業(yè)務(wù)支持部工作流程匯編目 錄傳真發(fā)送流程圖1會(huì)議室、洽談室工作流程2電話(huà)接聽(tīng)工作流程6發(fā)送信件工作流程1傳真件收取流程圖2來(lái)賓接待工作流程4名片制作流程圖6生日禮品發(fā)放流程7信函收取工作流程2衛(wèi)生、保潔管理流程8辦公家具維修調(diào)整流程9辦公區(qū)調(diào)整流程（辦公區(qū)及公位）10電話(huà)維修流程11電力設(shè)施維護(hù)維修流程12員工午餐管理流程13安全保衛(wèi)工作流程14購(gòu)置流程15臨時(shí)培訓(xùn)、開(kāi)發(fā)環(huán)境搭建流程16綠化、飲水管理工作流程17外埠?jiǎn)T工、客戶(hù)住宿申辦流程18辦公家具申購(gòu)流程19攜物物出門(mén)審查流程20用電設(shè)施維護(hù)流程21傳真發(fā)送流程圖開(kāi)始急件！機(jī)密！CEO！傳真發(fā)送工作規(guī) 定 確認(rèn)、分類(lèi)確認(rèn)后先發(fā)送 市內(nèi) 長(zhǎng)途長(zhǎng)途登記按來(lái)件順序發(fā)送登記發(fā)送簽字、確認(rèn)原件是否保存 Y N保存/歸還當(dāng)事人歸還當(dāng)事人/銷(xiāo)毀費(fèi)用匯總、分?jǐn)偂⑸蠄?bào)結(jié)束傳真件收取流程圖開(kāi)始 傳真收件工作規(guī)定 可根據(jù)內(nèi)容判斷收到傳真，判斷是否有收件人名。 N Y Y N蓋章、登記 送各部門(mén)判別 Y 急件 分部門(mén)放置于文件分類(lèi)架中 機(jī)密件 CEO 立刻！ 每15分鐘一次 N登記、編號(hào)說(shuō)明情況送相關(guān)部門(mén)接口人或當(dāng)事人存檔簽收費(fèi)用統(tǒng)計(jì)、分?jǐn)?、匯總上報(bào)結(jié)束分部門(mén)放置于暫放加發(fā)送信件工作流程1、 部門(mén)確認(rèn)2、 每月25號(hào)匯總3、 負(fù)責(zé)分?jǐn)偙砻吭路謹(jǐn)偙砹魴n查看報(bào)費(fèi)用核對(duì)員費(fèi)用統(tǒng)計(jì)補(bǔ)充封裝材料檢查無(wú)誤聯(lián)系發(fā)送分檢封裝需求人確認(rèn)需求分類(lèi)辦理發(fā)送登記需求有誤重新填寫(xiě)1、 本市件2、 外埠件3、 國(guó)際件1、 EMS2、 市內(nèi)速遞3、 掛號(hào)函4、 平信5、 包裹發(fā)送登記本需求發(fā)生Y信件收發(fā)管理規(guī)定N發(fā)送結(jié)束信函收取工作流程收取信件發(fā)生1、 EMS2、 市內(nèi)速遞3、 掛號(hào)函4、 包裹單5、 匯款單分 檢收發(fā)信件管理規(guī)定1、 收件地址2、 收件人核 對(duì) Y辦理退信手續(xù)有 誤 N檢驗(yàn)無(wú)誤分類(lèi)登記投 送收件登記本接收人簽字收取結(jié)束電話(huà)接聽(tīng)工作流程 NY 無(wú)人接聽(tīng)電話(huà)記錄前臺(tái)接聽(tīng)程序規(guī)范被訪(fǎng)問(wèn)人暫離座位位前臺(tái)接聽(tīng)辨別需求是否正當(dāng)結(jié)束來(lái)電發(fā)生1、 員工語(yǔ)音信箱2、 代為轉(zhuǎn)達(dá)聯(lián)系方式禮貌謝絕恢復(fù)待命轉(zhuǎn)接完成二次轉(zhuǎn)接迅速轉(zhuǎn)接 來(lái)賓接待工作流程來(lái)訪(fǎng)需求來(lái)賓接待程序規(guī)范問(wèn)明需求是否正當(dāng)，作出反應(yīng)保衛(wèi)人員協(xié)助阻攔 N Y 電話(huà)聯(lián)系被訪(fǎng)問(wèn)者禮貌請(qǐng)其離去 需在休息區(qū)會(huì)見(jiàn)參觀拍照需求 N 請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)放行 Y需要進(jìn)入辦公區(qū) 來(lái)賓登記本請(qǐng)來(lái)賓在休息區(qū)等候辦理登記發(fā)放來(lái)賓卡辦理登記發(fā)放來(lái)賓卡會(huì)見(jiàn)完畢目送客人離去保衛(wèi)人員視卡放行保衛(wèi)人員視卡放行訪(fǎng)問(wèn)結(jié)束 訪(fǎng)問(wèn)結(jié)束有關(guān)部門(mén)員工全程跟隨會(huì)議室、洽談室工作流程開(kāi)始 通知申請(qǐng)部門(mén)暫時(shí)無(wú)法滿(mǎn)足，建議重新安排部門(mén)申請(qǐng)、預(yù)定 N 會(huì)務(wù)登記：部門(mén)、時(shí)間、人數(shù)、所需服務(wù)在會(huì)務(wù)情況一覽板上標(biāo)出“已預(yù)定”“布置會(huì)場(chǎng)，服務(wù)準(zhǔn)備使用 時(shí)間未延長(zhǎng) 時(shí)間延長(zhǎng)在會(huì)務(wù)情況一覽表上標(biāo)出“使用”通知會(huì)務(wù)人員提前30分鐘通知會(huì)務(wù)人員通知衛(wèi)生人員清掃更改會(huì)務(wù)登記表會(huì)務(wù)人員通知下一個(gè)單位在會(huì)務(wù)情況一覽表上標(biāo)出“空閑”重新安排會(huì)議預(yù)定結(jié)束名片制作流程圖 員工將人名及相關(guān)信息交至部門(mén)秘書(shū)秘書(shū)檢查是否正確 正確有誤 退回更 改 N Y秘書(shū)將人名及相關(guān)信息交至行政管理員 管理員檢查是否有誤退回更 改 YN傳真至印刷廠(chǎng) N底樣分部門(mén)存檔電話(huà)詢(xún)問(wèn)及確定時(shí)間電告有關(guān)部門(mén)查收名片檢查是否有誤印方有誤 供稿有誤退回重印通知部門(mén)更改送達(dá)部門(mén)簽收 N電告有關(guān)部門(mén)送達(dá)員工手中（科貿(mào)及希格瑪）登記員工生日結(jié)束簽字登記記錄意見(jiàn)領(lǐng)導(dǎo)簽字撰寫(xiě)生日卡生日禮品發(fā)放流程協(xié)助購(gòu)買(mǎi)或補(bǔ)充更改衛(wèi)生、保潔管理流程開(kāi)始檢查記錄每日檢查有記錄不能現(xiàn)場(chǎng)解決問(wèn)題立即通知保潔公司協(xié)商解決發(fā)現(xiàn)問(wèn)題現(xiàn)場(chǎng)糾正當(dāng)時(shí)解決每月工作情況同保潔公司負(fù)責(zé)人交換意見(jiàn)經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題，多次協(xié)商不能解決使辦公區(qū)保潔用品帶到公司整體要求更換保潔公司更換保潔員結(jié)束辦公家具維修調(diào)整流程開(kāi)始現(xiàn)場(chǎng)檢查并對(duì)問(wèn)題進(jìn)行判斷問(wèn)題較大需專(zhuān)業(yè)修理維修、調(diào)整到位回應(yīng)解決方案及承諾時(shí)間部門(mén)確認(rèn)方案和費(fèi)用認(rèn)可聯(lián)系廠(chǎng)家或維修人員不滿(mǎn)意部門(mén)驗(yàn)收結(jié)果不認(rèn)可滿(mǎn)意費(fèi)用分?jǐn)傊潦褂貌块T(mén)追蹤結(jié)果征求用戶(hù)意見(jiàn)接到維修、調(diào)整申請(qǐng)小修立即解決結(jié)束辦公區(qū)調(diào)整流程（辦公區(qū)及公位）開(kāi)始部門(mén)提出需求，填寫(xiě)需求報(bào)告事業(yè)部總經(jīng)理批準(zhǔn)暫時(shí)無(wú)法解決物業(yè)支持部提出方案可以解決無(wú)意見(jiàn)有意見(jiàn)部門(mén)驗(yàn)收所發(fā)生費(fèi)用分?jǐn)傊敛块T(mén)一周內(nèi)詢(xún)查征求意見(jiàn)調(diào)整修改使用部門(mén)確認(rèn)方案結(jié)束電話(huà)維修流程開(kāi)始通訊系統(tǒng)維護(hù)管理辦法通訊維護(hù)員工報(bào)修定期檢查巡視，每天一次當(dāng)日給予答復(fù)，小修當(dāng)日解決發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)修理未批準(zhǔn)提交報(bào)告申請(qǐng)費(fèi)用一天不能解決的問(wèn)題須做出書(shū)面報(bào)告維修費(fèi)用，公共部分?jǐn)側(cè)胨趨^(qū)域部門(mén)，部門(mén)區(qū)域內(nèi)攤?cè)胨诓块T(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)作分?jǐn)偙聿块T(mén)簽字確認(rèn)實(shí)施轉(zhuǎn)資產(chǎn)管理部辦理設(shè)備報(bào)廢結(jié)果通知部門(mén)詢(xún)查維修后效果結(jié)束驗(yàn)收部門(mén)需求24小時(shí)內(nèi)予以答復(fù)大修當(dāng)日提出解決方案急修24小時(shí)解決小修當(dāng)日解決查找問(wèn)題、確定方案每日巡檢，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或部門(mén)報(bào)修開(kāi)始電力設(shè)施維護(hù)維修流程參照電力設(shè)施設(shè)備維修辦法不合格合格通知有關(guān)人員驗(yàn)收、使用小修當(dāng)月分?jǐn)?、部門(mén)專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用一次記入部門(mén)、公共費(fèi)用按所在辦公區(qū)分?jǐn)傎M(fèi)用分?jǐn)傊潦褂貌块T(mén)檢查結(jié)果，跟蹤使用情況結(jié)束員工午餐管理流程YYN希格瑪辦公區(qū)填寫(xiě)領(lǐng)用申請(qǐng)并領(lǐng)用領(lǐng)用餐卷領(lǐng)用餐卡結(jié)束費(fèi)用根據(jù)登記分?jǐn)傊潦褂貌块T(mén)每月底將下月費(fèi)用打入卡內(nèi)每月初對(duì)食堂費(fèi)用審核結(jié)算每月底業(yè)務(wù)支持部為員工辦理續(xù)卡工作到北圖食堂就餐到地下餐廳用餐午餐時(shí)到前臺(tái)領(lǐng)取餐卷報(bào)道時(shí)到業(yè)務(wù)支持部領(lǐng)取飯卡是否是新員工科貿(mào)辦公區(qū)開(kāi)始早7：30開(kāi)門(mén)，準(zhǔn)備好打卡機(jī)切斷電源，保留消防電源及照明發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立即解決，重大問(wèn)題迅速向主管上報(bào)門(mén)、窗檢查關(guān)閉；財(cái)務(wù)室檢查；電源、火源檢查巡查：下班后1小時(shí)加班需要簽字備案，不得留宿任何人員每小時(shí)巡查一次門(mén)口須有人值班門(mén)口須有人值班作好巡查記錄，攜物得有出門(mén)條工作時(shí)間8小時(shí)以外安全保衛(wèi)工作流程結(jié)束符合要求客戶(hù)進(jìn)入辦公區(qū)須簽字每天巡查外部?jī)纱?，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題午餐時(shí)辦公區(qū)巡視，加強(qiáng)防范工作下班前準(zhǔn)備好打卡機(jī)18：00時(shí)前開(kāi)始檢查各處死角、紙簍，杜絕非正?；鹪幢０矄T崗位職責(zé)開(kāi)始保安員向來(lái)賓介紹簽字要求NY資產(chǎn)購(gòu)置流程參照IT類(lèi)個(gè)人固定資產(chǎn)領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)1、 填寫(xiě)固定資產(chǎn)收貨單2、 資產(chǎn)卡片上簽字確認(rèn)。申請(qǐng)部門(mén)辦理領(lǐng)用手續(xù)時(shí)間：3個(gè)工作日負(fù)責(zé)人：林鵬業(yè)務(wù)支持部按申請(qǐng)采購(gòu)調(diào)整部門(mén)剩余額度YYY參照部門(mén)剩余額度填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單結(jié) 束N企劃辦審批提交額度增補(bǔ)報(bào)告N是否有采購(gòu)額度N修改設(shè)備配置配置是否符合規(guī)定開(kāi) 始結(jié) 束完成時(shí)間費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)配套設(shè)施不符合要求結(jié)束追蹤使用效果，記錄反饋意見(jiàn)符合要求，投入使用配套方案交部門(mén)接口人確認(rèn)后執(zhí)行。1、 不帶裝修一周完成2、 簡(jiǎn)易裝修兩周完成3、 整體裝修30-40天完成4、 （電力增容及外部因素具體商議）支付部門(mén)驗(yàn)收數(shù)量、品質(zhì)時(shí)間、費(fèi)用接口人面積家具設(shè)備電力網(wǎng)絡(luò)交通落實(shí)需求物業(yè)部接收申請(qǐng)核對(duì)需求部門(mén)報(bào)汽化辦總經(jīng)理批準(zhǔn)經(jīng)部門(mén)總經(jīng)理審核簽字批準(zhǔn)申請(qǐng)部門(mén)提交需求報(bào)告開(kāi)始臨時(shí)培訓(xùn)、開(kāi)發(fā)環(huán)境搭建流程參加辦公區(qū)裝修申請(qǐng)執(zhí)行管理辦法結(jié)束對(duì)合理要求，進(jìn)行調(diào)整補(bǔ)充每周征求員工意見(jiàn)參照綠化管理辦法飲水管理辦法廠(chǎng)家按時(shí)提供水源驗(yàn)證證明水制檢查：每半年一次，達(dá)到用水標(biāo)準(zhǔn)飲水?dāng)嗨淮魏蟾鼡Q供應(yīng)商飲水：不斷水、不空桶綠化解決不了提出警告三次后更換供應(yīng)商綠化問(wèn)題：發(fā)現(xiàn)后一周內(nèi)解決。出現(xiàn)問(wèn)題綠化、飲水管理工作流程開(kāi)始綠化每天檢查一次飲水每小時(shí)巡查一次結(jié)束公司同意支付費(fèi)用的，客戶(hù)退房后統(tǒng)一辦理總經(jīng)理審批電話(huà)、傳真通知協(xié)議單位符合條件，2小時(shí)內(nèi)反饋?zhàn)∷薰芾磙k法核查費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)填寫(xiě)住宿申請(qǐng)表部門(mén)提出申請(qǐng)開(kāi)始外埠?jiǎn)T工、客戶(hù)住宿申辦流程確認(rèn)住宿飯店時(shí)間、天數(shù)是否符合條件不符合條件員工入住費(fèi)用自理公司支付費(fèi)用的客戶(hù)開(kāi)始辦公家具申購(gòu)流程提出正規(guī)書(shū)面申請(qǐng)?zhí)岢鲂枨笊暾?qǐng)申請(qǐng)部門(mén)總經(jīng)理審批參照部門(mén)剩余額度是否有采購(gòu)額度企劃辦審批神州集團(tuán)相關(guān)部門(mén)審批通知申請(qǐng)部門(mén)簽字提貨，辦理領(lǐng)用手續(xù)辦理固資申購(gòu)手續(xù)固定資產(chǎn)資產(chǎn)管理員核查歸屬范圍低值易耗結(jié)束費(fèi)用分?jǐn)傊潦褂貌块T(mén)資產(chǎn)管理員備案、采購(gòu)放行作好記錄發(fā)現(xiàn)情況要求填寫(xiě)出門(mén)條開(kāi)始攜物物出門(mén)審查流程保安員24小時(shí)值班無(wú)故不填寫(xiě)重新填寫(xiě)出門(mén)條數(shù)量、物品不符核查物品、數(shù)量重新核查通過(guò)問(wèn)題不清勸阻不得出門(mén)