1、1辦公室5S培訓2文件管理文件管理5S5S是什么是什么如何做好如何做好5S5S3第一部分文件管理4文件管理文件文件信息及其承載媒體媒體可以是紙張，計算機磁盤、光盤或其他電子媒體，照片或標準樣品，或他們的組合。一組文件，如若干個規(guī)范和記錄，通常被稱為“documentation”.某些要求（如易讀的要求）與所有類型的文件有關，然而對規(guī)范（如修訂受控的要求）和記錄（如可檢索的要求）可以有不同的要求5文件管理記記錄錄闡明所取得的結果或提供所闡明所取得的結果或提供所完成活動的證據的文件完成活動的證據的文件記錄可用于為可追溯性提供文件，并提供驗證、預防措施和糾正措施的證據。通常記錄不需要控制版本。6文件

2、管理文件文件分類分類重要度重要度保存期限保存期限來源來源版本版本緩急緩急7文件管理管理管理技巧技巧分門別類分門別類程序化程序化規(guī)范規(guī)范專業(yè)化專業(yè)化專人負責專人負責索引索引專門化專門化8文件管理簽字以舊換新文件文件收發(fā)收發(fā)可追溯性認可蓋章生效連貫性有效性授權9第二部分5S是什么105S是什么是什么整理整理整頓整頓清掃清掃清潔清潔素養(yǎng)素養(yǎng)5S區(qū)分要物與不要物，將不要物處理掉。將要物規(guī)范放置，使尋找時間為零。使工作環(huán)境變得無灰塵、干凈整潔。保持前3個S，制度化，規(guī)范化。形成習慣，提高整體素質。11演演變變5S是什么是什么12 5S是一種管理 需要全員的積極參與和長時間的堅持不懈 每日每日堅持5S管理

3、，一點一滴持續(xù)的改善5S是什么是什么13整齊、清潔的工作環(huán)境吸引更多的忠實顧客更大的發(fā)展空間行業(yè)內成為學習榜樣企業(yè)形象企業(yè)形象5S是什么是什么14可以及時拿到需要的東西隨時確認自己的工作是否按計劃執(zhí)行保證工作順利進展整理干凈不是最終的目的，而是避免浪費，提高工作效率5S是什么是什么15第三部分如何做好 5S16整理含義含義將將需要的需要的和和不需要的不需要的物品物品明確分開明確分開， 并并處理處理不需要的不需要的物品。物品。目的目的騰出空間騰出空間防止誤用防止誤用175S 差！差！5S 好！好！現(xiàn)場檢查現(xiàn)場檢查18要領要領馬上要用的暫時不用的長期不用的要區(qū)分要區(qū)分對待對待! !19要領要領將需

4、要的物品的數量將需要的物品的數量降降到最低程度到最低程度例如：減少文具使用數量減少文件保存數量減少電話使用時間縮短會議時間20要領要領對可有可無的物品，應堅決處理掉，決不手軟!21要領要領為何會有這么多廢品？分析分析檢查檢查改善改善22提問提問 1、圖片中存在什么問題？、圖片中存在什么問題？ 3、會產生什么樣的影響？、會產生什么樣的影響？ 4、我們應該怎樣做？、我們應該怎樣做？ 2、為什么會產生這樣的問題？、為什么會產生這樣的問題？23整頓含義含義將將需要的需要的物品，物品，擺放擺放成誰都成誰都清楚清楚并并便于便于使用使用的狀態(tài)。的狀態(tài)。即尋找時間為零即尋找時間為零目的目的工作場所一目了然工作

5、場所一目了然消除找尋物品的時間消除找尋物品的時間井井有條的工作秩序井井有條的工作秩序24確定物品確定物品放置場所放置場所25物品分類物品分類擺放擺放26進行標識進行標識27*連接線標識連接線標識影繪表示（形跡管理）影繪表示（形跡管理）28問題點29問題點30提問提問31管理責任者管理此架責任者姓名架子表示標簽表示架子種類的標簽柜子內表示標簽用此標簽表示下段的內容文件柜如何整頓？32要領要領徹底整理，徹底整理，只留下需要的只留下需要的物品物品33合理利用空間，合理利用空間，100%定位放置定位放置要領要領根據根據種類、空間、區(qū)域、防護種類、空間、區(qū)域、防護規(guī)定擺放方法規(guī)定擺放方法34要領要領利用

6、各種顏色、數據等進行標識353637清掃含義含義經常清掃保持清潔，經常清掃保持清潔， 將各個角落的臟物清理掉將各個角落的臟物清理掉 目的目的保持良好的工作情緒保持良好的工作情緒穩(wěn)定品質穩(wěn)定品質達到零故障、零損耗達到零故障、零損耗38如何清掃？如何清掃？看不見的地方，也要徹看不見的地方，也要徹底打掃干凈。底打掃干凈。經常打掃，使環(huán)境盡量經常打掃，使環(huán)境盡量不產生灰塵、污穢。不產生灰塵、污穢。39電源插座電源插座電腦側面電腦側面主機座主機座40要領要領自己動手，不依賴外人自己動手，不依賴外人( (所有部門、人員都一起執(zhí)行所有部門、人員都一起執(zhí)行) )41清清 掃掃 責責 任任 分分 區(qū)區(qū)A1 區(qū)(

7、張)B1區(qū)(趙)C1區(qū)(王)C2區(qū)(沈)C3區(qū) (李)A2區(qū)(胡)E1區(qū)(賈)D1區(qū)(霍)要領要領42清潔含義含義將整理、整頓、清掃進行到底，將整理、整頓、清掃進行到底， 并且標準化、制度化。并且標準化、制度化。目的目的成功慣例和制度成功慣例和制度是標準化的基礎是標準化的基礎企業(yè)文化開始形成企業(yè)文化開始形成4344連續(xù)不斷的進行連續(xù)不斷的進行 整理、整頓、整理、整頓、 清掃清掃活動活動要領要領45花時間改掉壞習慣及眼不見為凈的態(tài)度要領要領46要領要領每天保持每天保持5S5S評價的心情，評價的心情，不斷改善辦公不斷改善辦公5S5S47素養(yǎng)含義含義對于規(guī)定了的事情，大家都按要求去執(zhí)行，對于規(guī)定了的

8、事情，大家都按要求去執(zhí)行，并養(yǎng)成一種習慣。并養(yǎng)成一種習慣。目的目的讓員工遵守規(guī)章制度讓員工遵守規(guī)章制度培養(yǎng)良好素質習慣的人才培養(yǎng)良好素質習慣的人才鑄造團隊精神鑄造團隊精神48問 候、禮 貌 語您好!早上好!下午好!大家好!語言49著裝50要點：要點：1.2.3.4.51持續(xù)推動持續(xù)推動4S4S活動直至活動直至習慣化習慣化 嚴格嚴格遵守遵守公司的公司的規(guī)章制度規(guī)章制度 不斷地不斷地培養(yǎng)責任感培養(yǎng)責任感、改變意識、改變意識 充滿熱情充滿熱情的開始每一天的的開始每一天的工作工作 要領要領52要主動整理、整頓傳真？要主動整理、整頓傳真？ 傳真是客戶傳遞過來的信息，對公司和我們的工作都是非常重要的。 不

9、管是不是發(fā)給我的傳真，我都應該認真對待。 主動把我認識的人的傳真送過去，以便同事可以及時得到客戶的寶貴信息。53打印前，我們應該做什么？打印前，我們應該做什么？ 確認打印機是否正常工作。確認打印機是否正常工作。 小故障請按照提示排除。 無法解決時，請及時與管理員聯(lián)系。 確認打印紙。確認打印紙。 及時更換所需的紙型，以免產生作廢文件。 發(fā)現(xiàn)作廢的包裝時，請及時丟到紙簍內。 發(fā)現(xiàn)紙張快用完時，請及時領取。54小組討論55辦公室5S活動早上5S1、檢查你的著裝狀況著裝狀況和清潔度清潔度2、檢查是否有物品掉在地上，將掉在地上的物品都撿起來將掉在地上的物品都撿起來3、整理和徹底清潔桌面清潔桌面4、檢查存

10、放文件的位置，將文件放回他們應該放置文件放回他們應該放置的地方5、扔掉不需要的物品扔掉不需要的物品，包括抽屜內的私人物品6、檢查文件柜、書架檢查文件柜、書架等，將放得不恰當的物品改正過來56辦公室5S活動下班前5S1、實施早上早上5S5S活動的所有內容活動的所有內容2、用抹布擦干凈電腦、傳真機及其他辦公設備擦干凈電腦、傳真機及其他辦公設備3、固定固定可能脫落的標簽標簽4、清潔地面清潔地面5、傾倒傾倒垃圾簍內的垃圾垃圾6、檢查電源開關、門窗、空調檢查電源開關、門窗、空調等是否已關上。57文文 件件 的的 5S5S整理把文件區(qū)分為必要把文件區(qū)分為必要( (有效有效) )和不要和不要( (過期無效過期無效) )的的無效和不需要的文件及時回收或銷毀無效和不需要的文件及時回收或銷毀整頓清掃清潔素養(yǎng)將文件分門別類保存將文件分門別類保存制作目錄索引，便于查找制作目錄索引，便于查找防潮、防塵、防蟲防潮、防塵