會計核算材料的歸檔與管理嘉魚縣檔案局 李暉一、 會計檔案概述 (一)會計檔案的定義會計檔案是過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、 社會組織以及個人在經(jīng)濟活動中直接形成的，具有保存價值的會計核算專業(yè)材料，如會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等。它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是國家全部檔案的重要組成部分。定義的含義:1會計檔案的來源是各類機關(guān)、團體、企事業(yè)單位、 社會組織和個人的經(jīng)濟活動(主要指會計核算活動)。2會計檔案的形成過程是會計核算活動的直接產(chǎn)物。3會計檔案的內(nèi)容和成分主要是指會計憑證、 會計賬簿和財務(wù)報告。4會計檔案的作用是對國家、社會、 個人有保存?zhèn)洳閮r值。5會計檔案的屬性是經(jīng)濟活動的原始記錄性。6會計檔案的地位是國家全部檔案的重要組成部分。(二)會計檔案的特點1形成范圍的普遍性。 凡有會計和會計工作的地方和單位，都要形成會計檔案。其范圍遍及城鄉(xiāng)，包含各行各業(yè)，涉及黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位甚至個人，這些單位，每天都在發(fā)生大量的會計事項，每年形成的會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告，可謂汗牛充棟，卷帙浩繁。2內(nèi)容的專業(yè)性。會計檔案是通過會計核算形成的。會計核算是會計特有的專門手段，有著專門的規(guī)則和方法，從而使會計檔案具有較強的專業(yè)性。正因為如此，會計檔案被稱為一種專門檔案。3相互間的銜接性。會計憑證、賬簿、 報表三種核算材料依次形成，環(huán)環(huán)相扣，它們共同記錄和反映著同一經(jīng)濟業(yè)務(wù)、構(gòu)成不可分割的會計核算體系。4核算材料的共同性。各類會計的基本核算方法是相同的，形成的會計檔案都是會計憑證、賬簿和報表三種形式，而且許多材料的規(guī)格樣式是可以通用的，其記錄形式主要是數(shù)據(jù)性和表格式。5形式的多樣性。從規(guī)格上講，憑證、賬簿、 報表大小不一；從裝訂形式看，一般賬簿不需重新裝訂；從形成與管理方式的發(fā)展狀況看，會計檔案材料的現(xiàn)代化進程比一般公文處理快,載體形式發(fā)展迅速。(三)會計檔案與相關(guān)檔案資料的區(qū)別1、與文書檔案的區(qū)別：各單位的各種財務(wù)、預(yù)算、計劃及經(jīng)費請示、批復(fù)等材料，以及有關(guān)財經(jīng)法規(guī)、規(guī)章、制度等文件一般都作為文書檔案處理，而不屬于會計檔案范疇。2、與會計資料的區(qū)別：各單位收集或購買的各種公開或內(nèi)部出版物，以及會計檔案的復(fù)制品(文件匯集等)，不是會計工作中直接產(chǎn)生的， 不能反映本單位會計活動的歷史面貌，不是會計檔案，而是會計資料。二、會計核算材料的歸檔范圍（一）會計憑證原始憑證會計憑證記賬憑證（二）會計賬簿會計賬簿是由一定格式的賬頁所組成，以會計憑證為依據(jù)，連續(xù)、系統(tǒng)、全面、綜合地記載各項經(jīng)濟活動的簿籍。主要指總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片輔助賬簿和其他會計賬簿。（三）財務(wù)報告財務(wù)報告包括會計報表及其說明。會計報表包括會計報表主表、會計報表附表、會計報表附注。會計報表按照編制報表的時間，一般分為月報、季報、年報三種。會計報表按其反映的主要內(nèi)容，一般可以劃分為以下幾種:（四）其他會計材料會檔保管清冊會檔銷毀清冊會計移交清冊在企業(yè)和其他組織中，還應(yīng)對銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等進行歸檔。這里應(yīng)特別說明的是，財會部門經(jīng)辦和形成的有關(guān)財會工作的方針、政策、制度、計劃、總結(jié)、報告及來往文書等都不屬于會計檔案的歸檔范圍，其中有保存價值的文件材料，應(yīng)作為文書檔案收集歸檔。三、會計核算材料的整理按會計檔案管理辦法(財會字199832號)、湖北省會計檔案管理實施辦法（鄂財會發(fā)1999 398號）相關(guān)精神執(zhí)行會計檔案的整理步驟第一步，分類會計文件材料按如下方法之一進行分類：（一）類型年度分類法 即首先將本單位的會計文件材料按憑證、賬簿、財務(wù)報告、其他。其次將同一類別內(nèi)的會計核算材料分成各年度。 這種分類方法的優(yōu)點是按會計核算材料的類型操作，簡便易行，容易掌握，分類方法與排架順序一致；適用于一般單位的預(yù)算會計，應(yīng)優(yōu)先推薦。 (二)年度類型分類法即首先將本單位的會計文件材料按年度分開。其次將同一年度內(nèi)的會計核算專業(yè)材料分為憑證、賬簿、財務(wù)報告、其他四大類。這種分類方法的優(yōu)點是按年度分開，便于逐年操作，簡便易行，容易掌握，便于查找和利用，但一般與排架方法不一致。這種分類方法也適用于一般單位的預(yù)算會計。除以上二種適用于一般單位的會計文件材料分類方法外，還有如下兩種方法分別適用于財政機關(guān)和稅務(wù)、銀行等單位。(三)年度組織機構(gòu)類型分類法即首先按年度分開；其次把一個年度內(nèi)形成的會計核算材料按組織機構(gòu)分開，然后在組織機構(gòu)內(nèi)再分憑證、賬簿、財務(wù)報告、其他四類。其優(yōu)點是能分別集中各機構(gòu)會計核算材料，便于財政機關(guān)各部門的利用。這種分類方法適用于總預(yù)算會計（財政機關(guān)）。 (四)年度會計類型會計核算材料類型分類法即首先按年度分開；其次把一個年度內(nèi)的會計核算材料先按會計類型（如：稅務(wù)單位的稅收會計、經(jīng)費會計等）分開；然后將同類型的會計核算材料分成憑證、賬簿、財務(wù)報告、其他四類。其優(yōu)點是便于反映不同的會計活動，能將同類性質(zhì)的會計材料集中在一起，保持 相互的內(nèi)在聯(lián)系。這種分類方法多適用于稅務(wù)、銀行等單位的會計。第二步，組卷會計核算材料的組卷包括會計核算材料的前處理、案卷組合、卷內(nèi)材料排列、裝訂、封面編目等步驟。DA/T 39-2008規(guī)定的會計憑證封面格式會計憑證封面填寫示例單位名稱：湖北省檔案局憑證名稱：轉(zhuǎn)賬憑證時 間自2009年3月1日起至2009年3月15日止冊 數(shù)共2冊冊次本冊是第1冊記賬憑證本冊自第z12號至第z24號 共12張附 件共3張本冊憑證合計12張備 注會計主管：張三 裝訂人：李四 2009年3月31日會計檔案盒格式 (三)財務(wù)報告的組卷檢查核對。會計報表裝訂前按編報目錄核對是否齊全。案卷組合。會計報表應(yīng)分基層單位會計報告、匯總會計報告分別裝訂。年終決算報表要單獨裝訂，季報和月報可根據(jù)張數(shù)的多少，裝訂成一卷或數(shù)卷。財務(wù)報告的文字材料是對會計報表的分析和說明，必須與會計報表組合到案卷，以保持其內(nèi)容的密切聯(lián)系。卷內(nèi)材料排列。排列順序為： -1會計報表封面； -2會計報表編制說明； -3各種會計報表（按會計報表的編號順序排列）； -4財務(wù)報告的必要文字說明； -5會計報表的封底。填寫卷內(nèi)目錄和備考表。-1填寫會計檔案卷內(nèi)目錄。會計檔案卷內(nèi)目錄的用紙尺寸采用國際標準A4型（長寬為297mm210mm），紙張質(zhì)量宜采用70克以上白色書寫紙制作。其表頭如下：卷 內(nèi) 目 錄順序號責(zé)任者文號題名日期頁號備注各項目填寫方法： 順序號：以卷內(nèi)文件材料排列先后順序填寫序號，亦即件號。責(zé)任者：填寫對檔案內(nèi)容負有責(zé)任的團體和個人，即文件材料的署名者。文號：填寫文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號。題名：即文件材料標題，一般應(yīng)照實抄錄，沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加“ “號。日期：填寫文件材料的形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如20070619。頁號：填寫卷內(nèi)文件材料所在起頁的編號。備注：在需要說明情況的文件材料欄內(nèi)打“*“號，并將需說明的情況填寫在備考表中。填寫會計檔案備考表。卷內(nèi)備考表用紙尺寸及質(zhì)量要求與會計檔案卷內(nèi)目錄相同。各項目填寫方法是：本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件材料（財務(wù)報告類和其他類）缺損、修改補充、移出、銷毀等情況。案卷立好后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關(guān)的管理人員填寫并簽名，標注時間。立卷人：由負責(zé)立卷者簽名。檢查人：由案卷質(zhì)量審查者簽名。立卷時間：填寫完成立卷工作的年月日。檢查時間：填寫審查案卷質(zhì)量的年月日。（5）裝訂。按組合時分出的卷數(shù)采用三孔一線方式在財務(wù)報告左側(cè)裝訂，結(jié)頭在財務(wù)報告的背面。注意將財務(wù)報告的下邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位應(yīng)修補后進行裝訂。（6）裝盒。財務(wù)報告應(yīng)裝入會計檔案盒中，盒的格式及封面、脊背與會計賬簿使用的檔案盒一致，填寫要求參見會計賬簿裝盒有關(guān)部分。應(yīng)注意的是：會計賬簿與財務(wù)報告在檔案盒正面主要是通過案卷題名來區(qū)分；在盒脊上主要是通過“目錄號“中的代字或代號來區(qū)分。第三步，案卷排列與編號(一)案卷排列會計檔案案卷按如下之一方法排列：（1） 按照類別年度排列。即案卷按憑證、賬簿、財務(wù)報告、其它四類分開，再按時間順序排列。這種排列方法適用于一般單位，。（2） 按照年度類別排列。即先將不同年度的會計檔案分開，同一年度的會計檔案按憑證賬簿財務(wù)報告其他順序排列。由于憑證、賬簿、報表外形尺寸不同，這種排列方法易造成柜架浪費。補救的方法是全部使用同一規(guī)格的卷盒，一盒中可裝若干憑證、賬簿、報表，但應(yīng)注意盒脊上填寫若干個案卷號。（3） 會計類型單一，檔案數(shù)量較多的單位，可采用先按保管期限，再按年度，然后再按形式（名稱）的方法排列。（4） 財政局的會計檔案，先按保管期限，再按年度，然后按組織機構(gòu)，最后按形式（名稱）排列。會計類型較多的建設(shè)銀行、稅務(wù)機關(guān)等單位，可采用先按保管期限，再按年度，然后按會計類型，最后按形式（名稱）的方法排列。會計檔案排列方法很多，各有利弊，各單位應(yīng)選擇適合本單位的排列方法，要注意方便適用，選定后不要隨意變動。(二)編案卷號（1）編大流水號。一般的單位應(yīng)編大流水號。即憑證、賬簿、財務(wù)報告分別編各年度累計的大流水號。如2002年有12本憑證，編1-12號；2003年從13號開始編號。（2）編小流水號。會計檔案特別多的單位，可編小流水號。即同一年度同一類型的會計檔案案卷都從1開始編卷號。如2002年有80本憑證，編1-80號，2003年又從1號開始編號。一般單位:每種類型會計核算材料從1開始編號。會計檔案數(shù)量較多的單位（如稅收部門）， 1號目錄從1到1000號以內(nèi)結(jié)合年度斷號；從2號目錄又開始從1開始編號。會計檔案數(shù)量特別多的單位（如金融部門），每年、每月、每旬編一個流水號。此時，目錄號用相應(yīng)的時間表示。會計憑證、賬簿、財務(wù)報告等要求編頁號。憑證的頁號一般編在左上方；賬簿、財務(wù)報告一般用原有的頁號，也可重新在左右下角編號；第四步，編目、上架(一)確定保管期限按財政部、國家檔案局制發(fā)的會計檔案管理辦法中的 “會計檔案保管期限表“的規(guī)定，會計檔案的保管期限分為永久和定期兩類。屬于永久保管的有：行政和事業(yè)單位年度決算報表、稅收年報（決算）、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等，其余為定期保管。定期保管的期限分為25年、15年、10年、5年、3年共5類。(二)擬寫案卷題名會計檔案應(yīng)逐卷填寫案卷題名。案卷題名由會計核算單位、會計年度、會計核算材料的名稱三部分組成。如：國家檔案局2001年總賬；國家檔案局2001年度財務(wù)報告。(三)編制案卷目錄會計檔案應(yīng)編制電子或紙質(zhì)案卷目錄。（1） 紙質(zhì)會計檔案案卷目錄用紙尺寸及質(zhì)量要求。會計檔案案卷目錄的用紙尺寸采用國際標準A4型（長寬為297mm210mm），紙張質(zhì)量宜采用71克以上白色書寫紙制作。（2） 會計檔案案卷目錄格式。會計檔案目錄表頭如下：案卷號類別題名起止時間保管期限卷內(nèi)張數(shù)備注自 年 月至 年月（3）案卷目錄各項目的填寫方法。案卷號：根據(jù)整理會計檔案時會計憑證盒或會計檔案盒上的對應(yīng)項目填寫。類別：填寫該卷會計檔案所屬的類別，如：“會計憑證類“、“會計賬簿類“、“財務(wù)報告類“等。題名：題名即案卷題名，填寫要求與會計檔案盒上的“案卷題名“相同。起止時間：填寫該卷檔案啟用和終止的時間，年月日用8位阿拉伯數(shù)字分兩行填寫，月日不足2位的在前面補0。保管期限：根據(jù)整理會計檔案時確定的會計憑證盒或會計檔案盒上的保管期限填寫。卷內(nèi)張數(shù)：指會計憑證總數(shù)、賬頁總數(shù)或財務(wù)報告的總張數(shù)，根據(jù)該卷會計檔案的具體張數(shù)填寫。備注：填寫記賬憑證起止號或其他需要說明的事項。（4）紙質(zhì)目錄的裝訂。紙質(zhì)目錄一般用塑料或硬紙封面裝訂，裝訂的工具一般可用線索、鞋帶、賬釘?shù)?。其封面、脊背?yīng)填寫相應(yīng)內(nèi)容。(四)排列上架會計檔案一般按類型（憑證、賬簿、財務(wù)報告、其他）年度保管期限（如賬簿中的25年、15年，報表中的永久、5年等）排列。案卷在柜架上排列順序是從左到右，從上到下。會計檔案在庫內(nèi)排架示例柜內(nèi)排列順序示例四、電算化會計檔案管理的特點和應(yīng)注意的問題（一）電算化會計檔案的特點 一是歸檔范圍更廣。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外，主要是指電算化會計系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。二是安全性要求更高。三是存放條件更好。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報表、憑證的形式存在；另一方面主要以磁性介質(zhì)或光盤的形式存在，包括存儲在計算機硬盤上系統(tǒng)正在使用的檔案資料和存儲在軟盤、光盤等存儲介質(zhì)上作為備份使用的檔案資料。后者受存儲介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存儲有效期等因素的影響很大，如果保存不當容易遭到破壞。 三是更加易于修改。 四是與軟件及其版本關(guān)系更密切。 五是使用更方便。更快捷、直觀，更容易產(chǎn)生一些分析結(jié)果。（二）電算化會計檔案的內(nèi)容（歸檔范圍） 1、機制會計檔案 包括從會計電算化系統(tǒng)打印輸出的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等紙介質(zhì)檔案，也包括應(yīng)當依法保存的會計檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。 2、機讀會計檔案 包括以計算機硬盤等磁性介質(zhì)或光盤等其他介質(zhì)存儲的只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會計數(shù)據(jù)和會計憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式與計算公式）等數(shù)據(jù)和會計數(shù)據(jù)庫。 3、計算機系統(tǒng)檔案 包括計算機硬件系統(tǒng)型號、存儲空間和外部設(shè)備類型及其增減變化；計算機操作系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)型號；會計電算化軟件系統(tǒng)名稱、版本號，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務(wù)卡以及用戶手冊等全套文檔資料。 五、機構(gòu)變化后的檔案歸屬對于發(fā)生撤銷、解散、破產(chǎn)等變化的機構(gòu)，其原有檔案歸屬應(yīng)按如下規(guī)定處理：1、終止單位會計檔案的管理。一是交主管部門。二是交