1燃氣天然氣能源有限公司物資采購部管理制度一、物質(zhì)采購部職能組織建立和完善公司采購管理體系，包含采購制度和相關(guān)采購流程；制定施工材料和設備采購計劃并實施執(zhí)行；負責材料設備訂購合同的編制、轉(zhuǎn)發(fā)、執(zhí)行；材料設備質(zhì)量問題的處理及退貨管理；采購成本的預算與控制，對采購價格實施管控；采購周期的分析與預測；收集材料信息為重大供應決策提供建議和信息支持；每月采購相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析與整理；負責公司材料設備的年度、月度物資采購計劃的編制及執(zhí)行；采購付款的匯總和申報工作；依采購合約或協(xié)議控制、協(xié)調(diào)交貨期；收集供應商信息，開發(fā)、建立和管理供應商，與供應商洽談并實地考察工廠，建立供應商資料，對供應商的價格、品質(zhì)、交期、交量等做出評估，掌握公司采購設備的市場價格起伏狀況，加以分析并控制成本。1、采購的辦理:子公司根據(jù)工程計劃、設計圖紙、工程進度、施工力量、材料庫存情況，編制及調(diào)整材料采購計劃，每月可以提交兩次OA申請。采購部依據(jù)審批同意后的清單辦理相關(guān)采購手續(xù)，采購相應物資與設備。2、材料設備付款手續(xù)的辦理:根據(jù)定貨合同與付款情況，掌握合同供應商應欠款數(shù)額，制定付款計劃，經(jīng)公司審批后交財務部付款。3、入庫手續(xù)的管理:接到提貨單后組織提貨，檢驗合格證、材質(zhì)單等有關(guān)資料，倉庫管理員進行材料自檢，檢驗合格后辦理入庫手續(xù)，并將有關(guān)資料存檔。4、計量管理:根據(jù)需要，將必須送檢的燃氣表、壓力表、安全閥、容器等材料、設備及時送技術(shù)監(jiān)督、計量部門檢測，并負責送檢證書的領(lǐng)??；5、退貨辦理:物資質(zhì)量出現(xiàn)問題時，經(jīng)向部門經(jīng)理請示，明確要求后與供應商交涉退貨理賠事宜，辦理具體退貨與理賠手續(xù)。6、施工單位材料管理監(jiān)督:對施工單位在用物資使用、保管、損耗進行抽查，若出現(xiàn)問題，需及時向工程技術(shù)部通報，并上報部門經(jīng)理；協(xié)調(diào)現(xiàn)場管理員及時進行材料核銷工作。7、物資市場信息管理:調(diào)研采購物資市場行情，掌握供應商基本情況，根據(jù)需要提供價格及供應商信息，按時完成報表，推薦供應商。8、報表、臺帳處理:按時完成月度倉庫報表。二、組織機構(gòu)2三、材料供應模式材料廠家及單價由總部確定，主材及大宗材料由總部統(tǒng)一采購，零星材料以及分子公司所在地能購買到的物質(zhì)、經(jīng)總公司同意后可由子公司自行采購，部分乙供材料由施工單位負責采購，具體如下：1、總部物質(zhì)采購部統(tǒng)一采購的材料甲用施工設備機具、PE管材管件、鋼管材管件、燃氣表（流量計）及附件、調(diào)壓設備、各類閥門、報警儀、鎂陽極、示蹤線、鋁塑管及配件、氣站設備、各種緊固件、石棉墊、銅片、熱縮套、PE防腐膠帶、角鋼、避雷圓鋼及合同規(guī)定的其他材料。2、子公司自行安排采購的材料各類套管（PVC穿墻套管）、小型零星物資以及總部允許分公司采購的物質(zhì)。3、施工隊乙供材料底漆、油漆、PVC穿墻套管、補孔材料、鋁塑管管扣、管卡、生料帶、膨脹釘、施工耗材、焊材及合同規(guī)定的其他材料。4、子公司配置倉庫一個（前期可租賃，氣站建成后可在廠內(nèi)），面積在200-300m2左右，具體的材料管理制度另行制定。四、人員構(gòu)成崗位人數(shù)崗位職能1采購經(jīng)理1材料、設備廠家、單價的洽談確定、材料計劃的審批2主管1負責材料采購的計劃審核、采購的具體實施、材料計劃的審核、臺帳的管理、總公司分管副總物質(zhì)采購部經(jīng)理物質(zhì)采購部主管采購計劃管理材料質(zhì)量管理供貨商管理倉庫管理3材料的收發(fā)、與供應商的協(xié)調(diào)等3倉管員每個子公司1名負責工程材料的保管、出入庫登記、盤點，材料與施工單位核銷、當?shù)夭少彽炔少徑?jīng)理職責：1根據(jù)總公司工程技術(shù)部匯總各子公司的施工需求提出物資采購計劃，經(jīng)總公司總經(jīng)理分管副總批準后組織實施，確保各項采購任務完成。2調(diào)查研究各子公司物資需求及消耗情況，熟悉各種物資的供應渠道和市場變化情況，供需心中有數(shù)。3指導并監(jiān)督下屬開展業(yè)務，不斷提高業(yè)務技能，確保公司物資的正常采購量，不影響工程施工。4監(jiān)督參與大批量物資訂貨的業(yè)務談判，檢查合同的執(zhí)行和落實情況。5認真監(jiān)督檢查采購主管的采購進度及價格控制。6新產(chǎn)品、新材料供應商的挖掘、資料收集工作，并對其合格評審，保證供應商的合法性。7及時了解供應市場價格變化及產(chǎn)品品質(zhì)情況，保證產(chǎn)品品質(zhì)和降低采購成本。8在從事采購業(yè)務活動中要嚴格按照流程執(zhí)行并做到貨比三家，控制采購成本，對供應商進行管理及考評，每年按一定比例更新供應商。要遵紀守法，講信譽，與供應單位建立良好的關(guān)系，在平等互利的原則下開展業(yè)務往來。9負責完成領(lǐng)導交辦的臨時工作任務。對于一切有損公司利益的行為和指令，采購部經(jīng)理可以不執(zhí)行。發(fā)現(xiàn)下屬的一切有損公司利益行為，可以進行處罰，嚴重的可以開除處理。對其他部門的不合理要求，采購部經(jīng)理可以不予理會。對供應商的管理上，若發(fā)現(xiàn)重大質(zhì)量問題，可以立刻終止合作，并追究供應商的責任。采購主管職責：全面負責材料設備采購的各項事宜，包括采購需求、供應商管理、采購合同談判、簽署及合同執(zhí)行等工作。1制定材料設備采購計劃；2調(diào)查、建立、管理供應商檔案。3負責重大項目的招投標工作。4協(xié)助工程部開展采購材料、設備的質(zhì)量檢驗工作。5嚴格抓好物資、材料的質(zhì)量問題。6負責采購文件的保管。7市場調(diào)查。8、做好材料、設備、質(zhì)料的收集和整理。9審核材料價格，上報審批。10節(jié)約資金，貨比三家。對于一切有損公司利益的行為和指令，采購部主管可以不執(zhí)行。發(fā)現(xiàn)下屬的一切有損公司利益行為，應立即報告上級領(lǐng)導。對其他部門的不合理要求，采購部主管可以不予理會，并上報上級領(lǐng)導。沒有經(jīng)過申請的材料計劃（應急搶險材料除外），采購部主管有權(quán)不進行下單；對于倉庫積壓的工程部申請的材料，采購部主管有權(quán)對工程部提出質(zhì)問，若沒有合理解答，采購部主管下次可以拒絕接單。倉庫管理員職責：1負責倉庫物質(zhì)的管理，要求做到倉庫物資碼放科學化；2做到賬物相符，賬目、卡對口，負責每月的材料實盤；3材料儲備數(shù)量定額化，材料標識化；4負責材料總賬表的建立及管理；5負責錄入各子公司報的單項工程材料領(lǐng)用記錄單，建立單項工4程材料管理臺賬；6負責與各子公司施工單位進行材料結(jié)算；7負責子公司零星材料的采購。對于一切有損公司利益的行為和指令，倉庫管理員可以不執(zhí)行。發(fā)現(xiàn)一切有損公司利益行為，應立即報告上級領(lǐng)導。對其他部門的不合理要求，倉庫管理員可以不予理會，并上報上級領(lǐng)導。沒有經(jīng)過審核的材料出庫計劃，倉庫管理員有權(quán)不發(fā)料；對于倉庫積壓的工程部申請的材料，倉庫管理員有權(quán)向上級領(lǐng)導反映。一切違反倉庫管理制度的行為，倉庫管理員可以拒絕執(zhí)行，特殊情況需要另行申請。中金公司采購人格特質(zhì)要求：1.操守廉潔：正直高尚的個人品質(zhì)，良好的職業(yè)道德，不利用工作之便謀取私利，拒絕接受供應商的任何個人饋贈；2市場知識：對行業(yè)有深入的了解，對市場有深入的了解，掌握對所負責材料的專業(yè)知識，對供應商的熟悉；3精打細算：把企業(yè)采購看成是自己的生意，良好的成本控制意識，盡最大努力創(chuàng)造最高的利潤，時時處處維護公司的整體利益；4積極認真：敬業(yè)、愛業(yè)，良好的心態(tài)，工作認真扎實，上進心強；5、創(chuàng)新求進：不斷尋求突破，提升業(yè)績，善于學習，提高自我。五、管理辦法：一、采購計劃管理：采購部不能簡單地根據(jù)工程部的計劃來下單、采購。首先，工程部的材料計劃要OA申請，依據(jù)審核好的施工設計圖，避免材料規(guī)格和數(shù)量的偏差，待領(lǐng)導批復后采購部進行下單。采購部下單發(fā)貨前要主動溝通施工手續(xù)的辦理進度和施工單位的施資力量，結(jié)合現(xiàn)有庫存，分批次進貨（包含運費的供應商材料）。若不含運費的PE管材，為了節(jié)約運費最好整車發(fā)貨。屬于入圍供應商供應的材料，可以根據(jù)簽訂的年度合同中的價格直接下單。非入圍材料，需要采購部貨比三家，上報申請，對比當?shù)刭徺I的價格和供貨周期，選擇在當?shù)剡€是總公司采購。二、材料質(zhì)量管理：材料質(zhì)量的好壞嚴重影響工程的安裝質(zhì)量和運行安全，所以材料質(zhì)量的把控是采購環(huán)節(jié)中最重要的。采購部要嚴防供應商在合作初期供應好的材料，后期供應次品，若出現(xiàn)類似的情況，要立即換貨和延期付款的處罰，嚴重的終止合作。所以要定期抽查庫存的材料，定期與工程部、施工單位溝通材料的質(zhì)量和安裝效果。各個子公司在材料的使用過程中，發(fā)現(xiàn)廠家的產(chǎn)品需要更改的地方，采購部要與生產(chǎn)廠家溝通，改進產(chǎn)品，使其更好地服務于我司。（驗收技術(shù)標準詳見：附件1）5三、供貨商管理：首先是對供應商的資質(zhì)進行審核，采購部從符合相應資格條件的名單中確定不少于三家的供應商邀請其投標，選擇的供應商應該是全國或者本地區(qū)實力以及質(zhì)量信譽最好的單位，并且與我司建立長期合作關(guān)系的戰(zhàn)略合作伙伴、上一年度合作良好的為優(yōu)先選擇。對供應商的選擇側(cè)重點為價格、售后服務、付款方式。（招標方案詳見附件2）后期合作中，盡量說服供應商放寬付款方式，爭取一個季度付一次或者半年付一次，緩解公司資金壓力。合作中價格基本不會有變化，按照年度合同執(zhí)行。但我們要旁敲側(cè)擊，讓合作中的供應商知道有更多的供應商想與我司合作，價格更低廉，付款方式更優(yōu)惠，迫使其提高服務質(zhì)量，來年降價和放寬付款期限。同時也要與供應商加強溝通，了解行業(yè)內(nèi)的信息。采購部每年必須開發(fā)新的供應商，引入競爭才能利于我司的發(fā)展。四、倉庫管理：倉庫是公司各種物資周轉(zhuǎn)儲備的環(huán)節(jié)。它的主要任務是：保管好庫存物資，做到數(shù)量準確，質(zhì)量完好，確保安全，收發(fā)迅速，服務周到，降低費用，加速資金周轉(zhuǎn)。倉庫規(guī)范管理是為了保障公司財