1、 題目淺談提高會議溝通的效率之對策班級 姓 名學(xué) 號成績摘要溝通無處不在，溝通無時不在。一個成功的會議管理人一定要確定在現(xiàn)場的有效溝通，相反一個不成功的會議管理人，花費(fèi)數(shù)天或數(shù)月計劃，卻因為現(xiàn)場協(xié)調(diào)不好等各方面原因而使會議失色，即一個好的會議溝通決定論一次合作甚至一個企業(yè)的成敗。關(guān)鍵詞：管理 會議溝通 效率目 錄一、會議溝通1（一）會議溝通的定義1（二）提高會議效率的必要性1二、會議效率低的原因2（一）會議安排不合適2（二）會議對象選擇不對2（三）會議準(zhǔn)備工作不充分2（四）會議發(fā)言不合理2三、如何提高會議效率2 （一）會議時間的安排2 （二）會議準(zhǔn)備材料安排3 （三）對于與會者的要求4四、總結(jié)

2、4淺談提高會議溝通的效率之對策會議溝通是企業(yè)文化中不可或缺的一部分，在企業(yè)內(nèi)部管理溝通氛圍對企業(yè)管理有著極其重要的影響。從某種意義上可以說，管理者與被管理者之間的信息決策等都源于有效的會議溝通。重視會議溝通交流、采取有效措施改善會議溝通，是實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)的關(guān)鍵。怎樣才能有效改善企業(yè)會議溝通，需要我們?nèi)フJ(rèn)識會議溝通的重要性和必要性，解決在其存在的問題，弄清影響會議溝通的因素，尋求改善會議溝通的途徑。一、會議溝通（一）會議溝通的定義“會議溝通”是一種成本較高的溝通方式，溝通的時間一般比較長，常用于解決較重大、較復(fù)雜的問題。如下的幾種情境宜采用會議溝通的方式進(jìn)行：1.需要統(tǒng)一思想或行動時（如項目建設(shè)思

3、路的討論、項目計劃的討論等）；2.需要當(dāng)事人清楚、認(rèn)可和接受時（如項目考核制度發(fā)布前的討論、項目考勤制度發(fā)布前的討論等）；3.傳達(dá)重要信息時（如項目里程碑總結(jié)活動、項目總結(jié)活動等）；4.澄清一些謠傳信息，而這些謠傳信息將對團(tuán)隊產(chǎn)生較大影響時；5.討論復(fù)雜問題的解決方案時（如針對復(fù)雜的技術(shù)問題，討論已收集到的解決方案等）。（二）提高會議效率的必要性每個企業(yè)都會有大大小小的會議，可為什么要召開會議？召開會議的目的有很多，或為了增進(jìn)公司員工之間的溝通或為了公司的發(fā)展開發(fā)創(chuàng)意又或為了達(dá)成某種協(xié)議，解決公司問題，作出決策。開會是企業(yè)解決問題的重要方法，只要與會者充分了解議題、積極提供意見，便可享受解決問

4、題的快感。所以按理說，開會應(yīng)當(dāng)是令人期待或者快樂的事情。但是最大的問題是，大家都非常忙碌、工作分秒必爭，卻得耗費(fèi)大量時間，開各種大大小小卻不知道會議是否有效的會議。會議的根本作用在於集合眾人智慧，形成可以付諸實踐的點(diǎn)子，如果讓與會者枯坐、沒有發(fā)言、發(fā)言次數(shù)非常少或者議而不決，這樣的會議就是密度不足、松垮不實在。然而會議大部分時間，開會的人都能持續(xù)地互動、交換意見表達(dá)自己的想法，這樣這個會議就會很有效率?？梢?，提高會議效率是十分重要的。二、會議效率低的原因然而大部分會議的大部分時間，開會的人都能持續(xù)地互動、交換意見表達(dá)自己的想法，這樣這個會議就會很有效率。但是如何做到提高會議的效率呢？（一）會議

5、安排不合適這里所說的安排不合適主要是指時間和地點(diǎn)的選擇不合時宜。一層含義是說，公司的主管不知道該何時開會，又或者說選擇的開會的時間不恰當(dāng)，不能及時作出對公司有利的決策。另一層含義是說，開會的地點(diǎn)安排不妥當(dāng)。開會不一定非要在會議室，有些緊急會議是可以在非會議室的地方召開的，比如說一對一的緊急會議。（二）會議對象選擇不對有些“必須到會”的員工，因為已經(jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，就找一些人代替參加，而到場的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，所以他們準(zhǔn)備不充分或者根本來不及準(zhǔn)備，影響會議的進(jìn)度。（三）會議準(zhǔn)備工作不充分 準(zhǔn)備工作不僅要每個人參會者做到，也是發(fā)起者的責(zé)任。準(zhǔn)備工作不充分會

6、使會議變得很混亂，沒有章法，從而不能達(dá)到會議目的（四）會議發(fā)言不合理許多人在會上發(fā)表冗長的演講，講不到重點(diǎn)，偏離主題。如何才能提高會議的效益，讓會議所花的時間和成本真正“物有所值”甚至“物超所值”？這是比較多地困擾會議負(fù)責(zé)人的問題。我覺得可以從以下幾點(diǎn)出發(fā)，從而達(dá)到改善會議進(jìn)度，提高會議效率的問題。三、如何提高會議效率 導(dǎo)致會議溝通效率低下的原因有很多，我們應(yīng)該根據(jù)其原因來研究如何提高會議效率。 （一）會議時間的安排 1.時間不易過長。我們知道，一個成年人能聚精會神投入工作的時長大約是兩小時左右。因此，我們舉行會議時，會議的時間也不應(yīng)該安排過長（實際上這也與安排的會議議題多少有關(guān)），會議的時長

7、一般需要計劃和控制在半小時到兩小時之間。會議時間太短不利于大家充分溝通并達(dá)成最佳結(jié)論，會議時間太長則會讓與會者“身心疲憊”從而影響會議效率。 2.會議盡量不安排在午餐或者下班前。每個人在饑餓的時候是最難以集中精力的，所以，盡量避免在午餐時間加班開會。更不能在下班前開會，因為根據(jù)人的心理，員工在下班前的情緒是最不穩(wěn)定的，此時開會只會讓他們感到厭惡，歸心似箭，根本不能集中精神參加會議，更不要說發(fā)表意見了。 3.準(zhǔn)時召開會議很明顯，會議延遲召開是對時間和成本的浪費(fèi)，其實這樣的會議在我們?nèi)粘９ぷ髦蟹浅３Ｒ姟６沤^會議延遲召開的辦法是：給會議遲到者適當(dāng)?shù)膽土P、時間一到即召開會議。 （二）會議準(zhǔn)備材料安排

8、1.提前將會議相關(guān)材料分發(fā)給與會者為了節(jié)省會議時間、提高會議效率，會議負(fù)責(zé)人或會議主持人應(yīng)該將會議相關(guān)材料提前分發(fā)給與會者，以便讓與會者能有足夠的時間在會前閱讀和消化這些材料并形成自己初步的意見和結(jié)論。這樣，正式會議討論時，大家就能快速、完整地將事先準(zhǔn)備好的意見和建議闡述出來，從而加快會議的進(jìn)程，提高會議的效率。 2.會議議題不要安排過多我們知道，目標(biāo)太多，就等于沒有目標(biāo)。因為目標(biāo)太多就無法抓住工作的重點(diǎn)。會議也是如此。每次會議，會議的議題不宜安排過多，一般一到兩個議題為宜，盡量不要超過三個議題。如果議題太多，則大家討論時的注意力很可能會分散（因為每個人所重點(diǎn)關(guān)心的議題可能會不同），這樣就會影

9、響結(jié)論的達(dá)成速度，從而影響到會議效率；另外，議題過多，勢必導(dǎo)致會議時間拉長，而過長的會議會讓與會者感到疲倦，從而也影響到會議效率。 3.作好充分的會前準(zhǔn)備俗話說“臺上一分鐘，臺下十年功”，說明的是工作準(zhǔn)備的重要性。其實會議也是一樣，如果會議負(fù)責(zé)人能在會前花充分的時間進(jìn)行會議議題和會議內(nèi)容、材料的準(zhǔn)備，則會在很大程度上保證會議的順利進(jìn)行。否則可能會由于情況考慮不周、材料準(zhǔn)備不夠等導(dǎo)致會議拖延或會議無法得到所期望的效果 （三）對于與會者的要求 1.不邀請與會議無關(guān)的人與會邀請與會議無關(guān)的人參加會議，是一種極大的浪費(fèi)，也是毫無意義的做法。我們經(jīng)?？吹揭恍h，整個會議過程中有些人一言不發(fā)，其實這些一

10、言不發(fā)的人，大部分是與會議無關(guān)的人。因此，作為會議負(fù)責(zé)人或會議主持人，一定要事先確定好哪些人需要且必須參加會議，一些參加也可不參加也可的人員，盡量不要邀請他們與會。 2.盡量避免討論與會議議題無關(guān)的內(nèi)容每次會議都已經(jīng)計劃好了需要討論的會議議題。會議負(fù)責(zé)人或會議主持人需要注意控制并限制討論本次會議沒有計劃的問題。否則一旦放開，則很難收回，結(jié)果不是該討論的問題沒有討論到就是會議不得不拖延。解決這一問題的有效辦法是，一定控制住不討論與本次會議無關(guān)的議題。如在會議上確實發(fā)現(xiàn)了很重要的問題需要開會討論，則可以先記錄下來，另行安排一次會議。除了這些對于參加會議之前和參加會議之中對于各位員工的要求外，有些會議應(yīng)該安排專人跟進(jìn)會議決議的落實情況。因為有些會議，雖然有會議紀(jì)要，但沒有跟進(jìn)會議決定是否被執(zhí)行的相關(guān)辦法和措施，這樣導(dǎo)致了會議“決而不行”，使會議沒有發(fā)揮應(yīng)有的效果。所以安排專人跟進(jìn)會議決議的落實情況并及時公布，將會議決定的落實和執(zhí)行結(jié)果作為對相關(guān)責(zé)任人考評的指標(biāo)之一，這樣也是提高會議效率的一個重要方面。 四、總結(jié)一個有效和高效的會