項目成本管理策略和方法 王景江 中國注冊會計師北京同道興會計師事務(wù)所合伙人原國際永道會計公司高級顧問國資委職業(yè)經(jīng)理中心高級培訓(xùn)師國家會計學(xué)院客座教授世界稅收聯(lián)合會財稅研究員北京大學(xué)民營經(jīng)濟研究院研究員清華大學(xué) 北京大學(xué)客座教授 王景江教授 著名財稅和管理咨詢專家 職業(yè)培訓(xùn)師 中國注冊會計師 企業(yè)財務(wù)執(zhí)行力網(wǎng)首席培訓(xùn)師 北京同道興會計師事務(wù)所合伙人 北京信永中和會計師事務(wù)所高級顧問 我國最早加盟國際會計公司從事財務(wù)咨詢的專家之一 是集職業(yè)經(jīng)理 咨詢顧問和高校教授于一身的財稅專家 具有20多年的企業(yè)實踐 教學(xué)經(jīng)驗 理論研究和財務(wù)咨詢背景 現(xiàn)任世界稅收聯(lián)合會財稅研究員 首都經(jīng)濟研究會理事 中國企業(yè)聯(lián)合會 中國房地產(chǎn)協(xié)會 中國工商管理培訓(xùn)中心 國資委職業(yè)經(jīng)理研究中心 中國財稅培訓(xùn)網(wǎng) 國家會計學(xué)院 清華大學(xué) 北京大學(xué) 中國稅務(wù)通網(wǎng)絡(luò) 中國地產(chǎn)商學(xué)院 新華信 華夏基石 和君創(chuàng)業(yè) 正業(yè)宏通 廣東智寶 溫州亞美信 南昌一佳等機構(gòu)高級培訓(xùn)師和高級顧問 十幾家企事業(yè)單位常年高級財稅顧問 曾任國際永道會計公司高級咨詢顧問 國家經(jīng)貿(mào)委培訓(xùn)中心客座教授 普華永道 安達信 德勤國際會計公司客座教授 北京注冊會計師協(xié)會客座教授和考試委員會委員 北京信永中和會計師事務(wù)所高級管理咨詢經(jīng)理 為中國幾十家大中型企事業(yè)單位提供財稅和管理咨詢 為上百家企事業(yè)單位提供內(nèi)部培訓(xùn)服務(wù) 在全國上百場高級財稅研討會上演講 全國大型企業(yè)總會計師培訓(xùn)班主講嘉賓 全國CPA考試和會計職稱考試輔導(dǎo)主講教授 多家機構(gòu)衛(wèi)星轉(zhuǎn)播課程主講 第一 項目成本管理概述 1 項目及其基本特征 項目是在一定的約束條件下 時間和資源 具有明確目標(biāo)的一次性任務(wù) 項目類型 如研發(fā)項目 工程項目 審計咨詢項目 培訓(xùn)項目 會展項目 影視拍攝等等 基本特征 1 約束條件 質(zhì)量 時間和成本 也稱為三大目標(biāo) 2 一次性 每個項目具有不同任務(wù)和特點 3 生命周期 開始 過程和結(jié)束 2 項目管理及成功因素 項目管理是指在一定的約束條件下 為達到項目目標(biāo)的要求而對項目所實施的計劃 組織 指揮 協(xié)調(diào)和控制的過程 項目成功的關(guān)鍵因素 1 項目范圍 2 項目成本 3 項目進度 4 委托人評價 3 項目成本及構(gòu)成內(nèi)容 項目成本是指項目從設(shè)計到完成期間所需要的全部費用 如人工 材料 設(shè)備及軟硬件投入成本等 項目成本內(nèi)容 1 決策成本 2 招標(biāo)費用 3 設(shè)計成本 4 實施成本 4 項目成本的影響因素 質(zhì)量對成本的影響進度對成本的影響價格對成本的影響管理水平的影響 5 項目成本管理框架 項目成本管理 資源計劃編制 成本估算 成本預(yù)算 成本控制 專家評定決策支持 估算方法IT工具 預(yù)算工具 控制方法 資源要求 成本估算表 成本基準(zhǔn)預(yù)算 修訂計劃改進管理 6 項目成本管理存在的問題 項目決策失誤 論證和策劃草率 缺乏項目管理經(jīng)驗項目采購環(huán)節(jié) 吃回扣 項目成本失控項目拖延進度項目質(zhì)量不達標(biāo)項目過程缺乏溝通項目風(fēng)險損失 第二 項目論證與資源計劃 1 項目生命周期與成本控制 項目是分階段完成的一項獨特性的任務(wù) 一個組織在完成一個項目時會將項目劃分成一系列的項目階段 以便更好地管理和控制項目 更好地將組織的日常運作與項目管理結(jié)合在一起 項目的各個階段放一起就構(gòu)成了一個項目的生命周期 項目生命周期可以分成識別需求 提出解決方案 執(zhí)行項目和結(jié)束項目四個階段 第一 識別需求 當(dāng)需求被客戶確定時 項目就產(chǎn)生了 這個階段的主要任務(wù)是確認需求 分析投資收益比 研究項目的可行性 分析項目實施所應(yīng)具備的條件 這個階段盡可能由雙方共同完成 一方面可了解客戶真正需要什么 另一方面早期的交流可建立良好客戶關(guān)系 為后續(xù)的投標(biāo)和合同奠定基礎(chǔ) 第二 提出解決方案 主要由各廠商向客戶提交標(biāo)書 介紹解決方案 這個階段是贏得項目的關(guān)鍵 公司既要展示實力又要合理報價 如果競標(biāo)成功則簽定合同 廠商開始承擔(dān)項目成敗的責(zé)任 這個階段容易出的問題是 因看不見最終產(chǎn)品 銷售人員可以 隨便說 甚至過度承諾 由此會造成公司的損失 解決方法 一方面在合同中明確定義項目的目標(biāo)和工作范圍 另一方面在公司一層建立合同審核機制 第三 執(zhí)行項目 從公司角度來看這才是項目的開始 這個階段項目經(jīng)理和項目組將代表公司完全承擔(dān)合同規(guī)定的任務(wù) 一般需要細化目標(biāo) 制定工作計劃 協(xié)調(diào)人力和其他資源 定期監(jiān)控進展 分析項目偏差 采取必要措施以實現(xiàn)目標(biāo) 因為項目的不確定性 項目監(jiān)控顯得非常重要 特別是有眾多項目同時運行的公司 必須建立公司一級的監(jiān)控體系跟蹤項目的運行狀態(tài) 第四 結(jié)束項目 主要包括移交工作成果 幫助客戶實現(xiàn)商務(wù)目標(biāo) 系統(tǒng)交接給維護人員 結(jié)清各種款項 完成這些工作后一般進行項目評估 評估可以請客戶參加 讓其表達意見 并爭取下一個商業(yè)機會 或請求將項目作為標(biāo)桿向其他客戶展示 2 項目可行性分析與評估 建立項目決策環(huán)節(jié)的控制制度 對項目建議書和可行性研究報告的編制 項目決策程序等作出明確規(guī)定 確保項目決策科學(xué) 合理 組織工程 技術(shù) 財會 法律等部門的相關(guān)專業(yè)人員對項目建議書和可行性研究報告的完整性 客觀性進行技術(shù)經(jīng)濟分析和評審 出具評審意見 根據(jù)職責(zé)分工和審批權(quán)限對工程項目進行決策 決策過程應(yīng)有完整的書面記錄 重大的工程項目 應(yīng)當(dāng)報經(jīng)董事會或者類似決策機構(gòu)集體審議批準(zhǔn) 項目的必要性項目環(huán)境的可行性項目市場的可行性項目條件的可行性項目技術(shù)的可行性項目經(jīng)濟的可行性項目實施的風(fēng)險 項目可行性分析的基本內(nèi)容 由第三方對項目的必要性 條件 市場 技術(shù) 環(huán)境 效益等進行全面評價 判斷其是否可行 審查可行性研究報告的可靠性 真實性和客觀性 為審批項目提供決策依據(jù) 評估依據(jù)有項目建議書 批準(zhǔn)文件 可行性研究報告 申請報告 初審意見 有關(guān)協(xié)議文件等內(nèi)容 評估程序主要有成立評估小組 資料審查分析 調(diào)查分析 論證 編寫評估報告 討論修訂 專家論證會 出具評估報告等步驟 項目評估內(nèi)容主要有項目概況評估 必要性評估 條件評估 方案評估 標(biāo)準(zhǔn)評估 進度評估 效益評估 費用評估 風(fēng)險評估等內(nèi)容 評估報告內(nèi)容大綱主要有項目概況 詳細評估意見 總結(jié)建議等內(nèi)容 項目可行性分析評估要求 3 項目資源計劃的編制 項目資源計劃 項目資源 完成項目所必須的各種實際投入 包括人力 設(shè)備 物資 資金 技術(shù)和信息等 有形與無形 內(nèi)部與外部 自然與人造 項目資源計劃 通過分析和識別項目的資源需求 確定出項目需要投入的資源種類 包括人力 設(shè)備 材料 資金等等 項目資源投入的數(shù)量和項目資源投入的時間 從而制定出項目資源供應(yīng)計劃的項目成本管理活動 獲得哪些資源 從哪里獲得 何時得到 如何使用 資源計劃目的 項目管理 質(zhì)量 時間 成本 編制依據(jù) 編制方法 資源平衡工具 甘特圖又叫橫道圖 條狀圖 它是以圖示的方式通過活動列表和時間刻度形象地表示出任何特定項目的活動順序與持續(xù)時間 它是在第一次世界大戰(zhàn)時期發(fā)明的 以亨利 L 甘特先生的名字命名 他制定了一個完整地用條形圖表進度的標(biāo)志系統(tǒng) 由于甘特圖形象簡單 在簡單 短期的項目中 甘特圖都得到了最廣泛的運用 負荷圖是一種修改了的甘特圖 它不是在縱軸上列出活動 而是列出整個部門或某些特定的資源 通過檢查負荷圖中的負荷情況 可以使管理者明了哪些資源是滿負荷的 哪些資源未得到充分使用 還可以加載工作量 負荷圖可以使管理者計劃和控制生產(chǎn)能力的利用情況 時間 成本平衡法是一種用最低的相關(guān)成本的增加來縮短項目工期的方法 該方法基于以下假設(shè) 1 每項活動有兩組工期和成本估計 正常時間 應(yīng)急時間 正常成本 應(yīng)急成本 2 一項活動的工期可以被大大地縮短 從正常時間減至應(yīng)急時間 這要靠投入更多的資源來實現(xiàn) 3 無論對一項活動投入多少額外的資源 也不可能在比應(yīng)急時間短的時間內(nèi)完成這項活動 4 當(dāng)需要將活動的預(yù)計工期從正常時間縮短至應(yīng)急時間時 必須有足夠的資源作保證 5 在活動的正常點和應(yīng)急點之間 時間和成本的關(guān)系是線性的 N 正常估計C 應(yīng)急估計 第三 項目成本估算與預(yù)算 1 項目成本估算與學(xué)習(xí)曲線 項目成本估算是指根據(jù)項目的資源需求和計劃 以及各種項目資源的價格信息 估算和確定項目各種活動的成本和整個項目總成本的一項項目成本管理工作 主要估算方法 1 經(jīng)驗估算法 2 因素估算法 3 WBS法 項目成本估算應(yīng)考慮的相關(guān)因素 資源消耗率 如小時工資率 小時材料消耗等 進度計劃歷史信息 項目文件 估算數(shù)據(jù)庫 項目組知識和經(jīng)驗等 學(xué)習(xí)曲線經(jīng)濟環(huán)境 物價 利息 匯率等 賬目表 如材料編碼結(jié)構(gòu)等 學(xué)習(xí)曲線是表示單位產(chǎn)品生產(chǎn)時間與所生產(chǎn)的產(chǎn)品總數(shù)量之間的關(guān)系的一條曲線 美國康乃爾大學(xué)的商特博士總結(jié)飛機制造經(jīng)驗而得出了學(xué)習(xí)曲線規(guī)律 認為每當(dāng)飛機的產(chǎn)量積累增加1倍時 平均單位工時就下降約20 即下降到產(chǎn)量加倍前的80 商特則將累積平均工時與產(chǎn)量的函數(shù)稱為 學(xué)習(xí)曲線 學(xué)習(xí)曲線的特點 學(xué)習(xí)效果的影響因素 1 操作者的動作熟練程度2 管理技術(shù)的改善3 產(chǎn)品設(shè)計的改善4 生產(chǎn)設(shè)備與工具的質(zhì)量5 各種材料的連續(xù)供應(yīng)和質(zhì)量6 信息反饋的及時性7 專業(yè)化分工程度等 2 項目成本估算方法應(yīng)用 經(jīng)驗估算法 根據(jù)有關(guān)專家的經(jīng)驗進行成本估算 因此 要求進行估計的人應(yīng)有專門知識和豐富的經(jīng)驗 據(jù)此提出一個近似的數(shù)字 這種方法還稱不上嚴格意義上的估算 只是一種近似的猜測 它對要求很快拿出一個大概數(shù)字的項目是可以的 但對要求詳細的估算顯然是不能滿足要求的 適用于機會研究和提出項目任務(wù)投資的參考 經(jīng)驗估算 因素估算法 它是以過去為根據(jù)來預(yù)測未來 并利用規(guī)模 成本圖估算 圖上的線表示規(guī)模和成本的關(guān)系 圖上的點是根據(jù)過去類似項目的資料而描繪 根據(jù)這些點描繪出的線體現(xiàn)了規(guī)模和成本之間的基本關(guān)系 這里畫的是直線 但也有可能是曲線 規(guī)模 成本 因素估算 WBS基礎(chǔ)上的全面詳細估算 即利用WBS WBS是WorkBreakdownStructure的英文縮寫 即工作分解結(jié)構(gòu) 方法 先把項目任務(wù)進行合理的細分 分到可以確認的程度 如某種材料 某種設(shè)備 某一活動單元等 然后估算每個WBS要素的費用 采用這一方法的前提條件或步驟 對項目需求作出一個完整的限定 制定完成任務(wù)所必需的邏輯步驟 編制WBS表 WBS估算 項目需求的完整限定應(yīng)包括工作報告書 規(guī)格書以及總進度表 工作報告書是指實施項目所需的各項工作的敘述性說明 它應(yīng)確認必須達到的目標(biāo) 如果有資金等限制 該信息也應(yīng)包括在內(nèi) 規(guī)格書是對工時 設(shè)備以及材料標(biāo)價的根據(jù) 它應(yīng)該能使項目人員和用戶了解工時 設(shè)備以及材料估價的依據(jù) 總進度表應(yīng)明確項目實施的主要階段和分界點 其中應(yīng)包括長期定貨 原型試驗 設(shè)計評審會議以及其他任何關(guān)鍵的決策點 如果可能 用來指導(dǎo)成本估算的總進度表應(yīng)含有項目開始和結(jié)束的日歷時間 3 項目成本預(yù)算的編制 項目成本預(yù)算是一項制訂項目成本控制標(biāo)準(zhǔn)的項目管理工作 它涉及根據(jù)項目的成本估算為項目各項具體工作分配和確定預(yù)算 成本定額 以及確定整個項目總預(yù)算的管理工作 項目成本估算與預(yù)算的聯(lián)系與區(qū)別 成本估算是對項目成本及其誤差范圍的預(yù)測 預(yù)算是將項目成本分配到各項工作中去 成本估算是預(yù)算的基礎(chǔ) 成本預(yù)算的主動任務(wù) 1 按工作包分攤成本費用 2 按工期分攤成本費用 項目成本預(yù)算的依據(jù)1 項目成本估算文件 2 項目的工作結(jié)構(gòu)分解 3 項目的工期進度計劃 4 項目風(fēng)險管理計劃 項目成本預(yù)算具體工作1 確定項目總的預(yù)算 估算加儲備 2 確定項目各項活動的預(yù)算 3 確定項目各項活動預(yù)算的投入時間 項目成本預(yù)算編制依據(jù)和具體工作 項目成本預(yù)算管理存在的問題 缺乏項目成本預(yù)算經(jīng)驗項目預(yù)算只體現(xiàn)上級意圖誤以為項目預(yù)算是完美的財務(wù)以外的部門參與程度低項目進度與成本脫節(jié)忽略項目風(fēng)險因素 項目成本預(yù)算編制流程和方法 確定工作要素估價單 估價單分析 每個工作要素的價格 成本 利潤 確定費用要素 其他因素 確定成本預(yù)算的層次 成本結(jié)構(gòu) 工作結(jié)構(gòu) 賬目結(jié)構(gòu) 項目預(yù)算分配 成本項目分配 進度成本分配 偶然性計劃和風(fēng)險成本編制項目成本預(yù)算表 第四 項目成本控制方法應(yīng)用 1 項目成本控制及原則 項目成本控制是在項目實施過程中盡量使項目實際發(fā)生的成本控制在項目預(yù)算范圍之內(nèi)的一項項目管理工作 項目成本控制涉及對于各種能夠引起項目成本變化因素的控制 事前控制 項目實施過程的成本控制 事中控制 和項目實際成本變動的控制 事后控制 三個方面 項目成本控制原則 1 項目成本最低 2 全面控制 全過程 全方位 全員 3 動態(tài)控制 4 責(zé)權(quán)利結(jié)合 項目成本控制的不確定性1 項目具體活動本身的不確定性 可能發(fā)生或不發(fā)生 2 活動規(guī)模及其所耗資源數(shù)量的不確定性 3 項目活動所耗資源價格的不確定性 價格可高可低 目標(biāo)成本 目標(biāo)成本法是一種以市場導(dǎo)向 對有獨立的制造過程的產(chǎn)品進行利潤計劃和成本管理的方法 目標(biāo)成本法的目的是在產(chǎn)品生命周期的研發(fā)及設(shè)計 RD E 階段設(shè)計好產(chǎn)品的成本 而不是試圖在制造過程降低成本 目標(biāo)成本法是由三大環(huán)節(jié)構(gòu)成的一個緊密聯(lián)系的閉環(huán)成本管理體系 即確定目標(biāo) 層層分解 實施目標(biāo) 監(jiān)控考績 評定目標(biāo) 獎懲兌現(xiàn) 目標(biāo)成本 市場價格 目標(biāo)利潤 2 項目目標(biāo)成本與價值分析 價值工程 在價值工程中 價值的定義為 V 價值F 功能評價值C 總成本 V F C 功能 功能是產(chǎn)品或服務(wù)的作用 效能 用途 目的等 成本 是指實現(xiàn)功能所支付的全部費用 價值 反映了功能和成本的關(guān)系 價值 功能 成本 降低成本型 功能提高型 混合型 相對型 功能不變 成本降低 功能提高 成本不變 功能提高 成本降低 功能提高 成本上升 價值系數(shù) 功能系數(shù) 成本系數(shù)成本系數(shù)為實際成本構(gòu)成比重 質(zhì)量成本 是為了保證滿意的質(zhì)量而發(fā)生的費用以及沒有達到滿意的質(zhì)量所造成的損失 質(zhì)量成本包括 a 預(yù)防成本 避免缺陷和偏差出現(xiàn)支付的費用 如宣傳 培訓(xùn) 質(zhì)量改進措施等費用 b 鑒定成本 評定是否滿足規(guī)定質(zhì)量要求支付的費用 如質(zhì)量檢驗過程中的各項費用 c 內(nèi)部損失成本 交付前因不滿足規(guī)定質(zhì)量要求造成的損失費用 如返修 返工 報廢等費用 d 外部損失成本 交付后因不滿足規(guī)定質(zhì)量要求造成的損失費用 如索賠 退換 修理 信譽損失等 3 項目質(zhì)量成本控制法 質(zhì)量總成本 x0 x1 x2 質(zhì)量不足 質(zhì)量過剩 質(zhì)量改進區(qū)域 質(zhì)量合適區(qū)域 質(zhì)量完美區(qū)域 收集質(zhì)量成本數(shù)據(jù) 歸入質(zhì)量成本科目 分析質(zhì)量成本原因 質(zhì)量成本源歸集 擬定糾正和預(yù)防措施 操作 質(zhì)量和財務(wù)部門依據(jù) 質(zhì)量成本記錄 操作 質(zhì)量和財務(wù)部門依據(jù) 質(zhì)量成本科目 操作 質(zhì)量部門依據(jù) 質(zhì)量成本記錄和管理體系文件 操作 質(zhì)量和有關(guān)部門依據(jù) 責(zé)任歸集明細表 操作 質(zhì)量和責(zé)任部門依據(jù) 質(zhì)量成本分析報告 4 項目掙值分析控制法 掙值法又稱為贏得值法或偏差法 掙得值分析法是對項目進度和費用進行綜合控制的一種有效方法 掙值法的價值在于將項目的進度和費用綜合度量 從而能準(zhǔn)確描述項目的進展?fàn)顟B(tài) 掙值法的另一個重要優(yōu)點是可以預(yù)測項目可能發(fā)生的工期滯后量和費用超支量 從而及時采取糾正措施 為項目管理和控制提供了有效手段 掙得值法的基本參數(shù) 1 計劃工作量的預(yù)算費用 BCWS BCWS是指項目實施過程中某階段計劃要求完成的工作量所需的預(yù)算費用 計算公式為 BCWS 計劃工作量 預(yù)算定額 BCWS主要是反映進度計劃應(yīng)當(dāng)完成的