1、論現(xiàn)代秘書(shū)人員的角色意識(shí)摘要隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)及現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展， 秘書(shū)人員所面臨的挑戰(zhàn)越來(lái)越多。 面 臨新形勢(shì)，秘書(shū)如何才能更好地承擔(dān)起參與處理事務(wù)和為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)的職能， 真正起到秘書(shū)的作用？最重要的一個(gè)方面就是要具備正確的角色意識(shí)。 秘書(shū)人員 的角色意識(shí)決定秘書(shū)從業(yè)人員的的工作態(tài)度， 對(duì)秘書(shū)工作有重要意義。 隨著資歷 的不斷提高， 意識(shí)也會(huì)隨著相應(yīng)變化， 要沖破傳統(tǒng)秘書(shū)的束縛， 轉(zhuǎn)換角色以更適 應(yīng)工作的需要。 把握秘書(shū)的角色特征， 調(diào)整秘書(shū)的角色定位， 是秘書(shū)教育和培養(yǎng) 的一個(gè)重要內(nèi)容。關(guān)鍵詞 ：秘書(shū) 角色意識(shí) 角色轉(zhuǎn)換 培養(yǎng)AbstractWith economic society and

2、 the rapid development of modern science and technology, the secretary personnel challenges facing more and more. Facing the new situation, how can we secretary better undertake involved in handling affairs and leadership provide service for the functions, plays the role of real secretary? The most

3、important aspect is to have the right role consciousness.The conscious of the role determine the secretary's working attitude ,very important.With the accumulation ofexperience and rising qualification,one's conscious change also.AS a sectary in modern society,haveto change one's role in

4、 order to adapt tothe job,and break through the bound of traditional sectary role.Grasping the role of the secretary of features and adjusting the role of secretary, is a important training content of the education and training of secretary.Key words : secretaryrole consciousness role change trainin

5、g1 引言秘書(shū)作為黨政機(jī)關(guān)、 社會(huì)團(tuán)體、 企事業(yè)單位等各個(gè)部門(mén)中的一個(gè)特定群體， 他們的工作具有不同于其他群體工作的屬性。廣義的秘書(shū)定義是：位居領(lǐng)導(dǎo)人身邊或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)中樞，從事辦公室事務(wù)，辦理文書(shū)，聯(lián)系各方，保證領(lǐng)導(dǎo)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)， 直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的助手”。秘書(shū)是一個(gè)單位的樞紐， 起著承上啟下、協(xié)調(diào)內(nèi)外的作用，工作關(guān)聯(lián)度高、輻射面廣。 領(lǐng)導(dǎo)工作少不了秘書(shū)，而要做好一個(gè)秘書(shū)就必須順利完成領(lǐng)導(dǎo)交給的各項(xiàng)工作。所以，了解 秘書(shū)角色和角色意識(shí)，注重培養(yǎng)秘書(shū)的角色意識(shí)， 加深秘書(shū)對(duì)自己的認(rèn)識(shí)， 對(duì)開(kāi)發(fā)自身潛能， 促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)，改善機(jī)關(guān)作風(fēng)，提高辦公效率，都具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義和理論意義。2秘書(shū)工作和秘書(shū)角

6、色2.1秘書(shū)工作的屬性和工作特點(diǎn)2.1.1 工作內(nèi)容（1） 輔助決策：在決策過(guò)程中，在知識(shí)（包括理論）、能力（包括技術(shù)）、經(jīng)驗(yàn)和精 力等方面給予決策主體全面的補(bǔ)償，以提高決策的科學(xué)性和時(shí)效性。（2）協(xié)調(diào)關(guān)系：秘書(shū)的協(xié)調(diào)是指秘書(shū)人員在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，自覺(jué)地調(diào)整各類(lèi)組織、各項(xiàng)工作、各個(gè)人員之間的關(guān)系，促進(jìn)各項(xiàng)活動(dòng)趨向同步化和和諧化，以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的行為過(guò)程。（3）處理信息：處理客觀存在的一切事物通過(guò)物質(zhì)載體發(fā)出信號(hào)、消息、情報(bào)、數(shù)據(jù)、圖形、指令中所包含的一切有價(jià)值的內(nèi)容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信號(hào)中的內(nèi)容（4 ）辦理事務(wù)：辦理一切同領(lǐng)導(dǎo)工作有關(guān)的日常具體工作。2.1.2工作特點(diǎn)（1

7、） 中介性：秘書(shū)部門(mén)的這種中介性特征一方面決定了秘書(shū)工作的”紐帶”和"橋梁” 的作用，另一方面也決定了秘書(shū)工作是非獨(dú)立性的輔助工作。（2）直接性：秘書(shū)工作的直接性體現(xiàn)在：在行政組織上，在崗位設(shè)置上，在工作程序上（3）全面性：是體現(xiàn)在職能輔助的全面性上和過(guò)程輔助的全面性上（4） 服務(wù)性：人們把秘書(shū)工作比喻為"上管天文地理，下管雞毛蒜皮”，把秘書(shū)工作說(shuō)成”沒(méi)大沒(méi)小，沒(méi)完沒(méi)了”。（5）被動(dòng)性：要求秘書(shū)人員一定要不越權(quán)、不越職，秘書(shū)應(yīng)在輔助性被動(dòng)性的工作中發(fā)揮創(chuàng)造性和主動(dòng)性（6）潛隱性：秘書(shū)工作的潛隱性表現(xiàn)在三個(gè)方面：活動(dòng)名義的假借性；活動(dòng)過(guò)程的幕后性；勞動(dòng)成果的潛在性。2.2 秘

8、書(shū)的社會(huì)角色2.2.1 領(lǐng)導(dǎo)的助手協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理事務(wù)， 以及在領(lǐng)導(dǎo)的授意下處理事務(wù)； 為領(lǐng)導(dǎo)解決， 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做重要的事； 讓領(lǐng)導(dǎo)從繁雜的事務(wù)中脫身，有更多時(shí)間開(kāi)展領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)和決策思考。2.2.2 領(lǐng)導(dǎo)的腦筋秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)的咨詢(xún)?nèi)藛T和決策參謀。秘書(shū)的思維往往是領(lǐng)導(dǎo)思維的前導(dǎo)和補(bǔ)充。2.2.3 政策活動(dòng)中的紐帶在上級(jí)與平級(jí)、 下級(jí)，在領(lǐng)導(dǎo)與員工的關(guān)系中，秘書(shū)是傳達(dá)文件和溝通的關(guān)鍵。秘書(shū)負(fù) 責(zé)溝通政務(wù)渠道，加強(qiáng)聯(lián)系，使上情下達(dá)，下情上傳，起到橋梁和紐帶的作用。2.2.4 決策中的監(jiān)督員在領(lǐng)導(dǎo)的決策、 決定頒布實(shí)施以后， 秘書(shū)具有負(fù)責(zé)檢查、 督辦、 催辦落實(shí)的義務(wù)和權(quán)利。2.2.5 領(lǐng)導(dǎo)的資料庫(kù)秘書(shū)具有搜集、

9、 掌握、儲(chǔ)存經(jīng)濟(jì)、 行政、社會(huì)方面的信息， 及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供必要的信息， 管理單位的檔案和文書(shū)，保管與工作相關(guān)資料的責(zé)任。2.2.6 領(lǐng)導(dǎo)的隨員和具體事務(wù)的組織者秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)的組織者， 在正式活動(dòng)場(chǎng)合要做好領(lǐng)導(dǎo)的隨員， 在公關(guān)形態(tài)的表現(xiàn)中領(lǐng)導(dǎo)活 動(dòng)和事務(wù)活動(dòng)，比如：宴請(qǐng)、接待來(lái)訪、應(yīng)酬等。2.2.7 領(lǐng)導(dǎo)的幫手秘書(shū)可以處理在單位領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)發(fā)生的有關(guān)部門(mén)活動(dòng)。 為領(lǐng)導(dǎo)解決， 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做重要的 事。讓領(lǐng)導(dǎo)從龐雜的事務(wù)中脫身，有更多時(shí)間開(kāi)展領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)和決策思考?？傊?，秘書(shū)的工作特點(diǎn)決定其社會(huì)角色， 秘書(shū)在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中， 必然會(huì)由 其工作中產(chǎn)生對(duì)自身職業(yè)所處社會(huì)角色的思考與定位。 當(dāng)秘書(shū)在工作中對(duì)自身行

10、為模式和規(guī)范有了確定的意識(shí)系統(tǒng)時(shí)， 就會(huì)把自身對(duì)職業(yè)的角色定位出明確的認(rèn) 識(shí)。3 秘書(shū)工作中的角色定位與轉(zhuǎn)換3.1 影響角色定位的條件3.1.1 自然生理?xiàng)l件（ 1）年齡條件： 就秘書(shū)的角色特征和工作職責(zé)看， 秘書(shū)應(yīng)該年輕化，秘書(shū)班子的年齡應(yīng) 當(dāng)?shù)陀谕?jí)領(lǐng)導(dǎo)班子的年齡。（2）性別條件： 在整個(gè)秘書(shū)隊(duì)伍中女性比男性人數(shù)更多， 但在不同的層次和性質(zhì)的單位， 對(duì)秘書(shū)性別的要求又有所區(qū)別。（3）健康條件：秘書(shū)人員健康條件有三方面的基本要求：一是發(fā)育正常，五官端正。二是體魄強(qiáng)健，精力充沛。三是情緒穩(wěn)定，沉著冷靜。3.1.2 文化知識(shí)條件知識(shí)化與專(zhuān)業(yè)化， 是現(xiàn)代社會(huì)對(duì)公民素質(zhì)的一個(gè)基本要求， 秘書(shū)角色作為

11、文職人員， 從 事的是精神生產(chǎn)， 這就要求秘書(shū)人員比其他社會(huì)角色的文化知識(shí)條件更高。 一般需要大學(xué)以 上學(xué)歷。如果學(xué)歷層次與知識(shí)水平、 知識(shí)結(jié)構(gòu)的發(fā)展不平衡時(shí)，較高的知識(shí)水平、 知識(shí)結(jié)構(gòu) 的比較高的學(xué)歷層次更重要，更能勝任秘書(shū)工作。3.2 角色錯(cuò)位的原因分析3.2.1 “欽差大臣”自居即在開(kāi)展協(xié)調(diào)和督辦工作時(shí)， 不深入實(shí)際調(diào)查研究、 不了解事情的原委、 進(jìn)展及有關(guān)方 面的需求，而居高臨下發(fā)號(hào)施令，憑一個(gè)電話(huà)，一紙公文“派任務(wù)” ，“壓任務(wù)”這種只行使 權(quán)利不履行義務(wù)的做法，無(wú)疑會(huì)減弱親和力，在上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)之間造成隔閡。這種現(xiàn)象 在政府部門(mén)尤其突出， 許多秘書(shū)人員跟著領(lǐng)導(dǎo)喝東家吃西家， 天天

12、忙得不亦樂(lè)乎！ 辦起事來(lái) 只知道偷工減料，根本不去調(diào)查了解情況，只是憑電話(huà)和公文辦事，還美其名曰： “電話(huà)辦 公高效率，省時(shí)又省事” 。3.2.2 代別人種田即為了促使某些部門(mén)完成工作任務(wù)， 從文件起草、 會(huì)議準(zhǔn)備到內(nèi)外聯(lián)系統(tǒng)包統(tǒng)攬。 這種 將義務(wù)泛化的結(jié)果是辦了許多不該辦、 辦不了、 辦不好的事。 不僅不利于其他部門(mén)工作水平 的提高，而且“荒了自家的地”該做的沒(méi)做。以辦文辦事來(lái)說(shuō)秘書(shū)自己什么都一手包攬了， 不管是不是需要自己做辦文勢(shì)必從寫(xiě)稿到領(lǐng)導(dǎo)同意后的定稿打印全都給辦了， 辦事呢?zé)o論大 小都自己親自如從傳達(dá)到辦具體的事都沒(méi)落下。3.2.3 上下不分家即領(lǐng)導(dǎo)事必躬親， 秘書(shū)人員以下代上發(fā)號(hào)施

13、令。 這種權(quán)力的過(guò)度延伸將導(dǎo)致一方面的觸 角過(guò)長(zhǎng)過(guò)密，使對(duì)方的機(jī)會(huì)減少，空間縮小。工作陷入被動(dòng)局面，即不利于團(tuán)結(jié)，也不利于 發(fā)展。 秘書(shū)經(jīng)常代替老板行使職權(quán)， 往往會(huì)使秘書(shū)不能正確評(píng)價(jià)自己， 以為自己和領(lǐng)導(dǎo)一樣 握有同樣大的權(quán)力， 這是秘書(shū)成長(zhǎng)道路上最可怕的陷阱。 也是秘書(shū)之所以不能正確定位自己 角色的原因。3.3 秘書(shū)角色的正確定位秘書(shū)人員如何角色定位呢？這要從秘書(shū)的工作的輔助性來(lái)看。 秘書(shū)地位的從屬性， 秘書(shū) 工作是伴隨著領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)， 依照領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)需求的發(fā)展變化而變化的。 先有領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)才有為領(lǐng) 導(dǎo)活動(dòng)直接服務(wù)的秘書(shū)工作，離開(kāi)了領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)，就不存在獨(dú)立的秘書(shū)工作。在機(jī)關(guān)單位中， 居于主導(dǎo)地位的

14、是領(lǐng)導(dǎo)， 決策與管理是領(lǐng)導(dǎo)的基本職能。 秘書(shū)工作只能起輔助作用， 決策指 揮、統(tǒng)籌全局的是領(lǐng)導(dǎo)不是秘書(shū)。 所以作為一名秘書(shū)工作人員， 除了要明確秘書(shū)的工作性質(zhì) 外，還要明確自己的職責(zé)，才能正確定位自己的角色。3.3.1 明確“對(duì)位”知道“該做什么”作為具體的操作者， 秘書(shū)要經(jīng)常思考這樣一個(gè)問(wèn)題， 如何保質(zhì)保量地完成工作任務(wù)要解 決這個(gè)問(wèn)題，一要做到“三勤” ：勤學(xué)、勤想、勤干。二要做到“三熟” ：政策規(guī)定熟知， 工作環(huán)境熟悉，業(yè)務(wù)技能熟練。三要做到“三清” ：清楚內(nèi)外關(guān)系，清楚工作重點(diǎn)， 清楚領(lǐng)導(dǎo)意圖。 秘書(shū)不應(yīng)滿(mǎn)足于做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情， 而要在當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手方面發(fā) 揮主導(dǎo)性， 并努力掌

15、握做好秘書(shū)工作所必需的知識(shí)和技能，增強(qiáng)示范能力， 協(xié)調(diào)能力， 應(yīng)變 能力，創(chuàng)造性思維能力， 主動(dòng)適應(yīng)不同種類(lèi)， 不同性質(zhì)的工作需要， 高質(zhì)量地完成工作任務(wù)。3.3.2 提前“就位”知道“先做什么”在紛繁復(fù)雜的秘書(shū)工作當(dāng)中，如果分不出輕重、主次、緩急、就會(huì)因小失大。所以秘書(shū) 在工作中不能眉毛胡子一把抓。以目前迫切需要和必須解決 的問(wèn)題為急。 這樣就能理出工作主線， 有條不紊地做好各項(xiàng)工作； 不急于辦的事務(wù)可以緩辦， 為其他事情讓路。日常工作要按時(shí)完成，以減少“塞車(chē)”現(xiàn)象。3.3.3 靈活移位，知道“不做什么”秘書(shū)在履行督辦， 協(xié)調(diào)等職能時(shí)一定要明確督辦不等于發(fā)號(hào)施令， 協(xié)調(diào)不等于包辦代替。 科學(xué)

16、管理之父泰勒認(rèn)為， 管理就是 “確切地知道你要?jiǎng)e人去做什么， 并且讓他使用最好的方 法去完成”。所以，秘書(shū)在督辦和協(xié)調(diào)時(shí)恰當(dāng)?shù)剞D(zhuǎn)換角色 , 以巧取勝。3.4 秘書(shū)角色的轉(zhuǎn)換3.4.1 變被動(dòng)機(jī)械的服務(wù)為主動(dòng)的智囊服務(wù)在傳統(tǒng)的秘書(shū)角色意識(shí)中 , 辦公室秘書(shū)各司其職、按時(shí)按質(zhì)按量完成本職工作、不折不 扣地做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情就是一個(gè)稱(chēng)職的秘書(shū)。 然而 , 隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的逐步建立和 完善以及高校人事制度改革的不斷深人、 傳統(tǒng)的秘書(shū)的角色已不育目查應(yīng)社會(huì)對(duì)高校培養(yǎng)人 才的管理模式的需求而受到極大的沖擊 , 使秘書(shū)這一特殊的職業(yè)從使命到職責(zé)者隆歷著深 刻的變革 , 使服務(wù)的形式和內(nèi)容都發(fā)生了根本的

17、變化。如何變被動(dòng)為主動(dòng)呢？這需要三個(gè)方面的意識(shí)： 爭(zhēng)取了解全局性工作； 爭(zhēng)取了解和掌握 一個(gè)時(shí)期的中心工作 , 分清工作的輕重緩急 , 主動(dòng)排除干擾中心工作的因素； 研究領(lǐng)導(dǎo)工作 的思路分析領(lǐng)導(dǎo)的意圖 , 并加以理解、 完善和落實(shí)。 有了這幾個(gè)方面的意識(shí) , 在工作中才能 主動(dòng)理解領(lǐng)導(dǎo)的思路 , 才有可能在工作中提出合理化的建議。 日常工作中 , 要善于將領(lǐng)導(dǎo)的立項(xiàng) , 明確先做什么、 后做什么和怎決策內(nèi)容、 實(shí)施方案和一個(gè)時(shí)期的中心工作進(jìn)行分解、 樣做的措施等。 智囊型服務(wù)是指足智多謀地為教學(xué)科研服務(wù)。 傳統(tǒng)的角色意識(shí)只注重責(zé)任意 識(shí)淚側(cè)災(zāi)意識(shí)和單一的服務(wù)意識(shí) , 而智囊服務(wù)不僅僅是傳統(tǒng)角色

18、中的全心全意為人民服務(wù) , 而是在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)多元化、 高層次、 高技能的服務(wù)。 能協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)行政管理提出建設(shè)性的 意見(jiàn) , 對(duì)辦公室秘書(shū)的工作提出創(chuàng)新性建議 , 這要求秘書(shū)具有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)和廣博的學(xué) 識(shí)。要實(shí)現(xiàn)主動(dòng)的智囊型服務(wù)首先要具備參謀意識(shí)。 隨著力學(xué)形式的多樣化和社會(huì)對(duì)人才的 需求的不斷變化 , 辦公室管理不斷出現(xiàn)新情況和新問(wèn)題 , 辦公室秘書(shū)不再是辦文辦事的機(jī) 器和抄抄寫(xiě)寫(xiě)的打字員 , 而是面對(duì)復(fù)雜多變的情況做出正確的思考和判斷。 在辦公室的日常 管理中要有清晰的思路和正確的方法 , 要積極為教學(xué)科研管理出謀劃策、 為領(lǐng)導(dǎo)、 教師、 學(xué) 生、社會(huì)提供最佳的服務(wù)。包括積極、正確地進(jìn)言

19、和建議 , 行之有效的參謀措施。 其次是要 樹(shù)立法規(guī)意識(shí)。 隨著高?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展以及與社會(huì)聯(lián)合辦學(xué)的增多 , 秘書(shū)人員在處理政務(wù) 與參與管理中必須懂得一些相關(guān)法律知識(shí) , 如專(zhuān)利法、 合同法、 著作權(quán)法等。 用法律意識(shí)指 導(dǎo)自己的管理工作和約束自己的社會(huì)行為。 第三 , 要具有一定的應(yīng)變能力 , 應(yīng)變能力體現(xiàn)著 一個(gè)人的敏捷和智慧 , 這里的應(yīng)變是指在掌握原則的前提下 , 準(zhǔn)確判斷事態(tài)的發(fā)展而采取 正確、 果斷的行為 , 處理突發(fā)事件的能力。 這是智囊服務(wù)的最高素質(zhì)功、 公室秘書(shū)要善于培 養(yǎng)自己處理各種復(fù)雜關(guān)系和突如其來(lái)的情況 , 獨(dú)擋一面、化難為易、化險(xiǎn)為夷的能力。3.4.2 變傳統(tǒng)的職能

20、者為擁有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的管理者傳統(tǒng)的辦公室秘書(shū)角色意識(shí)中只強(qiáng)調(diào)辦事能力和文字表達(dá)等一般能力 , 隨著辦公管理 現(xiàn)代化的發(fā)展使辦公管理加快了現(xiàn)代化步伐 , 傳統(tǒng)的秘書(shū)職能已不能勝任現(xiàn)代秘書(shū)工作 , 不具備適應(yīng)形勢(shì)的科學(xué)技術(shù)和管理能力很難有立足之地。所以 , 一要具有學(xué)習(xí)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的意識(shí)、二要具有統(tǒng)籌管理的意識(shí)、三要具有組織協(xié)調(diào)的意識(shí)。首先要具有學(xué)習(xí)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的意識(shí) , 作為辦公室秘書(shū)不但要有從事秘書(shū)職業(yè)的專(zhuān)業(yè) 知識(shí)和社會(huì)知識(shí) , 而且還要不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理技術(shù) , 如常用的計(jì)算機(jī)軟件的安裝、 操作和使 用技巧。并有意識(shí)也運(yùn)用于日常管理工作中 , 實(shí)現(xiàn)規(guī)范、自動(dòng)管理。其次要具有統(tǒng)籌管理意識(shí) , 在

21、紛繁的事務(wù)中 , 辦公室秘書(shū)要善于培養(yǎng)自己行于其內(nèi)思 于其外的能力 , 也就是不能被事務(wù)牽著鼻子走。 在應(yīng)付繁雜的事務(wù)工作的同時(shí) , 更要統(tǒng)籌與 策劃工作的進(jìn)度 , 使力訟室工作井然有序 , 忙而不亂。 在工作中樹(shù)立 “三早” 意識(shí) , 一要早 思考, 凡事預(yù)則立 , 了解當(dāng)前工作的重點(diǎn)是什么 , 如何配合 , 構(gòu)思成熟二要早請(qǐng)示 , 請(qǐng)示 領(lǐng)導(dǎo) , 把犧紅二作的大方向 , 明確工作思路三要早行動(dòng) , 首當(dāng)其沖 , 率先投人到工作中 , 與合作的同事共同商量，把可能出現(xiàn)的問(wèn)題及如何解決并提出來(lái)，通過(guò)民主的可時(shí)決定開(kāi)展工作的步驟。再次,要具有組織協(xié)調(diào)的意識(shí)。辦公室秘書(shū)身處各種關(guān)系的熱點(diǎn)和輻射中心

22、，是單位的窗口，這就需要秘書(shū)具備應(yīng)有的公關(guān)能力 ，包括學(xué)識(shí)、技巧、閱歷、經(jīng)驗(yàn)及相關(guān)禮儀。秘書(shū) 工作處于上下左右的中心位置 ，協(xié)調(diào)各種關(guān)系尤為重要，協(xié)調(diào)的原則是明確工作目標(biāo)和意 義、消除誤會(huì)和隔閡、調(diào)動(dòng)一切積極因素開(kāi)展工作。343 挖掘職能優(yōu)勢(shì)，建立管理信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享在傳統(tǒng)的秘書(shū)角色中，為了完成上級(jí)部門(mén)下達(dá)的任務(wù) ，隨時(shí)都要統(tǒng)計(jì)城十算、填寫(xiě)各種 教學(xué)科研報(bào)表。任務(wù)完成后又未能很好地規(guī)范管理這些資料。傳統(tǒng)秘書(shū)角色思路狹窄、信息閉塞。從而制約了秘書(shū)能力的發(fā)展。 隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)全球化、 一體化和信息化的發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò) 技術(shù)的普及和深入，社會(huì)對(duì)畢業(yè)生需求的不斷變化。為了實(shí)現(xiàn)資源共享加強(qiáng)交流，辦公室秘

23、 書(shū)應(yīng)充分發(fā)揮職能優(yōu)勢(shì)，合理、規(guī)范地收集好各種信息。首先要具有收集信息的意識(shí)，面對(duì)信息的海洋，選擇實(shí)用的有價(jià)值的信息，包括與所 做工作有關(guān)的政策、法規(guī)、與本單位職工息息相關(guān)的信息。按辦公室秘書(shū)的分工不同而組建不同的信息，使信息內(nèi)容專(zhuān)業(yè)化、規(guī)范化、科學(xué)化。然后把這些信息匯人局域網(wǎng)并定期維護(hù) ， 供領(lǐng)導(dǎo)、員工共享，讓網(wǎng)絡(luò)信息縮短時(shí)空的距離實(shí)現(xiàn)教學(xué)利研的縱橫交流。其次，要充分利用共享資源為自己的秘書(shū)工作服務(wù)。共同享有資源能給自己的工作和學(xué)習(xí)帶來(lái)極大的方便，大大提高工作效率和工作質(zhì)量。如何共享、利用還需要秘書(shū)人員敏捷的 捕捉能力和感悟能力，這需要秘書(shū)人員以積極的心態(tài)培養(yǎng)自己、發(fā)現(xiàn)、接受、利用新信息并轉(zhuǎn)

24、化為己有的能力，從而擴(kuò)大自己的視野、 提高自己的能力，使力、公室管理上臺(tái)階、上檔 次。4秘書(shū)角色意識(shí)的培養(yǎng)一名優(yōu)秀的秘書(shū)人員，不僅應(yīng)具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)，擁有熟練的操作技巧， 正確的角色意識(shí)更是有助于秘書(shū)在工作中獲得“事半功倍”的效果。因?yàn)槊貢?shū)每 天要處理的事情很多，要接觸的人也很多，只有端正了態(tài)度，擺正了位置，有扎 實(shí)的專(zhuān)業(yè)基本功，才不至于犯“角色錯(cuò)位”的錯(cuò)誤，才能在紛繁復(fù)雜的人和事中 做到忙而不亂、從容應(yīng)對(duì)，才能更好地為領(lǐng)導(dǎo)提供及時(shí)、準(zhǔn)確、高效的服務(wù)。角 色意識(shí)的培養(yǎng)可以從如下幾方面入手：4.1角色的主動(dòng)適應(yīng)培養(yǎng)所謂主動(dòng)適應(yīng)， 是指秘書(shū)人員以積極的心態(tài)自覺(jué)地適應(yīng)社會(huì)變革對(duì)秘書(shū)角色提出的新要

25、求，并成為社會(huì)變革的推動(dòng)力量。4.1.1 具有超前意識(shí)超前意識(shí)也就是遠(yuǎn)見(jiàn)卓識(shí)。具有超前意識(shí)的秘書(shū)人員，能敏銳地透視歷史和預(yù)見(jiàn)未來(lái)， 在充分了解、 尊重社會(huì)現(xiàn)實(shí)狀況的同時(shí)又能超越現(xiàn)實(shí)的局限， 預(yù)測(cè)未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)， 并從各 個(gè)方面做好準(zhǔn)備主動(dòng)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的歷史趨勢(shì)。古人講， 凡事預(yù)則立， 不預(yù)則廢， 沒(méi)有超前 意識(shí)就不能根據(jù)事務(wù)的現(xiàn)實(shí)狀況預(yù)測(cè)其發(fā)展趨勢(shì)， 也不能及時(shí)正確地因勢(shì)利導(dǎo)， 創(chuàng)造性地開(kāi) 展工作，積極主動(dòng)地為領(lǐng)導(dǎo)、為群眾服務(wù)好。 在這個(gè)意義上說(shuō)，超前意識(shí)是秘書(shū)角色主動(dòng)適 應(yīng)社會(huì)變革的必備條件之一。4.1.2 不斷自我更新自我更新，是生命存在和發(fā)展的前提。自我更新包括概念更新和知識(shí)更新。(1)

26、 概念更新是秘書(shū)人員主動(dòng)適應(yīng)社會(huì)變革的關(guān)鍵。 過(guò)去，人們普遍存在這樣一種看法，所謂秘書(shū)工作，無(wú)非就是“看看報(bào)紙寫(xiě)寫(xiě)稿，領(lǐng)導(dǎo) 前后跑一跑”這既是社會(huì)對(duì)秘書(shū)工作的刻板印象， 也是秘書(shū)人員的一種自我意識(shí)。 今天，這 種觀念與全球化時(shí)代和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下的秘書(shū)工作很不適應(yīng)。 秘書(shū)工作要適應(yīng)新形勢(shì)， 必須更新 觀念、 轉(zhuǎn)變思想。具體應(yīng)樹(shù)立以下觀念： 一是綜合效益觀念。 追求最佳經(jīng)濟(jì)效益是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì) 的出發(fā)點(diǎn)。 市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的效益觀念必將對(duì)各行各業(yè)產(chǎn)生廣泛地影響， 包括秘書(shū)行業(yè)。 從效益觀 念出發(fā)， 我們的秘書(shū)人員和秘書(shū)工作， 既要有堅(jiān)定正確的政治方向， 還要有鮮明突出的經(jīng)濟(jì) 意識(shí)；既要主動(dòng)關(guān)心和參與經(jīng)濟(jì)建設(shè)工作，

27、又要注意經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的和諧發(fā)展。 二是競(jìng)合觀念。 引入競(jìng)爭(zhēng)合作機(jī)制，進(jìn)行公平競(jìng)爭(zhēng)，是全球化經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要?jiǎng)恿?。?dāng)今時(shí)代， “越來(lái)越多 的人會(huì)發(fā)現(xiàn)他們能夠找到越來(lái)越多的合作對(duì)象和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手， 人們將會(huì)在越來(lái)越多的工作崗位 上競(jìng)爭(zhēng)和合作， 竟會(huì)與世界各地越來(lái)越多人互相競(jìng)爭(zhēng)和合作。 在全球化時(shí)代和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下的 秘書(shū)工作必須引入競(jìng)合機(jī)制。 通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)與合作， 激發(fā)廣大秘書(shū)人員的積極性、 主動(dòng)性和創(chuàng)造 性。充分實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。 三是開(kāi)放觀念， 市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下的秘書(shū)工作必須從封閉轉(zhuǎn)向 開(kāi)放，由面向機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)向面向社會(huì)和大眾，面向廣闊的經(jīng)濟(jì)建設(shè)工作和社會(huì)發(fā)展。(2) 知識(shí)更新也是觀念更新的一個(gè)重要方面?，F(xiàn)代社會(huì)，

28、 各種新知識(shí)、 新學(xué)說(shuō)不斷涌現(xiàn)，知識(shí)更新的周期越來(lái)越短， 知識(shí)老化的速度 越來(lái)越來(lái)快。 特別是在全球化時(shí)代， 知識(shí)更新是知識(shí)者普遍面臨的重要課題。 知識(shí)更新是秘 書(shū)人員主動(dòng)適應(yīng)當(dāng)前這場(chǎng)偉大社會(huì)變革的需要， 也是成為一個(gè)合格的現(xiàn)代型秘書(shū)人才的必備 條件。4.2 適應(yīng)社會(huì)變革對(duì)職業(yè)秘書(shū)角色定位的新要求的培養(yǎng)4.2.1 迷人的人格魅力 這是職業(yè)秘書(shū)從業(yè)的前提和基礎(chǔ)條件。所謂人品，就是人的品質(zhì)和道德修養(yǎng)。俗話(huà)說(shuō)， 做事先學(xué)會(huì)做人， 而在職場(chǎng)上所強(qiáng)調(diào)的“做人”的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是職業(yè)道德。 秘書(shū)職業(yè)道德顯得 尤其重要， 秘書(shū)是公司領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的辦公室人員，關(guān)鍵要要以公司為榮， 為公司效力，要為公 司盡力，就所謂秘書(shū)

29、人員“盡仁、盡義、盡禮、盡智、盡信”。有了這個(gè)態(tài)度，就決定秘書(shū) 在本職崗位上將會(huì)是兢兢業(yè)業(yè)， 任勞任怨。 享有國(guó)際聲譽(yù)的方法學(xué)家、 思維學(xué)家吳甘霖先生 在一次北大總裁班上作了一項(xiàng)調(diào)查， 請(qǐng)公司老總說(shuō)出自己所喜歡的員工和最不受歡迎的員標(biāo) 準(zhǔn)是什么。 結(jié)果五類(lèi)員工列入最受歡迎的員工， 分別是：第一類(lèi)， 自動(dòng)自發(fā)的員工； 第二類(lèi)， 找辦法提升業(yè)績(jī)的員工；第三類(lèi)，從不抱怨的員工；第四類(lèi)，執(zhí)行力很強(qiáng)的員工；第五類(lèi)， 能提建設(shè)性意見(jiàn)的員工。而最不受歡迎的員工也有 5 種，分別是：第一種，找借口的員工； 第二種，損公肥私的員工；第三種，斤斤計(jì)較的員工；第四種，華而不實(shí)的員工；第五種， 受不得委屈的員工。 而

30、最受歡迎的員工的標(biāo)準(zhǔn)， 也恰在恰恰道出了現(xiàn)代企業(yè)公司所需要秘書(shū) 人員“盡仁、盡義、盡禮、盡智、盡信”的職業(yè)道德。4.2.2 出色的辦事能力 職業(yè)秘書(shū)要著力訓(xùn)練五個(gè)方面的能力，即創(chuàng)新能力、執(zhí)行能力、溝通能力、商業(yè)能力， 并且能夠做到四力合一，形成合力。（ 1） 創(chuàng)新能力 現(xiàn)代中國(guó)十分重視創(chuàng)新能力的培養(yǎng)和推廣， 不斷提出“創(chuàng)新中國(guó)”和“創(chuàng)新是動(dòng)力”等 概念。 而秘書(shū)作為企業(yè)、 公司重要的一分子， 培養(yǎng)創(chuàng)新能力顯的尤其重要， 職業(yè)秘書(shū)的創(chuàng)新 能力就是要求熟悉公司情況后， 敢于突破傳統(tǒng)思維能力， 突破條條框框， 提出富有創(chuàng)意的思 路。只要平時(shí)多動(dòng)腦筋，就會(huì)有思考的習(xí)慣；有思考，就會(huì)有點(diǎn)子，有點(diǎn)子，就會(huì)

31、有業(yè)績(jī)。 一個(gè)國(guó)家需要?jiǎng)?chuàng)新，一個(gè)人更需要?jiǎng)?chuàng)新意識(shí)，多思考，多研究，多想象，充分發(fā)揮自身的潛 能。美國(guó)的一位資深企業(yè)管理研究者說(shuō)過(guò)， 企業(yè)員工的創(chuàng)新意識(shí)就跟員工要準(zhǔn)時(shí)上下班一樣 重要， 作為員工的一種職業(yè)習(xí)慣，企業(yè)才有生機(jī)勃勃的生機(jī)和巨大的潛力。因此， 培養(yǎng)職業(yè)秘書(shū)的創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新能力，是現(xiàn)代中國(guó)秘書(shū)訓(xùn)練的重要課程。（ 2） 執(zhí)行能力 組織、協(xié)調(diào)、協(xié)作，構(gòu)成執(zhí)行能力的關(guān)鍵要點(diǎn)。職業(yè)秘書(shū)如何沒(méi)有很強(qiáng)的組織、協(xié)調(diào)、 協(xié)作能力， 作為他們的上司，將會(huì)累死職場(chǎng)。 職業(yè)秘書(shū)的執(zhí)行能力主要表現(xiàn)在，公司或領(lǐng)導(dǎo) 的指明發(fā)展方向后， 能夠牽頭制定出完成這個(gè)項(xiàng)目具體實(shí)施方案。 上司注重的目標(biāo)管理、 業(yè) 績(jī)管理和結(jié)果

32、導(dǎo)向， 不太注重項(xiàng)目執(zhí)行的過(guò)程。例如，比較規(guī)范和上規(guī)模的公司， 每年都會(huì) 召開(kāi)年度會(huì)議， 提出公司的年度目標(biāo)計(jì)劃。這個(gè)時(shí)候，職業(yè)秘書(shū)作為上司的左右手，就要協(xié) 助上司做好目標(biāo)任務(wù)執(zhí)行過(guò)程中的監(jiān)控， 并隨時(shí)掌握目標(biāo)任務(wù)完成情況， 以供上司實(shí)時(shí)調(diào)整 決策部署。在監(jiān)控過(guò)程中，職業(yè)秘書(shū)需要進(jìn)行大量組織、協(xié)調(diào)、協(xié)作工作，與客戶(hù)的協(xié)調(diào)， 與部門(mén)的協(xié)作，形成一支善于戰(zhàn)斗的團(tuán)隊(duì)，才能夠順利公司或領(lǐng)導(dǎo)指出的目標(biāo)任務(wù)。因此， 訓(xùn)練是職業(yè)秘書(shū)的執(zhí)行力是最棘手課程， 職業(yè)秘書(shū)需要經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的訓(xùn)練和升華， 才能達(dá)到很 強(qiáng)執(zhí)行力的境界。（ 3） 溝通能力做生意就是做朋友， 做朋友關(guān)鍵是在溝通，秘書(shū)溝通的主要有電話(huà)、網(wǎng)絡(luò)、 面

33、對(duì)面交談 等溝通方式。 作為現(xiàn)代型的企業(yè)公司， 大量的溝通工作是與客戶(hù)的溝通， 而且大量的工作是 由職業(yè)秘書(shū)完成的， 職業(yè)秘書(shū)溝通不專(zhuān)業(yè)，客戶(hù)就無(wú)法信任你；職業(yè)秘書(shū)溝通不熱情， 客戶(hù) 只會(huì)冷落你； 職業(yè)秘書(shū)溝通時(shí)不擇機(jī)， 客戶(hù)只會(huì)煩著你； 我一直認(rèn)為， 在商言商， 在職言職， 秘書(shū)要努力去掉口頭禪， 去年不良的習(xí)慣的言語(yǔ)， 千萬(wàn)不要婆婆媽媽?zhuān)?喋喋不休。 職業(yè)秘書(shū) 人員電話(huà)溝通。 看是很簡(jiǎn)單的動(dòng)作， 規(guī)范起來(lái)就比較難了，接電話(huà)的職業(yè)用語(yǔ)，很大程度上 體現(xiàn)了一個(gè)公司的整體形象， 因此， 很多的企業(yè)公司要求指定一個(gè)前臺(tái)文員接聽(tīng)電話(huà)，職場(chǎng)規(guī)范電話(huà)接聽(tīng)模式是“自報(bào)家門(mén)”， 這就猶如航空港的播音員小姐，

34、 無(wú)論是誰(shuí)在播音， 我們 聽(tīng)見(jiàn)幾乎完全是同一個(gè)人在講話(huà)， 企業(yè)公司的秘書(shū)人員能夠做到這一點(diǎn)， 那么效果會(huì)出奇的 好，因此， 我們始終要保持接電話(huà)時(shí)的職業(yè)語(yǔ)調(diào)與規(guī)范用語(yǔ)， 這是秘書(shū)的首要基本功。 再如， 電話(huà)在兩聲與三聲之間接聽(tīng)， 也是職業(yè)秘書(shū)非常專(zhuān)業(yè)的電話(huà)接聽(tīng)技巧。 職業(yè)秘書(shū)面對(duì)面溝通， 就比電話(huà)溝通艱難的多， 因?yàn)槊鎸?duì)面溝通需要的是形象和語(yǔ)言配合， 面對(duì)面溝通給人的第一 印象更重要是形象， 其次才是語(yǔ)言技巧， 包括口腔語(yǔ)言、 肢體語(yǔ)言等。 面對(duì)面溝通是個(gè)最為 復(fù)雜的溝通過(guò)程，需要反復(fù)地實(shí)踐演練，才能得心就手。（ 4） 商業(yè)能力公司業(yè)務(wù)是公司發(fā)展壯大的基礎(chǔ)， 沒(méi)有業(yè)務(wù)， 公司就沒(méi)有效益可言， 公司也就沒(méi)有發(fā)展 可言。因此，職業(yè)秘書(shū)要具備很強(qiáng)商業(yè)運(yùn)作能力，能夠?yàn)楣境鰳I(yè)績(jī)，出效益。職業(yè)要提高 商業(yè)運(yùn)作能力， 一定要遵循“一個(gè)原則”； 做好“三類(lèi)事情”； 做到“五個(gè)是否”。 遵循“一 個(gè)原則”就是商業(yè)游戲規(guī)則。 要記住自己是秘書(shū)身份， 更注