔中，單擊“插 入”“文本框”，將彈出一個(gè)子菜單，在子菜 單中選擇一種排版方式（如橫排），會(huì)在文檔中 彈出畫布。在畫布中單擊鼠標(biāo)左鍵，適當(dāng)放大所 創(chuàng)建的“文本框”，即可在其中輸入文字。右擊 文本框邊框，在快捷菜單中選擇“設(shè)置文本框格 式”也可以修飾文本框，如設(shè)置陰影、邊框、填 充顏色或背景等。,4.插入文件 定位插入點(diǎn)，單擊“插入”“文件”，在彈出的“插 入文件”對(duì)話框中選擇文件的“查找范圍”，在文件列 表中雙擊欲插入文件名，即可在文檔中插入保存好的文 件，實(shí)現(xiàn)多文檔的合并。 5.插入公式 在有關(guān)數(shù)學(xué)內(nèi)容的文檔中有可能需要輸入

16、帶有特殊符號(hào) 的數(shù)學(xué)公式， Word為此提供了公式編輯器。定位要插 入公式的位置。單擊“插入”“對(duì)象”，在彈出的 “對(duì)象”對(duì)話框中單擊“新建”選項(xiàng)卡。選擇“對(duì)象類 型”列表框中的“ Microsoft 公式 3.0 ”選項(xiàng)，如果 列表框中沒有 Microsoft 的公式編輯器，則需進(jìn)行安 裝。單擊“確定”按鈕，彈出“公式”編輯器。在 “公式”編輯器中選擇符號(hào)，輸入變量和數(shù)字，以創(chuàng)建 公式。,6.插入超鏈接 在Word文檔中插入超鏈接可以實(shí)現(xiàn)資源共享。選中要插入超鏈接的文本，單擊“插入”“超鏈接”，彈出“插入超鏈接”對(duì)話框，在“地址”欄中輸入網(wǎng)址即可。 7.插入腳注、尾注和批注 定位光標(biāo)插入點(diǎn)，

17、然后單擊“插入”“引用”“腳注和尾注”，在出現(xiàn)的“腳注和尾注”對(duì)話框的“插入”欄中選擇“腳注”或“尾注”單選框；“插入”后光標(biāo)定位處出現(xiàn)引用標(biāo)記，同時(shí)在頁面的底端出現(xiàn)注釋分隔線；在分隔線下的窗口中輸入注釋文本即可。 插入批注與插入腳注尾注的方法類似。定位光標(biāo)，單擊“插入”“批注”，在出現(xiàn)的“批注”區(qū)輸入批注文本即可。批注插入后，雙擊批注標(biāo)記進(jìn)入批注窗格，可以修改批注；用鼠標(biāo)指向批注標(biāo)記，可聯(lián)機(jī)閱讀批注內(nèi)容。,3.1.7 圖形與表格操作 1.圖片的插入與編輯 （1）插入圖片：插入圖片常用的方法是從Word自帶的剪輯庫中插入剪貼畫和插入來自其它文件的圖片。 插入剪貼畫的操作步驟如下：?jiǎn)螕粑臋n中要插

18、入剪貼畫的位置，單擊“插入” “圖片”“剪貼畫”，可以將剪貼畫插入到光標(biāo)所在位置。 從文件中插入圖片的操作步驟如下：?jiǎn)螕粑臋n中要插入剪貼畫的位置，單擊“插入”“圖片”“來自文件”；在出現(xiàn)的“插入圖片”對(duì)話框中輸入“查找范圍”、“文件類型”、“文件名”，單擊“插入”，圖片即可插入文檔。,（2）編輯與設(shè)置圖片：在插入了圖片后，單擊該圖片，彈出“圖片”工具欄，通過該工具欄中的按鈕可以調(diào)節(jié)圖片顏色、亮度和對(duì)比度，裁剪、旋轉(zhuǎn)或壓縮圖片，設(shè)置圖片格式，調(diào)整圖片透明度等。,2. 繪制圖形 在 Word 文檔中，可以通過對(duì)各種對(duì)象的組合生成圖形，這些對(duì)象包括：自選圖形、任意形狀、圖表、曲線、直線、箭頭、藝術(shù)字

19、等。 繪制新圖形可以單擊“插入”“圖片”“繪制新圖形”或在Word窗口下方的“繪圖”工具欄中選擇“自選圖形”下拉菜單中的一個(gè)選項(xiàng)即可。,3. 藝術(shù)字的插入與編輯 在Word文檔中可以插入如下圖所示的文字，以使文檔內(nèi)容更豐富多彩。,4. 表格的插入與編輯 表格層次清晰、邏輯關(guān)系明確，如何有效且快速地制作和處理表格是文檔處理事務(wù)中經(jīng)常要面對(duì)的一個(gè)重要問題。Word提供了強(qiáng)有力的表格處理功能，它的表格制作命令全部集中在“表格”菜單中。 單擊“表格” “插入”“表格”，在彈出的“表格”對(duì)話框中設(shè)置行和列的參數(shù)即可插入表格。,5.圖表的生成與編輯 在Word文檔中，可以同時(shí)插入數(shù)據(jù)表和相應(yīng)的數(shù)據(jù)圖，然后

20、再通過編輯數(shù)據(jù)圖和更改數(shù)據(jù)圖類型來獲得所需的圖表內(nèi)容，也可以根據(jù)已有表格來創(chuàng)建數(shù)據(jù)圖并進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置。當(dāng)需要同時(shí)創(chuàng)建數(shù)據(jù)表和相應(yīng)數(shù)據(jù)圖時(shí)，在文檔中單擊要插入圖表的位置，單擊“插入”“對(duì)象”，在彈出的 “對(duì)象”對(duì)話框中單擊“新建”選項(xiàng)卡；在“對(duì)象類型” 列表框中選擇 “Microsoft Graph圖表”選項(xiàng)，然后單擊“確定”按鈕，即在文檔中插入了一個(gè)帶示例數(shù)據(jù)的“數(shù)據(jù)表”和相應(yīng)的圖表。,3.1.8 長(zhǎng)文檔處理 1.樣式與模板 （1）樣式：為了幫助用戶提高文檔編輯的效率，Word提供了“樣式和格式”任務(wù)窗格來創(chuàng)建、查看、選擇、應(yīng)用甚至清除文本的樣式。 （2）模板：任何Microsoft Word

21、文檔都是以模板為基礎(chǔ)的，模板決定文檔的基本結(jié)構(gòu)和文檔設(shè)置，如自動(dòng)圖文集、詞條、字體、快捷鍵指定方案、宏、菜單、頁面設(shè)置、特殊格式和樣式等。模板是高效處理文檔的重要工具。模板分為共用模板和文檔模板兩種，共用模板包括 Normal 模板，其所含設(shè)置適用于所有文檔。,2.大綱與目錄 （1）大綱：在Word中，提供了“大綱視圖”來幫助顯示文檔的組織方式，并使得重新組織文檔變得方便快捷。在大綱視圖中，用縮進(jìn)文檔標(biāo)題的形式顯示了它在文檔中的位置，可以在大綱視圖中上下移動(dòng)標(biāo)題和文本，還可以通過使用“大綱”工具欄上的按鈕來提升或降低標(biāo)題和文本的級(jí)別，另外還可以通過拖拽分級(jí)顯示符號(hào)來重新組織文檔。 1）創(chuàng)建大綱

22、：可以在新建文檔時(shí)即建立一個(gè)大綱，在新文檔中單擊文檔左下角的“大綱視圖”按鈕，切換到大綱視圖；輸入每一個(gè)標(biāo)題，按Enter鍵后，Word 將自動(dòng)對(duì)每個(gè)標(biāo)題應(yīng)用“標(biāo)題 1”的樣式。此時(shí)每個(gè)標(biāo)題的左側(cè)有一個(gè)分級(jí)顯示符號(hào)，當(dāng)某標(biāo)題下有子標(biāo)題時(shí)，其左側(cè)將出現(xiàn)一個(gè)“+”形狀的分級(jí)顯示符號(hào)。,2）調(diào)整標(biāo)題級(jí)別：選定標(biāo)題后單擊“大綱”工具欄上的“提升”或“降低”按鈕即可將標(biāo)題升高或降低一個(gè)級(jí)別。當(dāng)對(duì)布局滿意后，即可切換到頁面視圖或普通視圖，為每級(jí)標(biāo)題添加相關(guān)正文。在大綱視圖中，正文文字的左側(cè)也會(huì)出現(xiàn)一個(gè)分級(jí)顯示符號(hào)。 3）移動(dòng)文檔：選中要重新排列的文檔，上下拖動(dòng)標(biāo)題符號(hào)，可以將選中的文本直接定位。 4）瀏覽

23、標(biāo)題中正文：雙擊標(biāo)題，將展開本級(jí)標(biāo)題中全部正文。再次雙擊標(biāo)題，返回折疊狀態(tài)。 5）瀏覽文檔：在“大綱”工具欄“顯示級(jí)別”列表中選擇顯示的級(jí)別，文檔將展開到該級(jí)標(biāo)題。 6）組織文檔：在大綱視圖中，可以通過向上或向下移動(dòng)標(biāo)題和文字，或?qū)ζ溥M(jìn)行提升或降低級(jí)別來重新組織標(biāo)題。,（2）目錄：目錄可以幫助使用者更快的了解文檔的主要內(nèi)容。 1）編制目錄：最簡(jiǎn)單的方法是使用內(nèi)置的大綱級(jí)別格式或標(biāo)題樣式，單擊要插入目錄的位置，單擊“插入”“引用”“索引和目錄”，在彈出的“索引和目錄”對(duì)話框中單擊“目錄”選項(xiàng)卡；在“目錄”選項(xiàng)卡中選中“顯示頁碼”和“頁碼右對(duì)齊”復(fù)選框；在“制表符前導(dǎo)符”下拉列表框中選擇標(biāo)題名和對(duì)

24、應(yīng)頁碼間的連接符號(hào)；在“常規(guī)”欄中設(shè)置“顯示級(jí)別”等屬性，確認(rèn)后即可生成目錄。 2）更新目錄：如果文檔的內(nèi)容有所改變，需要對(duì)目錄進(jìn)行更新，操作步驟如下：在頁面視圖中，用鼠標(biāo)右鍵單擊目錄中任意位置，在彈出的快捷菜單中單擊“更新域”，彈出“更新目錄”對(duì)話框，在該對(duì)話框中選擇更新類型，確認(rèn)后即可。,3.1.9 常用工具 1.自動(dòng)更正和自動(dòng)圖文集 如果需要經(jīng)常插入某些相同的文本或圖形，可以使用Word為用戶提供的自動(dòng)完成功能，這樣就可以不必每次都用繁瑣的步驟來輸入它們。 （1）自動(dòng)圖文集：自動(dòng)圖文集是Word提供的自動(dòng)功能的一種，為重復(fù)輸入一段文本或圖形提供了一種快捷方式。使用這個(gè)功能可以為要輸入的文

25、本（也稱為詞條）定義一個(gè)縮寫（也稱為詞條名），以后再輸入這段文本時(shí)，只需輸入詞條名即可將詞條輸入。,（2）自動(dòng)更正：自動(dòng)更正也是Word提供的一種自動(dòng)功能，它主要用于更正錯(cuò)誤，使得對(duì)文檔的編輯更高效、更智能化。Word已經(jīng)提供了大量的自動(dòng)更正詞條。但如果經(jīng)常輸錯(cuò)某個(gè)單詞或詞語，Word提供的更正詞條又沒有預(yù)先定義這樣的更正詞條，可以自己創(chuàng)建自動(dòng)更正詞條。,2.拼寫和語法錯(cuò)誤 評(píng)價(jià)一篇文檔是否具有可信度，首先要看的就是它的拼寫和語法是否有問題。所以經(jīng)常會(huì)用到兩個(gè)參考工具拼寫和語法檢查。 （1）檢查拼寫錯(cuò)誤：檢查文檔中所有的拼寫和語法問題時(shí)，可以使用“拼寫和語法”對(duì)話框來瀏覽文檔，單擊“工具”“拼

26、寫和語法”或單擊“常用”工具欄中的“拼寫和語法”按鈕可以打開“拼寫和語法”對(duì)話框。當(dāng)“拼寫和語法”對(duì)話框打開時(shí)，將顯示當(dāng)前光標(biāo)位置后查找到的第一個(gè)可能的錯(cuò)誤。每個(gè)可能錯(cuò)誤的單詞或短語問題都被用帶顏色的下劃線標(biāo)識(shí)出來紅色代表拼寫錯(cuò)誤，綠色代表語法錯(cuò)誤。,（2）檢查語法錯(cuò)誤：Word 除了檢查文檔中的拼寫錯(cuò)誤以外，還檢查語法的準(zhǔn)確性，Word的語法檢查器按照標(biāo)準(zhǔn)語法審閱文檔中的有關(guān)問題，并用綠色波形線將可能的錯(cuò)誤標(biāo)識(shí)出來。 運(yùn)行語法檢查器時(shí)，用鼠標(biāo)右鍵單擊一個(gè)可能的語法錯(cuò)誤，從彈出的快捷菜單中單擊“語法”選項(xiàng)，或者單擊“工具”“拼寫和語法”。在彈出的“拼寫和語法”對(duì)話框中處理語法問題時(shí)（或在“語法

27、”對(duì)話框中），可以在上邊的文本區(qū)中直接修改突出顯示的文本，或者選擇對(duì)話框中不同的選項(xiàng)內(nèi)容。,（3）字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)：Word中還提供了字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)功能可以用來查看工作進(jìn)度。工作中有時(shí)需要顯示字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)信息，如要計(jì)算一種特殊文檔的字?jǐn)?shù)。在Word中統(tǒng)計(jì)文檔中的字?jǐn)?shù)極其簡(jiǎn)單，單擊“工具”“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”，彈出“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”對(duì)話框，字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)信息就自動(dòng)顯示出來。,（4）郵件合并：在信息時(shí)代經(jīng)常要發(fā)出大量的郵件，如會(huì)議通知、邀請(qǐng)函等。這類郵件共同的特點(diǎn)是除收件人的姓名、地址、職稱等少量信息不同外，信函的內(nèi)容完全相同。Word提供的郵件合并功能將相同的內(nèi)容創(chuàng)建為主文檔，將不同的信息利用“域”的概念創(chuàng)建為數(shù)據(jù)源文檔，主文檔的內(nèi)

28、容和數(shù)據(jù)源文檔中的信息逐條分別合并，自動(dòng)形成一系列合并文檔，大大提高辦公效率。 （5）文檔的批注和修訂：批注功能允許協(xié)作處理文檔的用戶提出問題、提供建議、插入備注以及給文檔內(nèi)容做出一般性解釋。批注在審閱者添加注釋或?qū)ξ谋咎岢鲆蓡枙r(shí)十分有用，而當(dāng)審閱者逐行查看文檔時(shí)，就要使用修訂功能。,1）文檔批注：光標(biāo)定位于插入位置；單擊“審閱”工具欄的“批注”按鈕，在彈出的下拉菜單中單擊“新建批注”，在彈出的“批注”輸入框中輸入批注內(nèi)容，即完成一個(gè)常規(guī)批注的插入。 2）文檔修訂：?jiǎn)螕簟皩忛啞惫ぞ邫诘摹熬芙^修訂”按鈕，從彈出的下拉菜單中選擇“拒絕修訂刪除批注”選項(xiàng)，可拒絕修訂拒絕刪除光標(biāo)處的批注；單擊“審閱”

29、工具欄的“接受修訂”按鈕，從彈出的下拉菜單中選擇“接受修訂”選項(xiàng)，可接受光標(biāo)處的修訂；單擊“審閱”工具欄的“接受修訂”按鈕，從彈出的下拉菜單中選擇“接受對(duì)文檔所做的所有修訂”選項(xiàng)，可接受全部的修訂。,3.1.10 文檔打印 1.打印設(shè)置與打印文檔 為了準(zhǔn)確地打印出文檔，打印前通常需要設(shè)置打印的頁面范圍、份數(shù)和打印順序等。單擊“文件”“打印”，彈出“打印”對(duì)話框，可以設(shè)置需要打印的“頁面范圍”和“份數(shù)”；如果打印多份，可以選擇是否“逐份打印”。單擊“打印”對(duì)話框中的“確定”按鈕可打印文檔。 2.打印預(yù)覽 在打印輸出之前，可以用Word提供的打印預(yù)覽功能來模擬顯示打印效果，從而判定是否滿足設(shè)計(jì)要求

30、。單擊“文件”“打印預(yù)覽”，或單擊常用工具欄上的“打印預(yù)覽”按鈕，就會(huì)將當(dāng)前文檔的打印預(yù)覽效果顯示出來。,3.2 電子表格軟件 Excel,3.2.1 Excel的基本操作 3.2.2 工作表的操作 3.2.3 公式與函數(shù) 3.2.4 圖表的編輯 3.2.5 數(shù)據(jù)管理 3.2.6 常用醫(yī)學(xué)統(tǒng)計(jì)分析 3.2.7 預(yù)覽和打印,3.2.1 Excel的基本操作 1.Excel 的工作界面,Excel 2003的工作界面,2.Excel的基本概念 （1）工作簿：Excel應(yīng)用程序的文檔，由多張（最多255張）工作表組成，擴(kuò)展名為.xls。默認(rèn)的工作簿名是Book1.xls、Book2.xls、Book

31、3.xls。 （2）工作表：我們常說的電子表格，由一些橫向和縱向交叉的網(wǎng)格組成，橫向的稱為行（用阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3標(biāo)識(shí)，最多65536行），縱向的稱為列（用字母A、B、C標(biāo)識(shí)，最多256列），每個(gè)工作表都有一個(gè)名字，稱為工作表標(biāo)簽名，默認(rèn)的工作表標(biāo)簽名是Sheet1、Sheet2、Sheet3， （3）單元格：是工作表中橫向和縱向交叉的一個(gè)網(wǎng)格，也是Excel獨(dú)立操作的最小單位，可用字母數(shù)字串命名，如H2表示處于第H列和第2行交叉處的單元格。,3. 配置Excel工作環(huán)境 （1）設(shè)置文件保存的目錄、最近打開的文件數(shù)、工作表數(shù)目、工作表字體,（2）更改文件自動(dòng)保存時(shí)間間隔,“選項(xiàng)”中的“常規(guī)”

32、標(biāo)簽,3.2.2 工作表的操作 1工作表的編輯 （1）選定單元格：各種選定方法見書P103表3.5。 （2）在單元格內(nèi)輸入數(shù)據(jù)：Excel能夠接受數(shù)值型、日期時(shí)間型、文本型和邏輯型等4大類數(shù)據(jù)。 1）在一個(gè)單元格內(nèi)輸入數(shù)據(jù) ：見書P103表3.6。 2）在單元格區(qū)域內(nèi)輸入相同的數(shù)據(jù)：選定單元格區(qū)域后輸入數(shù)據(jù)，并按Ctrl +Enter確認(rèn)。 3）選擇列表內(nèi)容輸入：右鍵單擊單元格，在快捷菜單中選擇“從下拉列表中選擇”，然后在列表中選擇。 4）數(shù)據(jù)填充：在連續(xù)單元格內(nèi)輸入一組有規(guī)律的數(shù)據(jù)。 5）設(shè)置數(shù)據(jù)的有效性：數(shù)據(jù)的有效性是指在單元格中輸入的數(shù)據(jù)的類型和有效范圍。,（3）插入行、列或單元格： 選

33、擇“插入”“行”/“列” 或 “單元格” （4）刪除行、列或單元格： 選擇“編輯”“刪除”命令或單擊右鍵在快捷菜單中選擇“刪除”命令。 （5）清除單元格內(nèi)容：按Del鍵 （6）移動(dòng)和復(fù)制單元格：拖拽鼠標(biāo)可實(shí)現(xiàn)移動(dòng)或復(fù)制 （7）查找或替換單元格內(nèi)容：?jiǎn)螕簟熬庉嫛薄安檎摇?2. 工作表的格式化 Excel格式設(shè)置功能包括單元格內(nèi)容的字符格式設(shè)置、數(shù)字格式設(shè)置、表格的邊框和底紋設(shè)置、行高和列寬設(shè)置、自動(dòng)套用格式、條件格式設(shè)置等 （1）設(shè)置單元格字符格式 ：字符格式包括字符的字體、字號(hào)、顏色等，單擊“格式”“單元格”“字體”選項(xiàng)卡，在彈出的對(duì)話框中設(shè)置 （2）設(shè)置單元格數(shù)字格式：?jiǎn)螕簟案袷健薄皢卧瘛?/p>

34、“數(shù)字”選項(xiàng)卡，在彈出的對(duì)話框中設(shè)置 （3）設(shè)置對(duì)齊方式：?jiǎn)螕簟案袷健薄皢卧瘛薄皩?duì)齊”選項(xiàng)卡，在彈出的對(duì)話框中設(shè)置,（4）添加邊框和底紋：?jiǎn)螕簟案袷健薄皢卧瘛薄斑吙颉边x項(xiàng)卡，在彈出的對(duì)話框中設(shè)置 （5）調(diào)整行高和列寬： 單擊“格式”“行”“行高”或“列”“列寬”，在對(duì)話框中輸入具體數(shù)值 （6）使用格式： 1）自動(dòng)套用格式：?jiǎn)螕簟案袷健薄白詣?dòng)套用格式”，在彈出的對(duì)話框中選擇某種格式 2）使用條件格式：?jiǎn)螕簟案袷健薄皸l件格式”命令，在彈出的對(duì)話框中設(shè)置,3.2.3 公式與函數(shù) 公式：由運(yùn)算符和運(yùn)算量組成的表達(dá)式 函數(shù)：預(yù)先定義，執(zhí)行計(jì)算、分析等任務(wù)的特殊公式 1. 運(yùn)算符：包括引用運(yùn)算符、算術(shù)

35、運(yùn)算符、文本運(yùn)算符和比較運(yùn)算符，見書P108表3.7 2.單元格引用：用以標(biāo)識(shí)工作表中的一個(gè)單元格或單元格區(qū)域，在公式中用以指明所使用數(shù)據(jù)的位置 引用方法：見書P108表3.8 引用方式：分3種,1）相對(duì)引用：指向相對(duì)于公式所在單元格某一位置處的單元格 2）絕對(duì)引用：指向工作表中固定位置處的單元格，它的位置與包含公式的單元格的位置無關(guān) 3）混合引用：在公式中對(duì)單元格的引用既包括相對(duì)引用，又包括絕對(duì)引用 （3）使用數(shù)組公式：能夠?qū)山M或兩組以上的數(shù)據(jù)（兩個(gè)或兩個(gè)以上的單元格區(qū)域）同時(shí)進(jìn)行計(jì)算，并返回一種或多種結(jié)果,3.函數(shù) （1）函數(shù)的輸入 簡(jiǎn)單函數(shù)可在單元格直接輸入，復(fù)雜函數(shù)可以利用插入函數(shù)功

36、能輸入 （2）函數(shù)使用舉例 見書P109例3.15 （2）函數(shù)的功能 函數(shù)參數(shù)窗口中有當(dāng)前選定函數(shù)的功能說明欄，可以了解當(dāng)前選定函數(shù)的功能 （3）函數(shù)常見的出錯(cuò)信息 當(dāng)Excel不能正確計(jì)算公式時(shí)，將在單元格中顯示出錯(cuò)信息，具體含義見書P110表3.9,3.2.4 圖表的編輯 圖表是指工作表數(shù)據(jù)的圖形化表示 1.圖表的創(chuàng)建與編輯：?jiǎn)螕簟安迦搿薄皥D表”或單擊常用工具欄的“圖表向?qū)А卑粹o，打開“圖表向?qū)А睂?duì)話框，按照“圖表向?qū)А钡挠嘘P(guān)說明，一步一步地進(jìn)行操作 2.圖表的格式化：包括修改圖表區(qū)格式、繪圖區(qū)格式、網(wǎng)格線格式、數(shù)據(jù)系列格式、標(biāo)題及圖例格式、坐標(biāo)軸格式以及設(shè)置三維格式等 （1）設(shè)置坐標(biāo)、標(biāo)

37、題、圖例等的格式 （2）添加數(shù)據(jù)標(biāo)志 （3）改變圖表顏色、圖案、邊框,3.2.5 數(shù)據(jù)管理 1.數(shù)據(jù)排序：指把數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)按一定的順序要求重新排列。排序依據(jù)的字段稱為關(guān)鍵字，Excel最多可以有三個(gè)關(guān)鍵字，簡(jiǎn)單排序則可按一列數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，復(fù)雜排序則可按多列數(shù)據(jù)進(jìn)行排序 操作步驟：?jiǎn)螕簟皵?shù)據(jù)”“排序”，打開“排序”對(duì)話框，選擇關(guān)鍵字及排列方式，單擊“確定”按鈕即可。,2. 數(shù)據(jù)篩選：指只顯示數(shù)據(jù)清單中滿足條件的數(shù)據(jù)部分，而將其它數(shù)據(jù)隱藏起來，分為自動(dòng)篩選和高級(jí)篩選兩類。 操作步驟：?jiǎn)螕簟皵?shù)據(jù)”“篩選”“自動(dòng)篩選”/“高級(jí)篩選”，彈出相應(yīng)對(duì)話框，按要求設(shè)置，再單擊“確定”按鈕。 3. 分類匯總

38、：是指按照某一字段的取值對(duì)數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，分別計(jì)算每一類某項(xiàng)匯總指標(biāo) 操作步驟：?jiǎn)螕簟皵?shù)據(jù)”“分類匯總”命令，打開“分類匯總”對(duì)話框 ，按要求設(shè)置，再單擊“確定”按鈕。 4. 數(shù)據(jù)透視表：是一種交互式報(bào)表，可以快速合并和比較大量數(shù)據(jù)。也能旋轉(zhuǎn)行和列以看到源數(shù)據(jù)的不同匯總，還也可顯示感興趣區(qū)域的明細(xì)數(shù)據(jù)。,3.2.6 常用醫(yī)學(xué)統(tǒng)計(jì)分析 Excel提供了一組數(shù)據(jù)分析工具，稱為“分析工具庫”，在建立復(fù)雜統(tǒng)計(jì)或工程分析時(shí)，只需為每一個(gè)分析工具提供必要的數(shù)據(jù)和參數(shù)，該工具就會(huì)使用適宜的統(tǒng)計(jì)或工程函數(shù)，在輸出表格中顯示相應(yīng)的結(jié)果，有些工具在生成輸出表格時(shí)還能同時(shí)生成圖表。 操作步驟：?jiǎn)螕簟肮ぞ摺?/p>

39、“數(shù)據(jù)分析”命令，選擇所需分析工具，再按要求設(shè)置即可。,3.2.7 預(yù)覽和打印 為了使打印出的工作表清晰、準(zhǔn)確、美觀，可以進(jìn)行頁面設(shè)置、添加頁眉頁腳、圖片和設(shè)置打印區(qū)域等工作，并可以在屏幕上預(yù)覽打印結(jié)果。 1.頁面設(shè)置：用于控制打印工作表的外觀或版面，包括頁面方向、紙張大小、頁邊距、頁眉和頁腳等，功能與Word中的頁面設(shè)置類似。 2.添加頁眉頁腳：?jiǎn)螕簟耙晥D”“頁眉和頁腳”“頁面設(shè)置”選項(xiàng)卡，在“頁眉和頁腳”對(duì)話框設(shè)置。 設(shè)置分頁：當(dāng)工作表的內(nèi)容超過一頁時(shí)，Excel會(huì)根據(jù)紙張大小、頁邊距等自動(dòng)進(jìn)行分頁，用戶也可根據(jù)需要對(duì)工作表進(jìn)行人工分頁。 打印工作簿：?jiǎn)螕簟拔募薄按蛴　?，彈出“打印”?duì)話

40、框，再根據(jù)要求設(shè)置即可。,3.3 演示文稿制作軟件 PowerPoint,3.3.1 PowerPoint概述 3.3.2 演示文稿的基本操作 3.3.3 演示文稿的編輯 3.3.4 演示文稿的外觀設(shè)計(jì) 3.3.5 演示文稿的放映 3.3.6 打印演示文稿,3.3.1 PowerPoint概述 1. PowerPoint的窗口與視圖,2. PowerPoint的基本概念 （1）演示文稿：PowerPoint 創(chuàng)建的文檔，以.ppt為文件擴(kuò)展名；一個(gè)演示文稿文件包含若干張幻燈片，是幻燈片的集合。 （2）幻燈片：演示文稿中的每一單頁稱為一張幻燈片，是演示文稿中既相互獨(dú)立又相互聯(lián)系的內(nèi)容。 （3）對(duì)

41、象：幻燈片中所插入的文字、圖表、結(jié)構(gòu)圖、圖形、表格以及其它元素，都可稱之為對(duì)象。 （4）版式：是各種對(duì)象在幻燈片上的布局格式，也就是幻燈片上內(nèi)容的排列方式。 （5）模板：預(yù)先定義好格式的演示文稿。分兩種模板：設(shè)計(jì)模板和內(nèi)容模板。 （6）母版：每個(gè)演示文稿都有一個(gè)母版集合：幻燈片母版、標(biāo)題母版、講義母版和備注母版。,3.3.2 PowerPoint的基本操作 1. 演示文稿的建立 單擊“文件”“新建”命令 2. 演示文稿的打開 單擊“文件”“打開”命令 3. 演示文稿的保存 單擊“文件”“保存”命令或單擊“工具“”選項(xiàng)”命令設(shè)置自動(dòng)保存 4. 演示文稿的瀏覽 單擊“視圖”“幻燈片瀏覽”命令,3.

42、3.3 PowerPoint的編輯 1. 新建、插入幻燈片：?jiǎn)螕簟安迦搿薄靶禄脽羝泵?2. 選擇幻燈片：在幻燈片上單擊選一張；按住Shift鍵后，再單擊要選擇的幻燈片，可選多張；單擊“編輯”“全選”可選所有的幻燈片。 3. 刪除幻燈片：選擇要?jiǎng)h除的幻燈片；再單擊“編輯”“刪除幻燈片”命令，或按鍵，完成刪除操作。 4. 復(fù)制幻燈片：選擇要復(fù)制的幻燈片，單擊“插入”“幻燈片副本”命令， 或者使用“復(fù)制”“粘貼”命令。,3.3.3 PowerPoint的編輯 5. 移動(dòng)幻燈片：利用“剪切”和“粘貼”命令可以改變幻燈片的位置，其方法和復(fù)制相同。 6. 為幻燈片編號(hào)：?jiǎn)螕簟耙晥D”“頁眉和頁腳”命令，

43、在“頁眉和頁腳”對(duì)話框中設(shè)置。 7. 隱藏幻燈片：?jiǎn)螕簟盎脽羝庞场薄半[藏幻燈片”命令，或單擊“幻燈片瀏覽”工具欄上的“隱藏幻燈片”按鈕 。 8. 對(duì)象插入與編輯：幻燈片對(duì)象包括文本、表格、圖片、組織結(jié)構(gòu)圖、圖表、各種符號(hào)、影片和聲音等，不過大多數(shù)對(duì)象的插入與編輯方法與在Word中基本相同，不再贅述。,3.3.4 幻燈片的外觀設(shè)計(jì) 1. 應(yīng)用設(shè)計(jì)模板：?jiǎn)螕簟案袷健薄盎脽羝O(shè)計(jì)”，在彈出的“幻燈片設(shè)計(jì)”任務(wù)窗格選擇。 2. 使用母版：?jiǎn)螕簟耙晥D”“母版”“幻燈片母版”命令，切換至“母版視圖”方式，單擊幻燈片母版中對(duì)應(yīng)的占位符，修改其對(duì)象格式。 3. 改變配色方案：?jiǎn)螕簟案袷健薄盎脽羝O(shè)計(jì)”命令，

44、在彈出的任務(wù)窗格中單擊“配色方案”，即可選擇使用或編輯配色方案。 4. 修改背景：?jiǎn)螕簟案袷健薄氨尘啊泵?，在彈出的?duì)話框中設(shè)置。,3.3.5 演示文稿的放映 1. 設(shè)置放映方式 ：?jiǎn)螕簟盎脽羝庞场薄霸O(shè)置放映方式”命令，彈出“設(shè)置放映方式”對(duì)話框，可設(shè)置放映方式、放映幻燈片范圍和換片方式。 2. 演示文稿的播放： （1）自動(dòng)播放：?jiǎn)螕簟盎脽羝庞场薄芭啪氂?jì)時(shí)”命令 （2）人工播放：?jiǎn)螕簟盎脽羝庞场薄坝^看放映”或按下F5鍵 （3）交互播放：在演示文稿中添加超級(jí)鏈接，可以不按順序放映，形成靈活、方便的交互放映。,3.3.5 演示文稿的放映 3. 設(shè)置幻燈片切換效果 ：?jiǎn)螕簟盎脽羝庞场薄盎脽羝袚Q”命令，在彈出的“幻燈片切換”任務(wù)窗格中，選擇幻燈片的切換效果、切換速度、換片方式及放映時(shí)需添加的聲音。 4. 設(shè)置動(dòng)畫效果： （1）使用動(dòng)畫方案：?jiǎn)螕簟盎脽羝庞场薄皠?dòng)畫方案 ”命令 （2）自定義動(dòng)畫：?jiǎn)螕簟盎脽羝庞场薄白远x動(dòng)畫”命令，在展開的“自定義動(dòng)畫片”任務(wù)窗格中，可以設(shè)置進(jìn)入、強(qiáng)調(diào)、退出、動(dòng)作路徑等。,3.3.6 打印演示文稿 （1）頁面設(shè)置 單