招標及合同管理業(yè)務流程 一、 業(yè)務流程范圍 1 所涉及的業(yè)務范圍 選擇設計單位、承建商、供應商和監(jiān)理公司；簽訂合同并對合同的執(zhí)行和存檔進行管理；組織采購；對購入物資的數(shù)量、質量和單價金額進行檢驗并對相關資產(chǎn)項目 ,以及應付賬款進行記錄；監(jiān)督工程建設的實施并適時進行驗收；向供應商支付貨款。 2 所涉及的部門范圍 財務部門、法律事務部門、審計部門、紀檢監(jiān)察部門、網(wǎng)絡規(guī)劃部門、建設部門、采購部門以及其他有資本性支出需求的部門 二、 目標 1 設備采購及項目招標行為規(guī)范、過程公開、競爭公平、裁決公 正，符合公司管理制度、國家法律法規(guī)和有關國際慣例的要求。 三、 風險 1 未遵守合同條款要求，未遵循有關法律法規(guī)，導致合同索賠、項目停滯或政府處罰。 四、 相關會計科目 無 五、 流程概述 (一 ) 招標流程 1 編制招標文件 當按規(guī)定需要采用招標方式確定物資供應商、施工單位、設計單位或者監(jiān)理單位時，由采購部門 /建設部門會同相關部門及單位負責制作技術規(guī)范書和商務規(guī)范書，并合并形成招標文件。如果委托招標代理機構完成招標過程的，編制商務規(guī)范書和合并形成招標文件的工作由招標方組織招標代理機構完成 。招標文件完成后由法律事務部門對相關法律文件的合法合規(guī)性進行審核，然后上交采購部門 /項目管理部門 /建設單位負責人或其授權人審批。上述相關部門或者單位審批后，按照項目金額和性質的不同，由相應的權限機構或其授權人員進行審閱。 如屬于土建項目，則按規(guī)定必須由相關政府部門進行公開招標，相關流程不在此流程中規(guī)定。 對達到招標標準，但不采用招標方式的項目審批按照項目金額和性質的不同，由相應的權限機構進行審批。 2 組織招標 采用自行招標方式的項目，招標單位應該在招標工作開始以前取得自行招標資格，否則應委托招 標公司完成招標工作，被委托招標的招標公司應具有相應的資質證明。 招標方式主要有邀請招標和公開招標兩種。 邀請招標： 采用邀請招標方式的項目，采購部門 /項目管理部門 /建設單位根據(jù)以往同類型項目實施記錄、業(yè)務部門推薦、技術交流等資料確定有資格的物資供應商、施工單位、設計單位或者監(jiān)理單位范圍 (地市分公司則根據(jù)省市子公司確定的選型范圍進行確定，沒有確定選型范圍的，由地市分公司按前述流程處理 )，上交相關部門負責人審批。物資供應商、施工單位、設計單位或者監(jiān)理單位的范圍由相關部門負責人審批通過后，視項目金額和性質的 不同分別由不同權限機構進行審批。審批通過后，采購部門 /建設部門向有資格的物資供應商、施工單位、設計單位或者監(jiān)理單位 (不少于規(guī)定數(shù)量 )發(fā)出邀請書和招標文件，展開招標工作。 采購部門 /項目管理部門 /建設單位將有資格的物資供應商、施工單位、設計單位或者監(jiān)理單位信息匯總并建立資料庫，并及時更新包括名稱、地址、聯(lián)系方式、主要設備規(guī)格、主要客戶、公司采用設備的項目及使用評價在內(nèi)的相關信息。上述資料庫作為項目邀請招標的選擇基礎。 公開招標： 采用公開招標方式的項目，招標文件應按規(guī)定通過網(wǎng)上抽取相關專家進行審查。審查 完成通過后，在規(guī)定媒體上發(fā)布。法律事務部門在組織招標的過程中應該就業(yè)務程序的合法合規(guī)性進行審核。 3 進行評標 受委托組織招標的部門或者受委托的招標公司從規(guī)定的專家?guī)熘须S機抽取評標專家，并成立評標委員會。評標委員會組成應不少于規(guī)定人數(shù)；評標委員會的組成必須由內(nèi)部人員和外部專家共同組成；與投標人有利害關系的人不應擔任評標委員會委員；評標委員會組成人員名單在中標結果確定之前應當保密。 物資供應商、施工單位、設計單位或者監(jiān)理單位投標后，由評標委員會按照有關規(guī)定進行開標，并記錄開標的全過程，然后備案。如果投 標人少于規(guī)定數(shù)量，應重新進行招標，或者向有關主管部門做出書面說明，在取得有關主管部門的批準后，可以繼續(xù)進行招標。投標文件由評標委員會進行評審，出具評標報告，并由評標委員會全體成員簽字。評標報告報由采購部門 /項目管理部門 /建設單位負責人和主管副總或其授權人審閱。主管副總或其授權人員在推薦的備選單位范圍中確定中標廠家。根據(jù)項目性質和金額的差異，部分項目的中標廠家還需要由總經(jīng)理審批。批準后由采購部門 /項目管理部門 /建設單位向中標廠家發(fā)出中標通知書，并負責將招、投標活動相關文件整理歸檔。采用公開招標方式的，采購部門 /項目管理部門 /建設單位在發(fā)出中標通知書之前應將中標結果在網(wǎng)站上公示一定時間，如果有投訴，上述部門應在規(guī)定時間內(nèi)回復處理意見。 法律事務部門對中標后的相關法律文件應該進行審核。 4 根據(jù)項目的金額和性質的差異，審計部門應該不同程度地參與項目招標工作。 (二 ) 合同的簽訂 合同主要包括股份公司統(tǒng)談統(tǒng)簽合同、統(tǒng)談分簽合同和自行采購合同；省 /市子公司統(tǒng)談統(tǒng)簽合同、統(tǒng)談分簽合同和自行采購合同；地 /市分公司統(tǒng)談分簽合同和自行采購合同。 1 編制設備集中采購目錄 采購部門定期編制設備集中采購目錄，目錄中主 要包括設備類別、采購方式等內(nèi)容。目錄中規(guī)定了允許下級公司自行采購的設備種類。設備集中采購目錄交由采購部門負責人審核無誤后，上報總經(jīng)理辦公會議審批，批準后，以文件形式下發(fā)給下級公司及本級公司相關部門。下級公司及本級公司相關部門按該文件的要求進行設備集中采購，并以其為合同簽訂的指導文件。 2 審批及簽訂合同 如果是通過商務談判的方式確定物資供應商、施工單位、設計單位或者監(jiān)理單位的，由采購部門 /項目管理部門 /建設單位擬定商務條款部分和技術條款部分，經(jīng)采購部門 /項目管理部門 /建設單位和相關部門 (含財務和技術等部 門 )的專家審閱后，匯總上述兩個部分以形成草擬合同。然后由采購部門 /項目管理部門 /建設單位與物資供應商、施工單位、設計單位或者監(jiān)理單位進行相關設備購買的談判。 如果是通過招標選定物資供應商、施工單位、設計單位或者監(jiān)理單位的，由采購部門 /項目管理部門 /建設單位按照招標文件的技術規(guī)范書和商務規(guī)范書擬定合同初稿。 確定合同文本初稿以后，由法律事務部門或者其授權部門就合同規(guī)定的權利和義務進行審閱，由財務部門就合同規(guī)定的付款條件及方式進行審閱。審閱無誤后，由采購部門 /項目管理部門 /建設單位編制合同審批表，采購部門 /項目管理部門 /建設單位、法律事務部門和財務部門負責人或者授權人員在合同審批表上簽字，并視項目金額和性質的不同分別由不同權限機構進行審批。審批通過后，由采購部門 /項目管理部門或其授權單位的法人代表或者其授權人與物資供應商、施工單位、設計單位或者監(jiān)理單位的簽訂正式采購合同。 如果下級公司所簽訂的設備購買合同屬于上級公司規(guī)定的統(tǒng)談分簽的范圍時，下級公司應遵循上級公司簽訂的設備購買框架協(xié)議的基本規(guī)定。 采購部門 /項目管理部門建立并定期更新物資供應商、施工單位、設計單位或者監(jiān)理單位檔案，以便于公司對上述供應商和 服務商的情況進行監(jiān)督，如果檔案留存信息表明上述供應商和服務商可能無法保證所供貨物的及時提供、售后服務或者其他服務工作的質量，則公司需要根據(jù)情況對將來同類工程的供應商和服務商的選擇做出調整。 3 檢查合同執(zhí)行情況 上級公司采購部門 /項目管理部門會同財務部門、法律事務部門將定期或不定期組織人員對下級公司簽訂的合同進行檢查，確定其是否符合上級公司的設備集中采購目錄和框架協(xié)議的規(guī)定，簽訂的合同是否規(guī)范，并將檢查結果記錄留檔。 4 建立設備價格信息庫 采購部門 /項目管理部門應該建立健全物資供應商、施工單位、設計 單位或者監(jiān)理單位的相關價格信息庫。價格信息庫收集各種電信相關設備物資的價格、各級公司簽訂的設備購買合同的相關設備物資價格、施工單位建安費用的價格、設計單位或者監(jiān)理單位的服務價格，并由專門人員及時更新。價格信息庫的信息主要對在招、投標工作和采購合同的簽訂中確定設備價格起指導和參考的作用。 5 根據(jù)合同的金額和性質的差異，審計部門和紀檢監(jiān)察部門應該不同程度地參與合同簽訂的談判和簽訂工作。 六、 業(yè)務流程圖表 控制點 監(jiān)督檢查方法 流程圖 (一 ) 招標流程 1 編制招標文件 1.1 招標文件由法律事務部門對相關法律文件的合法合規(guī)性進行審核，采購部門 /項目管理部門 /建設單位負責人或其授權人審批招標文件。 1.1 檢查法律事務部門對相關法律文件的合法合規(guī)性的審核意見，采購部門 /項目管理部門 /建設單位負責人或其授權人的審批意見。 1.2按項目金額不同，招標文件由不同的權限機構審核。 1.2 考慮招標文件的審批是否經(jīng)過適當?shù)氖跈唷?1.3 對達到招標標準，但不采用招標方式的項目審批按照項目金額和性質的不同，由相應的權限機構進行審批。 1.3 檢查達到招標標準但不進行招標項目的審批 是否符合規(guī)定。 2 組織招標 2.1采用自行招標方式的項目，招標單位應該在招標工作開始以前取得自行招標資格。 2.1 對于采用自行招標方式的項目，檢查招標的自行招標資格的文件 . 2.2 委托招標公司完成招標工 2.2 對于采用委托招標方式的 1編制招標文件 2 組織招標 3 進行評標 控制點 監(jiān)督檢查方法 流程圖 作的項目，招標公司應具有相應的資質證明。 項目，檢查招標公司的資質證明，以及委托合同。 2.3采用邀請招標的，采購部門/項目管理部門 /建設單位確定參與邀請招標單位的范圍，交由相關部門負責人審批。 2.3采用邀請招標的項目，詢問相關部門相關工作人員確定供應商 范圍的依據(jù)；采用邀請招標的項目，檢查相關部門負責人對供應商范圍的審核意見及簽字確認。 2.4依據(jù)項目金額的不同，由不同權限機構對邀標范圍進行審批。 2.4依據(jù)項目金額的不同，檢查是否由相應權限機構的審批意見及簽字確認。 2.5 參與邀標的供應商不應少于規(guī)定數(shù)量。 2.5采用邀請招標的項目，檢查參與邀標的供應商是否達到要求數(shù)量。 2.6 采購部門 /項目管理部門 /建設單位將有資格的物資供應商、施工單位、設計單位或者監(jiān)理單位信息匯總并建立供應商資料庫作為項目邀請招標的選擇基礎；定期更新資料庫信息。 2.6 檢查是否定期更新供應商資料庫。 控制點 監(jiān)督檢查方法 流程圖 2.7采用公開招標的，招標文件應按規(guī)定通過相關專家的審查。 2.7采用公開招標的項目，檢查其招標文件是否通過了政府相關部門的審查。 2.8 公開招標的招標文件應該在規(guī)定媒體上發(fā)布。 2.8采用公開招標的項目，檢查其招標文件的發(fā)布是否符合要求。 2.9 法律事務部門在組織招標的過程中應該就業(yè)務程序的合法合規(guī)性進行審核。 2.9 檢查法律事務部門在組織招標的過程中是否就業(yè)務程序的合法合規(guī)性進行審核。 3 進行評標 3.1 評標委員會人員數(shù)量及組成應符合規(guī)定。 3.1 檢查評標委員會的組成是否符合規(guī)定。 3.2 評標委員會的評標過程應該符合規(guī)定。 3.2 檢查評標委員會的評標過程是否符合規(guī)定。 3.3 評標委員會出具評標報告，并由評標委員會全體成員簽字。 3.3 檢查評標委員會出具的評標報告及其審評意見與簽字確認。 3.4 采購部門 /項目管理部門 /建設單位負責人審批評標報告。 3.4 檢查相關部門負責人對評標報告的審批意見及簽字。 3.5 主管副總或其授權人員審 3.5 檢查主管副總或其授權人 控制點 監(jiān)督檢查方法 流程圖 閱評標報告，并在推薦的備選單位范圍中確定中標廠家。 員對評標報告的審閱意見和 簽字。 3.6 根據(jù)項目金額和性質的不同，部分項目的備選單位范圍需要總經(jīng)理審批。 3.6按照項目金額的不同，檢查是否部分項目的備選單位范圍需要總經(jīng)理審批。 3.7 采購部門 /項目管理部門 /建設單位整理文件留檔并發(fā)送中標通知書。 3.7檢查中標通知書及招、投標活動相關文件整理留檔。 3.8 公開招標的，采購部門 /項目管理部門 /建設單位在發(fā)出中標通知書之前應將中標結果按規(guī)定在網(wǎng)站公示，如果有投訴，應在規(guī)定時間內(nèi)回復處理意見。 3.8 檢查公開招標的處理是否符合規(guī)定。 3.9 法律事務部門對中標后的相關法 律文件應該進行審核。 3.9 檢查法律事務部門對中標后的相關法律文件的審核意見。 4 根據(jù)項目的金額和性質的差異，審計部門應該不同程度地參與項目招標工作。 4 檢查審計部門是否根據(jù)項目的金額和性質差異的不同參與項目招標工作。 (二 )合同的簽訂 1編制設備集中采購目錄 控制點 監(jiān)督檢查方法 流程圖 1 編制設備集中采購目錄 1.1 采購部門定期制訂設備集中采購目錄。 1.1 檢查采購部門是否定期制訂設備集中采購目錄；詢問相關人員對設備集中采購目錄制訂的依據(jù)，判斷其是否合理。 1.2采購部門負責人、總經(jīng)理辦公會議審核、審批設備集中采購目錄，并以 正式文件下發(fā)。 1.2檢查采購部門負責人、總經(jīng)理辦公會議審核、審批意見及簽字確認；檢查是否有關于設備集中采購目錄的正式文件。 1.3 下級公司及本級公司相關部門按設備集中采購文件的要求進行設備集中采購，并以其為合同簽訂的指導文件。 1.3 詢問下級公司和本級公司相關部門的相關工作人員，在日常的工作中是否按照設備集中采購目錄來處理日常事務的。 2 審批及簽訂合同 2.1 通過商務談判確定物資供應商、施工單位、設計單位或者監(jiān)理單位的項目，草擬合同的商務條款部分和技術條款部分經(jīng)采購部門 /項目管理部門、建設單位和相關部門 (含財務2.1 檢查相關部門專家對起草的商務條款和技術條款部分的審閱意見及簽字確認。 2審批及簽訂合同 3檢查合同執(zhí)行情況 4建立設備價格信息庫 控制點 監(jiān)督檢查方法 流程圖 等部門 )專家審閱。 2.2合同文本的初稿，由法律事務部門或者其授權部門就合同的權利和義務進行審閱；財務部門對合同的付款條件及方式進行審閱。 2.2 檢查法律事務部門或者其授權部門、財務部門對合同文本的初稿的審閱意見。 2.3 采購部門 /項目管理部門 /建設單位編制合同審批表，由采購部門 /項目管理部門 /建設單位、法律事務部門和財務部門對合同初稿進行審閱并由部門負責人在合同審批表上簽字。 2.3 檢查 合同審批表是否有規(guī)定部門負責人的批準簽字。 2.4按項目金額和性質的不同，合同審批表由相應的權限機構進行審批。 2.4按照項目金額的不同，檢查是否有相應權限機構的審批意見及簽字確認。 2.5 下級公司應遵循上級公司簽訂的設備購買框架協(xié)議的規(guī)定。 2.5 下級公司簽訂的設備購買合同是否遵循上級框架協(xié)議的規(guī)定。 2.6 采購部門 /項目管理部門 /建設單位建立供應商和服務商檔案并定時更新。 2.6 檢查相關部門是否定時更新供應商檔案。 5審計部門的參與 控制點 監(jiān)督檢查方法 流程圖 3 檢查合同執(zhí)行情況 3.1 上級公司采購部門 /項目管理部門會同財務部 門、法律事務