論秘書的協(xié)調工作 -文獻綜述摘要：秘書工作是一個圍繞領導活動的需求和目標而開展的輔助性工作, 協(xié)調關系是秘書工作中的一項重要職能和長期任務，秘書通過具體的協(xié)調行為, 運用協(xié)調藝術, 使社會組織與相關公眾的關系達到良好的狀態(tài)。文章借鑒國內外學者的研究成果對秘書的協(xié)調工作進行分析，主要研究秘書協(xié)調工作的地位和作用、秘書協(xié)調工作的內容和特點、秘書協(xié)調工作的方法和技巧以及新形勢下的秘書協(xié)調工作這五個方面。既能充分認識到秘書協(xié)調工作的重要性，也能將協(xié)調工作做得更完善。關鍵詞：秘書工作；協(xié)調能力；新形勢；復雜性Abstract: secretarial work is a leading activity around the needs and goals and the auxiliary work, coordination is an important function in secretarial work and long-term task, the secretary by the coordination behavior of concrete, using coordinate art, social organizations and the relevant public relations to reach a good condition. The research results of scholars at home and abroad for reference, the article analyze the secretary of the coordination, the main research secretary coordination position and role, secretary of the content and features of coordination work, secretarial coordinate method and the skill of the work and under the new situation, secretary of the coordination of these five aspects. Can fully realize the importance of secretary coordination work, also can to do the coordination work more perfect.Key words: Secretarial work; coordination; the new situation; complexity秘書的協(xié)調能力，對于秘書從業(yè)者高效地進行工作，快捷地解決問題、把握機會、建立一個群策群力、生產力高的團隊十分重要。這種能力推動著秘書從業(yè)者與組織內不同職位的人員進行友好合作并開展有建設性的工作。協(xié)調能力是秘書從業(yè)人員必不可少的基本技能之一。秘書協(xié)調工作的內容極其復雜，范圍極其寬廣，其固有的內在的特征，要求秘書人員采取靈活多樣的協(xié)調方法和技巧，對秘書提出了很高的要求。并且隨著改革開放的進一步深入，中國經濟與世界經濟的聯(lián)系越來越緊密，形勢與要求發(fā)生極大改變，秘書的協(xié)調內容將會更豐富、更復雜，因此就要求秘書人員要不斷學習，不斷加強自身修養(yǎng)，立足國情，立足自身的工作特點，能夠更加靈活多樣去處理各種紛繁復雜的工作。所以對于秘書協(xié)調工作這一課題的研究十分重要。1、 秘書協(xié)調工作國內研究現(xiàn)狀 1、關于秘書協(xié)調工作的定義 在江淮的論秘書的協(xié)調職能中提到：協(xié)調活動是一種復雜的管理過程,它由諸多相互聯(lián)系,相互作用的要素構成,包括協(xié)調者、協(xié)調對象、協(xié)調意圖、協(xié)調目標和協(xié)調環(huán)境。協(xié)調工作是一個內涵很寬泛的概念。由于其工作所涉及的主、客體都是公共關系機構,所以它又具有處理和調解公共關系機構之間的工作的某些功能。從協(xié)調要素看,協(xié)調工作應包含以下三層意思:第一，協(xié)調必須是雙方或多方的,一方無所謂協(xié)調。如一個人對某項活動作為事前事后產生不同的或者是相反的看法,這只是人的頭腦思維過程,是人腦的自我調節(jié)。第二，協(xié)調必須通過主客體之間的內力作用。必須是雙方或多方發(fā)生關聯(lián)。第三，協(xié)調的目的是使雙方或多方意見盡量達成統(tǒng)一。2、秘書協(xié)調工作地位和作用 在實際工作中,領導親自協(xié)調具有很強的權威性和有效性,但領導者的主要任務是搞決策,不可能事必躬親。這就需要秘書人員發(fā)揮其參謀助手作用,秘書協(xié)調就是領導活動的延伸與補充,有利于領導工作的正常運行。蔡軍、崔振魁、魏正剛在論秘書如何做好協(xié)調工作認為：協(xié)調是秘書部門的首要職責從一定意義上講，秘書部門就是協(xié)調部門。協(xié)調工作的質量如何，直接關系到領導工作的成效，關系到整個機構能否高效運轉。協(xié)調不及時不行、不到位不行、不周全也不行，稍有差錯就可能使領導工作陷入被動，有時甚至會影響領導之間、領導與部門之間的默契；而且協(xié)調環(huán)節(jié)一旦出了問題、造成損失，再努力也很難彌補、很難挽回。協(xié)調是領導工作的延伸工作中的一些重點難點問題，只有領導親自出面協(xié)調，才能得到及時、妥善的處理。但在日常工作中，領導不可能事必躬親，大量的協(xié)調工作還是要由秘書人員來做。秘書人員只有自覺地主動地做好協(xié)調工作，才能為領導分憂，為領導工作分流。協(xié)調是秘書人員的基本功寫材料、抓業(yè)務是秘書人員的基本功；搞協(xié)調、辦事務，同樣是秘書人員的基本功。秘書人員只有具備一定的協(xié)調能力，掌握一定的協(xié)調方法和技巧，才能理順上下左右的關系，確保每一項任務的圓滿完成。3、秘書協(xié)調工作的內容和特點 在郎一輪的秘書協(xié)調工作的藝術性中說到樂秘書協(xié)調工作的內容包括：與主管領導的協(xié)調、與主管領導之外的其他領導之間的協(xié)調、機關內部的協(xié)調、與基層單位的協(xié)調、與基層群眾的協(xié)調。 蔡軍在論秘書如何做好協(xié)調工作中從不同方面說到以下他所認為的協(xié)調工作的內容：第一，決策協(xié)調。秘書在領導決策中處于輔助決策的地位，無論是決策前服務式輔助工作，還是決策形成中的協(xié)助輔助工作，決策實施中的協(xié)調式輔助工作。第二，業(yè)務協(xié)調。主要是依據(jù)決策，對本單位的人力、財力進行統(tǒng)一支配，平衡安排。第三，事務協(xié)調。主要是根據(jù)領導意圖，平衡各部門的會議安排，資料提供，生活保障等日常事務的協(xié)調。第四，臨時性工作協(xié)調。主要是協(xié)調領導臨時交辦的工作或對突發(fā)性工作中出現(xiàn)的矛盾進行協(xié)調。 郝懿的新時期政府部門秘書的協(xié)調工作對秘書協(xié)調的內容做了詳細的說明。附屬性:秘書的協(xié)調,往往是領導授權去處理矛盾,或者是為領導協(xié)調去做輔助工作。服務性:協(xié)調本身是一項服務性很強的工作,一方面是圍繞政策、圍繞領導服務,根據(jù)領導的旨意和政策的要求去協(xié)調以求得步調一致;另一方面是為基層服務?；鶎油媾R難以克服的困難,因此,常以協(xié)調的方法調動有利的因素,幫助基層克服困難。人際性:一些工作難以取得進展,往往是人為的因素造成的,因此,協(xié)調工作實質上是協(xié)調人與人的關系,進而協(xié)調人與物、人與事之間的關系。4、秘書協(xié)調工作的方法和技巧的研究在淺析秘書溝通協(xié)調工作的技巧與方法中，曹藝鳴專門研究了秘書協(xié)調工作的方法和技巧，從處理橫向關系和縱向關系兩方面闡述，所謂橫向關系，是指本單位各部門之間、秘書部門與其他部門之間、職業(yè)秘書群體之間的關系。一個單位內部有著較為完備的的平行關系體系，在管理和平衡這一體系時，領導往往要借助于秘書這一中樞輔助職能，把盤根錯節(jié)的關系理順秘書也依賴于秘書職業(yè)功能，發(fā)揮自身的優(yōu)勢，協(xié)助領導完成好平衡，協(xié)調關系的工作，提高工作效率在這一平衡，協(xié)調關系的工作中，秘書可以采取以下技巧與方法：抓住重點、統(tǒng)籌兼顧 ，積極疏導、加強協(xié)商，注重整體、關心局部。而縱向關系，是指領導與群眾之間上級與下級之間、秘書與領導個體之間、秘書與領導群體之間的關系等。一個單位有著多層內部組織機構，有著不同層次的縱向關系，同時秘書是與領導接觸最頻繁的人，是單位中最熟悉領導的員工，也是領導與群眾之間的的橋梁和潤滑劑。因此，秘書的工作作風，自身素質和工作技能對單位工作的有效開展起著重要的輔助作用，秘書要通過自己勤勉踏實的工作作風，謙遜溫和的個人素質，善于溝通協(xié)調的工作技能協(xié)助領導開展工作，理順各層次，各級別的縱向關系，秘書可以通過架好橋梁、做好服務，依照職權、分級負責，牢記從屬、不忘輔助，認真調研、深度分析，反饋信息、提供建議， 耐心足夠、表現(xiàn)親和，這五個方面來處理。在謝能武和肖新發(fā)所寫的謅議秘書工作的協(xié)調方法與技巧里，也對這方面進行了專門的探究。他們認為協(xié)調必須講究方法，科學的協(xié)調方法,是促使各項活動趨向同步化與和諧化,以實現(xiàn)共同目標的重要保證。主要的協(xié)調方法有以下五種:信息溝通法、淡化矛盾法、分步解決法、范例制度法、行文協(xié)調法。并且協(xié)調要注重技巧，技巧，就是通過巧妙、藝術的手法進行協(xié)調工作,使協(xié)調達到最佳效果。在協(xié)調過程中若能使用某種技巧,它能起到水到渠成、馬到成功的實效。反之,就會使協(xié)調半途而廢,事倍功半。應掌握以下協(xié)調技巧:捕捉有利時機、注重語言藝術、采用以情先行、原則與靈活結合。二、國外秘書工作研究現(xiàn)狀 在周東濤、杜子英的簡論國外秘書工作的特點和趨勢中說到：首先由于現(xiàn)代科學管理在社會生活中的地位和作用被人們廣泛認識和重視,國外的秘書工作愈益顯示出普遍化和社會化的趨向。其次與社會分工相適應,秘書工作的分工也越來越細,專門化程度越來越高,是當今時代的一個重要特征。從某種意義上說,每一行業(yè)的秘書,就是某一方面的專家。職業(yè)的法律秘書、醫(yī)藥秘書、教育秘書、工藝秘書、通信秘書、行政秘書等專門秘書的不斷涌現(xiàn),充分地反映了這種趨勢。第三與上述第二特點和趨勢相聯(lián)系,秘書工作人員開始走向職業(yè)化、永業(yè)化。以前,秘書工作人員大多處于一種動態(tài)的過程中,他們的工作崗位、職務是不固定的。隨著秘書地位和作用日益顯著,待遇的提高,秘書工作的專業(yè)性得到社會的普遍承認,秘書工作日漸趨向職業(yè)化、永業(yè)化,終身秘書逐漸增多。伴隨著科學技術的迅速發(fā)展,秘書工作正向現(xiàn)代化方向邁進,辦公室自動化正在逐步實現(xiàn),使得傳統(tǒng)秘書工作的辦事方式發(fā)生了重大變革,秘書工作效率也大幅度提高。李麗在國外秘書工作的發(fā)展趨勢里面提出：國外秘書人才選用標準具體、實在。在學歷要求方面：國外的一般企業(yè)，聘用秘書并不要求高學歷，他們更重視應聘者從事秘書工作的天資、專業(yè)知識和感度。他們要求應聘者具備秘書素質，學習過秘書專業(yè)知識、一般知識（ 社會常識、管理學）、人際關系能力（ 工作態(tài)度、口才、接待、交際實務）、技能（ 會議組織、文書寫作、復印機使用、文檔資料管理、環(huán)境整理、辦公設備用品、日程管理）等，具有秘書資格就可以。年齡和外貌要求：國外企業(yè)喜歡聘用30到40歲左右的有教養(yǎng)、有經驗的職業(yè)女性，工作踏實又肯干。太年輕的留不住，麻煩的事情反而會很多。外國企業(yè)更重視秘書的敬業(yè)精神、經驗、責任感和辦事能力。職業(yè)素質、技能要求：國外對秘書的素質要求，是由權威較高的秘書協(xié)會提出的，比較注重秘書工作的實際，立足于“實際如此”，是從稱職的 秘書從業(yè)人員的實際素質中歸納、抽象出來的，具有層次性、針對性和可行性。三、發(fā)展趨勢 隨著經濟全球化、一體化的發(fā)展,特別是我國市場經濟的不斷深入和完善,人們的觀念在不斷地變化，市場經濟環(huán)境的復雜性必然導致新舊思想觀念和行為的不斷沖突,在新的形勢和新的要求下,秘書協(xié)調工作面臨粉新的挑戰(zhàn)。關于這一方面，在市場經濟環(huán)境下秘書協(xié)調工作的新挑戰(zhàn)中，郝懿對此進行了具體的研究闡述，他認為傳統(tǒng)的秘書的協(xié)調工作在我國計劃經濟的不同時期以及由計劃經濟向市場經濟轉軌的過程中對推進各級各類社會組織的職能工作起到過,要作用。但是隨粉經濟全球化、一體化的發(fā)展,科學技術的進步,國家間、部門之間界限的逐步消失,特別是我國市場經濟的不斷深入和完巷,人們的觀念在不斷地變化,市場經濟環(huán)境的復雜性必然導致新舊思想觀念和行為的不斷沖突,在新的形勢和新的要求下,秘書協(xié)調工作面臨粉新的挑戰(zhàn),作為秘書工作人員應該從以下幾個方面做好協(xié)調工作：第一，立足傳統(tǒng)的協(xié)調工作觀念，端正心態(tài)，正確對待秘書工作中新的協(xié)調工作：秘書協(xié)調工作應端正心態(tài),放下架子,走出機關,下到基層,深入調查研究,進行面對面的協(xié)調。而對于各級各類企事業(yè)單位的秘書協(xié)調工作而言,在市場經濟的大潮中,遵守國家的法律、法規(guī)的同時,應注重本單位的實際,遵循經濟規(guī)律,嚴守市場法則,向各方面多提建議進行全方位、廣泛的協(xié)調。第二，做到懂經濟，懂科技知識、懂法律、懂管理，懂國際慣例，使秘書協(xié)調工作適應市場經濟的要求：中國與世界各國必然在進行全方位的文往。在這種市場經濟大潮中,我國各級各類社會組織尤其是企業(yè)組織在促進商貿往來的過程中,其秘書人員勢必有大量的協(xié)調工作要做。為了搞好協(xié)調工作,秘書人員應強調一些方面的知識與技能，隨著科學技術的迅猛發(fā)展,要求秘書人員耍恤科學技術知識。有較強的科技意識,能自覺地運用科學技術手段去認識和處理問題;掌握足夠的現(xiàn)代科學知識。在市場經濟領域中,必然要求各類秘書人員熟悉和掌握諸多方面的法律知識,特別要熟悉和掌握有關經濟法律知識,用以規(guī)范經濟主體、經濟行為、經濟調控和社會保障等方面的經濟管理工作。 第三，不斷充實自己，提高協(xié)調工作能力：傳統(tǒng)的協(xié)調工作中掌握政策和工作尺度,利用靈活的協(xié)調技巧和手段,在應對各項工作中起到過,要作用,然而,在市場經濟領域中,我國與世界各國交往日益頻繁,在各種協(xié)調工作中,各級各類社會組織的秘書人員都要熟練運用語言,準確無誤的利用語言進行書面表達和口頭表達,尤其是利用外語進行廣泛的協(xié)調工作。除了外語能力外,隨普現(xiàn)代辦公技術手段的進步.計算機技術的應用尤其突出,秘書人員在處理各種經濟事務工作過程中,應熟練地使用計算機使其有序化,運用現(xiàn)代網絡技術進行遠距離傳輸和存貯,由此節(jié)約時間、節(jié)約經費、提高工作效益?？傊谑袌鼋洕h(huán)境下,市場經濟領域的復雜性必然導致秘書部門協(xié)調工作的多樣性和靈活性,這就給秘書人員的協(xié)調工作帶來新的挑戰(zhàn),除了在心理上乃至行為上不斷地完善自己,更主要的是要與時俱進,創(chuàng)造良好的學習氛圍根據(jù)市場經濟環(huán)境中不斷涌現(xiàn)出的新事物、新現(xiàn)象,積極主動地搞好協(xié)調工作。在吳靜的淺論新時期下秘書人員的溝通協(xié)調能力中提到：當今社會隨著信息技術的飛速發(fā)展 , 人們的管理工作也日趨復雜 , 秘書作為一種獨特的社會角色 , 處于組織的樞紐位置上 ,其特定的職能 , 規(guī)定了其特定的地位和作用：服務組織領導，溝通上下，聯(lián)系左右，通過相對獨立的協(xié)調活動，發(fā)揮中介紐帶作用。第一、溝通上下，成為領導與其他員工之間的橋梁。第二、聯(lián)系左右，成為各職能部門之間協(xié)調配合的紐帶。第三、協(xié)調內外，成為公司對外開放的窗口。在秘書所要服務的對象的職能環(huán)境中，要以科學發(fā)展觀為指導，全面、細致、深入地思考工作中遇到的各種問題。秘書人員要堅持理論與實踐相結合，勇于打破思維定勢，用新的思維去指導工作，用新的方法去改進工作，才能更圓滿地完成本職工作。4、 對本人研究課題的啟發(fā)國內對于秘書協(xié)調工作的研究十分細致，分析得也很詳細，通過前輩們一系列的研究，在秘書協(xié)調工作的定義、內容、特點以及方式方法都做了全方位的探索。再經過與國外關于秘書工作的研究相對比，國外秘書工作適應社會的需求，其發(fā)展趨勢和成功經驗值得我們認真研究和借鑒。但總體來說秘書工作都往職業(yè)化、專業(yè)化、制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化和自動化發(fā)展。而在當前新形勢之下，我們要重視的是如何更好地發(fā)展秘書協(xié)調工作，秘書人員作為一種獨特的社會角色，處于組織的樞紐位置，在這種特殊的工作環(huán)境中，其協(xié)調能力對秘書工作具有重要的影響。新形勢下秘書人員更需要加強協(xié)調能力，對領導提供優(yōu)質的服務，還要與職能部門密切合作，為人民群眾排憂解難，為單位出謀劃策。五、研究思路和方法 本研究是在借鑒前人的研究基礎上，先通過對秘書協(xié)調工作進行理論的闡釋，然后在立足理論的基礎上分析秘書協(xié)調工作的內容特點、作用以及地位，再在前輩的研究成果中找到問題并且尋找在新的形勢之下做好秘書協(xié)調工作的對策，最后經過系列的研究闡述自己在其中所受到的啟發(fā)和影響。在此思路的引導下，利用文獻查閱法，對秘書協(xié)調工作的文獻資料搜集與整理，對課題進行詳細的了解。運用調查法與觀察法處理資料，獲得本研究所必需的材料，擴展認識啟發(fā)思維。通過一系列分析從而認識到秘書協(xié)調工作的重要性和解決問題