黨政機關公文 格式培訓 湖北省標準化研究院 梁薇 目錄 添加標題 條例 共8章 總則 公文種類 公文格式 行文規(guī)則公文擬制 公文辦理 公文管理 附則 添加標題 條例 中 公文格式 規(guī)定 共4條 第九條 公文一般由份號 密級和保密期限 緊急程度 發(fā)文機關標志 發(fā)文字號 簽發(fā)人 標題 主送機關 正文 附件說明 發(fā)文機關署名 成文日期 印章 附注 附件 抄送機關 印發(fā)機關和印發(fā)日期 頁碼等組成 添加標題 公文的秘密等級和保密的期限 涉密公文應當根據涉密程度分別標注 絕密 機密 秘密 和保密期限 公文送達和辦理的時限要求 根據緊急程度 緊急公文應當分別標注 特急 加急 電報應當分別標注 特提 特急 加急 平急 公文印制份數的順序號 涉密公文應當標注份號 添加標題 由發(fā)文機關代字 年份 發(fā)文順序號組成 聯(lián)合行文時 使用主辦機關的發(fā)文字號 上行文應當標注簽發(fā)人姓名 發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加 文件 二字組成 也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱 聯(lián)合行文時 發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱 也可以單獨用主辦機關名稱 添加標題 公文的主要受理機關 應當使用機關全稱 規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱 公文的主體 用來表述公文的內容 由發(fā)文機關名稱 事由和文種組成 添加標題 署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱 署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期 聯(lián)合行文時 署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期 公文附件的順序號和名稱 添加標題 公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項 署公文正文的說明 補充或者參考資料 公文中有發(fā)文機關署名的 應當加蓋發(fā)文機關印章 并與署名機關相符 有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章 添加標題 公文的送印機關和送印日期 除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內容的其他機關 應當使用機關全稱 規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱 條例 中 公文格式 規(guī)定 共4條 第十條 公文的版式按照 黨政機關公文格式 國家標準執(zhí)行 第十條 公文使用的漢字 數字 外文字符 計量單位和標點符號等 按照有關國家標準和規(guī)定執(zhí)行 民族自治地方的公文 可以并用漢字和當地通用的少數民族文字 第十條 公文用紙幅面采用國際標準A4型 特殊形式的公文用紙幅面 根據實際需要確定 條例 中 公文格式 規(guī)定 共4條 變化 1 從格式要素看 增加了 份號 發(fā)文機關署名 頁碼 減少了 主題詞 2 規(guī)定涉密公文應當標注份號 辦法 只要求對絕密 機密公文標注份號 3 規(guī)定緊急公文應當分別標注 特急 加急 辦法 要求標注 特急 急件 4 規(guī)定聯(lián)合行文時發(fā)文機關標志可以單獨用主辦機關名稱 5 明確規(guī)定公文標題應標發(fā)文機關 辦法 未作強制性要求 6 規(guī)定有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文可以不加蓋印章 添加標題 條例與標準的關系為什么需要對公文格式標準化 為什么用標準的形式規(guī)范公文格式 目錄 標準主要內容1范圍2規(guī)范性引用文件3術語和定義4公文用紙主要技術指標5公文用紙幅面尺寸及版面要求6印制裝訂要求 7公文中各要素的編排規(guī)則8公文中的表格9公文中標點符號 計量單位和數字用法10公文的特定格式11式樣 1 范圍 本標準規(guī)定了黨政機關公文通用的紙張要求 排版和印制裝訂要求 公文格式各要素的編排規(guī)則 并給出了公文的式樣 本標準適用于各級黨政機關制發(fā)的公文 其他機關和單位的公文可以參照執(zhí)行 使用少數民族文字印制的公文 其用紙 幅面尺寸及版面 印制等要求按照本標準執(zhí)行 其余可以參照本標準并按照有關規(guī)定執(zhí)行 1 范圍 主要內容主要解決3件事 定義兩大類格式適用范圍各級中國共產黨機關和國家行政機關制發(fā)的公文特定使用范圍對于使用少數民族文字的公文 其用紙 幅面尺寸及版面 印制等要求按照2012版國家標準執(zhí)行 2 規(guī)范性引用文件 下列文件對于本標準的應用是必不可少的 凡是注日期的引用文件 僅所注日期的版本適用于本標準 凡是不注日期的引用文件 其最新版本 包括所有的修改單 適用于本標準 GB T148印刷 書寫和繪圖紙幅面尺寸GB3100國際單位制及其應用GB3101有關量 單位和符號的一般原則GB3102 所有部分 量和單位GB T15834標點符號用法GB T15835出版物上數字用法 3 術語和定義 下列術語和定義適用于本標準 3 1字word標示公文中橫向距離的長度單位 在本標準中 一字指一個漢字寬度的距離 3 2行l(wèi)ine標示公文中縱向距離的長度單位 在本標準中 一行指一個漢字的高度加3號漢字高度7 8倍的距離 4 公文用紙主要技術指標 公文用紙一般使用紙張定量為60g m2 80g m2的膠版印刷紙或復印紙 紙張白度為80 90 橫向耐折度 15次 不透明度 85 pH值為7 5 9 5 5 公文用紙幅面尺寸及版面要求 5 1幅面尺寸公文用紙采用GB T148中規(guī)定的A4型紙 其成品幅面尺寸為 210mm 297mm 5 1幅面尺寸 黨政機關公文用紙統(tǒng)一使用A4型紙 是 條例 一項重要規(guī)定 采用A4型紙已成為國際范圍公文用紙的共識 我國已具備采用國際標準A4型公文用紙的條件 淘汰16開型紙的必要性 5 2版面 5 2 1頁邊與版心尺寸公文用紙?zhí)祛^ 上白邊 為37mm 1mm 公文用紙訂口 左白邊 為28mm 1mm 版心尺寸為156mm 225mm 5 2 2字體和字號如無特殊說明 公文格式各要素一般用3號仿宋體字 特定情況可以作適當調整 5 2版面 5 2 3行數和字數一般每面排22行 每行排28個字 并撐滿版心 特定情況可以作適當調整 5 2 4圖文的顏色如無特殊說明 公文中文字的顏色均為黑色 6 印制裝訂要求 6 1制版要求版面干凈無底灰 字跡清楚無斷劃 尺寸標準 版心不斜 誤差不超過1mm 6 2印刷要求雙面印刷 頁碼套正 兩面誤差不超過2mm 黑色油墨應當達到色譜所標BL100 紅色油墨應當達到色譜所標Y80 M80 印品著墨實 均勻 字面不花 不白 無斷劃 6 印制裝訂要求 6 3裝訂要求公文應當左側裝訂 不掉頁 兩頁頁碼之間誤差不超過4mm 裁切后的成品尺寸允許誤差 2mm 四角成90 無毛茬或缺損 6 印制裝訂要求 騎馬訂或平訂的公文應當 a 訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處 允許誤差 4mm b 無壞釘 漏釘 重釘 釘腳平伏牢固 c 騎馬訂釘鋸均訂在折縫線上 平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm 5mm 包本裝訂公文的封皮 封面 書脊 封底 與書芯應吻合 包緊 包平 不脫落 6 印制裝訂要求 公文的印制和裝訂對公文的整體質量 公文的莊重性和權威性有很大影響 保證不同機關印制出的公文基本一致 裝訂要求中規(guī)定的數值主要是根據新聞出版行業(yè)標準來確定的 7 公文中各要素的編排規(guī)則 根據 條例 第三章第九條規(guī)定 公文一般由份號 密級和保密期限 緊急程度 發(fā)文機關標志 發(fā)文字號 簽發(fā)人 標題 主送機關 正文 附件說明 發(fā)文機關署名 成文日期 印章 附注 附件 抄送機關 印發(fā)機關和印發(fā)日期 頁碼等組成 7 1公文格式各要素的劃分 本標準將版心內的公文格式各要素劃分為版頭 主體 版記三部分 公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭 公文首頁紅色分隔線 不含 以下 公文末頁首條分隔線 不含 以上的部分稱為主體 公文末頁首條分隔線以下 末條分隔線以上的部分稱為版記 頁碼位于版心外 7 2版頭7 2 1份號 如需標注份號 一般用6位3號阿拉伯數字 頂格編排在版心左上角第一行 7 2 2密級和保密期限 如需標注密級和保密期限 一般用3號黑體字 頂格編排在版心左上角第二行 保密期限中的數字用阿拉伯數字標注 7 2 3緊急程度 如需標注緊急程度 一般用3號黑體字 頂格編排在版心左上角 如需同時標注份號 密級和保密期限 緊急程度 按照份號 密級和保密期限 緊急程度的順序自上而下分行排列 7 2 4發(fā)文機關標志 由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加 文件 二字組成 也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱 發(fā)文機關標志居中排布 上邊緣至版心上邊緣為35mm 推薦使用小標宋體字 顏色為紅色 以醒目 美觀 莊重為原則 聯(lián)合行文時 如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關名稱 一般應當將主辦機關名稱排列在前 如有 文件 二字 應當置于發(fā)文機關名稱右側 以聯(lián)署發(fā)文機關名稱為準上下居中排布 7 2 5發(fā)文字號 編排在發(fā)文機關標志下空二行位置 居中排布 年份 發(fā)文順序號用阿拉伯數字標注 年份應標全稱 用六角括號 括入 發(fā)文順序號不加 第 字 不編虛位 即1不編為01 在阿拉伯數字后加 號 字 上行文的發(fā)文字號居左空一字編排 與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行 7 2 6簽發(fā)人 由 簽發(fā)人 三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成 居右空一字 編排在發(fā)文機關標志下空二行位置 簽發(fā)人 三字用3號仿宋體字 簽發(fā)人姓名用3號楷體字 如有多個簽發(fā)人 簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關的排列順序從左到右 自上而下依次均勻編排 一般每行排兩個姓名 回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊 7 2 7版頭中的分隔線 發(fā)文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線 高度推薦使用0 35 0 5mm 具體高度可根據發(fā)文機關標志字體字號酌定 7 3主體7 3 1標題 一般用2號小標宋體字 編排于紅色分隔線下空二行位置 分一行或多行居中排布 回行時 要做到詞意完整 排列對稱 長短適宜 間距恰當 標題排列應當使用梯形或菱形 7 3 2主送機關 編排于標題下空一行位置 居左頂格 回行時仍頂格 最后一個機關名稱后標全角冒號 如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時 應當將主送機關名稱移至版記 標注方法見7 4 2 7 3 2主送機關 主送機關用3號仿宋體 在標題下空一行之后居左頂格編排 回行仍然頂格 當主送機關過多導致公文首頁不能顯示正文時 移至版記中 置于抄送機關的上一行主送機關的順序一般按照重要程度排列 各有關單位之間用頓號或逗號分清層次 同類型機關內同級機關之間用頓號分隔 不同類型機關之間使用逗號分隔 最后一個主送機關之后標全角冒號 7 3 3正文 公文首頁必須顯示正文 一般用3號仿宋體字 編排于主送機關名稱下一行 每個自然段左空二字 回行頂格 文中結構層次序數依次可以用 一 一 1 1 標注 一般第一層用黑體字 第二層用楷體字 第三層和第四層用仿宋體字標注 7 3 3正文 公文首頁必須顯示正文公文首頁顯示不了正文的可能情況 聯(lián)合行文主送機關過多簽發(fā)人過多一般采用3號仿宋體字 從主送機關下一行開始 每個自然段左空二字 回行頂格 自然段之間不空行 7 3 3正文 阿拉伯數字和漢字數字用法公文中涉及字母詞應嚴格規(guī)范公文應依法使用規(guī)范漢字 一般不使用字母詞應當用國家通用語言文字作必要的注釋 首次出現(xiàn)時以括注方式注明準確的漢語譯名使用法定計量單位公文文中結構層次 7 3 4附件說明 如有附件 在正文下空一行左空二字編排 附件 二字 后標全角冒號和附件名稱 如有多個附件 使用阿拉伯數字標注附件順序號 如 附件 1 附件名稱后不加標點符號 附件名稱較長需回行時 應當與上一行附件名稱的首字對齊 4 附件說明 用3號仿宋在正文下空一行 左空二字標注 附件 二字 后標全角冒號和附件名稱 如果公文帶有兩個及兩個以上附件 附件名稱前面用阿拉伯數字標注附件的順序號 如 附件 1 附件名稱較長回行時 與上行附件名稱的首字對齊附件名稱后不標注標點符號正文中涉及附件處的標注內容 附件說明處的標注內容及附件的標注內容前后要一致 7 3 5發(fā)文機關署名 成文日期和印章加蓋印章的公文不加蓋印章的公文加蓋簽發(fā)人簽名章的公文成文日期中的數字特殊情況說明 7 3 5發(fā)文機關署名 成文日期和印章 當正文之后的空白容不下印章或簽發(fā)人簽名章 成文日期時 一般應當采取調整正文行距或字距的措施加以解決極端特殊的情況下 也可以采取 此頁無正文 的方法 7 3 6附注 如有附注 居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行 7 3 6附注 附注是公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項附注不是對公文正文內容的解釋附注使用3號仿宋體 緊接成文日期下1行居左空二字 并在文字外加圓括號 回行時頂格 7 3 7附件 附件應當另面編排 并在版記之前 與公文正文一起裝訂 附件 二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行 附件標題居中編排在版心第三行 附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致 附件格式要求同正文 如附件與正文不能一起裝訂 應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注 附件 二字及附件順序號 7 4版記7 4 1版記中的分隔線 版記中的分隔線與版心等寬 首條分隔線和末條分隔線用粗線 推薦高度為0 35mm 中間的分隔線用細線 推薦高度為0 25mm 首條分隔線位于版記中第一個要素之上 末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合 7 4 1版記中的分隔線 版記置于最后一頁 版記的最后一個要素置于最后一行版記一定在偶數頁上版記頁和空白頁都不標頁碼轉發(fā)文件還應標識自己的版記推薦兩頭分隔線高度為0 35mm 中間分隔線高度為0 25mm 分隔線的寬度同版心寬度 即156mm 7 4 2抄送機關 如有抄送機關 一般用4號仿宋體字 在印發(fā)機關和印發(fā)日期之上一行 左右各空一字編排 抄送 二字后加全角冒號和抄送機關名稱 回行時與冒號后的首字對齊 最后一個抄送機關名稱后標句號 如需把主送機關移至版記 除將 抄送 二字改為 主送 外 編排方法同抄送機關 既有主送機關又有抄送機關時 應當將主送機關置于抄送機關之上一行 之間不加分隔線 7 4 3印發(fā)機關和印發(fā)日期 印發(fā)機關和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字 編排在末條分隔線之上 印發(fā)機關左空一字 印發(fā)日期右空一字 用阿拉伯數字將年 月 日標全 年份應標全稱 月 日不編虛位 即1不編為01 后加 印發(fā) 二字 版記中如有其他要素 應當將其與印發(fā)機關和印發(fā)日期用一條細分隔線隔開 7 5頁碼 一般用4號半角宋體阿拉伯數字 編排在公文版心下邊緣之下 數字左右各放一條一字線 一字線上距版心下邊緣7mm 單頁碼居右空一字 雙頁碼居左空一字 公文的版記頁前有空白頁的 空白頁和版記頁均不編排頁碼 公文的附件與正文一起裝訂時 頁碼應當連續(xù)編排 7 5頁碼 用4號半角宋體阿拉伯數字 版心下邊緣之下頁碼數字左右兩邊各空1個半角空格 放一條 字線 字線距版心上邊緣7mm 單頁碼右邊的 字線右空一字 雙頁碼左邊的 字線左空一字版記前有空白頁的 空白頁和版記頁均不標識頁碼附件與正文一起裝訂 頁碼應連續(xù)編排 不一起裝訂時 附件另編頁碼 8 公文中的表格 A4紙型的表格橫排時 頁碼位置與公文其他頁碼保持一致 單頁碼表頭在訂口一邊 雙頁碼表頭在切口一邊 9 標點符號 計量單位和數字的用法 公文中計量單位的用法應當符合GB3100 GB3101和GB3102 所有部分 標點符號的用法應當符合GB T15834 數字用法應當符合GB T15835 9 標點符號 計量單位和數字的用法 國家標準對計量單位 標點符號 數字用法的規(guī)定與我們日常生活中一些習慣用法不完全一致 若公文中使用計量單位 標點符號 數字不規(guī)范 使概念界定不清 詞義模糊 易產生歧義 有時一個小小的失誤會產生極其嚴重的后果 10 公文的特定格式 10 1信函格式 發(fā)文機關標志使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱 居中排布 上邊緣至上頁邊為30mm 推薦使用紅色小標宋體字 聯(lián)合行文時 使用主辦機關標志 發(fā)文機關標志下4mm處印一條紅色雙線 上粗下細 距下頁邊20mm處印一條紅色雙線 上細下粗 線長均為170mm 居中排布 10 1信函格式 如需標注份號 密級和保密期限 緊急程度 應當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下 按照份號 密級和保密期限 緊急程度的順序自上而下分行排列 第一個要素與該線的距離為3號漢字高度的7 8倍 發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下 與該線的距離為3號漢字高度的7 8倍 標題居中編排 與其上最后一個要素相距二行 10 1信函格式 第二條紅色雙線上一行如有文字 與該線的距離為3號漢字高度的7 8倍 首頁不顯示頁碼 版記不加印發(fā)機關和印發(fā)日期 分隔線 位于公文最后一面版心內最下方 10 2命令格式 發(fā)文機關標志由發(fā)文機關全稱加 命令 或 令 字組成 居中排布 上邊緣至版心上邊緣為20mm 推薦使用紅色小標宋體字 發(fā)文機關標志下空二行居中編排令號 令號下空二行編排正文 簽發(fā)人職務 簽名章和成文日期的編排見7 3 5 3 10 3紀要格式 紀要標志由 紀要 組成 居中排布 上邊緣至版心上邊緣為35mm 推薦使用紅色小標宋體字 標注出席人員名單 一般用3號黑體字 在正文或附件說明下空一行左空二字編排 出席 二字 后標全角冒